Wynagrodzenie po śmierci pracownika – komu wypłacić należności i odprawę?

Komu przysługuje wynagrodzenie po zmarłym pracowniku

Zgodnie z art. 63¹ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika. Pracodawca nie powinien więc po uzyskaniu wiarygodnej informacji o zgonie wykonywać zwykłej wypłaty na rachunek zmarłego tak, jakby stosunek pracy nadal trwał. Powinien ustalić należności nabyte do dnia śmierci oraz osoby, którym należy je wypłacić.

Najważniejszą regułę zawiera art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy. Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej według przepisów ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Dopiero gdy takich osób nie ma, prawa te wchodzą do spadku.

Oznacza to, że w typowej sytuacji pracodawca nie potrzebuje postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku ani aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli istnieją osoby uprawnione bezpośrednio z art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy. Dokumenty spadkowe stają się potrzebne wtedy, gdy brak jest osób z tego przepisu i roszczenie weszło do spadku.

Kto spełnia warunki do renty rodzinnej

Przy ustalaniu kręgu osób uprawnionych trzeba odróżnić małżonka od pozostałych członków rodziny. Małżonek został wskazany w art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy wprost. W odniesieniu do innych osób pracodawca bada, czy spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej na podstawie art. 67–71 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS.

Do tej grupy mogą należeć w szczególności dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, a w określonych sytuacjach także wnuki, rodzeństwo, inne dzieci przyjęte na wychowanie oraz rodzice. Samo pokrewieństwo nie zawsze wystarcza, ponieważ ustawa rentowa przewiduje dodatkowe warunki dla poszczególnych kategorii osób.

W przypadku dzieci podstawowa zasada jest prosta: dziecko spełnia warunki do renty rodzinnej do ukończenia 16 lat, a jeżeli się uczy – co do zasady do ukończenia 25 lat. Jeżeli 25. urodziny przypadają na ostatnim roku studiów w szkole wyższej, prawo może trwać do zakończenia tego roku studiów. Ustawa przewiduje również szczególne zasady dla dzieci, które stały się całkowicie niezdolne do pracy w odpowiednim wieku.

Czy partner życiowy ma prawo do wypłaty

Partnerka albo partner pozostający ze zmarłym w nieformalnym związku nie jest małżonkiem w rozumieniu art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy. Sam związek partnerski nie daje też prawa do renty rodzinnej. Dlatego partner życiowy co do zasady nie otrzyma bezpośrednio od pracodawcy niewypłaconego wynagrodzenia lub ekwiwalentu tylko z tego powodu, że prowadził ze zmarłym wspólne gospodarstwo domowe.

Sytuacja może wyglądać inaczej, jeżeli nie ma małżonka ani innych osób uprawnionych z art. 63¹ § 2. Wtedy prawa majątkowe ze stosunku pracy wchodzą do spadku. Partner nie dziedziczy ustawowo wyłącznie z racji pozostawania w związku, ale może nabyć te prawa jako spadkobierca testamentowy. W takim przypadku powinien wykazać następstwo prawne, np. prawomocnym postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku albo aktem poświadczenia dziedziczenia.

Inaczej jest z odprawą pośmiertną. Nie jest ona składnikiem majątku zmarłego pracownika, lecz samodzielnym prawem osób wskazanych w art. 93 Kodeksu pracy. Jeżeli takich osób nie ma, odprawa nie przechodzi na spadkobierców.

Jakie świadczenia rozlicza pracodawca po śmierci pracownika

Do praw majątkowych ze stosunku pracy mogą należeć przede wszystkim świadczenia, które pracownik nabył przed śmiercią, w szczególności:

• wynagrodzenie za pracę należne do dnia śmierci,
• dodatki, premie lub inne składniki wynagrodzenia, jeżeli prawo do nich zostało już nabyte zgodnie z przepisami, regulaminem albo umową,
• ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, należny w związku z wygaśnięciem stosunku pracy na podstawie art. 171 § 1 Kodeksu pracy,
• wynagrodzenie chorobowe z art. 92 Kodeksu pracy, jeżeli było należne za okres do dnia śmierci,
• inne wymagalne prawa majątkowe wynikające ze stosunku pracy.

Trzeba odróżnić wynagrodzenie chorobowe od zasiłku chorobowego. Zasiłek jest świadczeniem z ubezpieczenia społecznego, a nie prawem majątkowym ze stosunku pracy. Jeżeli pracownik zmarł przed pobraniem należnego zasiłku, stosuje się szczególne zasady ustawy zasiłkowej, a świadczenie zachowuje charakter zasiłku. W bardziej złożonych przypadkach pomocne jest omówienie dotyczące rozliczenia świadczeń po śmierci pracownika.

Pracodawca rozlicza należności tylko za okres, za który pracownik nabył do nich prawo. Nie ma podstaw do naliczania zwykłego wynagrodzenia za okres po dniu śmierci, ponieważ stosunek pracy już nie istnieje.

Odprawa pośmiertna – kiedy przysługuje i ile wynosi

Odprawa pośmiertna jest odrębnym świadczeniem uregulowanym w art. 93 Kodeksu pracy. Przysługuje rodzinie w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy albo w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby.

Wysokość odprawy zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy:

• jednomiesięczne wynagrodzenie – przy zatrudnieniu krótszym niż 10 lat,
• trzymiesięczne wynagrodzenie – przy zatrudnieniu co najmniej 10 lat,
• sześciomiesięczne wynagrodzenie – przy zatrudnieniu co najmniej 15 lat.

Uprawnionymi są małżonek oraz inni członkowie rodziny spełniający warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Jeżeli uprawnionych jest kilka osób, odprawę dzieli się między nich w częściach równych. Jeżeli uprawniony jest tylko jeden członek rodziny, otrzymuje połowę odprawy ustalonej według stażu pracownika.

Istnieje ważny wyjątek związany z ubezpieczeniem na życie. Jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela jest co najmniej równe należnej odprawie, odprawa nie przysługuje. Gdy odszkodowanie jest niższe, pracodawca wypłaca różnicę. Samo umożliwienie pracownikowi udziału w ubezpieczeniu grupowym, którego składkę faktycznie finansował pracownik, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty odprawy.

Czy wystarczy oświadczenie, że zgłosiła się jedyna osoba uprawniona

Kodeks pracy nie tworzy jednego zamkniętego katalogu dokumentów, które zawsze należy przedstawić pracodawcy. To pracodawca musi jednak ustalić krąg osób uprawnionych z dostateczną starannością. Samo ustne zapewnienie, że zmarły nie pozostawił innych dzieci lub małżonka, może być niewystarczające, jeżeli z okoliczności wynikają realne wątpliwości.

W zależności od sytuacji pracodawca może potrzebować w szczególności:

Jeżeli stosunek pracy wygasł z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza także świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych. Na wniosek małżonka, osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, a przy ich braku spadkobiercy, świadectwo pracy należy wydać w terminie 7 dni od złożenia wniosku.

Czy wypłatę dla małoletniego można przekazać rodzicowi

Jeżeli osobą uprawnioną jest małoletnie dziecko, prawo do świadczenia przysługuje dziecku, a nie jego rodzicowi. Zgodnie z art. 98 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego rodzice są jednak przedstawicielami ustawowymi dziecka pozostającego pod ich władzą rodzicielską i co do zasady mogą działać w jego imieniu.

Pracodawca może więc spełnić świadczenie do rąk rodzica działającego jako przedstawiciel ustawowy, w tym na wskazany przez niego rachunek, o ile dokumentacja jasno pokazuje, że pieniądze są należne dziecku, a rodzic jedynie je odbiera w jego imieniu. Dla bezpieczeństwa warto zachować pisemny wniosek z numerem rachunku i wskazaniem podstawy reprezentacji.

Trzeba odróżnić sam odbiór należnego świadczenia od późniejszego zarządzania majątkiem dziecka. Art. 101 § 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego wymaga zezwolenia sądu opiekuńczego na czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu. To, czy konkretne dalsze rozporządzenie większą kwotą wymaga zezwolenia, zależy od wartości, celu i okoliczności czynności. Nie należy więc automatycznie zakładać, że każda wypłata przez pracodawcę na rzecz małoletniego wymaga wcześniejszej zgody sądu.

Co zrobić, gdy nie ma pewności co do liczby uprawnionych

Jeżeli pracodawca ma realne wątpliwości, czy zgłosiły się wszystkie osoby uprawnione, powinien wyjaśnić je przed wypłatą całej kwoty jednej osobie. Może poprosić o dokumenty potwierdzające stan rodzinny i przesłanki z ustawy rentowej, odebrać szczegółowe pisemne oświadczenie oraz wyznaczyć rozsądny termin na uzupełnienie braków.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może bezterminowo zatrzymywać pieniądze mimo pełnego wyjaśnienia sprawy. Po ustaleniu uprawnionych i wysokości należności wypłata powinna nastąpić bez zbędnej zwłoki. Jeżeli brak jest osób z art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, roszczenie staje się składnikiem spadku i wtedy należy przejść na dokumenty spadkowe. Przy większej liczbie spadkobierców praktyczne znaczenie może mieć także dział spadku i formalności między spadkobiercami.

Składki ZUS i podatek od należności po zmarłym pracowniku

Rozliczenie podatkowe zależy od rodzaju świadczenia i od tego, na jakiej podstawie dana osoba je otrzymuje. Należności wypłacane małżonkowi lub innym osobom uprawnionym bezpośrednio na podstawie art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy są co do zasady ich przychodem z praw majątkowych w rozumieniu art. 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Płatnik stosuje zasady z art. 41 i 42 tej ustawy oraz sporządza imienną informację podatkową według obowiązującego wzoru.

W praktyce oznacza to, że jeżeli świadczenie otrzymuje jedna osoba, informację PIT-11 sporządza się dla tej osoby, a jeżeli uprawnionych jest kilka – dla każdego z nich w zakresie przypadającej mu części. Gdy uprawnionym jest małoletnie dziecko, informację wystawia się na dane dziecka. Odbiór pieniędzy przez rodzica jako przedstawiciela ustawowego nie zmienia osoby, której przysługuje przychód.

Przy rozliczeniu rocznym trzeba dodatkowo pamiętać o art. 7 ustawy o PIT. Dochody małoletnich dzieci, z wyjątkiem kategorii wyraźnie wskazanych w tym przepisie, co do zasady dolicza się do dochodów rodziców. Dlatego wystawienie PIT-11 na dziecko nie przesądza jeszcze o technicznym sposobie wykazania dochodu w zeznaniu rocznym rodzica.

Odprawa pośmiertna jest rozliczana inaczej. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT odprawy pośmiertne są zwolnione z podatku dochodowego. Nie należy więc łączyć ich podatkowo z opodatkowanym wynagrodzeniem lub ekwiwalentem wypłacanym jako prawa majątkowe. Odprawa wypłacana członkom rodziny nie stanowi także podstawy składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Jeżeli prawa majątkowe nie przeszły na osoby z art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, lecz weszły do spadku, ich nabycie następuje w reżimie prawa spadkowego. Ustawa o PIT wyłącza przychody podlegające przepisom o podatku od spadków i darowizn, dlatego pracodawca nie powinien automatycznie stosować do spadkobiercy tego samego schematu PIT, który stosuje przy bezpośredniej wypłacie praw majątkowych osobie uprawnionej z Kodeksu pracy.

Od praw majątkowych wypłacanych po śmierci pracownika osobom uprawnionym nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne jak od wynagrodzenia zmarłego pracownika, ponieważ stosunek pracy i tytuł ubezpieczeniowy ustały. Odrębnie należy traktować niezrealizowany zasiłek chorobowy lub inne świadczenie z ubezpieczenia społecznego, które zachowuje swój charakter i podlega właściwym zasadom ewidencji.

Jak ująć wypłatę w systemie kadrowo-płacowym

Program kadrowo-płacowy powinien odzwierciedlać tytuł prawny wypłaty, a nie tylko technicznie przenieść dawną listę płac pracownika. W praktyce należy:

• ustalić należności nabyte do dnia śmierci,
• oddzielić prawa majątkowe ze stosunku pracy od odprawy pośmiertnej i od świadczeń z ubezpieczenia społecznego,
• ustalić osoby uprawnione i ich udziały,
• nie wykazywać wypłaty praw majątkowych jako zwykłego wynagrodzenia wypłaconego zmarłemu po dacie śmierci,
• prawidłowo zastosować zasady PIT właściwe dla danego rodzaju świadczenia,
• sporządzić informacje podatkowe dla właściwych osób, jeżeli przepisy tego wymagają.

Jeżeli używany system nie ma dedykowanej funkcji dla wypłat po śmierci pracownika, warto sprawdzić instrukcję producenta albo uzgodnić sposób ewidencji z osobą prowadzącą rozliczenia płacowe. Błąd techniczny nie zmienia podstawy prawnej świadczenia i może prowadzić do nieprawidłowego PIT lub raportowania ZUS.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłaca należnych świadczeń

Osoba uprawniona powinna najpierw złożyć pracodawcy pisemny wniosek o wypłatę, wskazać swoje uprawnienie i dołączyć dokumenty potrzebne do jego wykazania. Jeżeli chodzi o prawa majątkowe ze stosunku pracy, podstawą jest art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy; przy odprawie pośmiertnej – art. 93 Kodeksu pracy.

Jeżeli pracodawca mimo wyjaśnienia sytuacji odmawia wypłaty albo bez uzasadnienia zwleka, roszczenia ze stosunku pracy mogą być dochodzone przed sądem pracy. Gdy natomiast spór dotyczy tego, kto jest spadkobiercą po wejściu praw do spadku, najpierw może być konieczne uporządkowanie następstwa spadkowego.

Podsumowanie

Po śmierci pracownika nie wolno traktować wszystkich należności tak samo. Niewypłacone wynagrodzenie, ekwiwalent urlopowy i inne nabyte prawa majątkowe przechodzą w pierwszej kolejności na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki do renty rodzinnej, a dopiero przy ich braku wchodzą do spadku. Odprawa pośmiertna powstaje natomiast bezpośrednio na rzecz członków rodziny wskazanych w art. 93 Kodeksu pracy i nie jest dziedziczona.

W sprawach z małoletnim dzieckiem, partnerem bez ślubu, kilkoma potencjalnie uprawnionymi albo niepełną dokumentacją najważniejsze jest prawidłowe ustalenie tytułu wypłaty i kręgu osób uprawnionych. Od tego zależy nie tylko to, komu przekazać środki, ale również dokumentacja, podatek i sposób ujęcia wypłaty w systemie kadrowo-płacowym.

FAQ

Czy wynagrodzenie po zmarłym pracowniku zawsze wchodzi do spadku?

Nie. Najpierw przechodzi w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki do renty rodzinnej. Do spadku wchodzi dopiero wtedy, gdy takich osób nie ma.

Czy dzieci potrzebują postanowienia spadkowego, aby otrzymać pieniądze?

Nie, jeżeli otrzymują je bezpośrednio na podstawie art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy jako osoby spełniające warunki do renty rodzinnej. Dokumenty spadkowe są potrzebne, gdy prawa majątkowe weszły do spadku.

Czy partnerka bez ślubu może dostać zaległe wynagrodzenie?

Nie z samego faktu pozostawania w związku. Może otrzymać prawa majątkowe jako spadkobierczyni, jeżeli brak było osób uprawnionych z Kodeksu pracy, prawa weszły do spadku, a partnerka wykaże tytuł do dziedziczenia, np. z testamentu.

Czy partner bez ślubu może dostać odprawę pośmiertną?

Co do zasady nie. Odprawa przysługuje małżonkowi oraz innym członkom rodziny spełniającym warunki do renty rodzinnej. Nie wchodzi do spadku tylko dlatego, że nie ma takich osób.

Czy pieniądze należne małoletniemu można wypłacić jego matce lub ojcu?

Co do zasady rodzic może odebrać świadczenie jako przedstawiciel ustawowy dziecka. W dokumentach trzeba jednak jasno wskazać, że uprawnionym jest dziecko. Późniejsze rozporządzanie większą kwotą może podlegać ograniczeniom dotyczącym zarządu majątkiem dziecka.

Czy od odprawy pośmiertnej pobiera się PIT?

Nie. Odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT. Inaczej rozlicza się opodatkowane prawa majątkowe, takie jak zaległe wynagrodzenie wypłacane bezpośrednio osobom uprawnionym.

Czy pracodawca może wstrzymać wypłatę, gdy nie wie, kto jest uprawniony?

Może najpierw zażądać dokumentów potrzebnych do wyjaśnienia sytuacji i nie musi wypłacać całej kwoty osobie, której uprawnienie budzi uzasadnione wątpliwości. Po ustaleniu kręgu uprawnionych i wysokości należności nie powinien jednak bezpodstawnie zwlekać z wypłatą.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 63¹, art. 93, art. 171 – ISAP oraz art. 63¹ w LEX.

2. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności art. 67–71 – ISAP.

3. Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy, w szczególności art. 98 i art. 101 – ISAP.

4. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 2, art. 7, art. 18, art. 21 ust. 1 pkt 7 oraz art. 41–42 – ELI.

5. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – ISAP.

6. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy – ISAP.

7. Państwowa Inspekcja Pracy, informacje o obowiązkach pracodawcy w związku ze śmiercią pracownika – PIP.

8. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, renta rodzinna – ZUS.