Pełna kopia dokumentacji medycznej – terminy i opłaty

Czy pacjent może otrzymać pełną dokumentację medyczną?

Tak. Zgodnie z art. 23 i 26 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta pacjent ma prawo dostępu do dokumentacji dotyczącej stanu zdrowia i udzielonych świadczeń. Prawo obowiązuje zarówno w czasie leczenia, jak i po jego zakończeniu, niezależnie od tego, czy świadczenia były finansowane przez NFZ, czy prywatnie. Nie trzeba uzasadniać wniosku ani wykazywać potrzeby wykorzystania dokumentacji w sądzie.

Jeżeli żądanie dotyczy całości dokumentacji, placówka nie może dowolnie zastąpić jej samym wypisem ze szpitala. Zakres kopii wyznacza jednak dokumentacja medyczna, którą dany podmiot rzeczywiście prowadzi lub przechowuje. Szpital nie ma obowiązku przekazywać w ramach jednego wniosku dokumentów znajdujących się wyłącznie w innej, odrębnej przychodni.

Jakie dokumenty wchodzą w skład pełnej kopii?

W zależności od przebiegu leczenia będą to między innymi historia choroby, wpisy lekarskie i pielęgniarskie, wyniki i opisy badań, dokumentacja zabiegów i znieczulenia, konsultacje, zgody i odmowy zgody na świadczenia, karty informacyjne oraz pozostałe załączniki stanowiące dokumentację medyczną. W przypadku badań obrazowych warto osobno wskazać żądanie udostępnienia zapisanych danych obrazowych, o ile placówka je przechowuje.

Nie każdy wewnętrzny dokument administracyjny szpitala jest dokumentacją medyczną pacjenta. Także Internetowe Konto Pacjenta nie musi zawierać wszystkich materiałów z historii leczenia – obecność części dokumentów w IKP nie wyklucza żądania ich pełnego zakresu bezpośrednio od placówki.

Jak złożyć skuteczny wniosek o pełną kopię?

Wniosek kieruje się do placówki, która prowadzi lub przechowuje dokumentację, np. do działu dokumentacji medycznej szpitala. Żądanie może zostać zgłoszone ustnie, na piśmie albo elektronicznie. Formularz udostępniony przez placówkę może ułatwiać obsługę, ale nie jest jedyną dopuszczalną formą zgłoszenia.

Dla uniknięcia nieporozumień najlepiej podać imię, nazwisko i PESEL lub inne dane identyfikacyjne, okres leczenia, zakres dokumentów, oczekiwaną postać i sposób odbioru. W szczególności warto napisać, że chodzi o wszystkie części dokumentacji medycznej wraz z załącznikami, a nie wyłącznie o wypisy, skierowania i wyniki badań.

Wniosek nie wymaga podawania celu uzyskania dokumentacji ani uzyskania zgody lekarza prowadzącego czy dyrektora szpitala. Placówka może natomiast w odpowiedni sposób zweryfikować tożsamość osoby uprawnionej. Najlepiej zachować potwierdzenie wpływu wniosku, wysłania wiadomości lub doręczenia pisma.

W jakim terminie szpital musi udostępnić dokumentację?

Zasadą jest udostępnienie bez zbędnej zwłoki, czyli tak szybko, jak pozwalają na to rzeczywiste okoliczności. Nie istnieje jednolity ustawowy termin 7, 14 lub 30 dni liczony od złożenia wniosku. Przy obszernym archiwum, konieczności przygotowania kopii i weryfikacji uprawnienia pewne czynności mogą być potrzebne, ale nie usprawiedliwiają automatycznego odkładania realizacji.

Jeżeli dokumentacja jest pilnie potrzebna do dalszego leczenia albo zabiegu, zaznacz to już we wniosku. W razie przedłużającego się oczekiwania wyślij ponaglenie z datą wcześniejszego żądania i prośbą o niezwłoczne wykonanie obowiązku. Przepisy o dostępie do dokumentacji nie przewidują procedury, w której brak odpowiedzi przez określoną liczbę dni oznacza zgodę na żądanie.

Ile kosztuje kopia dokumentacji medycznej w 2026 r.?

Na podstawie art. 28 ust. 2a pkt 1 ustawy pierwsze udostępnienie dokumentacji w żądanym zakresie pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu jest bezpłatne, w formach wymienionych w tym przepisie. Nie ma ustawowego limitu liczby stron darmowej pierwszej kopii. Otrzymanie wcześniej części dokumentów nie znosi prawa do pierwszej bezpłatnej kopii pozostałych.

Placówka może natomiast pobrać opłatę za kolejne udostępnienie tych samych materiałów, z uwzględnieniem ustawowych limitów. Odrębnie należy rozpatrywać koszt wysyłki pocztowej: samo sporządzenie pierwszej kopii jest nieodpłatne, ale placówka może żądać rzeczywistego kosztu przesyłki, bez dodatkowego zarobku.

Maksymalne stawki od 1 września do 30 listopada 2026 r.

Limity wynikają z art. 28 ust. 4 ustawy i przeciętnego wynagrodzenia w II kwartale 2026 r., wynoszącego według GUS 9233,13 zł. Wynoszą one po zaokrągleniu:

To stawki maksymalne, a nie obowiązkowe. Podmiot może ustalić niższą cenę lub zrezygnować z pobierania opłat. Limity ulegają zmianie po kolejnych komunikatach GUS.

Czy można otrzymać dokumenty elektronicznie?

Tak. Art. 27 ustawy przewiduje udostępnianie za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznym nośniku danych. Sam dostęp elektroniczny nie jest objęty opłatą za sporządzenie papierowej kopii. Odmiennie trzeba oceniać ewentualne przygotowanie odwzorowania cyfrowego dokumentacji pierwotnie papierowej, lecz jego pierwsze udostępnienie pacjentowi lub przedstawicielowi ustawowemu w żądanym zakresie również korzysta z ustawowego zwolnienia. Sposób przekazania powinien zapewniać bezpieczeństwo danych.

Kto jeszcze może otrzymać dokumentację i jakie są wyjątki?

Zgodnie z art. 26 ustawy prawo dostępu przysługuje pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu oraz osobie upoważnionej przez pacjenta. Nie ma generalnego wymogu notarialnego poświadczenia upoważnienia. Trzeba jednak odróżnić samo uprawnienie do odbioru od ustawowego zwolnienia z opłaty: art. 28 ust. 2a pkt 1 wyraźnie wymienia pacjenta i przedstawiciela ustawowego. Jeśli dokumenty odbiera osoba upoważniona, warto wskazać, że działa w imieniu pacjenta.

Dokumentacja po śmierci pacjenta

Po śmierci pacjenta dokumentacja może być udostępniona osobie upoważnionej za życia, osobie będącej przedstawicielem ustawowym w chwili zgonu oraz osobie bliskiej na warunkach z art. 26. Sprzeciw pacjenta lub innej osoby bliskiej może ograniczać dostęp, a w określonych przypadkach rozstrzyga sąd. Rzecznik Praw Pacjenta wskazuje, że po śmierci pacjenta prawo do pierwszej bezpłatnej kopii dokumentacji wygasa; możliwe pozostają inne ustawowe zwolnienia albo odstąpienie od opłaty przez placówkę.

Pacjent szpitala psychiatrycznego

Pobyt w szpitalu psychiatrycznym sam w sobie nie pozbawia prawa dostępu do dokumentacji. Nie jest potrzebna osobna zgoda dyrektora szpitala. Jeżeli dokumenty mają posłużyć ochronie praw pacjenta w sądzie, odrębnym zagadnieniem pozostaje np. rozprawa w szpitalu psychiatrycznym.

Co zrobić, gdy szpital odmawia lub wydaje niepełną kopię?

Odmowa, nieuzasadniona zwłoka, uzależnianie wydania od zgody lekarza lub dyrektora oraz naliczenie opłaty sprzecznej z ustawą mogą naruszać prawo pacjenta do dokumentacji. Najpierw ustal, czy problem wynika z niekompletnego zakresu żądania, trudności z identyfikacją osoby uprawnionej, czy rzeczywistej odmowy.

1. Wyślij pisemne żądanie do kierownika placówki, wskazując datę złożenia pierwotnego wniosku, brakujące dokumenty oraz art. 23, 26–28 ustawy.
2. Zażądaj wyjaśnienia braków – czy dokumenty nie zostały sporządzone, są w odrębnym zasobie czy zostały przypadkowo pominięte.
3. Skontaktuj się z Rzecznikiem Praw Pacjenta, jeśli problem nie zostanie rozwiązany. Informacje o pomocy można uzyskać pod numerem 800 190 590.
4. Zabezpiecz dowody: wniosek, potwierdzenia doręczenia, odpowiedzi placówki, cennik i otrzymany zestaw dokumentów.

Rzecznik Praw Pacjenta może podjąć działania w sprawie naruszenia praw pacjenta, lecz skarga do niego nie jest tożsama z pozwem o odszkodowanie. Jeśli doszło do szkody lub krzywdy, trzeba osobno ustalić przesłanki roszczenia. Nie każdy spór o termin wydania kopii prowadzi automatycznie do odpowiedzialności odszkodowawczej.

Jeśli placówka informuje, że dokumentacja już nie istnieje, trzeba zweryfikować termin jej przechowywania i ewentualnego następcę przechowującego akta. Art. 29 ustawy przewiduje co do zasady 20 lat od końca roku ostatniego wpisu, z wyjątkami dla określonych rodzajów dokumentacji i sytuacji.

Jak zabezpieczyć dokumenty do dalszych roszczeń?

Pełna dokumentacja ułatwia ustalenie chronologii leczenia i może być przydatna w sporze dotyczącym praw pacjenta, błędu medycznego lub świadczeń ubezpieczeniowych. Naruszenie prawa dostępu do dokumentacji należy odróżnić od nieprawidłowości w samym leczeniu. Przy zarzucie błędu medycznego trzeba ocenić postępowanie medyczne, szkodę i związek przyczynowy. Przy zawinionym naruszeniu prawa pacjenta możliwe jest rozważenie zadośćuczynienia na podstawie art. 4 ustawy w związku z art. 448 Kodeksu cywilnego, ale nie wynika z tego automatyczne prawo do określonej kwoty.

Zachowaj dokumenty w otrzymanej postaci, łącznie z datami, podpisami i załącznikami. Gdy potrzebna jest wycena szkody, zbierz również rachunki za leczenie, leki, rehabilitację i opiekę oraz dokumenty dotyczące utraconych zarobków. Dodatkowe środki dowodowe wymagają osobnej oceny prawnej, czego przykładem jest nagrywanie personelu medycznego bez zgody.

Jeżeli w historii choroby znajdują się nieprawdziwe lub nieścisłe wpisy, zgłoś zastrzeżenia placówce. Nie należy samodzielnie przerabiać kopii dokumentacji. Odrębnym zagadnieniem jest jak sprostować nieprawdziwe informacje w dokumentacji medycznej.

Uzyskiwanie dokumentacji nie zawiesza automatycznie terminów przedawnienia roszczeń cywilnych. Jeśli planujesz wystąpienie o odszkodowanie, nie odkładaj oceny terminów aż do zakończenia korespondencji ze szpitalem.

O co jeszcze pytają pacjenci?

Czy szpital może wydać tylko wypis zamiast całej historii choroby?

Nie, jeśli wniosek obejmuje pełną dokumentację, a pozostałe materiały są przechowywane przez szpital. Warto wówczas przypomnieć zakres pierwotnego żądania i wskazać brakujące pozycje.

Czy wyniki badań można otrzymać przed wizytą u lekarza?

Tak. Pacjent ma prawo dostępu do wyników również przed konsultacją, podczas której lekarz miałby je omówić. Ich interpretacja może jednak wymagać porady medycznej.

Czy można fotografować dokumentację podczas wglądu?

Tak. Art. 27 ust. 1 pkt 1 pozwala sporządzać notatki i zdjęcia podczas wglądu. Sam wgląd jest bezpłatny, a fotografowanie powinno respektować prywatność innych pacjentów.

Czy można żądać dokumentacji sprzed 15 lat?

Tak, jeśli jest nadal przechowywana. Podstawowy okres archiwizacji to 20 lat od końca roku ostatniego wpisu, ale występują ustawowe wyjątki. Jeśli placówka zakończyła działalność, ustal właściwego przechowawcę dokumentacji.

Czy ponowny wniosek oznacza automatycznie opłatę?

Nie. Rozstrzygający jest zakres już udostępnionych dokumentów. Za pierwsze przekazanie pozostałej części pacjentowi lub przedstawicielowi ustawowemu nie można naliczyć opłaty wyłącznie dlatego, że wcześniej otrzymano inną część dokumentacji.

Najbezpieczniej złożyć wniosek obejmujący cały okres leczenia, zachować dowód doręczenia, sprawdzić kompletność dokumentów i – w razie odmowy – wystąpić pisemnie o jej wyjaśnienie. Przy planowaniu roszczeń warto równolegle ocenić ich podstawę oraz terminy.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, w szczególności art. 4, 23–29 (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 581 z późn. zm.).
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, ze zmianami.
• Komunikat Prezesa GUS z dnia 10 sierpnia 2026 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w drugim kwartale 2026 r., M.P. z 2026 r. poz. 779.
• Rzecznik Praw Pacjenta, oficjalne materiały: Prawo do dokumentacji medycznej, Sprawdź, w jaki sposób można pozyskać dokumentację medyczną, Pytania i odpowiedzi (gov.pl/web/rpp).
• Kodeks cywilny, art. 448.