Współpraca z doradcą podatkowym - jak wygląda w praktyce?

Doradca podatkowy a księgowy – fundamentalna różnica

Zanim przejdziemy do samej współpracy, musimy wyjaśnić podstawowe nieporozumienie. Dlaczego Twoja księgowa nie zawsze jest Twoim doradcą?

Księgowość to, w dużym uproszczeniu, historia. Księgowy ewidencjonuje zdarzenia gospodarcze, które już miały miejsce. Dba o to, by faktury zostały poprawnie zaksięgowane, a deklaracje VAT wysłane w terminie. Jego praca jest odtwórcza i skupiona na poprawności formalnej.

Doradztwo podatkowe dla firm, to przyszłość i strategia. Doradca podatkowy to zawód zaufania publicznego (regulowany ustawą), który wymaga zdania jednego z najtrudniejszych egzaminów państwowych w Polsce. Jego zadaniem nie jest wprowadzanie faktur do systemu, ale analiza: co zrobić, aby w przyszłości zapłacić podatki w optymalnej wysokości, zachowując pełne bezpieczeństwo prawne.

Zapamiętaj: Księgowy mówi Ci, ile podatku masz zapłacić za zeszły miesiąc. Doradca podatkowy mówi Ci, jaką formę działalności wybrać, aby w przyszłym roku zapłacić go mniej lub jak bezpiecznie przeprowadzić ryzykowną transakcję.

Pierwszy kontakt: Diagnoza pacjenta

Współpracę z doradcą podatkowym można przyrównać do wizyty u lekarza specjalisty. Zaczyna się od wywiadu. Pierwsze spotkanie (czy to online, czy w biurze kancelarii) rzadko polega na udzielaniu gotowych odpowiedzi. To czas na diagnozę.

Podczas konsultacji wstępnej doradca zapyta o:

• Profil Twojej działalności: Co sprzedajesz? Komu? Czy działasz tylko w Polsce, czy też za granicą?
• Plany rozwojowe: Czy planujesz inwestycje, leasingi, zakup nieruchomości lub sprzedaż części udziałów?
• Strukturę kosztów i przychodów: Jak wyglądają Twoje przepływy finansowe?
• Sytuację prywatną: (W przypadku firm jednoosobowych lub spółek rodzinnych) Czy masz małżonka? Czy planujesz sukcesję?

To moment, w którym kluczowa jest szczerość. Doradcę obowiązuje tajemnica zawodowa – jest ona tak silna, jak tajemnica adwokacka czy lekarska. Możesz, a nawet musisz powiedzieć mu o swoich obawach czy popełnionych wcześniej błędach. Tylko mając pełny obraz sytuacji, doradca jest w stanie zaproponować skuteczne "leczenie".

Modele współpracy: Doraźnie czy na stałe?

W praktyce rynkowej spotykamy się z dwoma głównymi modelami współpracy. Wybór zależy od skali Twojego biznesu i aktualnych potrzeb.

A. Współpraca projektowa (Ad-hoc)

To rozwiązanie dla firm i osób prywatnych, które mają konkretny, jednorazowy problem. Przykłady sytuacji, w których ten model sprawdza się najlepiej:

• Wybór formy opodatkowania: Zakładasz firmę lub zmieniają się przepisy (np. wejście Polskiego Ładu) i chcesz przeliczyć, co się bardziej opłaca: ryczałt, linia czy skala.
• Przekształcenie spółki: Chcesz zmienić JDG w Spółkę z o.o. To skomplikowany proces wymagający audytu i planu przekształcenia.
• Transakcje nieruchomościowe: Sprzedajesz działkę i chcesz wiedzieć, czy musisz zapłacić VAT, czy podatek dochodowy, a może skorzystasz ze zwolnienia.
• Kontrola skarbowa: Urząd Skarbowy zapukał do drzwi. Potrzebujesz pełnomocnika, który będzie Cię reprezentował.

W tym modelu płacisz za konkretną usługę lub za godziny pracy poświęcone na rozwiązanie problemu.

B. Stała obsługa (Abonament)

To model preferowany przez średnie i duże przedsiębiorstwa. Firma płaci miesięczny ryczałt, w ramach którego ma zapewnioną określoną liczbę godzin doradztwa lub nielimitowane konsultacje bieżące.

Jak to wygląda w praktyce?

• Dzwonisz do doradcy przed podpisaniem ważnej umowy, by sprawdził ją pod kątem ryzyk podatkowych.
• Wysyłasz maila z pytaniem: "Czy ten wydatek mogę wrzucić w koszty?".
• Doradca proaktywnie informuje Cię o zmianach w prawie, które dotyczą Twojej branży, zanim jeszcze wejdą w życie.

Stała współpraca daje coś bezcennego: spokój ducha. Wiesz, że ktoś czuwa nad bezpieczeństwem Twoich interesów w trybie ciągłym, a nie tylko wtedy, gdy "wybucha pożar".

Co konkretnie robi doradca? Zakres usług

Wielu przedsiębiorców myśli, że doradztwo kończy się na wskazaniu "jak płacić mniej". To mit. Optymalizacja to tylko wierzchołek góry lodowej. Oto co dzieje się w "kuchni" kancelarii podatkowej:

Audyty podatkowe

Doradca wchodzi do Twojej firmy i prześwietla księgi z ostatnich lat. Szuka trupów w szafie – błędów, które mogą skutkować karami. Celem jest ich wykrycie i naprawienie (np. poprzez korektę deklaracji i złożenie tzw. czynnego żalu), zanim zrobi to kontrola skarbowa.

Występowanie o Interpretacje Indywidualne

Przepisy bywają niejasne. Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoje działanie jest poprawne, doradca pisze wniosek do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Uzyskanie pozytywnej interpretacji daje Ci "parasol ochronny" – nawet jeśli prawo się zmieni lub urzędnik będzie miał inne zdanie, Ty jesteś chroniony.

Ceny transferowe

Jeśli masz powiązane ze sobą spółki (np. Ty jesteś prezesem w dwóch firmach, które handlują ze sobą), musisz tworzyć dokumentację cen transferowych, by udowodnić, że ceny są rynkowe. To skomplikowana materia, którą doradcy biorą na swoje barki.

Reprezentacja przed KAS i sądami

To jedna z najważniejszych funkcji. Gdy przychodzi kontrola, nie musisz rozmawiać z urzędnikami. Robi to Twój doradca. Jeśli Urząd wyda niekorzystną decyzję, doradca pisze odwołania i reprezentuje Cię przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym, a nawet przed Naczelnym Sądem Administracyjnym.

Bezpieczeństwo i odpowiedzialność

Współpraca z doradcą podatkowym różni się od współpracy z firmą konsultingową "krzak" jednym kluczowym aspektem: odpowiedzialnością.

Każdy doradca podatkowy ma obowiązek posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC). Jeśli doradca popełni błąd w swojej opinii, w wyniku którego Twoja firma poniesie straty (np. będziesz musiał dopłacić podatek z odsetkami), odszkodowanie zostanie wypłacone z jego polisy.

Co więcej, doradca podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej przed Krajową Izbą Doradców Podatkowych. To gwarancja etyki i jakości. Biura rachunkowe bez licencji doradczej (a takich jest większość) nie mogą legalnie udzielać porad podatkowych, a ich polisy często nie obejmują błędów w doradztwie, a jedynie błędy rachunkowe.

Wynik końcowy – co otrzymujesz?

Efektem pracy doradcy rzadko jest tylko "dobra rada" rzucona przez telefon. W profesjonalnym obrocie otrzymujesz dokumenty:

• Opinię podatkową: Pisemny dokument analizujący stan faktyczny i prawny, zawierający rekomendacje. To Twój "glejt" w razie kontroli.
• Procedury podatkowe: Instrukcje dla Twojego działu księgowości i sprzedaży (np. instrukcja obiegu faktur, procedura należytej staranności w VAT).
• Kalkulacje i symulacje: Arkusze pokazujące opłacalność różnych scenariuszy biznesowych.

Podsumowanie: Koszt czy Inwestycja?

Stawki doradców podatkowych są wyższe niż stawki księgowych. Godzina pracy specjalisty to wydatek rzędu kilkuset złotych. Jednak patrzenie na tę współpracę przez pryzmat kosztów jest błędem poznawczym.

Dobry doradca podatkowy w praktyce "zarabia" na siebie z nawiązką. Robi to na dwa sposoby:

1. Zysk: Znajdując legalne możliwości obniżenia obciążeń (ulgi B+R, IP Box, estoński CIT), zostawia w kieszeni firmy realną gotówkę.
2. Unikanie strat: Chroniąc firmę przed karami, domiarami podatkowymi i odsetkami, które mogłyby doprowadzić do jej upadku.

W dzisiejszej rzeczywistości gospodarczej, gdzie jedyną stałą jest zmiana, doradca podatkowy staje się nawigatorem. Współpraca z nim w praktyce to zdjęcie z barków przedsiębiorcy ciężaru niepewności. Zamiast śledzić Dziennik Ustaw, możesz zająć się tym, co robisz najlepiej – rozwijaniem swojego biznesu.

Poprzedni materiał

Następny materiał