Odliczenie VAT z faktury od nieaktywnego podatnika VAT

Faktura od nieaktywnego podatnika VAT - czy można odliczyć VAT?

W opisanej sytuacji najważniejsze jest rozróżnienie dwóch kwestii. Czym innym jest status kontrahenta w rejestrze VAT, a czym innym rzeczywiste wykonanie usługi lub dostawy. Jeżeli firma faktycznie nabyła usługę reklamową, usługa została wykonana, faktura zawiera prawidłowe dane, a zakup służył działalności opodatkowanej VAT, to sam fakt wykreślenia sprzedawcy z rejestru VAT nie powinien automatycznie przekreślać prawa do odliczenia.

Podstawową zasadę wyraża art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Podatnik może obniżyć podatek należny o podatek naliczony w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Oznacza to, że w pierwszej kolejności trzeba wykazać gospodarczy związek wydatku z działalnością oraz realność transakcji.

Nie wystarczy jednak stwierdzić, że faktura została opłacona. Zapłata jest ważnym dowodem, ale sama w sobie nie przesądza o prawie do odliczenia. Urząd może badać, czy usługa rzeczywiście została wykonana, czy cena i warunki transakcji były rynkowe, czy kontrahent istniał i czy nabywca nie ignorował oczywistych sygnałów ryzyka.

Status w CEIDG a status podatnika VAT

Aktywny wpis w CEIDG albo KRS nie oznacza automatycznie, że kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. CEIDG potwierdza prowadzenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną, ale nie zastępuje rejestru VAT. Dla VAT kluczowy jest wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, potocznie nazywany białą listą podatników VAT.

W wykazie można sprawdzić m.in. status podmiotu jako podatnika VAT czynnego, podatnika VAT zwolnionego, podmiotu niezarejestrowanego, wykreślonego albo przywróconego do rejestru. Praktycznie warto sprawdzać kontrahenta na dzień zawarcia umowy, dzień wykonania usługi lub dostawy, dzień wystawienia faktury oraz dzień płatności, zwłaszcza przy większych transakcjach.

W razie sporu z urzędem pomocna jest udokumentowana weryfikacja statusu VAT kontrahenta. Warto zachowywać potwierdzenia sprawdzenia w wykazie, korespondencję, zamówienia, protokoły odbioru, potwierdzenia wykonania usług, potwierdzenia płatności i inne dowody pokazujące, że transakcja była realna.

Dlaczego urząd skarbowy wykreśla podatników z rejestru VAT?

Ustawa o VAT przewiduje przypadki, w których naczelnik urzędu skarbowego wykreśla podatnika z rejestru VAT z urzędu. Zgodnie z art. 96 ust. 9 ustawy o VAT może to nastąpić bez konieczności zawiadamiania podatnika m.in. wtedy, gdy podatnik nie istnieje, nie można się z nim skontaktować mimo udokumentowanych prób, dane rejestracyjne są niezgodne z prawdą, podatnik lub pełnomocnik nie stawia się na wezwania organów albo informacje wskazują na ryzyko wykorzystania rachunków bankowych do wyłudzeń skarbowych.

Art. 96 ust. 9a ustawy o VAT przewiduje także inne podstawy wykreślenia, np. zawieszenie działalności na co najmniej 6 kolejnych miesięcy, niezłożenie deklaracji za 3 kolejne miesiące lub za kwartał, składanie przez dłuższy czas zerowych rozliczeń bez sprzedaży, nabyć i importu z podatkiem do odliczenia, wystawianie faktur dokumentujących czynności niedokonane albo udział w nierzetelnym rozliczaniu podatku.

Skoro powody wykreślenia są różne, to również skutki dla nabywcy trzeba oceniać indywidualnie. Inaczej wygląda sprawa, gdy kontrahent faktycznie prowadzi firmę, wykonał usługę i został wykreślony z powodu zaniedbań formalnych, a inaczej, gdy wystawca faktury był elementem oszustwa podatkowego lub nie da się ustalić, kto faktycznie wykonał usługę. Jeżeli problem dotyczy działalności kontrahenta po utracie rejestracji, znaczenie może mieć także wykreślenie z VAT i jego praktyczne skutki dla wystawiania faktur oraz rozliczeń.

Kiedy fiskus może zakwestionować odliczenie VAT?

Najczęściej organ podatkowy powołuje się w takich sprawach na art. 88 ust. 3a ustawy o VAT. Przepis ten wyłącza prawo do odliczenia m.in. wtedy, gdy faktura została wystawiona przez podmiot nieistniejący, dokumentuje transakcję niepodlegającą opodatkowaniu lub zwolnioną, stwierdza czynności, które nie zostały dokonane, podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością albo potwierdza czynności pozorne lub nieważne.

Nie można jednak mechanicznie utożsamiać podmiotu wykreślonego z rejestru VAT z podmiotem nieistniejącym. Jeżeli kontrahent realnie istnieje, można ustalić jego dane, prowadził działalność, faktycznie wykonał usługę, a nabywca nie wiedział i nie powinien był wiedzieć o ewentualnym oszustwie, odmowa odliczenia tylko z powodu statusu w rejestrze VAT może być nadmierna.

W praktyce organ powinien wykazać konkretne okoliczności podważające prawo do odliczenia. Sam komunikat, że sprzedawca był nieaktywny w VAT, jest za mało precyzyjny. Należy ustalić, na jaki dzień kontrahent był wykreślony, jaka była podstawa wykreślenia, czy transakcja była rzeczywista, czy nabywca sprawdzał kontrahenta i czy występowały okoliczności, które powinny wzbudzić podejrzenia.

Dobra wiara i należyta staranność nabywcy

W sprawach dotyczących faktur od kontrahentów niezarejestrowanych, wykreślonych albo uznanych za nieaktywnych istotne znaczenie ma dobra wiara nabywcy i dochowanie należytej staranności. W orzecznictwie TSUE podkreśla się, że prawo do odliczenia jest podstawową zasadą systemu VAT i nie może być ograniczane wyłącznie z powodu uchybień formalnych po stronie kontrahenta, jeżeli transakcja była realna.

Podatnik traci jednak ochronę, jeżeli wiedział albo powinien był wiedzieć, że uczestniczy w transakcji związanej z oszustwem podatkowym. Dlatego w odpowiedzi do urzędu warto wykazać, że kontrahent był znany, współpraca miała gospodarcze uzasadnienie, cena nie była podejrzanie niska, płatność nastąpiła na rachunek związany z działalnością, a usługa została faktycznie wykonana i wykorzystana w firmie.

Przy ocenie należytej staranności znaczenie mogą mieć m.in. sprawdzenie kontrahenta w wykazie VAT, CEIDG albo KRS, zachowanie korespondencji handlowej, posiadanie dowodów odbioru usługi, sprawdzenie rachunku bankowego na białej liście przy płatnościach objętych tym obowiązkiem oraz brak nietypowych okoliczności transakcji.

Jak odpowiedzieć na pismo z urzędu skarbowego?

Najpierw trzeba ustalić, jaki charakter ma pismo. Czym innym jest automatyczna informacja lub wezwanie w ramach czynności sprawdzających, a czym innym formalne postępowanie podatkowe zakończone decyzją. Od tego zależy sposób reakcji, terminy i zakres praw podatnika.

W odpowiedzi warto wskazać, że nabywca nie zgadza się z automatycznym pozbawieniem prawa do odliczenia i wnosi o uwzględnienie całokształtu okoliczności. Pismo powinno opisywać, co było przedmiotem transakcji, kiedy i jak usługa została wykonana, kto kontaktował się z kontrahentem, jakie dokumenty potwierdzają realizację usługi oraz dlaczego firma nie miała podstaw do podejrzeń.

Do odpowiedzi dobrze dołączyć kopie najważniejszych dokumentów. W przypadku usług reklamowych mogą to być np. zamówienia, briefy, projekty graficzne, pliki źródłowe, wydruki kampanii, screeny emisji reklam, raporty, protokoły odbioru, wiadomości e-mail, potwierdzenia zapłaty i wcześniejsze faktury od tego samego kontrahenta.

Jeżeli urząd ogranicza się do informacji o statusie kontrahenta, można zażądać doprecyzowania, czy kwestionuje realność usługi, dane wystawcy faktury, związek zakupu z działalnością opodatkowaną, dochowanie należytej staranności czy tylko formalny status sprzedawcy w rejestrze VAT.

Czy trzeba od razu składać korektę JPK_V7?

Nie zawsze. Samo otrzymanie pisma z urzędu nie oznacza, że podatnik musi automatycznie korygować rozliczenie. Jeżeli transakcja była rzeczywista, a podatnik ma argumenty i dowody potwierdzające dobrą wiarę, w pierwszej kolejności warto przedstawić stanowisko i dokumenty. Korekta może zostać odebrana jako przyznanie, że pierwotne odliczenie było błędne.

Korekta JPK_V7 będzie zasadna przede wszystkim wtedy, gdy po analizie okaże się, że faktura rzeczywiście nie daje prawa do odliczenia, np. usługa nie została wykonana, dokument zawiera nieprawdziwe dane, zakup nie służył czynnościom opodatkowanym albo podatnik nie jest w stanie obronić dochowania należytej staranności.

Jeżeli urząd skutecznie zakwestionuje odliczenie, trzeba rozważyć korektę JPK, zapłatę zaległości podatkowej i odsetek. Gdy jednak stanowisko organu jest sporne, a podatnik posiada dowody, sprawa może wymagać formalnej obrony w postępowaniu podatkowym i ewentualnie w postępowaniu odwoławczym.

Jakie argumenty przemawiają za zachowaniem prawa do odliczenia?

W opisanej sprawie za obroną odliczenia mogą przemawiać w szczególności następujące okoliczności:

• kontrahenci byli znani firmie i wcześniej wykonywali podobne usługi,
• usługi zostały faktycznie wykonane i można to udokumentować,
• faktury odpowiadają rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym,
• nabycie usług miało związek z działalnością opodatkowaną VAT,
• kontrahenci realnie istnieją i można ustalić ich dane,
• nabywca zapłacił za usługi w sposób możliwy do udokumentowania,
• nie było oczywistych sygnałów wskazujących na fikcyjność transakcji lub oszustwo podatkowe.

Trzeba jednak zachować ostrożność. Jeżeli w sprawie występowały nietypowe okoliczności, np. brak jakichkolwiek dowodów wykonania usługi, płatność gotówką przy wysokiej kwocie, niejasna tożsamość osób kontaktowych, brak umowy, brak możliwości kontaktu z kontrahentem albo warunki całkowicie odbiegające od rynkowych, urząd może próbować wykazywać brak należytej staranności.

Co zrobić praktycznie krok po kroku?

Najbezpieczniej podjąć następujące działania:

1. sprawdzić w wykazie VAT status kontrahenta na daty istotne dla transakcji,
2. ustalić podstawę wykreślenia i ewentualne przywrócenie kontrahenta do rejestru,
3. zebrać dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub dostawy,
4. przygotować dowody zapłaty i korespondencję handlową,
5. sprawdzić, czy faktura zawiera wymagane elementy i nie ma błędów merytorycznych,
6. napisać do urzędu odpowiedź z argumentacją prawną i dowodami,
7. nie składać pochopnie korekty, jeżeli istnieją realne podstawy do obrony odliczenia.

Jeżeli sprawa dotyczy znacznej kwoty podatku, powtarzalnych transakcji albo urząd zapowiada wszczęcie postępowania, warto przygotować formalne pismo procesowe. W takim piśmie należy odnieść się nie tylko do ustawy o VAT, ale również do zasad wynikających z orzecznictwa TSUE dotyczącego neutralności VAT, dobrej wiary podatnika i zakazu automatycznego odbierania prawa do odliczenia.

FAQ

Czy faktura od podmiotu nieaktywnego w VAT zawsze pozbawia prawa do odliczenia?

Nie. Status nieaktywny albo wykreślony nie przesądza automatycznie o utracie prawa do odliczenia. Trzeba zbadać, czy transakcja była rzeczywista, czy faktura jest prawidłowa, czy zakup służył czynnościom opodatkowanym oraz czy nabywca działał w dobrej wierze.

Czy urząd może uznać wykreślonego podatnika za podmiot nieistniejący?

Urząd może próbować powołać się na art. 88 ust. 3a pkt 1 lit. a ustawy o VAT, ale samo wykreślenie z rejestru nie oznacza jeszcze, że kontrahent nie istnieje. Jeżeli można ustalić jego dane, działał gospodarczo i wykonał usługę, podatnik powinien podnosić ten argument w obronie odliczenia.

Czy wystarczy, że faktura została zapłacona?

Nie. Zapłata jest ważnym dowodem, ale nie zastępuje dowodów wykonania usługi lub dostawy. Warto mieć także umowę, zamówienie, korespondencję, protokół odbioru, raport, pliki, dokumenty transportowe albo inne materiały pokazujące realny przebieg transakcji.

Czy trzeba sprawdzać kontrahenta przed każdą transakcją?

Przepisy nie sprowadzają należytej staranności wyłącznie do jednego sprawdzenia w wykazie VAT, ale regularna weryfikacja kontrahenta jest bardzo pomocna dowodowo. Im większa kwota, większe ryzyko branżowe albo mniej znany kontrahent, tym dokładniejsza powinna być weryfikacja.

Co zrobić, gdy urząd przysłał informację o nieprawidłowości w JPK_V7?

Należy sprawdzić, czego dokładnie dotyczy zarzut, zebrać dokumenty i odpowiedzieć urzędowi. Korekta JPK_V7 jest potrzebna wtedy, gdy podatnik uzna zarzut za zasadny albo gdy odliczenie rzeczywiście nie przysługiwało. Nie warto korygować rozliczenia automatycznie bez analizy.

Czy późniejsze przywrócenie kontrahenta do rejestru VAT pomaga?

Może pomagać, bo pokazuje, że kontrahent nie był fikcyjnym podmiotem, ale nie rozstrzyga sprawy samodzielnie. Nadal trzeba wykazać realność transakcji, związek zakupu z działalnością opodatkowaną oraz należytą staranność nabywcy.

Czy można powołać się na orzecznictwo TSUE?

Tak. W tego typu sprawach znaczenie mają wyroki TSUE podkreślające zasadę neutralności VAT i zakaz automatycznego odbierania prawa do odliczenia wyłącznie z powodu uchybień formalnych po stronie kontrahenta, jeżeli transakcja była rzeczywista, a nabywca nie uczestniczył świadomie w oszustwie.

Podsumowanie

W opisanym przypadku warto bronić prawa do odliczenia VAT, jeżeli usługi rzeczywiście zostały wykonane, kontrahenci istnieli, faktury odpowiadały rzeczywistym transakcjom, a firma nie miała podstaw, aby podejrzewać nieprawidłowości. Sam fakt, że kontrahent był w danym czasie nieaktywny w rejestrze VAT, nie powinien prowadzić do automatycznego pozbawienia nabywcy prawa do odliczenia.

Najlepszym pierwszym krokiem jest przygotowanie rzeczowej odpowiedzi do urzędu skarbowego. W piśmie należy przedstawić stan faktyczny, dołączyć dowody i powołać się na zasadę neutralności VAT, art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz orzecznictwo TSUE. Dopiero gdy analiza wykaże, że faktura rzeczywiście nie dokumentowała prawidłowej transakcji albo podatnik nie jest w stanie obronić należytej staranności, należy rozważyć korektę rozliczenia.

Jeżeli problem z rozliczeniem wynika nie z wadliwości faktury, lecz z braku zapłaty przez kontrahenta, odrębnie trzeba ocenić ulgę na złe długi w VAT przy podmiotach powiązanych.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775, w szczególności art. 86, art. 88, art. 96 i art. 96b - tekst ustawy.
• Wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej - informacje o wykazie.
• Ministerstwo Finansów, JPK_VAT z deklaracją - informacje o JPK_V7.
• Ministerstwo Finansów, Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych - metodyka należytej staranności.
• Wyrok TSUE z 22 października 2015 r., C-277/14, PPUH Stehcemp; wyrok TSUE z 22 grudnia 2010 r., C-438/09, Bogusław Dankowski; wyrok TSUE z 19 października 2017 r., C-101/16, Paper Consult.
• Wyrok NSA z 7 marca 2018 r., I FSK 769/16.