Jak wybrać system OCR dla firm, który realnie usprawni pracę z dokumentami?

Czym jest OCR i jak ta technologia działa w środowisku firmowym?

Skrót OCR pochodzi od angielskiego wyrażenia Optical Character Recognition, co w dosłownym tłumaczeniu oznacza optyczne rozpoznawanie znaków. W praktyce to technologia, której głównym i najważniejszym zadaniem jest zamiana nieruchomego obrazu lub skanu w pełni edytowalny, przeszukiwalny tekst.

Aby to dobrze zrozumieć, wyobraź sobie standardową sytuację w biurze, gdy na Twoje biurko trafia wydrukowana i podpisana przez klienta umowa o poufności, czyli popularne NDA. W tradycyjnym modelu musiałbyś usiąść i mozolnie przepisywać jej kluczowe fragmenty do firmowej bazy danych. Wykorzystując system OCR, po prostu kładziesz ten papierowy dokument na skanerze, a oprogramowanie automatycznie analizuje układ graficzny i bezbłędnie odczytuje poszczególne litery. W ułamku sekundy martwy kawałek papieru zamienia się w cyfrowy plik Word lub inteligentny dokument PDF. Od tej chwili możesz w nim od razu wyszukiwać konkretne frazy, swobodnie kopiować wybrane akapity i w dowolny sposób modyfikować całą treść np. na poczet nowych umów NDA.

Dlaczego warto wdrożyć system OCR w firmie?

Z perspektywy czysto biznesowej wdrożenie takiego rozwiązania to przede wszystkim gigantyczna oszczędność czasu, ponieważ pozwala z miejsca zautomatyzować najbardziej żmudne procesy. Spada też ryzyko błędów, bo wszelkiego rodzaju literówki czy groźne pomyłki w numerach kont przy ręcznym wprowadzaniu danych to w wielu firmach prawdziwa plaga, a dobra technologia potrafi ten problem niemal całkowicie wyeliminować. To z kolei w prostej linii przekłada się na bardzo pożądane obniżenie kosztów operacyjnych całego przedsiębiorstwa.

Kolejną ogromną zaletą jest niesamowite ułatwienie w digitalizacji archiwów papierowych oraz wyszukiwania w nich informacji. Dzięki pełnotekstowemu wyszukiwaniu znalezienie potrzebnej umowy sprzed pięciu lat zajmuje teraz dosłownie kilka sekund. Co jednak najważniejsze w tym wszystkim, system skutecznie uwalnia uśpiony potencjał zespołu. Pracownicy, zamiast pełnić funkcję maszyn do przepisywania, mogą zostać w końcu przesunięci do innych zadań, co przyniesie firmie wymierne korzyści finansowe.

Po czym poznać, że firma dojrzała do wdrożenia systemu OCR?

Każda organizacja funkcjonuje we własnym rytmie, ale istnieją pewne bardzo wyraźne sygnały świadczące o tym, że czas najwyższy zainwestować w cyfryzację. Najbardziej oczywistym symptomem jest długi czas potrzebny na znalezienie dokumentów w papierowych archiwum. Zawsze warto też wnikliwie przyjrzeć się nastrojom w zespole. Kiedy zewsząd słyszysz narzekania pracowników na rutynowe i powtarzalne wprowadzanie tych samych danych, musisz wiedzieć, że ta frustracja bardzo szybko przełoży się na spadek ich ogólnego zaangażowania.

Obecnie ogromnym katalizatorem zmian jest również masowe przejście na pracę zdalną lub hybrydową. W tak rozproszonym środowisku tradycyjny, papierowy obieg dokumentów jest kompletnie niepraktyczny i zazwyczaj wręcz paraliżuje działanie firmy. Nie można też zapominać o organizacjach, które dynamicznie się rozwijają. Przybywający w szybkim tempie nowi klienci zawsze oznaczają lawinowy wzrost dokumentacji, z którą trzeba sobie jakoś mądrze i sprawnie poradzić.

Jak system OCR wpływa na bezpieczeństwo danych firmowych i zgodność z RODO?

Odpowiednio zdigitalizowany i rozpoznany dokument jest nieporównywalnie bezpieczniejszy od swojego papierowego odpowiednika. Wydrukowana umowa leżąca luźno na biurku lub w niezamkniętej szafce to aż nazbyt łatwy cel dla niepowołanych oczu, podczas gdy plik cyfrowy można skutecznie chronić hasłem, silnym szyfrowaniem czy ścisłą kontrolą uprawnień dostępu.

Nowoczesne programy potrafią jednak znacznie więcej, oferując na przykład wyjątkowo przydatną możliwość trwałego ukrywania i zamazania danych wrażliwych. Anonimizacja, bo to o niej mowa, gwarantuje, że usuniętych z cyfrowego dokumentu kwot, imion czy numerów PESEL nie da się już w żaden sposób odsłonić i odzyskać. Ma to bardzo duże znaczenie w kontekście unijnych przepisów o ochronie prywatności.

Jak wybrać system OCR dla firmy — na co zwrócić uwagę przed zakupem?

Zawsze warto dokładnie przeanalizować rynkowe opcje przed wydaniem firmowych pieniędzy. Priorytetem zawsze będzie skuteczność i precyzja algorytmu rozpoznającego tekst. Wybrany system musi świetnie radzić sobie z meandrami języka polskiego, a także bezbłędnie odczytywać nawet te bardzo trudne, wyblakłe czy pogniecione skany słabej jakości. Równie istotna z biznesowego punktu widzenia jest zdolność programu do zachowania oryginalnego układu wizualnego dokumentu. Zależy nam przecież na tym, aby przetworzony plik nadal zachował swoje pierwotne tabele, poprawnie sformatowane nagłówki czy specyficzne stopki.

Nie można też ignorować czynnika ludzkiego w organizacji. Nawet najlepsze narzędzie będzie stało nieużywane, jeśli okaże się zbyt skomplikowane, dlatego interfejs po prostu musi być łatwy w obsłudze i przyjazny dla pracowników nietechnicznych.

Wybierając program, koniecznie trzeba też sprawdzić możliwości jego integracji z innymi systemami działającymi w firmie, takimi jak ERP, CRM czy oprogramowanie księgowe. W zaawansowanych środowiskach ogromnym atutem będzie np. wbudowana opcja pseudonomizacji, anonimizacji czy dodawania podpisów kwalifikowanych. Na sam koniec należy jeszcze zweryfikować obsługiwane przez program formaty wejściowe oraz wyjściowe, a także upewnić się, że producent oferuje elastyczne licencjonowanie, które swobodnie dopasujesz do wielkości i realnych potrzeb swojego biznesu.

Dlaczego warto rozważyć ABBYY FineReader PDF?

Jeśli szukasz sprawdzonego rozwiązania, ABBYY FineReader PDF będzie prawdziwym strzałem w dziesiątkę. To renomowane oprogramowanie od lat niezmiennie wyznacza rynkowe standardy, łącząc dokładność rozpoznawania znaków z mądrym zastosowaniem zaawansowanej sztucznej inteligencji. Oprogramowanie radzi sobie z odtwarzaniem nawet najbardziej skomplikowanych struktur, idealnie zachowując oryginalne formatowanie każdego przetwarzanego pliku. Warto też wyraźnie podkreślić, że decydując się na ten produkt, zyskujesz nie tylko program z technologią OCR.

To także w pełni kompleksowe, wielofunkcyjne narzędzie do zarządzania i edycji plików PDF, które z powodzeniem zastąpi kilka innych, rozdrobnionych aplikacji. Nie zwlekaj i przekonaj się na własne oczy, jak bardzo ta technologia usprawni funkcjonowanie zespołu. Pobierz darmową wersję testową i skontaktuj się z działem sprzedaży.

Optymalizacja procesów z OCR

Podsumowując, wdrożenie systemu OCR to nie jest zwykły wydatek, lecz inwestycja w codzienną wydajność i większe bezpieczeństwo firmowych danych. To ostatecznie ten najważniejszy, decydujący krok, który pozwoli Twojej organizacji bezboleśnie wejść w erę nowoczesnego, przyjaznego pracownikom biura.

Poprzedni materiał