Papiery od pracodawcy i karty podatkowe
Pierwszym krokiem jest zgromadzenie kompletnej dokumentacji potwierdzającej legalne zatrudnienie oraz odprowadzanie zaliczki na podatki i składki społeczne. Od każdego pracodawcy należy odebrać imienne zestawienie dochodów za dany rok podatkowy.
W zależności od kraju zatrudnienia dokumenty te różnią się nazwą:
- Holandia: Jaaropgave
- Niemcy: Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
- Wielka Brytania: P45 (w trakcie roku) lub P60 (na koniec roku)
- Austria: Lohnzettel (L16)
Oprócz rocznych podsumowań warto zachować ostatnie paski płacowe (payslipy), umowy o pracę oraz odcinki wypłat. Posiadanie tych dokumentów ułatwia późniejsze rozliczenie z zagranicznym urzędem skarbowym i umożliwia odzyskanie nadpłaconego podatku.
Dokument zaświadczający okresy pracy – formularz U1
Osoby planujące rejestrację w polskim urzędzie pracy lub ubiegające się o zasiłek dla bezrobotnych potrzebują oficjalnego potwierdzenia okresów ubezpieczenia za granicą. Zgodnie z prawem unijnym służy do tego dokument PD U1 (Portable Document U1).
Wniosek o wydanie formularza U1 składa się do odpowiedniej instytucji ds. zatrudnienia w kraju, w którym wykonywana była praca (np. UWV w Holandii, Bundesagentur für Arbeit w Niemczech). Do wniosku należy dołączyć odcinki wypłat oraz wykaz przepracowanych miesięcy. Uzyskanie zaświadczenia pozwala zaliczyć zagraniczne lata pracy do stażu w Polsce.
Zamknięcie spraw podatkowych i odzyskanie zwrotu
Zakończenie pracy za granicą nie zwalnia z obowiązku złożenia deklaracji podatkowej za dany rok. Co więcej, w wielu przypadkach prawidłowo sporządzona deklaracja skutkuje zwrotem znacznej sumy pieniędzy. Należy pamiętać o odliczeniu ulg podatkowych, które przysługują ze względu na sytuację rodzinną, koszty dojazdu czy koszty zakwaterowania.
Równolegle trzeba zweryfikować stan rozliczeń w Polsce. Do polskiego urzędu skarbowego składa się zeznanie PIT-36 z załącznikiem ZG, uwzględniając odpowiednią metodę unikania podwójnego opodatkowania (metodę wyłączenia z progresją lub proporcjonalnego odliczenia). Aby dopełnić formalności bez błędów, warto zlecić rozliczenia podatku z zagranicy wyspecjalizowanym doradcom, którzy precyzyjnie wyliczą należne ulgi i unikną podwójnych opłat.
Formalności bankowe i konta osobiste
Pozostawienie otwartego rachunku bankowego za granicą bez kontroli może generować stałe koszty opłat za prowadzenie konta. Przed wyjazdem należy rozważyć dwie opcje:
- Zamknięcie konta: Wymaga uregulowania wszelkich debetów i złożenia dyspozycji zamknięcia w oddziale lub przez bankowość elektroniczną.
- Pozostawienie konta: Jest uzasadnione, jeśli oczekujesz na zwrot podatku lub wypłatę ostatniej pensji. W takim przypadku należy zaktualizować w banku adres korespondencyjny na polski.
Po wpłynięciu wszystkich należności i rozliczeniu zwrotu podatkowego konto można bezpiecznie zamknąć na odległość.
Rezygnacja z lokalnych ubezpieczeń i subskrypcji
Ostatnim etapem jest wyrejestrowanie się z lokalnego systemu zdrowotnego oraz wymeldowanie z adresu zamieszkania. W krajach takich jak Holandia czy Niemcy obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne nie wygasa automatycznie wraz z zakończeniem umowy o pracę – należy je formalnie wypowiedzieć, przedstawiając dowód zakończenia zatrudnienia lub wyjazdu. Zaniedbanie tego obowiązku prowadzi do narastania długu z tytułu nieopłaconych składek.
Warto również anulować wszelkie umowy cywilnoprawne: abonamenty telefoniczne, umowy na dostawę Internetu, siłownie oraz polisę mieszkaniową. Uniknie się w ten sposób niespodziewanych wezwań do zapłaty wysyłanych na stary adres.