Jak księgować leasing samochodowy, a jak dzierżawę auta w działalności gospodarczej

Leasing a dzierżawa – definicje i kluczowe różnice

Zanim przejdziemy do konkretnych kont księgowych, musimy ustalić, z jaką umową mamy do czynienia. Wybór ten determinuje, kto dokonuje amortyzacji i co dokładnie ląduje w kosztach firmy.

Czym jest leasing operacyjny?

W polskich realiach gospodarczych to najpopularniejsza forma finansowania aut. Leasing polega na przekazaniu przez leasingodawcę (finansującego) prawa do używania samochodu leasingobiorcy (Tobie) w zamian za określoną opłatę wstępną oraz comiesięczne raty.

Czym jest dzierżawa (najem) auta?

Dzierżawa (często utożsamiana z najmem długoterminowym) to usługa, w której płacisz za możliwość korzystania z pojazdu, a nie za chęć jego docelowego nabycia. Często w ratę dzierżawy wliczone są już koszty serwisu, opon i ubezpieczenia.

Czym się różni leasing od dzierżawy auta

Dzierżawa polega na oddaniu rzeczy do używania i pobierania pożytków za czynsz, natomiast leasing na tym, że finansujący nabywa rzecz i oddaje ją korzystającemu do używania albo używania i pobierania pożytków za wynagrodzeniem.

Od 1 stycznia 2026 roku w użyciu są nowe limity wartości samochodów osobowych, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Dotychczasowy jednolity limit 150 tys. zł dla aut spalinowych został zastąpiony progami zależnymi od emisji spalin:

• 100 000 zł – dla samochodów spalinowych i hybrydowych emitujących 50 g CO2/km lub więcej (większość aut spalinowych i klasycznych hybryd).
• 150 000 zł – dla samochodów niskoemisyjnych, których emisja wynosi mniej niż 50 g CO2/km (głównie hybrydy typu Plug-in).
• 225 000 zł – dla samochodów elektrycznych (BEV) i napędzanych wodorem (bez zmian).

Przy leasingu i dzierżawie działa ten sam limit zaliczania opłat do kosztów uzyskania przychodów. W leasingu ustawa wyraźnie wskazuje jednak, że chodzi o część opłaty stanowiącą spłatę wartości auta. Przy dzierżawie takiego przepisu szczególnego nie ma. Dlatego większe znaczenie ma treść umowy i konstrukcja czynszu.

Poniższe zestawienie przygotowane przez biuro księgowe iKsięgowa porządkuje najważniejsze różnice z punktu widzenia przedsiębiorcy i księgowości. Oparte jest na kodeksie cywilnym oraz na ustawie o PIT z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Część reguł wynikających z ustawy o PIT obejmuje jednocześnie leasing, najem, dzierżawę i umowy podobne. Nie znaczy to jednak, że obie umowy rozlicza się identycznie.

Jak księgować leasing samochodowy w działalności gospodarczej

Przy leasingu najpierw trzeba ustalić, co obejmuje faktura. Może dotyczyć wyłącznie finansowania korzystania z auta, ale może też obejmować serwis, ubezpieczenie, opony lub inne koszty użytkowania. Ustawa o PIT przewiduje, że ograniczenie wliczenia opłat leasingowych do kosztów uzyskania przychodów stosuje się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu osobowego.

Najłatwiej pokazać ten proces na prostym przykładzie. Załóżmy, że przedsiębiorca bierze w leasing samochód osobowy. Dostaje jedną miesięczną fakturę i używa auta zarówno w działalności, jak i prywatnie. Na fakturze poza samą ratą pojawia się też pakiet serwisowy.

Pierwszy krok polega na sprawdzeniu, co obejmuje umowa i faktura. Jeżeli rata leasingowa zawiera wyłącznie opłatę za korzystanie z auta, rozliczenie jest prostsze. Jeżeli jednak w tej samej kwocie mieszczą się także serwis, opony, ubezpieczenie albo inne koszty użytkowania, księgowość powinna te elementy rozdzielić.

„Przy leasingu samochodu osobowego najczęstszym błędem jest księgowanie całej faktury jako jednego kosztu. Najpierw trzeba ustalić, która część opłaty dotyczy spłaty wartości auta, a która obejmuje serwis, ubezpieczenie lub inne wydatki związane z użytkowaniem pojazdu” — Pani Iwona Sikorska, księgowa z iksiegowa.pl

Drugi krok to sprawdzenie, jaki limit kosztów ma zastosowanie do auta. W przypadku leasingu wlicza się do niego jedynie część raty odpowiadającą spłacie wartości samochodu. Od 1 stycznia 2026 r. nowe limity stosuje się także do umów leasingu, najmu i dzierżawy zawartych wcześniej. Przepisy przejściowe nie przewidują tu takiej ochrony, jaką zachowano dla części samochodów ujętych wcześniej w ewidencji środków trwałych.

„Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że od 1 stycznia 2026 r. nowe limity dotyczące samochodów osobowych stosuje się także do umów leasingu, najmu i dzierżawy zawartych wcześniej. To oznacza, że przy dalszym rozliczaniu takich umów nie zawsze będzie można opierać się na dotychczasowych progach” — dodaje Pani Iwona Sikorska

Trzeci krok dotyczy części eksploatacyjnej. Jeżeli w miesięcznej fakturze obok raty znajduje się pakiet serwisowy, ta część nie jest rozliczana tak samo jak spłata wartości auta. Przy samochodzie używanym firmowo i prywatnie wydatki eksploatacyjne nie trafiają do kosztów w pełnej wysokości, ponieważ ustawa wyłącza z kosztów 25% takich wydatków. Oznacza to, że jedna faktura leasingowa może wymagać dwóch różnych sposobów rozliczenia w podatku dochodowym.

Czwarty krok to VAT. W naszym przykładzie, czyli przy użytku mieszanym, przedsiębiorca co do zasady odlicza 50% VAT od wydatków związanych z samochodem. Pełne odliczenie jest możliwe dopiero wtedy, gdy auto jest wykorzystywane wyłącznie w działalności. Trzeba też prowadzić wymaganą ewidencję i złożyć informację VAT-26. To oznacza, że przy jednej fakturze leasingowej trzeba równolegle pilnować zasad kosztowych w PIT i zasad odliczenia VAT.

Jak księgować dzierżawę auta

Najłatwiej wyjaśnić to na prostym przykładzie. Załóżmy, że przedsiębiorca zawiera umowę dzierżawy samochodu osobowego na kilka miesięcy. Dostaje jedną miesięczną fakturę i używa auta wyłącznie w działalności. Na fakturze obok czynszu za korzystanie z pojazdu pojawia się też pakiet serwisowy oraz wymiana opon.

Pierwszy krok polega na ustaleniu, co w tej fakturze jest czynszem za korzystanie z auta, a co dotyczy jego bieżącego używania. To ważne, bo ustawa o PIT obejmuje opłaty z tytułu dzierżawy samochodu osobowego limitem zaliczania do kosztów uzyskania przychodów. Przy dzierżawie nie ma jednak przepisu odpowiadającego art. 23 ust. 5c. W leasingu przepis ten wyodrębnia część opłaty będącą spłatą wartości samochodu. Tutaj rozliczenie opiera się przede wszystkim na treści umowy i wysokości czynszu.

Drugi krok to sprawdzenie, jaką wartość auta trzeba przyjąć dla limitu kosztowego. Jeżeli umowa dzierżawy została zawarta na okres krótszy niż sześć miesięcy, ustawa każe przyjąć wartość samochodu używaną do celów ubezpieczenia. Jeśli umowa trwa co najmniej sześć miesięcy, przyjmuje się wartość samochodu wynikającą z umowy. Powinna ona odpowiadać wartości rynkowej z dnia zawarcia umowy.

Trzeci krok dotyczy części eksploatacyjnej.

„Jeżeli na jednej fakturze obok czynszu albo raty pojawiają się też serwis, opony czy inne koszty użytkowania auta, nie należy księgować całej kwoty jednolicie. Przy użytku mieszanym część eksploatacyjna podlega innym zasadom i 25% takich wydatków nie stanowi kosztu uzyskania przychodu” — Pani Iwona Sikorska, księgowa z iksiegowa.pl

Jeżeli miesięczny czynsz dzierżawny obejmuje korzystanie z auta, wymianę opon i obsługę serwisową, księgowość powinna oddzielić opłatę za samo używanie pojazdu od kosztów eksploatacyjnych. Bez tego łatwo zastosować niewłaściwe ograniczenie albo policzyć koszt podatkowy tak, jakby cała faktura miała jeden charakter. Właśnie tutaj najczęściej pojawia się błąd.

Czwarty krok to VAT. Jeżeli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej, przedsiębiorca może odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem. Musi jednak mieć udokumentowany sposób użytkowania. Takim potwierdzeniem są przede wszystkim ewidencja przebiegu pojazdu i zgłoszenie VAT-26.

Kiedy leasing, a kiedy dzierżawa może być korzystniejsza dla firmy

Leasing zwykle lepiej pasuje firmie, która planuje korzystać z auta przez kilka lat i bierze pod uwagę wykup po zakończeniu umowy. Dzierżawa częściej sprawdza się wtedy, gdy samochód ma obsłużyć sezon, konkretny projekt lub krótszy okres korzystania bez planu przejęcia pojazdu. Sama wysokość miesięcznej opłaty nie rozstrzyga jednak sprawy. Trzeba jeszcze sprawdzić, co wchodzi do raty albo czynszu, jaki limit ustawowy ma zastosowanie i czy auto będzie używane wyłącznie firmowo, czy także prywatnie.

Przy bardziej złożonych umowach, w których jedna faktura obejmuje samo korzystanie z auta, serwis, wymianę opon albo ubezpieczenie, niezwykle cenne jest wsparcie biura rachunkowego. Przydaje się głównie po to, aby poprawnie rozdzielić koszt podatkowy i VAT, a dodatkowo pomaga w prowadzeniu pozostałej księgowości w firmie.

Poprzedni materiał

Następny materiał