Zagubiona kasa fiskalna po likwidacji firmy – co grozi i co zrobić

Jakie obowiązki dotyczą starej kasy fiskalnej po zakończeniu działalności?

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Z kolei obowiązek zakończenia używania kasy i zabezpieczenia danych wynika z art. 111 ust. 3a pkt 13 tej samej ustawy.

W praktyce, jeżeli przedsiębiorca kończy działalność albo definitywnie kończy pracę danej kasy, musi dopełnić formalności przewidzianych w rozporządzeniu wykonawczym. Dla kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii zastosowanie ma obecnie § 34 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816 ze zm.). Przepis ten przewiduje, że podatnik:

1. wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy miesięczny,
2. niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej przez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza protokół z tej czynności,
3. składa protokół z odczytu wraz z raportem fiskalnym rozliczeniowym do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 5 dni od dnia sporządzenia tych dokumentów,
4. składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas.

Jeżeli problem dotyczy kasy używanej wcześniej, trzeba oceniać sprawę także według przepisów obowiązujących w dacie, w której należało dokonać odczytu i wyrejestrowania. W praktyce jednak sam mechanizm obowiązków był podobny również w poprzednich rozporządzeniach.

Co zrobić, gdy stara kasa fiskalna zaginęła?

Jeżeli kasa została utracona, kluczowy jest § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z tym przepisem w przypadku utraty kasy podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od powzięcia informacji o utracie, zawiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego. Jeżeli utrata nastąpiła w wyniku kradzieży, do zawiadomienia dołącza się potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży wydane przez organ ścigania.

To ważne: przepis mówi o terminie liczonym od chwili, gdy podatnik powziął informację o utracie. Dlatego w konkretnym stanie faktycznym trzeba umieć wykazać, kiedy rzeczywiście stwierdzono brak urządzenia. Jeżeli kasa była pozostawiona u serwisanta albo w magazynie i dopiero później ujawniono, że nie można jej odnaleźć, ta data może mieć duże znaczenie dla oceny sprawy.

Jeżeli urząd już zadzwonił lub wszczął czynności, warto nie ograniczać się do ustnych wyjaśnień. Najbezpieczniej przygotować pisemne stanowisko, w którym należy:

• opisać historię kasy: fiskalizacja, wymiana urządzenia, zakończenie działalności, przekazanie do serwisu lub inne okoliczności,
• wskazać, kiedy i w jakich warunkach stwierdzono brak kasy,
• podać, dlaczego odczyt pamięci fiskalnej nie jest już możliwy,
• załączyć posiadane dokumenty: książkę kasy, protokoły serwisowe, fakturę zakupu, dokument wymiany, korespondencję z serwisem, ewentualne oświadczenia świadków,
• złożyć formalne zawiadomienie o utracie, jeżeli nie zostało wcześniej złożone.

W tle tych obowiązków pozostaje też kwestia likwidacja obowiązku kasy fiskalnej, ale dotyczy ona tylko określonych stanów faktycznych i nie usuwa obowiązków związanych z prawidłowym zakończeniem pracy już używanego urządzenia.

Czy brak odczytu i brak zgłoszenia grozi karą?

Tak, ale nie w każdej sprawie skończy się to mandatem albo grzywną. Należy odróżnić obowiązki ewidencyjne i informacyjne od odpowiedzialności karnej skarbowej.

W zakresie odpowiedzialności karnej skarbowej znaczenie może mieć art. 80 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy, zgodnie z którym kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych. W zależności od kwalifikacji i okoliczności czyn może być oceniany także jako wykroczenie skarbowe w wypadku mniejszej wagi.

Nie każda nieprawidłowość przy kasie fiskalnej automatycznie oznacza jednak odpowiedzialność z tego przepisu. Organ musi ocenić, jaki konkretnie obowiązek został naruszony, kiedy powstał i czy zachowanie podatnika było zawinione. Jeżeli podatnik rzeczywiście nie mógł już wykonać odczytu, bo urządzenie zaginęło, kluczowe będzie wykazanie staranności i przedstawienie wiarygodnych wyjaśnień.

Przedawnienie i przechowywanie dokumentów – dlaczego to ma znaczenie?

Przy ocenie ryzyka sankcji trzeba uwzględnić przedawnienie karalności. Zgodnie z art. 44 § 1 Kodeksu karnego skarbowego karalność przestępstwa skarbowego ustaje, jeżeli od czasu jego popełnienia upłynęło 5 lat, gdy czyn jest zagrożony karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności nieprzekraczającą 3 lat. Dla wykroczeń skarbowych obowiązują krótsze terminy określone w art. 51 Kodeksu karnego skarbowego.

To oznacza, że data powstania obowiązku i data jego naruszenia są kluczowe. Nie wystarczy powiedzieć, że kasa była stara. Trzeba ustalić, kiedy najpóźniej należało wykonać odczyt i kiedy należało zgłosić utratę. Dopiero wtedy można realnie ocenić, czy karalność już ustała.

Znaczenie mają również przepisy o przechowywaniu dokumentacji podatkowej. Art. 86 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa stanowi, że podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z kolei art. 112 ustawy o VAT nakłada obowiązek przechowywania ewidencji i dokumentów związanych z rozliczaniem podatku do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jeżeli więc sama kasa zaginęła, nadal warto zebrać całą zastępczą dokumentację potwierdzającą historię urządzenia i sposób rozliczania sprzedaży.

Czy można złożyć czynny żal?

Czasem tak, ale nie zawsze. Zgodnie z art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zawiadomił o nim organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności. Jednak art. 16 § 5 Kodeksu karnego skarbowego przewiduje sytuacje, gdy czynny żal jest bezskuteczny, w szczególności gdy został złożony po tym, jak organ miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu czynu.

Jeżeli urząd skarbowy sam skontaktował się z podatnikiem i wskazał brak likwidacji lub odczytu kasy, istnieje duże ryzyko, że czynny żal będzie uznany za spóźniony. Nie oznacza to jednak, że nie warto nic robić. Nadal warto złożyć wyjaśnienia, przedstawić dokumenty i wnosić o odstąpienie od ukarania.

Jakie argumenty można podnieść w odpowiedzi do urzędu?

W piśmie do urzędu skarbowego można rozważyć powołanie się na kilka argumentów, ale tylko wtedy, gdy pasują do rzeczywistego stanu faktycznego.

• Brak możliwości wykonania odczytu z przyczyn obiektywnych – gdy kasa została utracona i nie ma fizycznej możliwości odczytu pamięci.
• Wypadek mniejszej wagi – jeżeli naruszenie miało ograniczony ciężar gatunkowy i nie wiązało się z ukrywaniem sprzedaży.
• Znikoma społeczna szkodliwość czynu – na podstawie art. 1 § 2 Kodeksu karnego skarbowego, zgodnie z którym nie jest przestępstwem skarbowym ani wykroczeniem skarbowym czyn zabroniony, którego społeczna szkodliwość jest znikoma.
• Przedawnienie karalności – jeśli od chwili popełnienia czynu upłynął już ustawowy termin.

W praktyce dobrze działa spokojne, rzeczowe pismo bez emocjonalnych ocen. Należy opisać fakty, wskazać daty, dołączyć dowody i dopiero na końcu sformułować wniosek o nieuwzględnianie odpowiedzialności karnej skarbowej albo o potraktowanie sprawy jako wypadku mniejszej wagi.

Jak odpowiedzieć urzędowi skarbowemu krok po kroku?

Najbezpieczniejszy plan działania jest zwykle następujący:

1. Ustalić dokładną chronologię: kiedy zakończono używanie starej kasy, kiedy miała nastąpić likwidacja, kto miał urządzenie i kiedy stwierdzono jego brak.
2. Zebrać dokumenty: książkę kasy, dokumenty serwisowe, dowód zakupu, potwierdzenia wymiany kasy, korespondencję z serwisem, ewentualne zeznania osób mających kontakt z urządzeniem.
3. Złożyć do urzędu skarbowego pisemne wyjaśnienia oraz – jeżeli wcześniej tego nie zrobiono – zawiadomienie o utracie kasy.
4. Wskazać, że odczyt pamięci fiskalnej nie jest możliwy z uwagi na utratę urządzenia.
5. Jeżeli przemawiają za tym daty i dokumenty, podnieść zarzut przedawnienia albo argument znikomej społecznej szkodliwości.
6. Jeżeli urząd rozpocznie postępowanie karne skarbowe, rozważyć dalszą obronę procesową, w tym wniosek o dobrowolne poddanie się odpowiedzialności, jeśli będzie to najkorzystniejsze rozwiązanie.

Nie warto ignorować telefonu lub pisma z urzędu. Brak reakcji zwykle pogarsza sytuację dowodową podatnika.

FAQ

Czy samo zagubienie kasy fiskalnej oznacza automatycznie grzywnę?

Nie. Organ ocenia całokształt sprawy: daty, winę podatnika, sposób reakcji, dokumenty oraz to, czy doszło jedynie do uchybienia formalnego, czy do poważniejszego naruszenia.

Ile jest czasu na zgłoszenie utraty kasy?

Zgodnie z § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących zawiadomienie trzeba złożyć niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od powzięcia informacji o utracie.

Czy można zrobić odczyt, jeśli kasa już się nie odnalazła?

Nie. Odczyt pamięci fiskalnej wymaga fizycznego dostępu do urządzenia. W takiej sytuacji trzeba wyjaśnić urzędowi, dlaczego wykonanie odczytu jest obiektywnie niemożliwe.

Czy warto składać czynny żal po telefonie z urzędu?

To zależy od etapu sprawy. Jeżeli organ miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o czynie, czynny żal może być nieskuteczny na podstawie art. 16 § 5 Kodeksu karnego skarbowego. Mimo to warto złożyć pełne wyjaśnienia i dokumenty.

Czy po latach można powołać się na przedawnienie?

Tak, ale dopiero po ustaleniu daty popełnienia czynu i właściwego terminu przedawnienia. Dla przestępstw skarbowych podstawowe znaczenie ma art. 44 § 1 Kodeksu karnego skarbowego.

Podsumowanie

Jeżeli stara kasa fiskalna zaginęła po likwidacji działalności, najważniejsze jest szybkie i uporządkowane działanie: pisemne wyjaśnienia do urzędu, zgłoszenie utraty, zebranie dokumentów oraz ocena, czy w sprawie można powołać się na przedawnienie albo znikomą społeczną szkodliwość czynu. W takich sprawach decydują szczegóły stanu faktycznego, dlatego nie warto składać ogólnych wyjaśnień bez wcześniejszego uporządkowania dokumentacji.

Źródła

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535.

2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących – Dz.U. 2019 poz. 816.

3. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy – Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930.

4. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926.

5. Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27.05.2015 r., nr IPPP2/4512-257/15-2/DG.