E-faktura ustrukturyzowana - wszystko, co warto o niej wiedzieć!

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to wprowadzona przez Ministerstwo Finansów platforma przeznaczona do wystawiania i udostępniania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie z ustawą o KSeF, faktury ustrukturyzowane wystawiane są według jednego wzorca – na podstawie ustalonej przez Ministerstwo Finansów struktury logicznej XSD. Każda faktura sporządzona przy pomocy KSeF ma ustrukturyzowaną formę, z określonymi polami obowiązkowymi do wypełnienia w formacie pliku xml.

Wystawianie faktur za pomocą KSeF – jak to działa?

Platforma KSeF służy do wysyłania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Podatnicy mogą wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane przy użyciu programów komputerowych, które połączone są z systemem teleinformatycznym KSeF. Po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej nie ma konieczności wysyłania jej do nabywcy. Wystarczy wysłać ją do systemu KSeF, a nabywca będzie mógł zalogować się do platformy i pobrać fakturę. Po wprowadzeniu do systemu danych potrzebnych do wystawienia faktury, dokumentowi zostanie przydzielony unikalny numer identyfikujący. System zweryfikuje również zgodność danych zawartych na fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Dokument będzie uznawany za wystawiony i doręczony w dniu nadania mu przez system numeru identyfikacyjnego.

Aktualnie dopuszczalne formy dokumentowania sprzedaży

Na ten moment e-faktura ustrukturyzowana nie jest jedyną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji dokonywanych przez podatników VAT. Działa ona jako jedna z możliwych form dokumentowania sprzedaży. Aktualnie sprzedawcy towarów i usług mogą korzystać z:

• faktur papierowych,
• faktur elektronicznych (w formacie PDF/XML, z podpisem elektronicznym),
• ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (czyli faktur elektronicznych wystawianych z użyciem KSeF).

KSeF – od kiedy obowiązkowy?

Wielu podatników zadaje sobie pytanie, od kiedy KSeF stanie się dla nich obowiązkowy. Warto wiedzieć, że od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Na chwilę obecną jest to system dobrowolny. Oznacza to, że sprzedawca może zdecydować się na wystawienie faktury w systemie KSeF, a nabywca może odebrać taką fakturę przez potwierdzenie (aczkolwiek nie jest to obowiązkowe). Należy mieć jednak na uwadze, że jest to tylko okres przejściowy i od 1 lipca 2024 r. sporządzanie faktur z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Faktury papierowe i e-faktury wystawione poza KSeF nie będą miały mocy prawnej.

Dla kogo KSeF?

Jak zostało już wcześniej wspomniane, od 1 lipca 2024 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla każdego podatnika VAT. Co ważne, Krajowy System e-Faktur będzie obowiązywał w przypadku transakcji B2B, ale nie będzie obligatoryjny dla transakcji B2C. Warto również wspomnieć, że KSeF obejmie faktury dokumentujące WDT, eksport towarów lub usług oraz dostawę opodatkowaną poza terytorium kraju. Wówczas podatnik będzie jednak zobowiązany do udostępnienia nabywcy faktury również w inny uzgodniony z nim sposób (poza KSeF) – np. w formacie PDF lub w formie papierowej. W takiej sytuacji konieczne będzie oznaczenie faktury dedykowanym kodem QR. W przypadku przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF stanie się natomiast obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.

Jakich faktur nie będzie można wystawić za pośrednictwem KSeF?

KSeF to rozwiązanie, które obsługuje wiele różnych rodzajów faktur. Warto mieć jednak na uwadze, że nie wszystkie typy dokumentów sprzedażowych można wystawić przy użyciu tego systemu. Faktury podlegające wyłączeniu z KSeF to:

• Noty korygujące – brak możliwości ich wystawiania ma odnosić się nie tylko do faktur ustrukturyzowanych, ale także do dokumentów sprzedaży wystawianych poza KSeF. Od 1 lipca 2024 r. jedyną metodą zmiany danych na fakturze będzie sporządzenie faktury korygującej.
• Duplikaty faktur – wystawianie duplikatów faktur sporządzanych za pośrednictwem KSeF nie jest konieczne. Nie ma możliwości, aby takie faktury zniszczyły się lub zaginęły. Będą one archiwizowane w systemie teleinformatycznym przez okres 10 lat.
• Faktury wystawione niezgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej – w systemie KSeF nie można wystawić dokumentów, które nie zawierają wszystkich obligatoryjnych elementów faktury ustrukturyzowanej (takich jak np. numer NIP sprzedawcy).
• Faktury proforma – tego typu dokumenty nie są fakturami w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, dlatego ich wystawianie nie zostało przewidziane w KSeF.
• Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych – wykonawcy zamówień publicznych i instytucje zamawiające do zarządzania fakturami wykorzystują odrębny system - Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF).
• Faktury RR – są to faktury dokumentujące nabycie produktów rolnych lub usług rolniczych od rolników ryczałtowych.
• Faktury od dostawców zagranicznych – z założenia zadaniem KSeF ma być raportowanie sprzedaży krajowej, dlatego faktury dokumentujące WNT lub import nie muszą być odnotowywane w tym systemie.
• Transakcje podmiotów krajowych fakturowane zgodnie z przepisami innego państwa – jeżeli polski podmiot dokonuje w innym państwie transakcji podlegających pod tamtejszy system podatkowy, faktury dokumentujące taką sprzedaż nie podlegają KSeF, a powinny być sporządzane według tamtejszego prawa podatkowego.
• Bilety, które spełniają funkcję faktury – takie dokumenty są całkowicie wyłączone ze stosowania systemu KSeF.
• Faktury sporządzane w procedurach OSS i IOSS – podatnicy, którzy korzystają z procedur OSS i IOSS nie podlegają obowiązkowi stosowania KSeF.
• Faktury konsumenckie B2C – takie faktury również nie będą objęte Krajowym Systemem e-Faktur.

Jak się zalogować do systemu KSeF?

Każda osoba, która chce zalogować się do KSeF, musi przejść przez proces uwierzytelnienia i autoryzacji w systemie. Po dokonaniu tych czynności podatnik zyskuje możliwość korzystania z systemu w pełnym zakresie – może wystawiać, odbierać i przeglądać faktury ustrukturyzowane. KSeF logowanie przewiduje kilka metod uwierzytelniania:

• kwalifikowany podpis elektroniczny;
• podpis zaufany (Profil Zaufany);
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna;
• token autoryzacyjny – czyli 40-cyfrowy ciąg znaków przypisany do danej osoby.

Każdy podatnik ma również prawo nadawać innym osobom uprawnienia w swoim imieniu. W systemie zostały przewidziane uprawnienia zarówno dla biura rachunkowego, jak i dla danej osoby fizycznej (np. księgowego). KSeF przewiduje różne rodzaje uprawnień, dzięki czemu podatnik może zdecydować, do jakich czynności chce upoważnić daną osobę lub podmiot.

Rodzaje uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur

W Krajowym Systemie e-faktur występują różne rodzaje uprawnień. Wyróżnia się uprawnienia do:

• nadawania, zmiany oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
• wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• wystawiania dokumentów, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Modele uprawnień do korzystania z KSeF

Krajowy System e-Faktur oparty jest na modelu poświadczeń, co oznacza, że konieczne jest uwierzytelnienie i autoryzacja danego użytkownika w systemie. W KSeF może działać zarówno sam podatnik, jak i uprawnione przez niego podmioty. Istnieją następujące modele uprawnień KSeF:

• Podatnik (sprzedawca) – posiada tzw. uprawnienia bezpośrednie, czyli pełen zakres uprawnień do wystawiania faktur i dostępu do faktur, a także nadawania uprawnień innym osobom.
• Osoba fizyczna, która została uprawniona przez podatnika (sprzedawcę) – może posiadać w systemie uprawnienia do wystawiania faktur, dostępu do faktur oraz nadawania uprawnień.
• Podmiot, który został uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) w celu umożliwienia uprawnień pośrednich – może posiadać uprawnienia do wystawiania faktur i dostępu do faktur.

Zalety KSeF

Przejście na elektroniczny system wystawiania faktur ustrukturyzowanych wiąże się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorców. Do zalet KSeF należą między innymi:

• Skrócenie oczekiwania na zwrot podatku VAT – podatnicy otrzymają go w terminie 40 zamiast 60 dni;
• Ułatwienie rozliczania faktur korygujących – przedsiębiorcy wystawiający faktury za pośrednictwem KSeF nie będą mieli obowiązku gromadzenia dokumentacji stanowiącej dowód uprawnienia do obniżenia podstawy podatku VAT. Dzięki temu rozliczanie faktur korygujących stanie się znacząco uproszczone;
• Zwolnienie z obowiązku udostępniania faktur w formacie JPK;
• Brak obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur – dokumenty będą automatycznie archiwizowane w KSeF;
• Ujednolicenie formatu dokumentów – wszystkie faktury wystawiane w KSeF będą miały ustrukturyzowaną formę;
• Oszczędność czasu – większa automatyzacja procesu fakturowania pozwala na skrócenie czasu wystawiania dokumentów i zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu w fakturze;
• Brak ryzyka zgubienia lub zniszczenia faktury – wszystkie wystawione dokumenty będą dostępne w systemie KNeF;
• Bezpieczeństwo interpretacyjne – zostanie ono zwiększone dzięki ujednoliceniu dokumentów stanowiących podstawę rozliczeń.

Kary za wystawienie faktury poza KSeF

Jak zostało już wcześniej wspomniane, obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie w połowie 2024 roku. Od 1 stycznia 2025 r. zaczną natomiast obowiązywać przepisy przewidujące kary dla podatników, którzy nie będą przestrzegali obowiązku stosowania KSeF przy fakturowaniu. Kary będą dotyczyć również podatników będących osobami fizycznymi.

KSeF – jakie kary dla podatników?

Według założeń projektowych, decyzją naczelnika urzędu skarbowego podatnik będzie mógł otrzymać karę pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku VAT, jaka została wykazana na fakturze wystawionej poza KSeF. W przypadku faktury bez wykazanego podatku VAT kara pieniężna może natomiast sięgnąć 18,7% wysokości kwoty należności ogółem umieszczonej na fakturze wystawionej poza KSeF. Warto mieć jednak na uwadze, że kwoty te nie są stałe. Będą one wyznaczane indywidualnie przez naczelników urzędów skarbowych z uwzględnieniem maksymalnych wartości. W sprawach nakładania kar pieniężnych za niekorzystanie z KSeF zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Przy wymierzaniu kar organy podatkowe będą brały pod uwagę m.in. wagę, stopień i okoliczności naruszenia prawa oraz częstotliwość zaniedbywania obowiązków w przeszłości, a także to, czy podatnik był wcześniej karany za podobny czyn.

Co zrobić, gdy KSeF przestanie działać?

Podczas użytkowania KSeF mogą wystąpić okoliczności, które uniemożliwią podatnikowi korzystanie z systemu. Należą do nich między innymi:

• niedostępność KSeF ze względu na przerwę związaną z obsługą systemu,
• awaria systemu (np. problemy techniczne związane z działaniem KSeF),
• problemy po stronie podatnika (np. brak dostępu do internetu).

Jeśli zaistnieje jedna z wymienionych przyczyn i wystawienie faktury przy użyciu KSeF nie będzie możliwe, podatnik może wystawić ją poza KSeF zgodnie z wzorem e-faktury (plik XML). Fakturę, która w wyniku powyższych okoliczności została wystawiona poza KSeF, należy udostępnić nabywcy w sposób ustalony przez obie strony transakcji (w formie PDF lub papierowej).

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które może przynieść wiele korzyści zarówno sprzedawcom, jak i nabywcom. Warto zapoznać się z jego funkcjonowaniem, aby uniknąć trudności związanych z nieznajomością obsługi systemu i dotyczących go przepisów. Mamy nadzieję, że nasz artykuł rozjaśnił wątpliwości związane z elektronicznymi fakturami ustrukturyzowanymi oraz dostarczył cennych informacji przedsiębiorcom i wszystkim zainteresowanym tym tematem.

Poprzedni materiał

Następny materiał