Działalność nierejestrowana a kierownik budowy i świadectwa energetyczne

Czy można działać bez rejestracji firmy?

Tak, ale nie w każdym przypadku i nie bezwarunkowo. Podstawą jest art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z tym przepisem nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, jeżeli:

• przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• osoba ta w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Znaczenie ma tu przychód należny, a nie tylko kwota faktycznie otrzymana. Wynika to wprost z art. 5 ust. 6 ustawy – Prawo przedsiębiorców. Jeżeli więc wystawi Pan rachunek lub umowa przewiduje należność za usługę, przychód liczy się do limitu nawet wtedy, gdy kontrahent jeszcze nie zapłacił.

Działalność nierejestrowana nie może być też wykonywana w ramach spółki cywilnej – wyłącza to art. 5 ust. 5 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Kierownik budowy lub inspektor nadzoru a działalność nierejestrowana

Samo pełnienie samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie nie jest uzależnione od wcześniejszego zarejestrowania działalności gospodarczej w CEIDG. O tym, kto może wykonywać takie funkcje, decydują przede wszystkim przepisy ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 Prawa budowlanego samodzielne funkcje techniczne w budownictwie, w tym kierowanie budową lub innymi robotami budowlanymi oraz sprawowanie nadzoru inwestorskiego, mogą wykonywać wyłącznie osoby posiadające odpowiednie uprawnienia budowlane. Dodatkowo zgodnie z art. 12 ust. 7 Prawa budowlanego podstawą do wykonywania tych funkcji jest także wpis do centralnego rejestru osób posiadających uprawnienia budowlane oraz – w praktyce wykonywania zawodu – członkostwo we właściwej izbie samorządu zawodowego, jeśli jest wymagane dla wykonywania danej funkcji.

To oznacza, że:

• jeżeli ma Pan ważne uprawnienia budowlane,
• spełnia Pan wymogi samorządowe i ubezpieczeniowe związane z wykonywaniem funkcji,
• a jednocześnie spełnia Pan warunki z art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców,

to co do zasady nie ma przepisu, który automatycznie zakazywałby wykonywania takich usług w formule działalności nierejestrowanej.

Trzeba jednak pamiętać, że funkcja kierownika budowy lub inspektora nadzoru wiąże się z wysoką odpowiedzialnością zawodową i cywilną. Sam fakt, że działalność nie jest rejestrowana w CEIDG, nie zwalnia z odpowiedzialności za nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z Prawa budowlanego.

Sporządzanie świadectw charakterystyki energetycznej

Również w tym przypadku kluczowe są przepisy szczególne, a nie sam fakt wpisu lub braku wpisu do CEIDG. Zasady sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej wynikają z ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków.

Zgodnie z art. 17 tej ustawy świadectwo charakterystyki energetycznej może sporządzić osoba wpisana do wykazu osób uprawnionych do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej. Jeżeli posiada Pan wymagany wpis, to spełnia Pan podstawowy warunek podmiotowy do wykonywania takich czynności. W praktyce warto również ustalić, kto może wystawić świadectwo energetyczne mieszkania.

Przepisy tej ustawy nie nakazują, aby osoba sporządzająca świadectwa zawsze prowadziła zarejestrowaną działalność gospodarczą. Dlatego także tutaj co do zasady dopuszczalne jest wykonywanie takich usług w ramach działalności nierejestrowanej, o ile spełnione są warunki z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Warto przy tym odróżnić:

• uprawnienie do sporządzenia świadectwa – wynikające z ustawy o charakterystyce energetycznej budynków,
• formę organizacyjno-podatkową wykonywania odpłatnych usług – ocenianą na gruncie ustawy – Prawo przedsiębiorców oraz przepisów podatkowych.

Kiedy działalność nierejestrowana odpada?

Nie każda odpłatna aktywność może być wykonywana w tej formule. Ostrożność jest potrzebna zwłaszcza wtedy, gdy dana działalność wymaga:

• koncesji,
• zezwolenia,
• wpisu do rejestru działalności regulowanej,
• szczególnej formy organizacyjnej przewidzianej ustawą.

Wynika to z art. 44 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, zgodnie z którym przedsiębiorca może podjąć działalność regulowaną dopiero po uzyskaniu wpisu do odpowiedniego rejestru. W praktyce, jeżeli dana aktywność ustawowo jest zastrzeżona dla przedsiębiorcy wykonującego działalność regulowaną, działalność nierejestrowana nie będzie bezpieczną formą jej wykonywania.

W Pana przypadku najważniejsze jest to, że funkcja kierownika budowy i sporządzanie świadectw energetycznych są związane przede wszystkim z posiadaniem osobistych uprawnień zawodowych, a nie z samym wpisem firmy do CEIDG. To przemawia za dopuszczalnością działalności nierejestrowanej, ale zawsze trzeba ocenić konkretny model współpracy, zakres usług i sposób ich rozliczania.

Limit przychodu – jak go pilnować w praktyce?

Limit z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców jest zmienny, bo zależy od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Nie wpisuję tu stałej kwoty, ponieważ zmienia się ona wraz ze zmianą minimalnego wynagrodzenia. W praktyce trzeba każdorazowo obliczyć 75% aktualnej kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującej w danym miesiącu.

Po przekroczeniu limitu zastosowanie ma art. 5 ust. 3 i 4 ustawy – Prawo przedsiębiorców:

• działalność staje się działalnością gospodarczą od dnia przekroczenia limitu,
• wniosek o wpis do CEIDG trzeba złożyć w terminie 7 dni od dnia przekroczenia.

Dla bezpieczeństwa warto prowadzić prostą ewidencję sprzedaży z datą usługi, datą powstania należności i kwotą. Przy usługach budowlanych i energetycznych jedna większa faktura lub rachunek może spowodować przekroczenie limitu już w pierwszym miesiącu.

Podatki i formalności poza CEIDG

Brak obowiązku rejestracji firmy nie oznacza pełnego braku obowiązków. W zależności od stanu faktycznego trzeba uwzględnić m.in.:

• rozliczenie podatku dochodowego od osiągniętych przychodów,
• obowiązki dokumentacyjne wobec klienta,
• ewentualne obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych, jeżeli przetwarza Pan dane inwestorów lub właścicieli nieruchomości,
• odpowiedzialność cywilną za wadliwe wykonanie usługi.

Jeśli chce Pan szerzej uporządkować skutki podatkowe i organizacyjne, pomocny może być także materiał o ZUS i podatkach przy wykonywaniu usług bez klasycznej firmy.

Znaczenie interpretacji indywidualnej KIS

W przywołanym przez Pana kierunku wypowiadała się administracja skarbowa, m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 czerwca 2019 r., nr 0112-KDIL3-3.4011.168.2019.2.WS, dotyczącej przychodu z tytułu wykonywania usług kierownika budowy.

Trzeba jednak podkreślić, że interpretacja indywidualna:

• chroni wyłącznie wnioskodawcę,
• dotyczy tylko opisanego przez niego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego,
• nie zastępuje analizy przepisów zawodowych, administracyjnych i cywilnych.

Podstawę prawną ochrony interpretacyjnej stanowią art. 14b i nast. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa. Jeżeli ma Pan wątpliwości co do własnego modelu rozliczeń, wystąpienie o interpretację indywidualną pozostaje najbezpieczniejszym rozwiązaniem podatkowym.

Rekomendacja praktyczna

W opisanym stanie faktycznym odpowiedź brzmi: najprawdopodobniej tak, może Pan odpłatnie pełnić funkcję kierownika budowy, inspektora nadzoru inwestorskiego oraz sporządzać świadectwa charakterystyki energetycznej w ramach działalności nierejestrowanej, pod warunkiem że:

• spełnia Pan warunki z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców,
• posiada Pan wszystkie wymagane uprawnienia zawodowe i wpisy wynikające z przepisów szczególnych,
• nie wykonuje Pan działalności w modelu, który w praktyce wymagałby wpisu do działalności regulowanej lub natychmiast prowadził do przekroczenia limitu przychodu.

Nie jest to jednak odpowiedź absolutna dla każdego przypadku. Inaczej trzeba ocenić jednorazowe zlecenia od osób prywatnych, a inaczej stałą obsługę kilku inwestycji lub współpracę z jednym podmiotem na większą skalę.

FAQ

Czy działalność nierejestrowana jest dozwolona dla kierownika budowy?

Tak, co do zasady może być dozwolona, jeśli osoba spełnia warunki z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców i jednocześnie ma wymagane uprawnienia z art. 12 ust. 1 Prawa budowlanego.

Czy do sporządzania świadectw energetycznych trzeba mieć firmę?

Nie ma ogólnego przepisu, który zawsze nakazywałby prowadzenie zarejestrowanej firmy. Konieczny jest natomiast wpis do wykazu osób uprawnionych zgodnie z art. 17 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków.

Co jeśli klient zapłaci później, ale umowa już przewiduje wynagrodzenie?

Do limitu w działalności nierejestrowanej liczy się przychód należny, a nie tylko faktycznie otrzymany. Wynika to z art. 5 ust. 6 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Czy interpretacja KIS daje pełne bezpieczeństwo?

Tylko w zakresie podatkowym i tylko temu, kto o nią wystąpił. Ochrona wynika z art. 14b i nast. Ordynacji podatkowej. Nie rozstrzyga ona automatycznie wszystkich kwestii zawodowych i administracyjnych.

Kiedy trzeba zarejestrować działalność gospodarczą?

Gdy w danym miesiącu przekroczy Pan limit przychodu z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców. Wtedy działalność staje się działalnością gospodarczą od dnia przekroczenia, a wniosek do CEIDG trzeba złożyć w ciągu 7 dni.

Źródła

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w szczególności Dz.U. 2018 poz. 646, art. 5 i art. 44.

2. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, w szczególności art. 12.

3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków, w szczególności art. 17.

4. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, art. 14b i nast.

5. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 czerwca 2019 r., 0112-KDIL3-3.4011.168.2019.2.WS.