Praca zdalna dla zagranicznego pracodawcy a ZUS i podatki

Przy pracy zdalnej dla zagranicznej firmy trzeba rozdzielić trzy kwestie: prawo właściwe dla umowy, ubezpieczenia społeczne oraz podatki. To, że pracodawca ma siedzibę za granicą, nie oznacza automatycznie, że składki albo podatek będą rozliczane wyłącznie za granicą.

Najczęściej o miejscu ubezpieczenia społecznego decyduje to, gdzie praca jest faktycznie wykonywana. Jeżeli wykonujesz ją z Polski, punkt wyjścia jest taki, że trzeba badać polski system ubezpieczeń albo unijne przepisy koordynacyjne.

Gdy pracodawca ma siedzibę w państwie UE, EOG lub Szwajcarii

W relacjach z pracodawcą z państwa członkowskiego UE, EOG albo ze Szwajcarii zastosowanie ma przede wszystkim rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 osoby, do których stosuje się to rozporządzenie, podlegają ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego. Z kolei art. 11 ust. 3 lit. a rozporządzenia 883/2004 przewiduje zasadę, że osoba wykonująca pracę najemną w państwie członkowskim podlega ustawodawstwu tego państwa.

To oznacza, że przy zwykłej pracy zdalnej z UE wykonywanej stale z Polski najczęściej właściwe będą polskie ubezpieczenia społeczne, nawet jeżeli firma ma siedzibę za granicą.

Gdy pracodawca jest spoza UE

Jeżeli zagraniczny podmiot ma siedzibę poza UE, EOG i Szwajcarią, nie stosuje się automatycznie rozporządzeń unijnych. Wtedy trzeba sprawdzić, czy Polskę z danym państwem wiąże umowa międzynarodowa o zabezpieczeniu społecznym. Jeżeli takiej umowy nie ma, ocena obowiązków składkowych może wyglądać inaczej i wymaga analizy konkretnego modelu zatrudnienia.

W praktyce w takich sprawach trzeba sprawdzić jednocześnie: państwo wykonywania pracy, miejsce zamieszkania pracownika, treść umowy, istnienie oddziału lub przedstawicielstwa w Polsce oraz to, kto technicznie ma pełnić funkcję płatnika składek.

Umowa o pracę z zagranicznym pracodawcą a składki w Polsce

Jeżeli wykonujesz pracę w Polsce i zawierasz z zagranicznym podmiotem umowę o pracę, to co do zasady trzeba liczyć się z pełnym oskładkowaniem tej umowy według polskich reguł, jeżeli właściwe jest ustawodawstwo polskie.

W polskim systemie pracownik obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 1, ubezpieczeniu chorobowemu na podstawie art. 11 ust. 1 oraz ubezpieczeniu wypadkowemu na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Ubezpieczenie zdrowotne wynika obecnie z art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Jeżeli więc masz już jeden etat w Polsce i podpiszesz drugi etat z zagranicznym pracodawcą, sama okoliczność, że od pierwszej umowy składki już są odprowadzane, nie zwalnia z oskładkowania drugiej umowy o pracę. Każdy stosunek pracy jest odrębnym tytułem do ubezpieczeń.

Etat w Polsce i dodatkowa umowa-zlecenie z zagraniczną firmą

Tu sytuacja jest bardziej złożona. Jeżeli do danej relacji stosuje się polskie ustawodawstwo i masz równocześnie etat oraz zlecenie zawarte z innym podmiotem, znaczenie ma art. 9 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W uproszczeniu: jeżeli z umowy o pracę osiągasz co najmniej kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę, to z odrębnej umowy-zlecenia co do zasady nie ma obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Jeżeli natomiast wynagrodzenie z etatu jest niższe od minimalnego wynagrodzenia, zlecenie może stać się dodatkowo obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń.

Nie można jednak bezrefleksyjnie przenosić tej zasady na każdą sytuację międzynarodową. Najpierw trzeba ustalić, czy w ogóle właściwe jest ustawodawstwo polskie, a dopiero później oceniać zbieg tytułów według polskiej ustawy.

W sprawach, w których pojawia się jednocześnie etat w Polsce i praca zdalna z zagranicy albo dodatkowa aktywność dla zagranicznego podmiotu, bardzo ważne jest ustalenie, czy nie mamy do czynienia z pracą w dwóch lub większej liczbie państw w rozumieniu art. 13 rozporządzenia 883/2004.

Praca w dwóch państwach a art. 13 rozporządzenia 883/2004

Jeżeli pracownik wykonuje pracę najemną normalnie w dwóch lub w kilku państwach członkowskich, zastosowanie może mieć art. 13 ust. 1 rozporządzenia 883/2004. Wtedy nie zawsze działa prosta zasada miejsca wykonywania pracy.

Znaczenie ma m.in. to, czy znaczna część pracy jest wykonywana w państwie zamieszkania. Kryteria doprecyzowuje art. 14 ust. 8 rozporządzenia 987/2009, który przy ocenie „znacznej części pracy” odwołuje się przykładowo do czasu pracy lub wynagrodzenia; orientacyjnie bierze się pod uwagę poziom poniżej 25% jako przesłankę, że znaczna część pracy nie jest wykonywana w danym państwie.

Dlatego jeżeli część obowiązków wykonujesz w Polsce, a część fizycznie za granicą, odpowiedź może być inna niż przy pracy stale wykonywanej wyłącznie z Polski. W takich sytuacjach zwykle potrzebne jest formalne ustalenie ustawodawstwa właściwego i dokumentu A1.

Czy zagraniczna firma bez siedziby w Polsce może „przerzucić” obowiązki na pracownika?

Tak, ale nie zawsze w pełnym zakresie i nie w dowolnej formie. W przypadku pracodawcy niemającego siedziby ani przedstawicielstwa w Polsce zastosowanie ma art. 21 ust. 2 rozporządzenia 987/2009. Przepis ten dopuszcza, aby pracodawca i pracownik uzgodnili, że pracownik będzie wykonywał obowiązki pracodawcy w zakresie opłacania składek, bez uszczerbku dla podstawowych obowiązków pracodawcy.

Na gruncie polskim znaczenie ma także praktyka ZUS dotycząca rozliczeń przez ubezpieczonego, gdy zagraniczny pracodawca nie ma w Polsce statusu płatnika wykonującego bieżące rozliczenia. Takie rozwiązanie wymaga jednak prawidłowego ustalenia, że polskie ustawodawstwo rzeczywiście ma zastosowanie oraz jakie dokładnie obowiązki przejmuje pracownik.

Samo prywatne postanowienie umowne nie może dowolnie wyłączyć obowiązkowych składek, jeżeli wynikają one z przepisów.

A co z umową o dzieło?

Jeżeli zawierasz rzeczywistą umowę o dzieło, a nie umowę pozornie nazwaną dziełem, to w polskim systemie co do zasady nie stanowi ona samodzielnego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Wynika to z tego, że umowa o dzieło nie została wymieniona w katalogu z art. 6 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Trzeba jednak uważać. Jeżeli umowa ma cechy starannego działania, jest wykonywana powtarzalnie albo bez konkretnego, indywidualnego rezultatu, ZUS może zakwestionować jej nazwę i potraktować ją jak zlecenie. W sprawach transgranicznych ryzyko błędnej kwalifikacji jest szczególnie istotne.

Składka na bezrobocie, fundusze i „prywatna emerytura”

Nie każda zagraniczna potrącana należność ma odpowiednik w Polsce i nie każdą można „zaliczyć” na poczet polskich składek. Jeżeli właściwe jest polskie ustawodawstwo, obowiązki składkowe ocenia się według polskich przepisów, a nie według prywatnych programów emerytalnych czy obcych mechanizmów potrąceń.

W Polsce obowiązek składek na Fundusz Pracy zależy od rodzaju tytułu i tego, czy dana osoba podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz osiąga wymagane przychody. Podstawę stanowi m.in. art. 104 ust. 1 pkt 1 lit. a i c ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Nie można więc automatycznie przyjąć, że zagraniczna składka „na bezrobocie” zastępuje polski Fundusz Pracy.

Podobnie dobrowolne lub prywatne programy emerytalne nie zastępują obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne, jeżeli te wynikają z prawa właściwego.

Podatki przy pracy zdalnej dla zagranicznej firmy

Oddzielnie od ZUS trzeba ocenić podatek dochodowy. Podstawowe znaczenie mają: art. 3 ust. 1 i 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, które regulują nieograniczony obowiązek podatkowy osób mających miejsce zamieszkania w Polsce, oraz odpowiednia umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Jeżeli mieszkasz w Polsce i tu masz centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo przebywasz w Polsce dłużej niż 183 dni w roku, co do zasady podlegasz w Polsce opodatkowaniu od całości dochodów. To jednak nie przesądza jeszcze, w jaki sposób rozliczyć konkretny dochód z zagranicznej umowy i czy zagraniczny pracodawca ma obowiązek poboru zaliczek.

W przypadku pracy dla zagranicznej firmy bardzo często pracownik musi samodzielnie wpłacać zaliczki albo rozliczyć podatek rocznie z uwzględnieniem umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. To wymaga osobnej analizy konkretnego państwa i rodzaju umowy.

Jeżeli temat dotyczy modelu stałej pracy dla zagranicznej firmy, warto od razu sprawdzić nie tylko ZUS, ale też sposób poboru zaliczek i ryzyko podwójnego rozliczenia.

Kto i co powinien sprawdzić przed podpisaniem umowy?

Wnioski praktyczne

Jeżeli zagraniczna umowa będzie drugą umową o pracę i praca będzie wykonywana w Polsce, trzeba co do zasady liczyć się z obowiązkiem pełnych składek także od tej drugiej umowy.

Jeżeli zagraniczna umowa będzie umową-zleceniem, a z polskiego etatu otrzymujesz co najmniej minimalne wynagrodzenie i właściwe jest ustawodawstwo polskie, zlecenie najczęściej nie będzie rodziło obowiązkowych składek emerytalno-rentowych. Trzeba jednak każdorazowo sprawdzić szczegóły stanu faktycznego.

Jeżeli zagraniczna umowa będzie nazwana umową o dzieło, nie oznacza to jeszcze bezpieczeństwa. O skutkach decyduje rzeczywista treść obowiązków, a nie sama nazwa dokumentu.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak te same przepisy mogą zadziałać różnie w zależności od rodzaju umowy i sposobu wykonywania pracy.

FAQ

Czy druga umowa o pracę z zagraniczną firmą zawsze oznacza drugi komplet składek?

Najczęściej tak, jeżeli praca jest wykonywana w Polsce i właściwe jest polskie ustawodawstwo. Każdy stosunek pracy stanowi odrębny tytuł do ubezpieczeń.

Czy umowa-zlecenie z zagraniczną firmą jest wolna od ZUS, gdy mam etat w Polsce?

Nie zawsze. Co do zasady tak bywa wtedy, gdy z etatu osiągasz co najmniej minimalne wynagrodzenie i stosuje się polską ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych. Przy niższym etacie lub nietypowym modelu pracy wynik może być inny.

Czy prywatna zagraniczna emerytura zastępuje składki ZUS?

Nie. Prywatny program emerytalny nie zastępuje obowiązkowych składek wynikających z prawa właściwego dla ubezpieczeń społecznych.

Czy pracownik może sam rozliczać składki za zagranicznego pracodawcę?

W określonych sytuacjach tak, zwłaszcza gdy pracodawca nie ma siedziby ani przedstawicielstwa w Polsce. Wymaga to jednak prawidłowego ustalenia ustawodawstwa właściwego i zakresu obowiązków.

Czy przy pracy zdalnej dla zagranicznej firmy zawsze trzeba rozliczać podatek w Polsce?

Nie zawsze wyłącznie w Polsce, ale osoba mająca miejsce zamieszkania podatkowego w Polsce zwykle musi uwzględnić taki dochód w polskim rozliczeniu. Szczegóły zależą od umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i sposobu wykonywania pracy.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004.
• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
• Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z 12 września 2017 r., sygn. III AUa 1309/17.