Likwidacja firmy a zwolnienie pracowników i odprawa

Zakończenie działalności firmy a status pracodawcy

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może zakończyć jej wykonywanie w terminie, który sam wybierze. W sensie ewidencyjnym następuje to przez złożenie wniosku o wykreślenie wpisu z CEIDG na podstawie art. 30 ust. 1 pkt 2 oraz art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.

Trzeba jednak odróżnić zamknięcie działalności w CEIDG od likwidacji pracodawcy w rozumieniu prawa pracy. Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy pracodawcą może być także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia pracowników. Dlatego dopóki trwają stosunki pracy, w praktyce nadal istnieją obowiązki pracodawcy wobec zatrudnionych osób.

Ma to potwierdzenie w orzecznictwie. W wyroku Sądu Najwyższego z 11 maja 2017 r., sygn. akt II UK 213/16, wskazano, że samo wykreślenie osoby fizycznej z ewidencji działalności gospodarczej nie jest jeszcze równoznaczne z likwidacją pracodawcy w rozumieniu art. 41¹ Kodeksu pracy, jeżeli nadal istnieją stosunki pracy i faktycznie nie zakończono procesu likwidacji.

Jeżeli rozważa Pan także formalną likwidację działalności gospodarczej, warto wcześniej uporządkować daty zakończenia zatrudnienia i rozliczeń z urzędami.

Jak rozwiązać umowy o pracę przy likwidacji firmy

Umowy o pracę można zakończyć na dwa podstawowe sposoby:

• za porozumieniem stron – na podstawie art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy,
• za wypowiedzeniem przez pracodawcę – na podstawie art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Porozumienie stron bywa najprostsze organizacyjnie, bo pozwala wspólnie ustalić termin rozwiązania umowy, rozliczenie urlopu i przekazanie obowiązków. Jeżeli jednak pracownik nie wyrazi zgody, pracodawca może złożyć wypowiedzenie.

Wypowiedzenie powinno mieć formę pisemną zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy. Przy umowie zawartej na czas nieokreślony trzeba wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie – art. 30 § 4 Kodeksu pracy. W opisanej sytuacji prawidłową przyczyną może być rzeczywista likwidacja działalności i związana z tym likwidacja stanowiska pracy.

Okresy wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i na czas określony określa art. 36 § 1 Kodeksu pracy. Wynoszą one:

Jeżeli pracownik ma wykorzystać zaległy lub bieżący urlop w okresie wypowiedzenia, pracodawca może go na ten urlop skierować na podstawie art. 167¹ Kodeksu pracy. Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany, trzeba wypłacić ekwiwalent pieniężny zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Pracownik w wieku przedemerytalnym a likwidacja pracodawcy

Co do zasady pracownik w wieku przedemerytalnym korzysta z ochrony przewidzianej w art. 39 Kodeksu pracy. Ochrona ta nie działa jednak w każdym przypadku.

Zgodnie z art. 41¹ § 1 Kodeksu pracy przepisów art. 38, art. 39 i art. 41 nie stosuje się w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. Oznacza to, że przy rzeczywistej likwidacji pracodawcy można wypowiedzieć umowę także pracownikowi objętemu ochroną przedemerytalną.

W praktyce bardzo ważne jest, aby likwidacja była autentyczna, a nie pozorna. Jeżeli po rozwiązaniu umów działalność byłaby faktycznie kontynuowana w tej samej formule, przy tej samej organizacji i z tym samym zakresem zadań, mogłoby to wywołać spór sądowy. Ocena zależy zawsze od konkretnego stanu faktycznego.

Czy przy 2 pracownikach należy się odprawa

W opisanej sytuacji, przy zatrudnianiu 2 pracowników, co do zasady nie powstaje ustawowy obowiązek wypłaty odprawy na podstawie ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Wynika to z art. 1 ust. 1 tej ustawy oraz z art. 10 ust. 1 tej ustawy. Przepisy o zwolnieniach grupowych oraz o odprawie pieniężnej stosuje się do pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników. Jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, ustawa ta nie ma zastosowania, a zatem odprawa ustawowa nie przysługuje tylko z tego tytułu, że firma jest likwidowana.

Inaczej byłoby tylko wtedy, gdyby obowiązek odprawy wynikał z innego źródła, np. z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania, indywidualnej umowy o pracę albo odrębnego porozumienia z pracownikiem. To już wymaga sprawdzenia konkretnych dokumentów obowiązujących w zakładzie pracy.

Dla porządku warto dodać, że wysokość odprawy z art. 8 ust. 1 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników zależy od stażu pracy u danego pracodawcy, ale ta regulacja dotyczy tylko pracodawców objętych ustawą, czyli zatrudniających co najmniej 20 pracowników.

Jakie obowiązki trzeba wykonać przy zamknięciu firmy

Poza samym rozwiązaniem umów o pracę trzeba dopełnić szeregu obowiązków wobec pracowników i urzędów. Najczęściej obejmują one:

• wydanie świadectwa pracy niezwłocznie w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy – art. 97 § 1 Kodeksu pracy,
• rozliczenie wynagrodzenia i innych należności pracowniczych najpóźniej w terminie ich wymagalności,
• wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, jeżeli urlop nie został wykorzystany – art. 171 § 1 Kodeksu pracy,
• wyrejestrowanie pracowników z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ZUS,
• przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez wymagany okres na podstawie art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W zakresie dokumentacji pracowniczej i sposobu jej dalszego przechowywania po zakończeniu działalności warto zadbać o bezpieczną archiwizację dokumentacji pracowniczej, ponieważ obowiązek ten nie znika wraz z wykreśleniem wpisu z CEIDG.

Jeżeli przedsiębiorca był podatnikiem VAT, zamknięcie firmy może wiązać się także z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi, w tym rozliczeniem składników majątku, remanentu i podatku należnego w przypadkach przewidzianych przez ustawę. Tę część warto sprawdzić osobno jako likwidacja - VAT.

Kolejność działań w praktyce

Najbezpieczniejszy schemat działania wygląda zwykle tak:

1. podjęcie decyzji o definitywnym zakończeniu działalności,
2. ustalenie sposobu rozwiązania umów z pracownikami,
3. wręczenie porozumień albo wypowiedzeń,
4. rozliczenie urlopów, wynagrodzeń i wydanie świadectw pracy,
5. wyrejestrowanie pracowników z ZUS,
6. złożenie wniosku o wykreślenie wpisu z CEIDG i wykonanie obowiązków podatkowych oraz ewidencyjnych,
7. zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej i firmowej.

Nie zawsze trzeba najpierw wykreślić działalność z CEIDG. W sprawach pracowniczych często bezpieczniej jest najpierw uporządkować rozwiązanie stosunków pracy, a dopiero potem zamknąć wpis w ewidencji. Jeżeli myśli Pan o wskazaniu wcześniejszej daty zakończenia biznesu, trzeba bardzo ostrożnie ocenić zgodność dokumentów i faktycznego przebiegu zdarzeń.

Podsumowanie

Może Pan zakończyć działalność w wybranym terminie, ale wobec pracowników trzeba prawidłowo przeprowadzić rozwiązanie umów i rozliczenia końcowe. Jeżeli zatrudnia Pan 2 pracowników, odprawa ustawowa z ustawy o zwolnieniach grupowych co do zasady nie przysługuje, bo ustawa ta obejmuje pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników.

Pracownik w wieku przedemerytalnym również może otrzymać wypowiedzenie, jeżeli dochodzi do rzeczywistej likwidacji pracodawcy, co wynika z art. 41¹ § 1 Kodeksu pracy. Trzeba jednak zadbać o prawidłowe dokumenty, rzeczywistą przyczynę rozwiązania umowy i pełne rozliczenie spraw pracowniczych oraz urzędowych.

FAQ

Czy mogę najpierw zamknąć CEIDG, a potem zwolnić pracowników?

To ryzykowne organizacyjnie. Samo wykreślenie wpisu z CEIDG nie kończy jeszcze automatycznie obowiązków pracodawcy wobec zatrudnionych osób. Najbezpieczniej najpierw uporządkować rozwiązanie stosunków pracy i rozliczenia.

Czy pracownik przed emeryturą jest chroniony przy likwidacji firmy?

Co do zasady nie. Przy likwidacji pracodawcy art. 41¹ § 1 Kodeksu pracy wyłącza stosowanie art. 39 Kodeksu pracy.

Czy przy 2 pracownikach muszę wypłacić odprawę?

Nie, nie ma ustawowego obowiązku odprawy na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych, ponieważ dotyczy ona pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Warto jednak sprawdzić umowy i regulaminy obowiązujące w firmie.

Czy przy wypowiedzeniu muszę podać przyczynę?

Tak, przy umowie na czas nieokreślony wymaga tego art. 30 § 4 Kodeksu pracy. Przyczyna powinna być konkretna i prawdziwa, np. likwidacja działalności i stanowiska pracy.

Co zrobić z dokumentacją pracowniczą po zamknięciu firmy?

Trzeba ją nadal przechowywać przez wymagany prawem okres. Obowiązek ten nie wygasa wraz z zamknięciem działalności.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników – Dz.U. z 2024 r. poz. 61
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy – Dz.U. z 2022 r. poz. 541 ze zm.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 maja 2017 r., sygn. akt II UK 213/16