Przejście z działalności na etat w ciąży a kontrola ZUS

Czy można przejść z działalności na etat w trakcie ciąży?

Tak. Kobieta w ciąży może zawrzeć umowę o pracę, także wtedy, gdy wcześniej wykonywała podobne zadania w ramach działalności gospodarczej albo współpracy B2B. Przepisy nie zakazują zatrudnienia pracownicy w ciąży. Istotne jest jednak, aby po zawarciu umowy powstał rzeczywisty stosunek pracy.

Zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca zobowiązuje się do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. To właśnie te elementy ZUS będzie oceniał w razie kontroli.

Jeżeli po przejściu z działalności na etat praca nadal jest wykonywana samodzielnie, bez podporządkowania, bez ustalonych godzin, bez kontroli pracodawcy i na zasadach typowych dla przedsiębiorcy, ZUS może twierdzić, że umowa o pracę nie odzwierciedla rzeczywistego zatrudnienia. Natomiast jeśli praca faktycznie jest wykonywana jak praca pracownika, samo wcześniejsze prowadzenie działalności nie przesądza o pozorności umowy.

Kiedy ZUS może zakwestionować umowę o pracę?

Pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ubezpieczeniu chorobowemu na podstawie art. 11 ust. 1 tej ustawy oraz ubezpieczeniu wypadkowemu na podstawie art. 12 ust. 1 tej ustawy. Okres podlegania ubezpieczeniom pracowniczym trwa od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania, co wynika z art. 13 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

ZUS może jednak wydać decyzję w sprawie podlegania ubezpieczeniom społecznym na podstawie art. 83 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W praktyce oznacza to, że organ może sprawdzić, czy umowa o pracę była realna, czy tylko formalna.

Jeżeli ZUS uzna, że strony podpisały umowę wyłącznie dla pozoru, może powoływać się na art. 83 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, zgodnie z którym nieważne jest oświadczenie woli złożone drugiej stronie za jej zgodą dla pozoru. Jeżeli ZUS zarzuca obejście prawa albo sprzeczność z zasadami współżycia społecznego, może odwoływać się do art. 58 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego. W sprawach pracowniczych przepisy Kodeksu cywilnego mogą być stosowane odpowiednio na podstawie art. 300 Kodeksu pracy, jeżeli dana kwestia nie jest uregulowana w prawie pracy i nie sprzeciwia się to zasadom prawa pracy.

Ważne jest przy tym, że zawarcie umowy o pracę w ciąży, nawet gdy pracownica wie, że w przyszłości będzie korzystała ze świadczeń, nie jest samo w sobie obejściem prawa. Kluczowe pozostaje to, czy praca była rzeczywiście wykonywana. Takie stanowisko wynika również z utrwalonej linii orzeczniczej Sądu Najwyższego, m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 6 lutego 2006 r., sygn. III UK 156/05, w którym podkreślono, że samo dążenie do objęcia ubezpieczeniem społecznym nie jest naganne, jeżeli zatrudnienie jest realne.

Co ZUS bada w praktyce?

W sprawach zatrudnienia kobiety w ciąży ZUS zwykle analizuje nie tylko samą umowę, ale całokształt okoliczności. Szczególne znaczenie mają: moment zatrudnienia, wysokość wynagrodzenia, wcześniejsze relacje stron, zakres obowiązków, rzeczywista potrzeba zatrudnienia pracownika oraz dowody codziennego wykonywania pracy. Jeżeli w ciąży pojawiają się równolegle dwa stosunki pracy, warto dodatkowo sprawdzić zasady zatrudnienia w ciąży przy podwójnym etacie i kontroli ZUS.

Czy ZUS może odmówić zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego?

ZUS nie może odmówić świadczeń wyłącznie dlatego, że pracownica jest w ciąży albo że zatrudnienie nastąpiło krótko przed zwolnieniem lekarskim. Może natomiast odmówić wypłaty zasiłku, jeżeli stwierdzi, że dana osoba nie podlegała ubezpieczeniu chorobowemu, ponieważ umowa o pracę była pozorna albo nie była wykonywana.

Prawo do zasiłku chorobowego dla pracownika powstaje co do zasady po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Do tego okresu mogą zostać zaliczone poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni albo zachodzi jedna z sytuacji wskazanych w art. 4 ust. 2 tej ustawy. Osobnym, ale powiązanym problemem jest zatrudnienie w ciąży a ZUS i L4.

Jeżeli niezdolność do pracy przypada w czasie ciąży, zasiłek chorobowy wynosi 100% podstawy wymiaru, co wynika z art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy zasiłkowej. U pracownika za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, a u pracownika po ukończeniu 50 lat za pierwsze 14 dni, wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca na podstawie art. 92 § 1 Kodeksu pracy. W ciąży wynagrodzenie chorobowe również wynosi 100%, zgodnie z art. 92 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Zasiłek macierzyński przysługuje ubezpieczonej, która urodziła dziecko w okresie ubezpieczenia chorobowego, na podstawie art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej. W przypadku pracownicy urlop macierzyński reguluje art. 180 Kodeksu pracy, a urlop rodzicielski art. 182(1a) Kodeksu pracy. Przy urodzeniu jednego dziecka przy jednym porodzie podstawowy wymiar urlopu macierzyńskiego wynosi 20 tygodni, zgodnie z art. 180 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Czy ZUS może obniżyć podstawę zasiłku?

Podstawą wymiaru składek pracownika jest przychód ze stosunku pracy, zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego dla pracownika ustala się natomiast według zasad z art. 36 i następnych ustawy zasiłkowej. Co do zasady uwzględnia się przeciętne miesięczne wynagrodzenie z okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy, a jeżeli zatrudnienie trwa krócej, z pełnych miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia.

ZUS nie powinien dowolnie obniżać zasiłku tylko dlatego, że pracownica jest w ciąży. Może jednak badać, czy wynagrodzenie nie zostało ustalone w sposób pozorny albo rażąco oderwany od realiów zatrudnienia wyłącznie po to, aby zwiększyć świadczenia. W takim sporze znaczenie mają obowiązki pracownicy, kwalifikacje, wymiar czasu pracy, wynagrodzenia innych osób w firmie i kondycja finansowa pracodawcy.

Jak bezpiecznie przygotować przejście z działalności na etat?

Najbezpieczniej jest zadbać o to, aby zmiana formy współpracy była rzeczywista, a nie tylko formalna. Jeżeli ta sama osoba wcześniej świadczyła usługi jako przedsiębiorca, po zawarciu umowy o pracę powinny pojawić się elementy typowe dla zatrudnienia pracowniczego: podporządkowanie, wyznaczone zadania, nadzór, ewidencja czasu pracy oraz obowiązki wykonywane na rzecz i ryzyko pracodawcy.

• Umowę o pracę należy potwierdzić na piśmie zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy.
• Pracodawca powinien skierować pracownicę na wstępne badania lekarskie, jeżeli są wymagane, na podstawie art. 229 § 1 Kodeksu pracy.
• Pracownica powinna odbyć szkolenie BHP, zgodnie z art. 237(3) § 2 Kodeksu pracy.
• Należy prowadzić dokumentację pracowniczą i ewidencję czasu pracy, wynikające z art. 94 pkt 9a i art. 149 § 1 Kodeksu pracy.
• Wynagrodzenie powinno być wypłacane przelewem albo w inny udokumentowany sposób.

Warto także zachować dokumenty pokazujące, że pracodawca miał realną potrzebę zatrudnienia: korespondencję dotyczącą zakresu obowiązków, decyzję o utworzeniu stanowiska, wcześniejsze ogłoszenia, plan projektów, zestawienie zadań oraz dokumenty potwierdzające przekazanie obowiązków innej osobie po rozpoczęciu zwolnienia lekarskiego.

Ochrona pracownicy w ciąży na etacie

Po skutecznym nawiązaniu stosunku pracy pracownica w ciąży korzysta z ochrony przewidzianej w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 177 § 1 Kodeksu pracy pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownicy i reprezentująca ją zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.

Ochrona nie działa jednak w każdej sytuacji identycznie. Art. 177 § 2 Kodeksu pracy wskazuje, że zasady przedłużenia umowy nie stosuje się do umowy o pracę na okres próbny nieprzekraczający jednego miesiąca. Zgodnie z art. 177 § 3 Kodeksu pracy umowa zawarta na czas określony albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która miałaby się rozwiązać po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Wyjątek dotyczący umowy zawartej w celu zastępstwa pracownika wynika z art. 177 § 3(1) Kodeksu pracy.

Dodatkowo art. 178 § 1 Kodeksu pracy zakazuje zatrudniania pracownicy w ciąży w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej. Pracownicy w ciąży nie wolno bez jej zgody delegować poza stałe miejsce pracy ani zatrudniać w systemie przerywanego czasu pracy. Prace wzbronione kobietom w ciąży wynikają z art. 176 Kodeksu pracy oraz z przepisów wykonawczych wydanych na jego podstawie.

Co zrobić, gdy ZUS wyda niekorzystną decyzję?

Jeżeli ZUS uzna, że pracownica nie podlega ubezpieczeniom społecznym, wyda decyzję na podstawie art. 83 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Od takiej decyzji przysługuje odwołanie do sądu. Zgodnie z art. 83 ust. 2 tej ustawy odwołanie wnosi się na zasadach określonych w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego.

Termin na wniesienie odwołania wynosi miesiąc od doręczenia odpisu decyzji, co wynika z art. 477(9) § 1 Kodeksu postępowania cywilnego. Odwołanie składa się do sądu za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. W odwołaniu należy wskazać, z czym się nie zgadzamy, opisać faktyczne wykonywanie pracy i załączyć dowody.

W sprawach tego typu warto przedstawić spójny zestaw dowodów: umowę, zakres obowiązków, dokumentację kadrową, potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia, korespondencję służbową, efekty pracy, zeznania świadków oraz dokumenty pokazujące, że pracodawca rzeczywiście potrzebował pracownika.

FAQ

Czy ZUS zawsze kontroluje zatrudnienie kobiety w ciąży?

Nie zawsze. ZUS może jednak wszcząć postępowanie, zwłaszcza gdy zatrudnienie nastąpiło krótko przed zwolnieniem lekarskim, wynagrodzenie jest wysokie albo okoliczności wskazują, że praca mogła nie być wykonywana.

Czy umowa o pracę zawarta w ciąży jest ważna?

Tak, jeżeli praca jest rzeczywiście wykonywana i spełnia cechy stosunku pracy z art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Ciąża nie jest przeszkodą w zawarciu umowy o pracę.

Czy trzeba zamknąć działalność gospodarczą po przejściu na etat?

Nie zawsze. Można prowadzić działalność i jednocześnie pracować na etacie, ale skutki składkowe zależą od wysokości wynagrodzenia z umowy o pracę i innych okoliczności. Zbieg tytułów do ubezpieczeń reguluje art. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Czy ZUS może zakwestionować tylko wysokość wynagrodzenia?

Tak, w określonych sytuacjach ZUS może badać, czy wynagrodzenie nie zostało ustalone pozornie albo w sposób rażąco zawyżony wyłącznie dla podwyższenia świadczeń. Nie oznacza to jednak automatycznie, że każda wyższa pensja jest podejrzana.

Co jest najważniejszym dowodem w sporze z ZUS?

Najważniejsze są dowody faktycznego świadczenia pracy: korespondencja służbowa, wykonane zadania, raporty, dostęp do systemów, ewidencja czasu pracy, przelewy wynagrodzenia oraz zeznania osób, które widziały pracę pracownicy.

Źródła

• Art. 22 § 1, art. 29 § 2, art. 92 § 1, art. 94 pkt 9a, art. 149 § 1, art. 176, art. 177, art. 178 § 1, art. 180, art. 182(1a), art. 229 § 1, art. 237(3) § 2 oraz art. 300 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• Art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 9, art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 1, art. 18 ust. 1, art. 83 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Art. 4 ust. 1 pkt 1 i ust. 2, art. 11 ust. 2 pkt 1, art. 29 ust. 1 pkt 1, art. 36 i następne oraz art. 68 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
• Art. 58 § 1 i § 2 oraz art. 83 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
• Art. 477(9) § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 lutego 2006 r., sygn. III UK 156/05.