Co zrobić gdy biuro rachunkowe nie chce przekazać dokumentów?

Zatrzymanie dokumentów przez biuro rachunkowe to poważne naruszenie prawa

Przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe powinien pamiętać, że zatrzymanie dokumentów księgowych może skończyć się dla niego sprawą karną. Odmowa wydania dokumentów może bowiem powodować odpowiedzialność karną z art. 276 Kodeksu karnego (K.k.): Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Czyli każdy, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać – podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 9 sierpnia 2000 r. (sygn. akt: V KKN 208/00), podkreślając, że zaprzeczenie posiadania dokumentu i przetrzymywanie oraz niewydanie go, mimo żądania, osobie uprawnionej, może stanowić ukrywanie dokumentu w rozumieniu art. 276 K.k.

Możesz złożyć zawiadomienie na policję i do urzędu skarbowego

Jeżeli klient zakończył współpracę z biurem rachunkowym, obowiązkiem biura jest niezwłoczne wydanie mu jego dokumentacji księgowej. Biuro nie może zatrzymać tych dokumentów. Niewydanie dokumentacji w takim wypadku może stanowić przestępstwo. Podobnie jest w przypadku gdy organ skarbowy wzywa biuro rachunkowe do wydania dokumentacji byłego klienta, z którym biuro zerwało już umowę. Ordynacja podatkowa nakłada w takiej sytuacji bezwzględny obowiązek wydania dokumentacji.

Zatem jeżeli biuro nie wyda na Pana wezwanie pisemne dokumentacji księgowej, to może Pan złożyć na policji zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa z art. 276 K.k.

Ponadto, zgodnie z art. 262 § 3 ust. 3 Ordynacji podatkowej (dalej O.p.): § 3. Przepis § 1 (przypis aut.: mogą zostać ukarani karą porządkową do 3700 zł) stosuje się również do: (…) 3). osób, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biura rachunkowe), jeżeli osoby te bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach. Karę nakłada organ podatkowy.

Powyższe regulacje wskazują, że osoby, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biura rachunkowe), jeżeli osoby te bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach mogą zostać ukarane karą grzywny. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji byłego klienta, którą ten pozostawił (wyrok NSA z 1.8.2019 r., II FSK 2746/17, Legalis). Organ podatkowy ma obowiązek zebrać dowody i ustalić stan faktyczny, ale to nie oznacza, że strona postępowania nie ma obowiązku przekazania dowodu czy informacji będących w jej posiadaniu lub wyjaśnienia okoliczności istotnych dla sprawy, na żądanie organu. Takim dopuszczalnym środkiem dyscyplinującym jest kara porządkowa. Kara porządkowa nałożona przez organ podatkowy jest środkiem dyscyplinującym uczestników postępowania podatkowego. Służy, aby postępowanie to przebiegało sprawnie i kończyło się w przewidzianym prawem terminie konkretnym rozstrzygnięciem.

Kluczową przesłanką nałożenia kary porządkowej jest bezzasadność odmowy dokonania konkretnej czynności procesowej, przy czym pod pojęciem tym należy rozumieć odmowę niemającą podstaw w obiektywnych okolicznościach sprawy. Nie chodzi tu zatem o to, czy w przekonaniu strony powinna ona ten obowiązek wykonać, lecz o kwestię istnienia faktycznych przeszkód w jego wykonaniu.

Celem regulacji zawartych w powyżej przytoczonych przepisach jest nie tylko zdyscyplinowanie uczestników postępowania i wymuszenie posłuchu postanowieniom organów podatkowych, ale przede wszystkim zapewnienie sprawnego przebiegu postępowania i wydanie rozstrzygnięcia w przewidzianym ustawowo terminie. Bezzasadność odmowy zachodzi wówczas, gdy odmowa dokonania czynności nie znajduje podstaw w obiektywnych okolicznościach sprawy.

Celem regulacji zawartej w art. 262 O.p. jest zdyscyplinowanie uczestników postępowania podatkowego w drodze nałożenia kary porządkowej, by przebiegało ono bez zakłóceń i kończyło się w przewidzianym prawem terminie. Z treści art. 262 O.p. wynika, że zastosowanie przez organ podatkowy kary porządkowej uzależnione jest od wystąpienia dwóch przesłanek. Pierwszą z nich jest prawidłowe wezwanie wymienionych w przepisie podmiotów do określonego zachowania, a drugą – bezzasadna odmowa zachowania określonego w tym przepisie, np. złożenia wyjaśnień, zeznań, okazania przedmiotu oględzin, bądź okazania lub przedstawienia w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach. Odmowa winna mieć jednoznaczny charakter i wskazywać na brak woli poddania się obowiązkom nałożonym przez organy podatkowe. Jak wskazano, warunkiem zastosowania kary porządkowej jest prawidłowe wezwanie adresata przez organ podatkowy.

Jakie kroki podjąć, by odzyskać dokumenty?

Należy wiec teraz przygotować: wezwanie do biura księgowego o wydanie dokumentów, zawiadomienie na policję o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, jak również pismo do urzędu skarbowego, aby ten wystąpił do biura księgowego z wnioskiem o wydanie dokumentów.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553
2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926