Kontrola szamba: dwie umowy i uzupełnienie protokołu

Na czym polega obowiązek dokumentowania wywozu nieczystości ciekłych?

Obowiązek właściciela nieruchomości polega nie tylko na zapewnieniu opróżniania zbiornika bezodpływowego albo osadnika w instalacji przydomowej oczyszczalni ścieków, ale także na udokumentowaniu tego obowiązku. Wynika to wprost z art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, zgodnie z którym właściciele nieruchomości mają obowiązek udokumentować w formie umowy korzystanie z usług wykonywanych przez przedsiębiorcę posiadającego zezwolenie, przez okazanie takiej umowy oraz dowodów uiszczania opłat za te usługi.

Jednocześnie zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 3a tej samej ustawy właściciel nieruchomości ma obowiązek pozbywania się zebranych na terenie nieruchomości nieczystości ciekłych w sposób zgodny z przepisami ustawy i przepisami odrębnymi. Gmina może to kontrolować na podstawie art. 6 ust. 5a–5aa ustawy.

W praktyce podczas kontroli urząd zwykle żąda:

• umowy z przedsiębiorcą asenizacyjnym posiadającym zezwolenie,
• rachunków, faktur albo potwierdzeń wykonania usługi,
• dowodów zapłaty, jeśli nie wynikają z samego dokumentu rozliczeniowego,
• danych pozwalających ocenić, czy częstotliwość wywozu jest wystarczająca dla liczby mieszkańców i pojemności zbiornika.

Czy przy jednym zbiorniku bezodpływowym mogą być dwie umowy?

Tak, przepisy nie wprowadzają zakazu zawarcia dwóch umów dotyczących jednej nieruchomości albo jednego zbiornika bezodpływowego. Ustawa wymaga udokumentowania korzystania z usługi, ale nie narzuca, że zawsze ma istnieć tylko jedna umowa na całą nieruchomość.

Kluczowe znaczenie ma stan faktyczny. Jeżeli w budynku są dwa faktycznie wyodrębnione lokale albo dwa odrębnie funkcjonujące gospodarstwa domowe i każda z osób korzystających z nieruchomości zawarła własną umowę z uprawnionym przedsiębiorcą, to taka dokumentacja może zostać uznana za prawidłową, o ile łącznie potwierdza realizowanie ustawowego obowiązku.

Samo istnienie jednego wspólnego zbiornika nie przekreśla dwóch umów. Organ powinien jednak móc ustalić, że:

• obie umowy dotyczą tej samej nieruchomości albo tego samego miejsca odbioru,
• odbiór obejmuje ścieki trafiające do wspólnego zbiornika,
• częstotliwość usług jest realna i wystarczająca,
• nie dochodzi do pozornego podziału dokumentacji, który miałby ukrywać brak rzeczywistego opróżniania zbiornika.

Znaczenie mogą mieć też przepisy lokalne, zwłaszcza regulamin utrzymania czystości i porządku w gminie uchwalony na podstawie art. 4 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. To właśnie ten regulamin często określa minimalną częstotliwość opróżniania zbiorników albo sposób wykazywania realizacji obowiązku.

Zobacz również:

kontrola wywozu nieczystości przez urzędnika

Kto odpowiada wobec gminy: właściciel czy użytkownik nieruchomości?

Co do zasady adresatem obowiązków z ustawy jest właściciel nieruchomości. Wynika to z art. 2 ust. 1 pkt 4 oraz art. 5 ust. 1 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Pojęcie „właściciela nieruchomości” w tej ustawie jest szerokie i obejmuje również współwłaścicieli, użytkowników wieczystych oraz inne podmioty władające nieruchomością.

W praktyce dokumenty mogą być wystawione na użytkowników lokali, najemców albo innych faktycznych posiadaczy nieruchomości. To nie musi przekreślać ich przydatności w kontroli, ale urząd powinien móc bez wątpliwości powiązać te dokumenty z nieruchomością objętą kontrolą. Najbezpieczniej więc, aby w aktach znalazło się także wyjaśnienie, dlaczego umowy są zawarte przez użytkowników, a nie przez właściciela.

Jeżeli kontrola została formalnie wszczęta wobec właściciela, to właśnie on powinien dopilnować, aby do akt trafił komplet materiału potwierdzającego wykonanie obowiązku. W przeciwnym razie ryzyko negatywnej oceny kontroli pozostaje po jego stronie.

Czy notatka służbowa może uzupełnić protokół kontroli?

Tak, ale z istotnym zastrzeżeniem. Przepisy ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach nie regulują szczegółowo wzoru protokołu kontroli ani sposobu dokumentowania każdego ustalenia. Dlatego w praktyce organ może uzupełniać materiał kontrolny o notatki służbowe, pisma strony, kopie dokumentów czy adnotacje urzędowe.

Nie oznacza to jednak, że notatka służbowa zawsze zastępuje brakujące dowody. Jeżeli podczas kontroli okazano tylko jedną umowę i jedno potwierdzenie usługi, a druga umowa oraz pozostałe dowody nie trafiły do akt, to najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie:

• sporządzenie notatki służbowej opisującej stan faktyczny ujawniony w kontroli,
• wezwanie do złożenia brakujących dokumentów albo ich dobrowolne dosłanie przez właściciela/użytkowników,
• dołączenie do akt kopii drugiej umowy oraz dowodów wykonania usług i płatności.

Notatka służbowa powinna więc pełnić funkcję uzupełniającą i porządkującą, a nie zastępować dokumenty, których ustawa wymaga do okazania. Jeżeli organ poprzestałby wyłącznie na ogólnym opisie bez kopii dokumentów, łatwiej byłoby zakwestionować kompletność kontroli.

Co powinna zawierać prawidłowa dokumentacja po kontroli?

Żeby ograniczyć ryzyko dalszych wezwań albo zarzutu niewykonania obowiązku, w aktach powinny znaleźć się co najmniej:

• protokół kontroli z datą, oznaczeniem nieruchomości i osoby obecnej przy kontroli,
• informacja, że na nieruchomości funkcjonują dwa lokale albo dwa gospodarstwa domowe korzystające z jednego zbiornika,
• kopie obu umów z przedsiębiorcą asenizacyjnym albo z dwoma przedsiębiorcami, jeśli usługi wykonują różne podmioty,
• potwierdzenia wykonanych wywozów i dowody zapłaty,
• wskazanie pojemności zbiornika oraz liczby osób korzystających z nieruchomości, jeśli organ to bada,
• notatka służbowa lub pismo wyjaśniające, dlaczego protokół pierwotnie sporządzono tylko z jedną osobą.

Dobrą praktyką jest również, aby w piśmie uzupełniającym wskazać, że obie umowy dotyczą korzystania z tego samego zbiornika bezodpływowego znajdującego się na oznaczonej nieruchomości, oraz że łączna częstotliwość opróżniania odpowiada rzeczywistemu zużyciu wody i liczbie mieszkańców.

Jakie znaczenie ma częstotliwość wywozu?

W aktualnej praktyce gmin to właśnie częstotliwość opróżniania zbiornika jest jednym z najczęściej sprawdzanych elementów. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 3a ustawy obowiązek ma być wykonywany tak, aby nie dochodziło do naruszeń sanitarnych i środowiskowych. Z kolei art. 6 ust. 5a ustawy uprawnia gminę do kontroli częstotliwości opróżniania zbiorników bezodpływowych oraz osadników w instalacjach przydomowych oczyszczalni ścieków.

Dlatego nawet dwie formalnie poprawne umowy nie wystarczą, jeżeli z rachunków wynika, że wywóz odbywa się zbyt rzadko w stosunku do liczby mieszkańców i pojemności zbiornika. W takiej sytuacji organ może uznać, że obowiązek nie jest wykonywany prawidłowo.

Czy urząd może wezwać do uzupełnienia braków?

Tak. Jeżeli z protokołu wynika, że dokumentacja jest niepełna, organ może wezwać do przedłożenia dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień. Sposób dalszego działania zależy od tego, czy kontrola ma jedynie charakter sprawdzający, czy też prowadzi do wszczęcia postępowania administracyjnego albo wykroczeniowego.

W razie stwierdzenia niewykonywania obowiązków ustawowych gmina może zastosować instrumenty przewidziane w ustawie, w tym działania wynikające z art. 6 ust. 7 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, czyli zorganizować opróżnianie zbiornika w trybie wykonania zastępczego na koszt zobowiązanego, jeżeli właściciel nie zawarł wymaganej umowy. Dodatkowo naruszenie obowiązków z art. 5 ust. 1 może stanowić wykroczenie na podstawie art. 10 ust. 2 tej ustawy.

To oznacza, że nie warto pozostawiać sprawy wyłącznie na poziomie ustnej informacji dla urzędnika. Jeżeli istnieje druga umowa i drugie potwierdzenia, najlepiej złożyć je formalnie do akt.

Zobacz również:

kanalizacja a opłaty za ścieki • czystość i obowiązki właściciela nieruchomości

Jak praktycznie uzupełnić akta po zakończonej kontroli?

W opisanej sytuacji najrozsądniejsze będzie złożenie do urzędu krótkiego pisma przewodniego, do którego zostaną dołączone:

• kopia drugiej umowy,
• kopia brakujących potwierdzeń wywozu lub rachunków,
• ewentualnie dowody zapłaty,
• wyjaśnienie, że na nieruchomości funkcjonują dwa odrębnie użytkowane lokale albo gospodarstwa domowe korzystające z jednego zbiornika.

W piśmie warto poprosić o dołączenie dokumentów do akt kontroli oraz o uwzględnienie ich przy ocenie realizacji obowiązku z art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy. Jeżeli urząd sam sporządzi notatkę służbową, będzie ona wtedy uzupełnieniem kompletnych akt, a nie jedynym dowodem.

Jeżeli natomiast w protokole znalazły się nieścisłości co do liczby użytkowników, rodzaju umów albo osoby kontrolowanej, można równolegle złożyć pisemne zastrzeżenia lub wyjaśnienia do protokołu. Dopuszczalność i termin takiego działania mogą zależeć od przyjętej przez gminę procedury kontroli oraz od treści pouczeń zawartych w protokole.

FAQ

Czy dwie umowy przy jednym szambie są legalne?

Tak, jeżeli odpowiadają rzeczywistemu sposobowi korzystania z nieruchomości i razem potwierdzają regularne opróżnianie wspólnego zbiornika. Przepisy nie wymagają, aby zawsze istniała tylko jedna umowa.

Czy notatka służbowa wystarczy zamiast drugiej umowy?

Najczęściej nie. Notatka może uzupełnić akta, ale bezpiecznie jest dołączyć również kopię drugiej umowy oraz dowody wykonania usług i zapłaty.

Kogo gmina może kontrolować?

Co do zasady właściciela nieruchomości lub inny podmiot władający nieruchomością w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy. W praktyce urząd może też żądać dokumentów od osób faktycznie korzystających z nieruchomości.

Czy trzeba pokazywać same rachunki, czy także dowody zapłaty?

Ustawa mówi o okazaniu umowy oraz dowodów uiszczania opłat. Jeżeli rachunek lub faktura nie potwierdzają jednoznacznie zapłaty, warto dołączyć także potwierdzenie przelewu albo KP.

Co grozi za brak dokumentacji?

Urząd może wezwać do uzupełnienia braków, a w razie stwierdzenia niewykonywania obowiązku zastosować środki przewidziane w ustawie, w tym działania zastępcze na koszt zobowiązanego oraz sankcje za wykroczenie.

Czy znaczenie ma brak podłączenia do sieci kanalizacyjnej?

Tak, bo właśnie wtedy szczególnego znaczenia nabiera prawidłowe dokumentowanie wywozu ze zbiornika bezodpływowego albo osadnika. Obowiązki w takich sytuacjach warto oceniać łącznie z lokalnymi zasadami utrzymanie nieruchomości i regulaminem gminnym.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach – Dz.U. 2024 poz. 399.

2. W szczególności: art. 2 ust. 1 pkt 4, art. 4, art. 5 ust. 1 pkt 3a, art. 6 ust. 1 pkt 2, art. 6 ust. 5a–5aa, art. 6 ust. 7 oraz art. 10 ust. 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach.