Kiedy zwrot wymaga faktury korygującej
Korekta jest potrzebna tylko wtedy, gdy do sprzedaży wystawiono fakturę. Konsument, który kupił na paragon, dostaje zwrot pieniędzy, a sprzedawca rozlicza go w ewidencji zwrotów, bez udziału KSeF. Inaczej jest, gdy klient kupował na firmę albo gdy e-sklep wystawia fakturę do każdego zamówienia.
Faktury dla konsumentów nie muszą przechodzić przez KSeF, choć wolno je tam wystawiać. Jeśli pierwotny dokument trafił do systemu, najprościej, żeby korekta poszła tą samą drogą, bo odwołuje się do numeru nadanego w KSeF. Faktura do paragonu z NIP-em nabywcy to już dokument dla firmy, więc jej korekta również idzie przez system.
Klient z NIP-em, który ma prawa konsumenta
Od 2021 roku osoba prowadząca jednoosobową działalność, która kupuje przez internet coś niezwiązanego zawodowo z jej branżą (np. fryzjerka zamawiająca rower lub programista kupujący ekspres do kawy), może w ciągu 14 dni odstąpić od umowy tak jak konsument. Faktura na NIP przeszła wtedy przez KSeF, więc zwrot kończy się korektą ustrukturyzowaną, wystawioną w systemie.
Pieniądze oddaje się w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, ale sprzedawca może wstrzymać zwrot do chwili otrzymania towaru albo dowodu jego odesłania. Korektę wystawia się zwykle wtedy, gdy paczka wróciła i została sprawdzona. To sensowna kolejność, bo dokument oddaje stan faktyczny, a nie deklarację klienta.
Co musi się znaleźć w korekcie
Faktura korygująca w KSeF ma ten sam format co zwykła faktura. Przy zwrocie trzeba zadbać o kilka elementów:
- numer faktury korygowanej i numer, który nadał jej KSeF,
- pozycje objęte zwrotem, z ilością i wartością przed i po korekcie albo z samą różnicą,
- kwotę, o którą zmienia się podstawa opodatkowania i podatek VAT.
Numer KSeF pochodzi z pierwotnej faktury, więc program ERP powinien go mieć zapisanego przy dokumencie. Jeśli trzeba go szukać w portalu, każda korekta zaczyna się od kilku minut przeglądania listy. Wysłanej faktury nie da się z systemu wycofać, więc każdy błąd - nie tylko zwrot - wymaga wystawienia korekty.
Zdarzają się jeszcze zwroty towaru kupionego przed wejściem obowiązku. Korektę do faktury wystawionej poza systemem również wystawia się w KSeF, z oznaczeniem, że dokument pierwotny nie ma numeru KSeF. Program ERP musi obsługiwać ten wariant, bo przez kilka miesięcy będzie się on pojawiał regularnie.
Kiedy obniżyć VAT po zwrocie
Korektę zmniejszającą podstawę opodatkowania ujmuje się w okresie jej wystawienia, o ile firma posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków z nabywcą oraz ich spełnienie. Przy zwrocie są to zwykle: zgłoszenie odstąpienia, potwierdzenie przyjęcia paczki i potwierdzenie przelewu. Faktura w KSeF jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru, więc sprawa doręczenia korekty odpada.
Szczegóły, np. częściowy zwrot przy rabacie na cały koszyk albo zwrot kosztów dostawy, to pytanie do księgowego. Przy odstąpieniu od umowy konsument ma prawo do zwrotu kosztu dostawy do niego, liczonego według najtańszej zwykłej formy oferowanej przez e-sklep, i korekta powinna to uwzględniać. Ogólna zasada jest prosta: korekta ma oddawać to, co faktycznie stało się z zamówieniem.
Gdzie w tym wszystkim program ERP i integracja
Korektę wystawia się tam, gdzie powstała faktura, czyli zwykle w programie ERP. Aby proces przebiegał sprawnie, system musi precyzyjnie powiązać dokument z zamówieniem oraz zapisać nadany mu numer KSeF. Przy ręcznym przepisywaniu danych łatwo stracić to powiązanie, a zwroty trzeba potem ręcznie dopasowywać po nazwisku klienta czy kwocie.
Ten odcinek porządkuje gotowa integracja sklepu internetowego z programem ERP. Programy Integratory.pl importują zamówienia do programu jako dokumenty sprzedaży, a dedykowany moduł KSeF, dostępny na dziś w WfSync dla WAPRO Mag, wysyła faktury do systemu i zapisuje numer KSeF z powrotem na dokumencie w ERP. Dzięki temu przy zwrocie wszystkie dane potrzebne do korekty znajdują się w jednym miejscu.