Błąd biura rachunkowego w ZUS – kto odpowiada za koszty

Co wynika z przepisów ZUS i ustawy systemowej

W relacji z ZUS płatnikiem składek pozostaje przedsiębiorca. Wynika to z art. 4 pkt 2 lit. z oraz art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. To płatnik oblicza, rozlicza i opłaca składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Sam fakt powierzenia obsługi biuru rachunkowemu nie przenosi tej odpowiedzialności na biuro wobec ZUS.

Obowiązek zgłaszania do ubezpieczeń oraz wyrejestrowania z ubezpieczeń wynika z art. 36 ust. 1, ust. 11 i ust. 14 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli zgłoszenie do odpowiedniego kodu ubezpieczenia albo do określonej ulgi nastąpiło błędnie lub po terminie, ZUS ocenia sytuację przedsiębiorcy jako płatnika, a nie jego biura rachunkowego.

W praktyce oznacza to, że ZUS może żądać od przedsiębiorcy korekt dokumentów, dopłaty składek i odsetek za zwłokę, nawet gdy przyczyną problemu był błąd zewnętrznego księgowego lub biura rachunkowego.

Ulga na start, składki preferencyjne i Mały ZUS Plus – gdzie najczęściej powstaje problem

Przy jednoosobowej działalności łatwo pomylić okresy korzystania z ulg. Trzeba odróżnić trzy różne rozwiązania:

W opisanym stanie faktycznym trzeba oddzielnie ocenić: po pierwsze, zbyt długie korzystanie ze składek preferencyjnych, a po drugie, utratę możliwości korzystania z Małego ZUS Plus z powodu spóźnionego zgłoszenia.

Zobacz również:

odpowiedzialność biura rachunkowego za błędne zgłoszenie do ZUS

Czy dopłata składek po korekcie zawsze oznacza szkodę?

Nie. To najważniejsze rozróżnienie w takich sprawach. Jeżeli przedsiębiorca przez jeden miesiąc korzystał z niższych składek, mimo że powinien już płacić składki wyższe, to dopłata po korekcie co do zasady stanowi wyrównanie należności publicznoprawnej. Taka kwota nie jest automatycznie szkodą, bo przedsiębiorca od początku był zobowiązany do zapłaty prawidłowej składki.

Inaczej może być z utraconą korzyścią wynikającą z niemożności skorzystania z legalnej ulgi. Jeżeli przedsiębiorca spełniał wszystkie warunki Małego ZUS Plus z art. 18c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a prawo do ulgi przepadło wyłącznie dlatego, że biuro rachunkowe nie dokonało zgłoszenia w terminie lub zastosowało błędny kod, różnica między składkami opłacanymi a składkami, które byłyby należne przy prawidłowej uldze, może zostać uznana za szkodę.

W prawie cywilnym szkoda obejmuje zarówno stratę, jak i utracone korzyści, co wynika z art. 361 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Dlatego dopiero dokładne rozbicie kwoty żądanej przez klienta pozwala ocenić, jaka część to zwykła zaległość wobec ZUS, a jaka część może być następstwem zawinionego błędu biura.

Kiedy biuro rachunkowe może odpowiadać wobec klienta

Podstawą odpowiedzialności biura rachunkowego jest najczęściej art. 471 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem dłużnik jest obowiązany do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie albo nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Jeżeli umowa obejmowała obsługę zgłoszeń do ZUS, pilnowanie kodów ubezpieczenia, terminów i korekt, to błędne wyrejestrowanie z ulgi na start, zbyt długie pozostawienie na preferencyjnych składkach albo spóźnione zgłoszenie do Małego ZUS Plus może być potraktowane jako nienależyte wykonanie umowy.

Przy ocenie staranności znaczenie ma także art. 355 § 2 Kodeksu cywilnego. Profesjonalista prowadzący działalność gospodarczą powinien dochować staranności zawodowej, wyższej niż przeciętna staranność zwykłej osoby.

Jakie warunki trzeba zbadać przy Małym ZUS Plus

Nie każda osoba prowadząca działalność może korzystać z Małego ZUS Plus. Warunki i wyłączenia określa art. 18c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W praktyce przed oceną odpowiedzialności biura trzeba sprawdzić przede wszystkim:

• czy przychód z pozarolniczej działalności w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył ustawowego limitu,
• czy działalność była prowadzona odpowiednio długo w poprzednim roku,
• czy przedsiębiorca nie korzystał równolegle z wyłączeń wskazanych w art. 18c tej ustawy,
• czy zgłoszenie do właściwych ubezpieczeń zostało dokonane w terminie wymaganym przez przepisy i praktykę ZUS.

Jeżeli klient w rzeczywistości nie spełniał warunków Małego ZUS Plus, to nawet wadliwe działanie biura nie spowodowało szkody w postaci utraty ulgi, bo prawo do niej i tak by nie powstało.

Czy można przywrócić termin do Małego ZUS Plus?

Co do zasady nie należy zakładać, że termin da się skutecznie przywrócić na zasadach ogólnych. W praktyce ZUS traktuje zgłoszenie do właściwego kodu ubezpieczenia jako warunek skorzystania z ulgi w danym okresie, a spóźnienie wywołuje bardzo daleko idące skutki dla przedsiębiorcy. Dlatego w sporze cywilnym zwykle przyjmuje się, że jeżeli zgłoszenie zostało wykonane wadliwie lub za późno, klient może dochodzić odszkodowania od biura, ale nie uchyla to skutków wobec ZUS.

Ocena tej kwestii może zależeć od konkretnego stanu faktycznego, w tym od dat zgłoszeń, rodzaju korekt i treści korespondencji z ZUS. Warto więc zabezpieczyć pełną historię dokumentów ZUS ZUA, ZWUA, DRA i RCA oraz potwierdzenia ich wysyłki.

Znaczenie umowy z biurem rachunkowym

W sporze ogromne znaczenie ma treść umowy. Trzeba sprawdzić:

• czy biuro miało obowiązek samodzielnie pilnować terminów i ulg,
• czy klient miał dostarczać dane lub akceptować zgłoszenia,
• czy umowa przewiduje ograniczenie odpowiedzialności, procedurę reklamacyjną albo limit odszkodowania,
• czy biuro posiadało obowiązkowe lub dobrowolne ubezpieczenie OC.

Postanowienia ograniczające odpowiedzialność mogą mieć znaczenie, ale nie zawsze wyłączą ją skutecznie. Jeżeli błąd dotyczył podstawowej czynności objętej zakresem usługi, sąd będzie badał takie zastrzeżenia bardzo ostrożnie, zwłaszcza w relacji profesjonalista–klient biznesowy.

Zobacz również:

likwidacja działalności i skutki formalnych błędów podatkowych

Przyczynienie się klienta może obniżyć odszkodowanie

Jeżeli sprawa trafi do sądu, biuro rachunkowe może powołać art. 362 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli poszkodowany przyczynił się do powstania lub zwiększenia szkody, obowiązek jej naprawienia ulega odpowiedniemu zmniejszeniu stosownie do okoliczności, a zwłaszcza stopnia winy obu stron.

W praktyce znaczenie mogą mieć takie okoliczności jak:

• brak reakcji klienta na widoczne błędy w rozliczeniach,
• nieprzekazanie na czas danych potrzebnych do prawidłowego zgłoszenia,
• ignorowanie informacji z PUE ZUS lub korespondencji z ZUS,
• zaakceptowanie dokumentów bez zgłoszenia zastrzeżeń przez dłuższy czas.

Samo twierdzenie, że klient „mógł zauważyć” błąd, zwykle nie wystarczy. Trzeba wykazać konkretnie, jakie informacje miał do dyspozycji, kiedy je otrzymał i jak jego zaniechanie wpłynęło na rozmiar szkody.

Jak praktycznie policzyć odpowiedzialność biura

Najbezpieczniej podzielić roszczenie klienta na części:

1. kwota zaległych składek, które i tak były należne niezależnie od błędu,
2. odsetki za zwłokę naliczone od zaległości,
3. różnica między składkami pełnymi a tymi, które klient płaciłby przy skutecznym Małym ZUS Plus,
4. ewentualne inne koszty pozostające w normalnym związku przyczynowym z błędem, zgodnie z art. 361 § 1 Kodeksu cywilnego.

Dopiero taka analiza pozwala sensownie rozmawiać o ugodzie albo obronie przed roszczeniem. Bardzo często okazuje się, że klient dochodzi „całości dopłaty”, choć z prawnego punktu widzenia tylko część tej kwoty może być uznana za szkodę.

Co zrobić krok po kroku, jeśli prowadzisz biuro rachunkowe

Jeżeli błąd rzeczywiście wystąpił, warto działać metodycznie:

• zebrać umowę z klientem, pełnomocnictwa i korespondencję,
• ustalić dokładne daty zgłoszeń, wyrejestrowań i korekt ZUS,
• sprawdzić, czy klient spełniał wszystkie warunki Małego ZUS Plus,
• oddzielić zaległość publicznoprawną od ewentualnej szkody cywilnej,
• ustalić, czy klient przyczynił się do zwiększenia szkody,
• sprawdzić polisę OC biura i warunki zgłoszenia szkody ubezpieczycielowi,
• rozważyć ugodę dopiero po wyliczeniu realnego ryzyka.

FAQ

Czy ZUS może żądać pieniędzy bezpośrednio od biura rachunkowego?

Co do zasady nie. Wobec ZUS odpowiada przedsiębiorca jako płatnik składek na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Czy klient może domagać się od biura całej kwoty dopłaty?

Może jej żądać, ale nie oznacza to, że roszczenie jest zasadne w całości. Trzeba oddzielić zaległe składki od rzeczywistej szkody wynikającej np. z utraty prawa do ulgi.

Na jakiej podstawie prawnej klient pozywa biuro rachunkowe?

Najczęściej na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego, czyli odpowiedzialności za nienależyte wykonanie umowy.

Czy odsetki od zaległych składek mogą obciążać biuro?

Mogą być elementem szkody, jeżeli pozostają w normalnym związku przyczynowym z błędem biura, zgodnie z art. 361 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego.

Czy wystarczy wykazać, że biuro popełniło błąd?

Nie. Trzeba jeszcze wykazać szkodę, związek przyczynowy między błędem a szkodą oraz brak okoliczności ograniczających odpowiedzialność, np. przyczynienia się klienta.

Czy warto zawrzeć ugodę?

Często tak, ale dopiero po sprawdzeniu, jaka część żądania klienta ma realne podstawy prawne i rachunkowe.

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – ISAP
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – ISAP
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców – ISAP
4. Oficjalne informacje ZUS dotyczące zasad korzystania z ulg dla przedsiębiorców, w tym Małego ZUS Plus.
5. Orzecznictwo powoływane w praktyce sporów o odpowiedzialność odszkodowawczą należy zawsze oceniać z uwzględnieniem konkretnego stanu faktycznego i aktualnej linii orzeczniczej.