Kara za rezygnację z umowy z touroperatorem bez jego podpisu

Czy brak podpisu touroperatora oznacza, że nie było umowy?

Nie zawsze. W prawie cywilnym o zawarciu umowy nie decyduje wyłącznie wymiana podpisanych egzemplarzy, chyba że strony same zastrzegły, iż umowa ma dojść do skutku dopiero po podpisaniu przez obie strony albo ustawa wymaga szczególnej formy pod rygorem nieważności. Zgodnie z art. 60 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie ujawniające tę wolę w sposób dostateczny, w tym w postaci elektronicznej.

Jeżeli strony prowadziły negocjacje, zastosowanie ma także art. 72 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym umowa zostaje zawarta, gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji. To oznacza, że nawet bez wymiany dwóch podpisanych egzemplarzy sąd może uznać, iż do zawarcia umowy doszło wcześniej – np. przez e-mailowe zaakceptowanie ceny, terminu, hotelu, liczby uczestników, zasad płatności i warunków rezygnacji.

Znaczenie ma też art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy, określające istotne postanowienia tej umowy, jest ofertą. Jeżeli więc operator przesłał ofertę lub projekt umowy z kompletem istotnych warunków, a druga strona ją przyjęła, trzeba badać, czy nie doszło do zawarcia umowy przez przyjęcie oferty w rozumieniu art. 66 i następnych Kodeksu cywilnego.

W praktyce sporu kluczowe będzie więc nie samo pytanie, czy wrócił podpisany skan, ale:

• czy uzgodniono wszystkie istotne warunki wyjazdu,
• czy z korespondencji wynikała akceptacja warunków finansowych i warunków rezygnacji,
• czy strony przystąpiły do wykonywania ustaleń,
• czy w umowie lub OWU zastrzeżono, że do zawarcia dochodzi dopiero po podpisaniu przez obie strony.

Jak ocenić sytuację z przedstawionego stanu faktycznego?

W opisanej sprawie istnieją argumenty dla obu stron. Z jednej strony wielomiesięczny brak reakcji operatora, brak odesłania podpisanej umowy i brak jednoznacznego potwierdzenia realizacji oferty osłabiają jego pozycję. Z drugiej strony, jeżeli strony wcześniej mailowo uzgodniły szczegóły imprezy, a Pana dalsze wiadomości dotyczyły już zmiany hotelu, a nie zakwestionowania samego istnienia umowy, to operator może twierdzić, że traktował Pan umowę jako obowiązującą.

Takie zachowanie może być odczytane jako potwierdzenie, że umowa została zawarta, a późniejsza informacja o braku zainteresowania hotelem była już rezygnacją z obowiązującego kontraktu. Sąd badałby całość relacji stron, a nie tylko jeden formalny brak podpisu na skanie.

Warto też uwzględnić art. 65 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego. Przepisy te nakazują tłumaczyć oświadczenia woli z uwzględnieniem okoliczności, zasad współżycia społecznego i ustalonych zwyczajów oraz badać raczej zgodny zamiar stron i cel umowy niż opierać się wyłącznie na jej dosłownym brzmieniu. W sporze o zawarcie umowy e-mailowej to właśnie analiza całego przebiegu współpracy często rozstrzyga sprawę.

Zobacz również:

• wypowiedzenie umowy o współpracy
• reklamacja usługi wykonanej niezgodnie z umową

Czy zapis o 30% ceny za rezygnację jest skuteczny?

To zależy od konstrukcji umowy. Jeżeli zapis przewiduje „karę umowną”, trzeba pamiętać, że zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego można zastrzec karę umowną wyłącznie na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Sama nazwa postanowienia nie rozstrzyga sprawy – sąd będzie oceniał jego funkcję.

Jeżeli chodzi o zobowiązanie do zapłaty określonej kwoty przy odstąpieniu lub rozwiązaniu umowy przez klienta biznesowego, zapis może być oceniany także jako umowne odstępne lub zryczałtowana rekompensata kosztów rezygnacji. W takim wypadku znaczenie mają nie tylko art. 483 Kodeksu cywilnego, ale również art. 396 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym można zastrzec, że jednej lub obu stronom będzie wolno odstąpić od umowy za zapłatą oznaczonej sumy.

Jeżeli jednak postanowienie ma charakter kary umownej, dłużnik może żądać jej miarkowania. Zgodnie z art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara umowna jest rażąco wygórowana, dłużnik może żądać jej zmniejszenia. W sporze można więc podnosić, że 30% ceny nie odpowiada rzeczywistym kosztom operatora, zwłaszcza gdy przez długi czas nie podejmował on aktywnych działań organizacyjnych albo nie wykazał, jakie koszty rzeczywiście poniósł.

W relacji między przedsiębiorcami nie można automatycznie powołać się na klauzule abuzywne z art. 385(1) Kodeksu cywilnego, bo ten reżim dotyczy co do zasady umów z konsumentami. Dlatego w sprawie B2B obrona musi opierać się przede wszystkim na:

• braku skutecznego zawarcia umowy,
• niewłaściwej kwalifikacji zapisu jako kary umownej,
• miarkowaniu kary z art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego,
• nadużyciu prawa podmiotowego na podstawie art. 5 Kodeksu cywilnego – ale tylko pomocniczo i ostrożnie,
• niewykazaniu przez operatora rzeczywistej podstawy i wysokości roszczenia.

Znaczenie ustawy o imprezach turystycznych

Jeżeli sprawa dotyczy relacji organizatora turystyki z podróżnym, duże znaczenie ma ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych. W szczególności art. 47 tej ustawy reguluje rozwiązanie umowy o udział w imprezie turystycznej przez podróżnego przed rozpoczęciem imprezy oraz dopuszcza pobranie odpowiedniej i uzasadnionej opłaty za odstąpienie.

W opisanym stanie faktycznym relacja wygląda jednak na współpracę między biurem agencyjnym lub pośrednikiem a touroperatorem, a nie klasyczny stosunek organizator–konsument. Dlatego nie można automatycznie przenosić wszystkich zasad z art. 47 tej ustawy na spór pomiędzy dwoma przedsiębiorcami. Trzeba najpierw ustalić, jaki był dokładny model współpracy: agencyjny, pośrednictwa czy bezpośredniego zakupu imprezy w celu dalszej odsprzedaży.

Jeżeli operator powołuje się na własne warunki uczestnictwa właściwe dla „podróżnego”, a druga strona działała jako przedsiębiorca, można badać, czy te warunki w ogóle zostały prawidłowo włączone do umowy oraz czy odpowiadają charakterowi relacji B2B.

Brak odpowiedzi i przeciąganie formalności – czy to naruszenie obowiązków?

Takie zachowanie może mieć znaczenie prawne, ale nie zawsze przekreśla roszczenie operatora. Zgodnie z art. 354 § 1 Kodeksu cywilnego dłużnik powinien wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią oraz w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu, zasadom współżycia społecznego i ustalonym zwyczajom. Z kolei art. 354 § 2 Kodeksu cywilnego stanowi, że w taki sam sposób powinien współdziałać wierzyciel przy wykonaniu zobowiązania.

Długotrwały brak odpowiedzi, nieprzesyłanie potwierdzeń i pozostawianie kontrahenta w niepewności może zostać uznane za naruszenie obowiązku współdziałania i lojalności kontraktowej. Nie daje to jednak automatycznie prawa do jednostronnego uznania umowy za niebyłą. Zwykle bezpieczniejsze jest wcześniejsze wysłanie wyraźnego wezwania: do potwierdzenia zawarcia umowy, do wykonania obowiązków organizacyjnych albo do zajęcia stanowiska w konkretnym terminie.

W niektórych stanach faktycznych można rozważać zastosowanie art. 491 § 1 Kodeksu cywilnego, jeżeli jedna ze stron dopuszcza się zwłoki w wykonaniu zobowiązania wzajemnego. Przepis pozwala wyznaczyć odpowiedni dodatkowy termin z zagrożeniem odstąpienia od umowy. To jednak wymaga ostrożności, bo najpierw trzeba ustalić, czy po stronie operatora istniał już konkretny, wymagalny obowiązek, którego nie wykonał.

Jakie argumenty może podnieść biuro podróży w odpowiedzi na żądanie zapłaty?

Jeżeli otrzymał Pan wezwanie do zapłaty, odpowiedź powinna być rzeczowa i oparta na dokumentach. W piśmie można rozważyć podniesienie następujących argumentów – o ile wynikają z rzeczywistego przebiegu sprawy:

• brak jednoznacznego zawarcia umowy, jeżeli operator nie zaakceptował skutecznie oferty albo strony zastrzegły formę podpisania przez obie strony,
• brak wykazania, że ogólne warunki i tabela kosztów rezygnacji zostały skutecznie doręczone przed zawarciem umowy,
• niewykazanie podstawy prawnej żądania 30% ceny, w tym charakteru tej opłaty,
• rażące opóźnienie operatora w komunikacji i brak współdziałania, co miało wpływ na możliwość realizacji imprezy,
• ewentualnie rażące wygórowanie dochodzonej kwoty w rozumieniu art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego,
• brak udokumentowania rzeczywiście poniesionych kosztów, jeśli operator powołuje się na koszty organizacji, a nie na klasyczną karę umowną.

Nie warto natomiast opierać obrony wyłącznie na argumencie „to było niesprawiedliwe”. W sporze gospodarczym najważniejsze będą: treść umowy, OWU, chronologia maili, załączniki, potwierdzenia doręczeń oraz to, jak strony same opisywały swoje działania.

Zobacz również:

• wykonawca nie chce wystawić faktury – co zrobić
• rezygnacja z umowy a wygórowane odstępne

Tabela: co przemawia za każdą ze stron?

Jak postąpić praktycznie przed sporem sądowym?

Najbezpieczniej zrobić cztery rzeczy:

1. zebrać pełną korespondencję mailową w porządku chronologicznym, wraz z załącznikami i metadanymi dat,
2. ustalić, czy w umowie lub OWU był zapis, że umowa dochodzi do skutku dopiero po podpisaniu przez obie strony,
3. zażądać od operatora wskazania dokładnej podstawy prawnej i umownej roszczenia oraz wyliczenia kwoty 30%,
4. przygotować formalną odpowiedź na wezwanie do zapłaty, bez emocjonalnych sformułowań, z zachowaniem własnego stanowiska dowodowego.

Jeżeli sprawa trafi do sądu, operator będzie musiał udowodnić zarówno fakt zawarcia umowy, jak i podstawę naliczenia żądanej kwoty. Wynika to z art. 6 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne.

FAQ

Czy sama wymiana maili może zawrzeć umowę?

Tak. Na podstawie art. 60 Kodeksu cywilnego i art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego umowa może zostać zawarta także przez e-mail, jeżeli z korespondencji wynika zgodna wola stron co do istotnych postanowień.

Czy brak podpisu drugiej strony zawsze unieważnia umowę?

Nie. Tylko wtedy, gdy ustawa wymaga szczególnej formy albo strony wyraźnie zastrzegły, że bez podpisu obu stron umowa nie dochodzi do skutku.

Czy 30% ceny za rezygnację zawsze trzeba zapłacić?

Nie. Najpierw trzeba ustalić, czy umowa została zawarta, jaki charakter ma ten zapis oraz czy kwota nie jest rażąco wygórowana w rozumieniu art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego.

Czy przedsiębiorca może powołać się na klauzule abuzywne jak konsument?

Zasadniczo nie w typowej relacji B2B. W sporze między przedsiębiorcami większe znaczenie mają treść umowy, sposób jej zawarcia, wykładnia oświadczeń woli i ewentualne miarkowanie kary umownej.

Co jest najważniejszym dowodem w takim sporze?

Najczęściej pełna korespondencja e-mailowa, załączone projekty umowy i OWU, potwierdzenia doręczenia oraz wiadomości pokazujące, czy strony traktowały umowę jako zawartą.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93.

2. Ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych – Dz.U. 2017 poz. 2361.