Zwolnienie pracownika za niewykonywanie obowiązków

Jakie są możliwości zwolnienia pracownika?

W opisanej sytuacji trzeba odróżnić dwa tryby zakończenia stosunku pracy:

• wypowiedzenie umowy o pracę – na podstawie art. 30 § 1 pkt 2 oraz art. 32 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
• rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika – na podstawie art. 30 § 1 pkt 3 w zw. z art. 52 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Nie każde niewłaściwe wykonywanie obowiązków uzasadnia tzw. dyscyplinarkę. Jeżeli pracownik pracuje nierzetelnie, popełnia błędy, nie wywiązuje się należycie z zadań albo utracił zaufanie pracodawcy z przyczyn związanych ze sposobem wykonywania pracy, najczęściej właściwym trybem jest wypowiedzenie. Natomiast rozwiązanie bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy wymaga ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

W praktyce sądowej ciężkie naruszenie oznacza zwykle łącznie: bezprawność zachowania, naruszenie lub zagrożenie interesów pracodawcy oraz winę umyślną albo rażące niedbalstwo. Ocena zawsze zależy od konkretnych okoliczności.

Urlop na żądanie a brak skutecznego zawiadomienia

Urlop na żądanie nie oznacza pełnej dowolności po stronie pracownika. Zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Żądanie powinno być zgłoszone najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Jednocześnie sposób zawiadomienia powinien odpowiadać zasadom przyjętym u pracodawcy. Jeżeli pracownik informuje tylko kolegę z pracy, który nie jest przełożonym ani osobą upoważnioną do przyjmowania takich zgłoszeń, to co do zasady nie daje to pewności, że doszło do skutecznego zgłoszenia żądania pracodawcy.

W takiej sytuacji nieobecność może zostać uznana za nieusprawiedliwioną nieobecność, jeżeli z regulaminu pracy, przyjętej organizacji zakładu albo poleceń służbowych wynika obowiązek zgłaszania nieobecności określonej osobie.

Warto przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 100 § 1 i § 2 pkt 1, 2 i 4 Kodeksu pracy pracownik ma obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie, stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego porządku oraz dbać o dobro zakładu pracy.

Kiedy możliwa jest dyscyplinarka?

Podstawą rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika jest art. 52 § 1 Kodeksu pracy. W kontekście opisanej sytuacji znaczenie ma przede wszystkim art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, czyli ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych.

Jednorazowa nieobecność może uzasadniać rozwiązanie umowy w tym trybie, ale nie automatycznie w każdej sprawie. Trzeba ocenić m.in.:

• czy pracownik rzeczywiście nie poinformował właściwej osoby o nieobecności,
• czy wiedział, jaka procedura obowiązuje w zakładzie,
• czy działał umyślnie albo co najmniej rażąco niedbale,
• czy naruszenie było istotne z punktu widzenia organizacji pracy.

Jeżeli pracodawca nie ma mocnych dowodów na ciężkie naruszenie obowiązków, bezpieczniej jest rozważyć zwykłe wypowiedzenie. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których problem polega bardziej na powtarzającym się nienależytym wykonywaniu pracy niż na jednym szczególnie poważnym incydencie, takim jak samowolne opuszczenie stanowiska lub świadome zignorowanie podstawowych poleceń.

Termin 1 miesiąca na rozwiązanie bez wypowiedzenia

Zgodnie z art. 52 § 2 Kodeksu pracy rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

To bardzo ważny termin. Biegnie nie od samego zdarzenia, lecz od dnia, w którym osoba uprawniona do rozwiązania umowy w imieniu pracodawcy uzyskała dostatecznie pewną informację o przewinieniu pracownika. W praktyce przy sporach o dyscyplinarkę duże znaczenie ma to, kto i kiedy powziął wiadomość o naruszeniu oraz czy potrzebne było wcześniejsze postępowanie wyjaśniające.

Jeżeli od uzyskania tej wiadomości minął już miesiąc, rozwiązanie umowy w trybie art. 52 Kodeksu pracy będzie spóźnione. Wtedy nadal można rozważyć wypowiedzenie umowy, o ile istnieje rzeczywista i konkretna przyczyna wypowiedzenia.

Wypowiedzenie umowy za niewłaściwe wykonywanie obowiązków

Jeżeli zachowanie pracownika nie spełnia przesłanek z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, pracodawca może złożyć wypowiedzenie umowy zawartej na czas nieokreślony. W takim przypadku trzeba pamiętać o art. 30 § 4 Kodeksu pracy – w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy zawartej na czas nieokreślony należy wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie.

Przyczyna ta powinna być:

• konkretna,
• rzeczywista,
• zrozumiała dla pracownika,
• możliwa do udowodnienia.

Nie wystarczy ogólnik typu „utrata zaufania” albo „niewłaściwe wykonywanie obowiązków”, jeśli z pisma nie wynika, jakie konkretnie zachowania pracownika pracodawca zarzuca. Warto więc opisać konkretne zdarzenia: brak realizacji poleceń, nieterminowość, błędy, naruszanie procedur, brak prawidłowego usprawiedliwiania nieobecności czy wcześniejszą naganę w aktach.

Czy wcześniejsza kara porządkowa ma znaczenie?

Tak, ale nie działa automatycznie. Kara porządkowa, np. nagana, może wzmacniać argumentację pracodawcy, że pracownik był wcześniej upominany, znał swoje obowiązki i mimo to nadal naruszał porządek pracy. Podstawą stosowania kar porządkowych są art. 108–113 Kodeksu pracy.

Sama wcześniejsza nagana nie oznacza jednak jeszcze, że każde kolejne uchybienie uzasadnia zwolnienie dyscyplinarne. Trzeba ocenić, czy nowe zachowanie jest na tyle poważne, by wypełniało przesłanki z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, czy raczej stanowi argument za wypowiedzeniem umowy.

Jak powinno wyglądać pismo o rozwiązaniu umowy?

Zarówno przy wypowiedzeniu umowy zawartej na czas nieokreślony, jak i przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, oświadczenie pracodawcy powinno mieć formę pisemną zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy.

Pismo powinno zawierać przede wszystkim:

• oznaczenie pracodawcy i pracownika,
• wskazanie trybu rozwiązania umowy,
• konkretną przyczynę rozwiązania umowy,
• datę sporządzenia i podpis osoby uprawnionej,
• pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy – art. 30 § 5 Kodeksu pracy.

Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa reprezentująca pracownika, przed rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika należy skonsultować zamiar rozwiązania umowy z tą organizacją zgodnie z art. 52 § 3 Kodeksu pracy. Przy wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony obowiązek konsultacji wynika z art. 38 Kodeksu pracy.

Jakie roszczenia może zgłosić pracownik?

Pracownik może odwołać się do sądu pracy. W zależności od trybu rozwiązania umowy zastosowanie mają m.in.:

• art. 44 Kodeksu pracy – odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę,
• art. 56 § 1 Kodeksu pracy – roszczenia pracownika w razie niezgodnego z prawem rozwiązania umowy bez wypowiedzenia,

Pracownik może domagać się odpowiednio uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy albo odszkodowania – zależnie od etapu sprawy i trybu rozwiązania umowy.

Dla pracodawcy oznacza to, że przyczyna rozwiązania musi być nie tylko wpisana do pisma, ale też dobrze udokumentowana: notatkami, e-mailami, potwierdzeniami poleceń, listami obecności, zapisami regulaminu pracy, dokumentacją kar porządkowych i wyjaśnieniami świadków.

Co w opisanej sytuacji jest najbezpieczniejsze?

Jeżeli problemem jest całokształt zachowania pracownika – nienależyte wykonywanie obowiązków, wcześniejsze przewinienia, nieprawidłowe informowanie o nieobecnościach i brak poprawy po zastosowaniu kary porządkowej – najbezpieczniejszym rozwiązaniem bywa wypowiedzenie umowy z dobrze opisaną przyczyną.

Jeżeli natomiast pracodawca ma pewność, że doszło do ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, a miesięczny termin z art. 52 § 2 Kodeksu pracy jeszcze nie upłynął, można rozważyć rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. W takiej sytuacji trzeba jednak bardzo starannie opisać przewinienie i zebrać dowody.

FAQ

Czy niewykonywanie obowiązków zawsze uzasadnia dyscyplinarkę?

Nie. Najczęściej uzasadnia wypowiedzenie umowy. Dyscyplinarka na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy wymaga ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

Czy pracownik może zgłosić urlop na żądanie przez kolegę z pracy?

Co do zasady powinien zgłosić żądanie pracodawcy albo osobie upoważnionej zgodnie z zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy. Samo przekazanie informacji koledze z pracy może okazać się nieskuteczne.

Od kiedy liczy się miesięczny termin na dyscyplinarkę?

Od dnia, w którym pracodawca uzyskał wiadomość o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy, zgodnie z art. 52 § 2 Kodeksu pracy. W praktyce znaczenie ma moment uzyskania wiarygodnej informacji przez osobę uprawnioną do rozwiązania umowy.

Czy w piśmie trzeba podać wszystkie przyczyny rozwiązania umowy?

Tak, należy wskazać konkretną i rzeczywistą przyczynę. Późniejsze „dopisywanie” nowych powodów w procesie jest ryzykowne, bo sąd ocenia zasadność rozwiązania przede wszystkim w granicach przyczyn podanych pracownikowi.

Czy wcześniejsza nagana wystarczy do zwolnienia?

Nie sama w sobie. Może wzmacniać argumentację pracodawcy, ale nowe rozwiązanie umowy musi opierać się na konkretnej, aktualnej i udowodnionej przyczynie.

Źródła

• art. 30 § 1 pkt 2 i 3, § 3, § 4 i § 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277,
• art. 32 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277,
• art. 38 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277,
• art. 44, art. 45, art. 52 § 1–3, art. 56 § 1, art. 100 § 1 i § 2 pkt 1, 2 i 4, art. 108–113, art. 167² ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277,
• wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 2002 r., I PKN 233/01,
• wyrok Sądu Najwyższego z 9 września 2004 r., I PK 396/03.