Wypłata dodatku do wynagrodzenia – czy potrzebny aneks do umowy?

Czy dodatek do wynagrodzenia wymaga aneksu?

Nie zawsze. O tym, czy przyznanie dodatku do wynagrodzenia wymaga aneksu do umowy o pracę, decyduje przede wszystkim źródło prawa do tego dodatku oraz to, czy zmienia on indywidualne warunki umowy pracownika.

Zgodnie z art. 29 § 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy umowa o pracę powinna określać wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia. Natomiast art. 29 § 4 Kodeksu pracy stanowi, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Jeżeli więc dodatek ma zostać wpisany do umowy jako stały, indywidualnie uzgodniony składnik wynagrodzenia, najbezpieczniejszą formą jest pisemny aneks, czyli porozumienie zmieniające. Jeżeli jednak dodatek wynika z regulaminu wynagradzania, regulaminu premiowania albo innego wewnętrznego aktu pracodawcy, a pismo pracodawcy tylko potwierdza spełnienie warunków i wysokość dodatku, aneks zwykle nie jest konieczny.

W praktyce znaczenie ma także treść dokumentów obowiązujących w zakładzie pracy. Jeżeli regulamin premiowania albo regulamin wynagradzania przewiduje, komu, w jakiej wysokości i za jakie obowiązki przysługuje dodatek, pismo o przyznaniu dodatku pełni głównie funkcję informacyjną i dowodową.

Dodatek wynikający z regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania jest wewnątrzzakładowym źródłem prawa pracy. Zasady jego tworzenia określa art. 77² § 1–6 Kodeksu pracy. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy w zakresie pozwalającym na ustalenie warunków wynagradzania, ma obowiązek ustalić warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników może taki regulamin wprowadzić, a ma taki obowiązek, jeżeli zażąda tego zakładowa organizacja związkowa – wynika to z art. 77² § 1¹ i § 1² Kodeksu pracy.

Jeżeli regulamin wynagradzania przewiduje dodatek za dodatkowe obowiązki, dyżury, szczególne zadania, funkcję koordynatora albo zastępstwo, pracodawca może wydać pracownikowi pismo, np.:

Takie pismo nie musi być aneksem, jeżeli nie zmienia treści umowy o pracę, lecz realizuje mechanizm przewidziany w regulaminie. Warto jednak wskazać w nim podstawę przyznania dodatku, okres obowiązywania, wysokość albo sposób obliczenia dodatku oraz zadania, z którymi dodatek jest związany.

Jeżeli w firmie funkcjonuje także regulamin pracy, należy odróżnić jego rolę od regulaminu wynagradzania. Regulamin pracy, o którym mowa w art. 104 § 1 Kodeksu pracy, ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz prawa i obowiązki stron związane z porządkiem pracy. Co do zasady nie jest podstawowym miejscem ustalania składników wynagrodzenia – temu służy regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy albo umowa o pracę.

Kiedy aneks do umowy będzie potrzebny?

Aneks będzie właściwy wtedy, gdy strony chcą zmienić indywidualną treść umowy o pracę. Wynika to z art. 11 Kodeksu pracy, zgodnie z którym nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika, a także z art. 29 § 4 Kodeksu pracy, który wymaga formy pisemnej przy zmianie warunków umowy o pracę.

Aneks jest szczególnie wskazany, gdy:

• dodatek ma być stałym składnikiem wynagrodzenia pracownika wpisanym do umowy,
• pracownik ma na stałe otrzymać nowe obowiązki wykraczające poza dotychczasowy rodzaj pracy,
• zmienia się stanowisko, rodzaj pracy albo zakres odpowiedzialności w sposób istotny,
• pracodawca i pracownik chcą indywidualnie ustalić warunki dodatku odmienne od regulaminowych, o ile nie naruszają one przepisów prawa pracy,
• dotychczasowy dodatek umowny ma zostać zmieniony, ograniczony albo usunięty.

Jeżeli zmiana jest korzystna dla pracownika, strony mogą zawrzeć porozumienie zmieniające. Jeżeli pracownik nie zgadza się na zmianę mniej korzystną, pracodawca musi zastosować wypowiedzenie zmieniające na podstawie art. 42 § 1–3 Kodeksu pracy. Przepis ten nakazuje odpowiednie stosowanie przepisów o wypowiedzeniu umowy o pracę do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy.

Powierzenie dodatkowych obowiązków a zmiana umowy

Przy dodatku za dodatkowe obowiązki trzeba osobno ocenić, czy same obowiązki mieszczą się w dotychczasowym rodzaju pracy pracownika. Jeżeli pracownik ma nadal wykonywać pracę tego samego rodzaju, a nowe zadania są jedynie rozszerzeniem dotychczasowego zakresu czynności, często wystarczy polecenie służbowe albo aktualizacja zakresu obowiązków, o ile nie narusza to umowy o pracę.

Inaczej będzie, gdy pracodawca chce trwale powierzyć pracownikowi pracę innego rodzaju. Rodzaj pracy jest elementem umowy o pracę na podstawie art. 29 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Jego trwała zmiana wymaga porozumienia zmieniającego albo wypowiedzenia zmieniającego na podstawie art. 42 § 1–3 Kodeksu pracy.

Kodeks pracy przewiduje też szczególny wyjątek. Zgodnie z art. 42 § 4 Kodeksu pracy wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane, gdy pracodawca powierza pracownikowi inną pracę niż określona w umowie, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki: uzasadniają to potrzeby pracodawcy, powierzenie nie przekracza 3 miesięcy w roku kalendarzowym, nie powoduje obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Pismo o przyznaniu dodatku – co powinno zawierać?

Choć przy dodatku regulaminowym aneks nie zawsze jest wymagany, dla bezpieczeństwa pracodawca powinien przygotować jasne pismo. Ma ono znaczenie dowodowe, porządkuje rozliczenia płacowe i ogranicza ryzyko sporu.

W piśmie warto wskazać:

• imię i nazwisko pracownika oraz stanowisko,
• podstawę przyznania dodatku, np. konkretny paragraf regulaminu wynagradzania,
• rodzaj dodatku i przyczynę jego przyznania,
• wysokość dodatku albo sposób jego obliczania,
• okres, na jaki dodatek jest przyznany, albo informację, że przysługuje do odwołania na zasadach regulaminowych,
• termin wypłaty, zgodny z zasadami wypłaty wynagrodzenia w zakładzie pracy,
• datę i podpis osoby uprawnionej do działania za pracodawcę.

Termin wypłaty wynagrodzenia reguluje art. 85 § 1 i § 2 Kodeksu pracy. Wynagrodzenie za pracę wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie, a wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Porównanie: kiedy pismo, a kiedy aneks?

Podsumowanie

Jeżeli w firmie obowiązuje regulamin wynagradzania i przewiduje on dodatek za dodatkowe obowiązki, przyznanie dodatku można zwykle potwierdzić zwykłym pismem. Nie trzeba zawierać aneksu, o ile pismo nie zmienia indywidualnych warunków umowy o pracę, a jedynie stosuje zasady wynikające z regulaminu.

Aneks będzie potrzebny, gdy dodatek ma wejść do umowy jako stały składnik wynagrodzenia albo gdy przy okazji dodatku zmieniają się istotne warunki pracy lub płacy, np. rodzaj pracy, stanowisko, zakres odpowiedzialności lub stałe wynagrodzenie zasadnicze.

Dla bezpieczeństwa warto zadbać o poprawne dokumenty premiowe i dokumenty dotyczące dodatków: regulamin, decyzję o przyznaniu, listę płac oraz ewentualne potwierdzenie odbioru pisma przez pracownika.

FAQ

Czy pismo o przyznaniu dodatku jest tak samo ważne jak aneks?

Może być wystarczające, jeżeli dodatek wynika z regulaminu wynagradzania lub innego aktu wewnętrznego, a pismo tylko potwierdza jego przyznanie. Jeżeli jednak pismo zmienia umowę o pracę, powinno mieć formę aneksu albo innego pisemnego porozumienia zmieniającego zgodnie z art. 29 § 4 Kodeksu pracy.

Czy pracownik musi podpisać pismo o dodatku?

Jeżeli pismo tylko informuje o przyznaniu dodatku na zasadach regulaminowych, podpis pracownika zwykle potwierdza odbiór dokumentu. Jeżeli dokument zmienia warunki umowy o pracę, potrzebne jest zgodne oświadczenie woli obu stron, co wynika z art. 11 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może odebrać dodatek bez aneksu?

To zależy od źródła dodatku. Jeżeli dodatek był wyłącznie regulaminowy i przysługiwał po spełnieniu określonych warunków, jego ustanie może wynikać z regulaminu. Jeżeli dodatek został wpisany do umowy o pracę, jego odebranie wymaga porozumienia zmieniającego albo wypowiedzenia zmieniającego na podstawie art. 42 § 1–3 Kodeksu pracy.

Czy dodatek za dodatkowe obowiązki musi być wypłacany co miesiąc?

Nie zawsze. Zależy to od regulaminu, decyzji o przyznaniu dodatku albo umowy. Jeżeli dodatek jest składnikiem wynagrodzenia za pracę, należy go wypłacać zgodnie z zasadami wypłaty wynagrodzenia, w szczególności z art. 85 § 1 i § 2 Kodeksu pracy.

Czy każdy pracodawca musi mieć regulamin wynagradzania?

Nie. Obowiązek zależy przede wszystkim od liczby pracowników i objęcia ich układem zbiorowym pracy. Zasady określa art. 77² § 1–2 Kodeksu pracy. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników co do zasady ma taki obowiązek, jeżeli warunki wynagradzania nie wynikają z układu zbiorowego. Przy zatrudnieniu od 20 do 49 pracowników obowiązek może powstać na żądanie zakładowej organizacji związkowej.

Źródła

• Art. 11, art. 29 § 1 pkt 1 i pkt 3, art. 29 § 4, art. 42 § 1–4, art. 77² § 1–6, art. 85 § 1–2 oraz art. 104 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Art. 9 § 1 Kodeksu pracy – w zakresie źródeł prawa pracy, w tym regulaminów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.