Najem instytucjonalny a najem okazjonalny – różnice dla właściciela i najemcy

Najem instytucjonalny a okazjonalny – którą umowę można zastosować?

Oba rozwiązania dotyczą wynajmowania lokali mieszkalnych i przewidują szczególną procedurę dochodzenia ich opróżnienia po zakończeniu najmu. Nie są jednak dwoma dowolnie wymiennymi wariantami tej samej umowy. Ustawa o ochronie praw lokatorów odrębnie określa, kto może stosować każdy z nich.

Najem okazjonalny, uregulowany w art. 19a–19e ustawy o ochronie praw lokatorów, dotyczy wynajmującego będącego osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Jest zawierany na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Najem instytucjonalny, przewidziany w art. 19f–19j tej ustawy, jest przeznaczony dla osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Również zawiera się go na czas oznaczony, jednak przepisy nie ustanawiają dla niego takiego samego dziesięcioletniego ograniczenia.

Najważniejsze różnice przedstawia tabela:

Właściciel nie musi wybierać jednej z tych form. Może również zawrzeć zwykłą umowę najmu mieszkania, podlegającą właściwym przepisom Kodeksu cywilnego i ustawy o ochronie praw lokatorów. Nie uzyska jednak wyłącznie przez nazwanie jej najmem okazjonalnym albo instytucjonalnym korzyści przewidzianych dla prawidłowo ustanowionego szczególnego trybu.

Czy osoba prywatna prowadząca firmę może zastosować najem okazjonalny?

O wyborze nie rozstrzyga samo posiadanie wpisu w CEIDG ani fakt, że wynajmujący uzyskuje regularne wpływy z mieszkania. Ustawa odwołuje się do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.

Osoba fizyczna prowadząca przykładowo działalność informatyczną może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego mieszkania, jeżeli nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Z kolei przedsiębiorca rzeczywiście prowadzący działalność polegającą na wynajmie mieszkań powinien rozważyć najem instytucjonalny albo zwykły najem, zamiast zakładać, że może zastosować najem okazjonalny jedynie przez wpisanie takiej nazwy do dokumentu.

Nie istnieje jeden ustawowy próg liczby mieszkań, po przekroczeniu którego najem automatycznie zmienia się z okazjonalnego w instytucjonalny. Znaczenie mają rzeczywisty charakter działalności i status wynajmującego. Odrębne zagadnienie, dotyczące granicy między najmem prywatnym a działalnością gospodarczą, omawia materiał najem okazjonalny a rejestracja firmy.

Jeżeli wynajmującym jest spółka prowadząca działalność w zakresie wynajmowania mieszkań, najem okazjonalny nie będzie właściwą formą. Dla takiego podmiotu ustawodawca przewidział najem instytucjonalny. W obu trybach przedmiotem umowy musi być lokal mieszkalny, a nie przykładowo lokal użytkowy wynajmowany na sklep czy biuro.

Jakie dokumenty są konieczne przy podpisaniu umowy?

W obu przypadkach sama pisemna umowa nie wystarcza do zastosowania szczególnych rozwiązań dotyczących egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Niezbędne jest odpowiednie oświadczenie najemcy sporządzone w formie aktu notarialnego. Nie oznacza to jednak, że cała standardowa umowa najmu musi być aktem notarialnym.

Dokumenty przy najmie okazjonalnym

Do pisemnej umowy najmu okazjonalnego należy dołączyć:

1. Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w ustawowym żądaniu.
2. Wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania.
3. Oświadczenie właściciela lub osoby posiadającej tytuł prawny do wskazanego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących. Na żądanie wynajmującego oświadczenie powinno mieć podpis notarialnie poświadczony.

Wskazany lokal nie musi należeć do najemcy. Może to być mieszkanie członka rodziny lub innej osoby, która dysponuje odpowiednim tytułem prawnym i udzieli wymaganej zgody. Nie wystarcza jednak sam adres podany bez możliwości zamieszkania oraz bez wymaganego oświadczenia, chyba że zastosowanie ma ustawowy wyjątek.

Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, co do zasady ma 21 dni od powzięcia wiadomości o tej okoliczności na wskazanie innego lokalu i przedstawienie nowego oświadczenia osoby uprawnionej. Niedopełnienie tego obowiązku pozwala właścicielowi wypowiedzieć umowę na piśmie z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia. Wyjątek dotyczący beneficjentów ochrony czasowej omawiamy dalej.

Przy przygotowywaniu zabezpieczeń, zwłaszcza gdy właściciel chce ograniczyć ryzyko sporów o dokumenty i ich skuteczność, pomocny może być poradnik dotyczący tego, jak prawidłowo zabezpieczyć najem okazjonalny.

Dokumenty przy najmie instytucjonalnym

W najmie instytucjonalnym wymagane są pisemna umowa oraz oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego. W oświadczeniu najemca poddaje się egzekucji, zobowiązuje się do opróżnienia i wydania lokalu oraz przyjmuje do wiadomości, że w razie konieczności wykonania tego obowiązku nie przysługuje mu prawo do najmu socjalnego lokalu ani pomieszczenia tymczasowego.

Nie trzeba wskazywać innego mieszkania ani dostarczać zgody jego właściciela. To szczególnie istotna różnica dla osoby, która chce wynająć mieszkanie, ale nie ma możliwości uzyskania takiego oświadczenia od rodziny lub znajomych.

Zmiany obu rodzajów umów również wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeżeli zmiana dotyczy kwestii objętych notarialnym poddaniem się egzekucji, trzeba dodatkowo sprawdzić, czy dotychczasowy akt prawidłowo obejmuje zmieniony stosunek najmu.

Zgłoszenie najmu do urzędu skarbowego – kiedy jest obowiązkowe?

Przy najmie okazjonalnym właściciel ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od samego podpisania umowy.

Jeśli umowę podpisano 10 listopada, ale najem rozpoczyna się 1 grudnia, termin ustawowy liczy się od rozpoczęcia najmu. Właściciel powinien zachować potwierdzenie dokonania zgłoszenia, ponieważ może ono być potrzebne przy dochodzeniu opróżnienia lokalu. Na żądanie najemcy ma obowiązek takie potwierdzenie przedstawić.

Brak terminowego zgłoszenia nie oznacza automatycznie nieważności samej umowy. Powoduje natomiast, zgodnie z art. 19b ust. 3 ustawy, że nie stosuje się art. 19c i 19d. Oznacza to w szczególności utratę możliwości skorzystania ze szczególnej procedury opróżnienia lokalu przewidzianej w art. 19d. Właściciel nie powinien zakładać, że samo posiadanie aktu notarialnego wystarczy do uruchomienia tej procedury.

Przy najmie instytucjonalnym ustawa nie ustanawia analogicznego obowiązku zgłoszenia zawarcia umowy w terminie 14 dni. Nie zwalnia to jednak przedsiębiorcy z właściwego rozliczania przychodów, prowadzenia wymaganej dokumentacji i wykonywania obowiązków podatkowych wynikających z odrębnych przepisów. Zgłoszenie najmu okazjonalnego i rozliczenie podatku od przychodów z najmu to dwie różne czynności.

Kaucja, opłaty notarialne i podwyższanie czynszu

Pod względem podstawowego limitu kaucji oba tryby są podobne. Właściciel może uzależnić zawarcie umowy od jej wpłacenia, ale wysokość kaucji nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu obliczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy.

Jeżeli miesięczny czynsz wynosi 3000 zł, górna granica kaucji w każdym z tych trybów to 18 000 zł. Nie oznacza to obowiązku pobierania maksymalnej kwoty. Strony mogą ustalić kaucję niższą albo z niej zrezygnować.

Kaucję trzeba zwrócić w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności, które może ona zgodnie z ustawą zabezpieczać. Właściciel powinien potrafić wykazać podstawę i wysokość potrącenia, a najemca może zakwestionować nieuzasadnione obciążenia.

W najmie instytucjonalnym przewidziano dodatkowe rozwiązanie: jeżeli najemca nie zapłaci w terminie należnej kwoty, wynajmujący może zaspokoić wierzytelność z kaucji także w trakcie trwania umowy. Najemca musi następnie uzupełnić kaucję do ustalonej wysokości w terminie wynikającym z umowy albo wskazanym zgodnie z ustawą przez właściciela.

W obu trybach ustawowa górna granica wynagrodzenia notariusza za sporządzenie wymaganego oświadczenia najemcy wynosi jedną dziesiątą minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy ustalaniu rzeczywistego kosztu należy uwzględnić obowiązującą kwotę minimalnego wynagrodzenia, a także ewentualny VAT i koszty wypisów.

Właściciel może podwyższyć czynsz w najmie okazjonalnym i instytucjonalnym wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie. Dlatego przed jej podpisaniem trzeba sprawdzić sposób waloryzacji, terminy zawiadamiania o zmianach i zasady rozliczania opłat dodatkowych. Sama zmiana kosztów utrzymania nieruchomości nie uprawnia automatycznie do dowolnego podwyższenia czynszu wbrew zawartej umowie.

Wypowiedzenie najmu okazjonalnego i instytucjonalnego – kiedy jest skuteczne?

Obie umowy zawiera się na czas oznaczony. Co do zasady wygasają one z upływem ustalonego okresu, a wcześniejsze zakończenie przez wypowiedzenie wymaga odpowiedniej podstawy prawnej lub umownej.

Przy najmie na czas oznaczony istotny jest art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego, który pozwala stronom wypowiedzieć najem w przypadkach określonych w umowie. Nie należy więc zakładać, że najemca może zawsze wyprowadzić się z zachowaniem miesięcznego wypowiedzenia ani że właściciel może odzyskać mieszkanie przed terminem wyłącznie dlatego, że chce je sprzedać.

W obu szczególnych trybach zastosowanie znajdują także wskazane ustawowo podstawy wypowiedzenia z art. 11 ust. 2 pkt 1–3 ustawy o ochronie praw lokatorów. Obejmują one przede wszystkim:

• używanie lokalu sprzecznie z umową, jego przeznaczeniem albo rażące naruszanie porządku domowego, mimo wymaganego pisemnego upomnienia;
• zwłokę z zapłatą czynszu lub określonych opłat za co najmniej trzy pełne okresy płatności, pomimo pisemnego uprzedzenia o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczenia dodatkowego miesięcznego terminu na uregulowanie zaległych i bieżących należności;
• podnajem, wynajęcie lub oddanie lokalu albo jego części do bezpłatnego używania bez wymaganej pisemnej zgody właściciela.

Przy wypowiedzeniu na tych podstawach obowiązuje termin nie później niż na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego. Nie można więc utożsamiać samego powstania zaległości z natychmiastowym ustaniem najmu. Trzeba spełnić odpowiednie przesłanki i zachować procedurę.

W najmie okazjonalnym istnieje ponadto szczególna podstawa wypowiedzenia związana z niewskazaniem nowego lokalu po utracie możliwości zamieszkania w lokalu wskazanym pierwotnie. Jeżeli obowiązek ten dotyczy najemcy i nie zostanie wykonany w ustawowym terminie 21 dni, właściciel może wypowiedzieć umowę na piśmie z zachowaniem co najmniej siedmiu dni.

Osobnego sprawdzenia wymaga zakończenie najmu okazjonalnego, zwłaszcza gdy strony spierają się o przyczynę wypowiedzenia, doręczenie pisma albo datę ustania stosunku najmu.

Jak właściciel może odzyskać mieszkanie, gdy najemca nie chce się wyprowadzić?

Najważniejsza korzyść właściciela w obu szczególnych trybach polega na możliwości uzyskania tytułu wykonawczego na podstawie notarialnego oświadczenia najemcy, bez konieczności wcześniejszego prowadzenia zwykłego procesu o nakazanie opróżnienia lokalu, jeżeli wszystkie wymagania ustawowe zostały spełnione.

Nie oznacza to jednak prawa do samodzielnego usunięcia najemcy. Zmiana zamków, odcięcie mediów albo wyniesienie rzeczy bez odpowiedniej podstawy prawnej i procedury egzekucyjnej mogą prowadzić do odpowiedzialności właściciela.

Procedura opróżnienia lokalu krok po kroku

1. Ustal, czy stosunek najmu rzeczywiście ustał. Sprawdź datę zakończenia umowy albo skuteczność wypowiedzenia, jego podstawę, wymagane wcześniejsze wezwania oraz dowody doręczenia.
2. Przygotuj żądanie opróżnienia lokalu. Musi mieć formę pisemną z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela, wskazywać strony, umowę oraz przyczynę ustania najmu.
3. Wyznacz ustawowy termin na opuszczenie mieszkania. Przy najmie okazjonalnym termin nie może być krótszy niż 7 dni od doręczenia żądania, natomiast przy instytucjonalnym nie może być krótszy niż 14 dni.
4. Po bezskutecznym upływie terminu wystąp o klauzulę wykonalności. Wniosek dotyczący aktu notarialnego składa się do właściwego sądu rejonowego, co do zasady według właściwości ogólnej dłużnika. Dołącza się dokumenty wymagane odpowiednio przez art. 19d albo art. 19i ustawy.
5. Po uzyskaniu tytułu wykonawczego skieruj sprawę do komornika. Przymusowe opróżnienie lokalu następuje w postępowaniu egzekucyjnym, z uwzględnieniem właściwych przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.

Przy najmie okazjonalnym do wniosku o klauzulę wykonalności dołącza się w szczególności żądanie opróżnienia wraz z dowodem doręczenia albo wysłania przesyłką poleconą, dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego.

Przy najmie instytucjonalnym ustawa wymaga dołączenia żądania wraz z odpowiednim dowodem doręczenia albo wysłania oraz dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu. Nie wymaga natomiast potwierdzenia czternastodniowego zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

Uproszczona droga egzekucyjna dotyczy obowiązku opróżnienia lokalu. Nie oznacza, że ten sam akt notarialny automatycznie pozwala egzekwować wszystkie zaległe czynsze lub odszkodowania. Dochodzenie należności pieniężnych może wymagać odrębnego tytułu wykonawczego.

Jakie prawa zachowuje najemca i co może zrobić w razie sporu?

Najem instytucjonalny i okazjonalny nie pozbawiają najemcy wszelkiej ochrony prawnej. Wynajmujący nadal musi respektować umowę, właściwe przepisy Kodeksu cywilnego oraz te przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, które znajdują zastosowanie do danego rodzaju najmu.

Najemca powinien przede wszystkim sprawdzić, czy umowa rzeczywiście może zostać wypowiedziana z podanej przyczyny, czy zachowano wymagane terminy i wcześniejsze wezwania oraz czy właściciel prawidłowo naliczył należności. Może również kwestionować bezpodstawne potrącenia z kaucji lub dochodzić jej zwrotu.

Przy najmie instytucjonalnym ustawodawca wyraźnie wyłącza prawo do najmu socjalnego lokalu i pomieszczenia tymczasowego w związku z wykonaniem przewidzianego umową obowiązku opróżnienia lokalu. W prawidłowo zgłoszonym najmie okazjonalnym również obowiązują szczególne ograniczenia ochrony przy eksmisji, w tym brak prawa do pomieszczenia tymczasowego na podstawie art. 25d pkt 2 ustawy.

Nie oznacza to jednak, że każdy dokument przedstawiony przez wynajmującego jest prawidłowy albo że najemca nie ma środków obrony. W zależności od etapu sprawy i rodzaju naruszenia może kwestionować skuteczność wypowiedzenia, dochodzić ustalenia istnienia stosunku najmu, bronić się w postępowaniu klauzulowym lub egzekucyjnym albo skorzystać z właściwego powództwa przeciwegzekucyjnego, jeśli spełnione są jego ustawowe przesłanki.

Wybór środka prawnego zależy od tego, czy spór dotyczy samej umowy, podstawy wypowiedzenia, nadania klauzuli wykonalności czy czynności komornika. Nie są to środki zamienne i nie obowiązują dla nich jednakowe terminy.

Kiedy szczególny tryb najmu nie zadziała albo podlega wyjątkom?

Brakuje aktu notarialnego lub wymaganych dokumentów

Jeżeli strony podpisały zwykłą umowę nazwaną najmem instytucjonalnym albo okazjonalnym, ale nie przygotowały wymaganego oświadczenia notarialnego, sam tytuł dokumentu nie tworzy możliwości skorzystania ze szczególnej egzekucji. Podobne problemy może wywołać brak wymaganych załączników przy najmie okazjonalnym albo niedokonanie zgłoszenia podatkowego w ustawowym terminie.

Nie należy automatycznie utożsamiać takiego uchybienia z nieważnością każdego postanowienia umowy. Trzeba osobno ocenić ważność stosunku najmu, skutki braków formalnych i możliwość zastosowania konkretnego trybu dochodzenia opróżnienia lokalu.

Najemca korzysta z ochrony czasowej

Ważny wyjątek dotyczy najemcy będącego beneficjentem ochrony czasowej. Zgodnie z art. 112e ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy zawieraniu z taką osobą umowy najmu okazjonalnego nie stosuje się przepisów wymagających wskazania innego lokalu i przedstawienia zgody osoby uprawnionej do tego lokalu. Nie stosuje się również odpowiednich obowiązków dotyczących aktualizacji wskazania lokalu i szczególnej podstawy wypowiedzenia związanej z ich niedopełnieniem.

Od 5 marca 2026 r. podstawą tego rozwiązania jest art. 112e ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony, a nie uchylony art. 69 specustawy ukraińskiej. O możliwości zastosowania wyjątku rozstrzyga status beneficjenta ochrony czasowej, a nie wyłącznie obywatelstwo. Pozostałe warunki najmu okazjonalnego, w tym wymagane oświadczenie notarialne i zgłoszenie umowy, należy rozpatrywać odrębnie.

Umowa przewiduje dojście najemcy do własności mieszkania

Nie należy utożsamiać zwykłego najmu instytucjonalnego z najmem instytucjonalnym z dojściem do własności. Ten drugi jest odrębnym rozwiązaniem uregulowanym w art. 19k i następnych ustawy, obejmuje zobowiązania dotyczące nabycia i przeniesienia własności mieszkania oraz wymaga zawarcia całej umowy w formie aktu notarialnego. Reguły dotyczące standardowego najmu instytucjonalnego nie mogą być automatycznie przenoszone na taką umowę.

Co sprawdzić przed podpisaniem lub zakończeniem najmu?

Przy sporze dotyczącym już podpisanej umowy kolejność działania powinna być inna niż przy jej przygotowywaniu. Najpierw należy zebrać umowę, aneksy, akt notarialny, korespondencję, dowody płatności i doręczeń, a dopiero potem oceniać skuteczność wypowiedzenia albo możliwość rozpoczęcia egzekucji.

Częste pytania dotyczące najmu okazjonalnego i instytucjonalnego

Czy przy najmie instytucjonalnym umowę można podpisać na 15 lat?

Tak. Najem instytucjonalny zawiera się na czas oznaczony, ale nie stosuje się do niego art. 661 § 1 Kodeksu cywilnego, który przewiduje szczególny skutek dla najmu zawartego na okres dłuższy niż 10 lat. Możliwe jest więc oznaczenie dłuższego okresu, przy zachowaniu pozostałych wymagań.

Czy najemca może rozwiązać umowę przed terminem, jeżeli kupi własne mieszkanie?

Sam zakup mieszkania nie daje automatycznie prawa do wcześniejszego wypowiedzenia umowy zawartej na czas oznaczony. Należy sprawdzić przewidziane w umowie przypadki wypowiedzenia oraz ewentualne odrębne podstawy ustawowe. Strony mogą również uzgodnić wcześniejsze rozwiązanie najmu za porozumieniem.

Czy można wskazać mieszkanie rodziców jako lokal do wyprowadzki przy najmie okazjonalnym?

Tak, jeżeli rzeczywiście istnieje możliwość zamieszkania w tym lokalu, a właściciel albo inna osoba posiadająca odpowiedni tytuł prawny wyrazi wymaganą zgodę. Samo pokrewieństwo nie zastępuje oświadczenia. Na żądanie wynajmującego podpis osoby udzielającej zgody musi zostać notarialnie poświadczony.

Czy podpisanie aktu notarialnego oznacza, że komornik może od razu usunąć najemcę?

Nie. Najem musi najpierw skutecznie ustać. Następnie właściciel powinien doręczyć prawidłowe żądanie opróżnienia lokalu, odczekać wymagany termin i uzyskać sądową klauzulę wykonalności dla właściwego aktu notarialnego. Dopiero odpowiedni tytuł wykonawczy umożliwia prowadzenie egzekucji przez komornika.

Czy brak zgłoszenia najmu okazjonalnego można naprawić samą zapłatą podatku?

Nie. Zapłata podatku i zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego to odrębne obowiązki. Rozliczenie przychodów nie zastępuje wymaganego zgłoszenia z art. 19b ustawy. Jeżeli termin został przekroczony, skutki dla szczególnej procedury opróżnienia lokalu trzeba ocenić z uwzględnieniem dokumentów i dat.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – w szczególności art. 11 ust. 2 pkt 1–3, art. 19a–19j oraz art. 25d; tekst jednolity: Dz.U. z 2023 r. poz. 725.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 661, art. 673, art. 675 i art. 677; tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 795.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 777, art. 781 oraz przepisy o egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu; tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 468, z późniejszymi zmianami.
• Ustawa z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności art. 112e dotyczący najmu okazjonalnego zawieranego z beneficjentem ochrony czasowej; tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 862.