Wynajem mieszkania w imieniu właściciela

Czy można wynająć mieszkanie, którego nie jest się właścicielem?

Tak, ale trzeba wyraźnie rozróżnić dwie sytuacje. Jeżeli wynajmuje Pan mieszkanie w imieniu właściciela, działa Pan jako pełnomocnik, a stroną umowy najmu jest właściciel lokalu. Taką możliwość przewiduje art. 95 § 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, zgodnie z którym czynności prawnej można dokonać przez przedstawiciela, a czynność dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.

Podstawą działania pełnomocnika jest oświadczenie właściciela o udzieleniu pełnomocnictwa. Wynika to z art. 96 Kodeksu cywilnego, który wskazuje, że umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się między innymi na oświadczeniu reprezentowanego, czyli właśnie na pełnomocnictwie.

W umowie najmu należy jasno wskazać, że wynajmującym jest właściciel, a pełnomocnik jedynie go reprezentuje, np. „Jan Kowalski, właściciel lokalu, reprezentowany przez Annę Nowak na podstawie pełnomocnictwa z dnia...”. Nie należy podpisywać umowy tak, jakby pełnomocnik był właścicielem lokalu, bo może to prowadzić do sporu o to, kto faktycznie jest stroną umowy.

Jakie pełnomocnictwo wybrać do wynajmu mieszkania?

Rodzaje pełnomocnictw określa art. 98 Kodeksu cywilnego. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zwykły zarząd potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do konkretnej czynności.

W przypadku wynajmu mieszkania najbezpieczniejsze jest pełnomocnictwo rodzajowe albo szczegółowe, a nie bardzo ogólna formuła. Właściciel powinien wskazać, że pełnomocnik może zawierać, zmieniać i wypowiadać umowy najmu konkretnego lokalu, pobierać czynsz, rozliczać opłaty, odbierać korespondencję związaną z najmem oraz reprezentować właściciela wobec najemców, wspólnoty mieszkaniowej, zarządcy i dostawców mediów, jeżeli taki zakres rzeczywiście ma być potrzebny.

Jeżeli pełnomocnik ma zajmować się nie tylko najmem, ale także sprawami bankowymi albo zarządzaniem nieruchomościami, warto oddzielnie opisać każde uprawnienie. Pomocne może być porównanie, jak konstruuje się pełnomocnictwo do konta i nieruchomości, ponieważ banki i najemcy zwykle wymagają bardzo precyzyjnego zakresu umocowania.

Co powinno zawierać pełnomocnictwo do wynajmu lokalu?

Pełnomocnictwo powinno być zrozumiałe dla najemcy i dla instytucji, którym będzie okazywane. Im dokładniej opisany jest zakres umocowania, tym mniejsze ryzyko, że najemca zakwestionuje prawo pełnomocnika do podpisania umowy albo przyjęcia pieniędzy.

Warto dopisać, czy pełnomocnik może negocjować wysokość czynszu, zgadzać się na najem ze zwierzętami, pobierać kaucję, podpisywać aneksy, dokonywać rozliczeń po zakończeniu najmu oraz kierować do najemcy wezwania do zapłaty. Wątpliwości co do zakresu pełnomocnictwa najczęściej pojawiają się właśnie wtedy, gdy dokument zawiera tylko ogólną formułę bez wymienienia konkretnych czynności.

Jaka forma pełnomocnictwa jest potrzebna?

Pełnomocnictwo ogólne powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności, co wynika z art. 99 § 2 Kodeksu cywilnego. Z kolei art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.

Dla zwykłej umowy najmu lokalu mieszkalnego przepisy Kodeksu cywilnego nie wymagają aktu notarialnego. Trzeba jednak pamiętać o art. 660 Kodeksu cywilnego: umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie, a niezachowanie tej formy powoduje, że umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony. Dlatego pełnomocnictwo do podpisywania takich umów również powinno być co najmniej pisemne.

Jeżeli właściciel chce zawrzeć umowę najmu okazjonalnego, trzeba dodatkowo uwzględnić art. 19a ust. 6 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Przepis ten wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności dla umowy najmu okazjonalnego i jej zmian. Sama umowa najmu okazjonalnego nie jest aktem notarialnym, ale jednym z załączników jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji, o którym mowa w art. 19a ust. 2 pkt 1 tej ustawy.

W praktyce warto rozważyć notarialne poświadczenie podpisu właściciela na pełnomocnictwie. Nie jest to automatyczny obowiązek przy zwykłym najmie, ale ułatwia wykazanie, że dokument rzeczywiście pochodzi od właściciela. Jest to szczególnie przydatne, gdy właściciel mieszka za granicą, najemca żąda potwierdzenia umocowania albo pełnomocnik ma kontaktować się z bankiem, zarządcą nieruchomości lub urzędem.

Wynajem okazjonalny przez pełnomocnika

Pełnomocnik może podpisać w imieniu właściciela umowę najmu okazjonalnego, jeżeli pełnomocnictwo obejmuje taką czynność. Najem okazjonalny lokalu mieszkalnego jest uregulowany w art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów. Zgodnie z art. 19a ust. 1 tej ustawy może go zawrzeć właściciel lokalu będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.

Do umowy najmu okazjonalnego trzeba dołączyć dokumenty wymienione w art. 19a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów, w tym oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu, wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać, oraz oświadczenie osoby mającej tytuł prawny do tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy. Na żądanie wynajmującego podpis na tym ostatnim oświadczeniu powinien być notarialnie poświadczony.

Wynajmujący powinien zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Obowiązek ten wynika z art. 19b ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. Pełnomocnik może technicznie przygotować i wysłać zgłoszenie, ale powinien mieć do tego wyraźne umocowanie.

Czego pełnomocnik nie powinien robić bez wyraźnego upoważnienia?

Pełnomocnik nie powinien rozszerzać swojego działania poza treść dokumentu. Jeżeli pełnomocnictwo upoważnia tylko do znalezienia najemcy i podpisania umowy, nie musi automatycznie obejmować wypowiedzenia umowy, zawarcia ugody, potrącenia kaucji, zaciągania zobowiązań za właściciela albo kierowania sprawy do sądu.

Znaczenie ma także art. 108 Kodeksu cywilnego. Pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy, chyba że wynika to z treści pełnomocnictwa albo ze względu na treść czynności wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Jeżeli więc pełnomocnik chciałby sam wynająć mieszkanie od właściciela, taka sytuacja wymaga szczególnie jednoznacznego upoważnienia i ostrożności.

Jeżeli pełnomocnik działa bez umocowania albo przekracza jego zakres, zastosowanie ma art. 103 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego. Ważność umowy zależy wtedy od potwierdzenia jej przez właściciela, a druga strona może wyznaczyć właścicielowi odpowiedni termin do potwierdzenia. Brak potwierdzenia w terminie powoduje, że umowa nie dochodzi do skutku wobec właściciela.

Czy pełnomocnictwo można odwołać?

Tak. Zgodnie z art. 101 § 1 Kodeksu cywilnego pełnomocnictwo może być odwołane w każdym czasie, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. W typowych sprawach najmu właściciel może więc odwołać pełnomocnictwo, najlepiej w formie pisemnej i z potwierdzeniem doręczenia pełnomocnikowi.

Art. 101 § 2 Kodeksu cywilnego wskazuje również, że umocowanie wygasa ze śmiercią mocodawcy albo pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego. W praktyce najemca powinien zostać poinformowany, jeżeli właściciel odwołał pełnomocnictwo albo zmienił osobę zarządzającą najmem. Więcej o tym, kiedy dokument nadal działa, wyjaśnia zagadnienie ważność pełnomocnictwa.

Kaucja, czynsz i rozliczenia z najemcą

Jeżeli pełnomocnik ma pobierać czynsz i kaucję, powinno to wynikać wprost z pełnomocnictwa. Przy najmie lokalu mieszkalnego kaucja zabezpieczająca należności z tytułu najmu jest uregulowana w art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. Co do zasady kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy.

Przy najmie okazjonalnym art. 19a ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów przewiduje, że kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za lokal, obliczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Zwrot zwaloryzowanej kaucji powinien nastąpić w terminie miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu, co wynika z art. 6 ust. 4 tej ustawy.

Dla bezpieczeństwa pieniądze powinny trafiać na rachunek właściciela albo na rachunek pełnomocnika wyraźnie wskazany w pełnomocnictwie i umowie najmu. W umowie warto określić, komu najemca płaci czynsz, jak opisuje przelew i kto wystawia pokwitowania.

Koszty pełnomocnictwa i poświadczenia podpisu

Samo udzielenie prywatnego pełnomocnictwa do okazania najemcy nie wymaga opłaty skarbowej. Opłata skarbowa może pojawić się wtedy, gdy dokument pełnomocnictwa jest składany w sprawie z zakresu administracji publicznej albo w postępowaniu sądowym. Wynika to z art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej. Stawka od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa wynosi 17 zł zgodnie z częścią IV załącznika do tej ustawy, z przewidzianymi w tej części zwolnieniami, między innymi dla najbliższej rodziny.

Jeżeli właściciel chce potwierdzić podpis u notariusza, zastosowanie ma rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Maksymalne stawki za czynności notarialne dotyczące pełnomocnictw i poświadczeń wynikają w szczególności z § 8 oraz § 13 tego rozporządzenia. Do taksy notarialnej dolicza się VAT według aktualnej stawki oraz koszt wypisów lub odpisów, jeżeli są potrzebne.

Jak podpisać umowę najmu przez pełnomocnika?

Podpis pod umową powinien odzwierciedlać rzeczywistą rolę pełnomocnika. Najbezpieczniej użyć formuły: „Wynajmujący: Jan Kowalski, reprezentowany przez pełnomocnika Annę Nowak na podstawie pełnomocnictwa z dnia..., podpis pełnomocnika”. Do umowy warto dołączyć kopię pełnomocnictwa albo okazać najemcy oryginał do wglądu.

Jeżeli lokal ma kilku współwłaścicieli, każdy z nich powinien podpisać umowę albo udzielić pełnomocnictwa. Przy współwłasności zakres uprawnień zależy od rodzaju czynności i udziałów współwłaścicieli, dlatego w razie sporu co do zwykłego zarządu trzeba ocenić konkretny stan faktyczny.

W sprawach sądowych, np. o zapłatę zaległego czynszu albo eksmisję, mogą być potrzebne odrębne zasady reprezentacji. Warto wtedy odróżnić pełnomocnictwo procesowe a do doręczeń, ponieważ dokument używany przy podpisaniu umowy najmu nie zawsze wystarczy do działania przed sądem.

FAQ

Źródła

• Art. 95 § 1 i 2, art. 96, art. 98, art. 99 § 1 i 2, art. 101 § 1 i 2, art. 103 § 1 i 2, art. 106, art. 108, art. 659 § 1, art. 660 i art. 661 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
• Art. 6 ust. 1 i 4, art. 19a ust. 1, 2, 4 i 6 oraz art. 19b ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
• Art. 1 ust. 1 pkt 2 oraz część IV załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.
• § 8 i § 13 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.