Przedpłata za korepetycje – jak bezpiecznie rozliczyć 20 tys. zł z góry

Czy 20 000 zł przedpłaty można przyjąć w działalności nierejestrowanej?

Nie. W opisanej sytuacji jednorazowa wpłata 20 000 zł co do zasady spowoduje przekroczenie miesięcznego limitu przychodu dla działalności nierejestrowanej. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców działalność nierejestrowana jest dopuszczalna, jeżeli przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Z kolei art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców stanowi, że jeżeli przychód należny przekroczył w danym miesiącu ten limit, działalność staje się działalnością gospodarczą począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie. Oznacza to, że nie trzeba czekać do końca miesiąca ani do końca roku – skutek powstaje od razu.

W praktyce więc przyjęcie tak wysokiej przedpłaty nie powinno być rozliczane dalej jako działalność nierejestrowana. Trzeba przygotować się na formalne rozpoczęcie działalności gospodarczej.

Od kiedy trzeba zarejestrować firmę?

Po przekroczeniu limitu działalności nierejestrowanej należy złożyć wniosek o wpis do CEIDG. Wynika to z art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, zgodnie z którym wniosek o wpis składa się w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej. W tym przypadku dniem rozpoczęcia będzie dzień przekroczenia limitu z art. 5 ust. 3 tej ustawy.

Jeżeli więc przyjmie Pani 20 000 zł z góry, bezpiecznym rozwiązaniem jest przygotowanie rejestracji działalności jeszcze przed przyjęciem płatności albo najpóźniej niezwłocznie po przekroczeniu limitu. Pozwoli to uniknąć chaosu przy rozliczeniach podatkowych i ewidencyjnych.

Warto też pamiętać, że sam wpis do CEIDG to nie wszystko. Trzeba dobrać formę opodatkowania, sprawdzić obowiązki wobec ZUS oraz sposób dokumentowania sprzedaży. Jeżeli równolegle pracuje Pani na etacie, sytuacja składkowa może wyglądać inaczej niż przy działalności prowadzonej jako jedyne źródło dochodu.

Jak najlepiej ująć taką wpłatę w umowie?

Najbezpieczniej zawrzeć pisemną umowę o świadczenie usług edukacyjnych. Do takiej umowy stosuje się przede wszystkim art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.

W umowie warto dokładnie zapisać:

• kto jest stroną umowy – pełnoletni kursant albo rodzic/opiekun prawny małoletniego ucznia,
• przedmiot umowy – np. roczny pakiet korepetycji z matematyki,
• liczbę godzin albo sposób jej ustalania,
• okres świadczenia usług,
• formę zajęć – online, stacjonarnie albo mieszanie,
• zasady odwoływania i przekładania lekcji,
• czy niewykorzystane godziny przepadają, czy podlegają zwrotowi,
• kiedy możliwe jest rozwiązanie umowy i jak rozlicza się pozostałą część przedpłaty,
• zasady zachowania stron podczas zajęć oraz możliwość natychmiastowego zakończenia współpracy w razie naruszeń.

Jeżeli zależy Pani na zabezpieczeniu przed niestosownym zachowaniem kursanta, trzeba opisać to wprost. Można wprowadzić postanowienie, że naruszenie zasad współpracy, agresja słowna, nękanie, uporczywe wiadomości poza ustalonym kanałem kontaktu lub zachowania naruszające dobra osobiste uprawniają do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Podstawę ochrony dają także art. 23 i art. 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, dotyczące dóbr osobistych.

Jeżeli zajęcia mają odbywać się online, warto wskazać jedyny dopuszczalny kanał kontaktu oraz zasady nagrywania lekcji. Bez wyraźnej zgody drugiej strony nie należy przyjmować, że nagrywanie jest dozwolone.

Czy trzeba wystawić fakturę po otrzymaniu przedpłaty?

To zależy od statusu nabywcy i od tego, czy żąda faktury. Jeżeli świadczy Pani usługi na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, art. 106b ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przewiduje obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy. Jeżeli klient nie żąda faktury, sama ustawa o VAT nie nakłada automatycznie obowiązku wystawiania faktury w każdej takiej sprzedaży.

Inaczej jest, gdy nabywcą jest podatnik VAT lub osoba prawna – wtedy należy ocenić obowiązek fakturowania według art. 106b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W praktyce przy tak dużej kwocie i przedpłacie rozsądne jest sporządzenie dokumentu księgowego potwierdzającego wpłatę, nawet jeśli formalnie nie ma bezwzględnego obowiązku wystawienia faktury dla osoby prywatnej bez jej żądania. Ułatwia to wykazanie źródła środków, celu płatności i sposobu rozliczenia.

Trzeba jednak odróżnić obowiązek cywilny i dowodowy od obowiązku w VAT. Samo stwierdzenie, że każdą przedpłatę trzeba obowiązkowo zafakturować, byłoby zbyt daleko idące. Przy osobie fizycznej nieprowadzącej działalności decydują przepisy o fakturach dla konsumentów i konkretne okoliczności transakcji.

Jak rozliczyć podatek dochodowy od takiej przedpłaty?

Jeżeli po przekroczeniu limitu powstaje działalność gospodarcza, przychód należy rozliczać już w reżimie właściwym dla działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychód z działalności uważa się co do zasady kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniach wskazanych w ustawie.

Bardzo ważne jest jednak to, że art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wyłącza z przychodów pobrane wpłaty lub zarachowane należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Innymi słowy, w podatku dochodowym sama zaliczka lub przedpłata na poczet przyszłych usług co do zasady nie musi jeszcze oznaczać przychodu podatkowego w dacie jej otrzymania.

To właśnie dlatego rozliczenie takiej wpłaty nie jest proste i wymaga rozróżnienia między:

• skutkiem przekroczenia limitu działalności nierejestrowanej,
• momentem powstania przychodu w PIT,
• ewentualnymi obowiązkami w VAT, jeśli podatnik nie korzysta ze zwolnienia.

Jeżeli więc planowany pakiet obejmuje usługi wykonywane przez wiele kolejnych miesięcy, sam wpływ pieniędzy nie zawsze oznacza identyczny moment podatkowy w PIT. Dla bezpieczeństwa warto ustalić model rozliczeń z księgową jeszcze przed przyjęciem wpłaty.

Czy korepetytor musi rozliczać VAT od przedpłaty?

Najpierw trzeba ustalić, czy w ogóle jest Pani podatnikiem VAT czynnym, czy korzysta ze zwolnienia. W wielu przypadkach korepetytor korzysta ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, jeżeli wartość sprzedaży nie przekroczy ustawowego limitu. Trzeba jednak pamiętać, że limit ten dotyczy całej sprzedaży w roku podatkowym, a nie pojedynczej wpłaty.

Jeżeli podatnik jest objęty VAT i nie korzysta ze zwolnienia, art. 19a ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług stanowi, że jeśli przed wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Jeżeli jednak korzysta Pani ze zwolnienia z VAT, problem obowiązku podatkowego w VAT może w praktyce nie wystąpić, choć nadal trzeba prawidłowo udokumentować sprzedaż i ocenić limity. Dlatego nie da się odpowiedzieć identycznie dla każdego korepetytora – znaczenie ma faktyczny status podatkowy.

W razie wątpliwości pomocny może być materiał: wykonawca nie chce wystawić faktury – co zrobić.

Czy potrzebna jest kasa fiskalna?

Najczęściej nie, ale trzeba sprawdzić podstawę zwolnienia na aktualny okres. Obecnie zastosowanie ma rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dla usług edukacyjnych często możliwe jest korzystanie ze zwolnienia, jednak jego zastosowanie zależy od sposobu świadczenia usługi i sposobu przyjmowania zapłaty.

Nie należy więc poprzestawać na ogólnym stwierdzeniu, że „korepetytor nigdy nie musi mieć kasy”. Bezpieczniej przyjąć, że w typowym modelu korepetycji zwolnienie jest często dostępne, ale przed przyjęciem 20 000 zł warto zweryfikować, czy spełnione są wszystkie warunki z aktualnego rozporządzenia.

Jak zabezpieczyć się przed problemami z klientem?

Poza samą umową warto wdrożyć kilka praktycznych zasad:

• przyjmować wpłatę wyłącznie przelewem, z czytelnym tytułem płatności,
• zawrzeć umowę przed pierwszą większą wpłatą,
• ustalić, czy przedpłata ma charakter zaliczki, czy wynagrodzenia rozliczanego etapami,
• ustalić zasady zwrotów proporcjonalnie do niewykonanej części usług,
• prowadzić ewidencję odbytych zajęć,
• unikać gotówki przy tak wysokiej kwocie,
• jeżeli kursant jest małoletni – zawierać ustalenia z rodzicem lub opiekunem prawnym.

W relacji z konsumentem trzeba też uważać na postanowienia, które mogłyby zostać uznane za niedozwolone. Przykładowo całkowity brak zwrotu całej niewykorzystanej przedpłaty niezależnie od przyczyny rozwiązania umowy może być ryzykowny. Treść umowy powinna uwzględniać realny podział ryzyk i faktycznie poniesione koszty.

Co zrobić krok po kroku?

FAQ

Czy mogę przyjąć 20 000 zł i dopiero potem zastanawiać się nad firmą?

To ryzykowne. Przekroczenie limitu działalności nierejestrowanej wywołuje skutek z mocy art. 5 ust. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców, więc formalności trzeba przygotować od razu.

Czy każda przedpłata oznacza od razu przychód w PIT?

Nie zawsze. Art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT wyłącza z przychodów pobrane wpłaty na poczet usług wykonywanych w przyszłych okresach. Trzeba jednak analizować treść umowy i sposób rozliczenia.

Czy muszę mieć kasę fiskalną przy korepetycjach?

Niekoniecznie. Często można korzystać ze zwolnienia przewidzianego w aktualnym rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, ale trzeba sprawdzić warunki tego zwolnienia.

Czy umowa z rodzicem małoletniego ucznia jest konieczna?

Jest bardzo wskazana. Jeżeli kursant jest niepełnoletni, to właśnie rodzic albo opiekun prawny powinien być stroną ustaleń finansowych i organizacyjnych.

Czy mogę zatrzymać całą przedpłatę, jeśli uczeń zrezygnuje?

Nie zawsze. Zależy to od treści umowy, przyczyny rezygnacji i tego, czy takie postanowienie nie byłoby nadmiernie niekorzystne dla konsumenta. Bezpieczniej stosować rozliczenie proporcjonalne i jasno opisać wyjątki.

Źródła

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w szczególności art. 5 i art. 17; tekst aktu: Dz.U. 2018 poz. 646.

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 23, art. 24 i art. 750; tekst aktu: Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93.

3. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 14 ust. 1 i art. 14 ust. 3 pkt 1; tekst aktu: Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350.

4. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 106b, art. 19a ust. 8 i art. 113; tekst aktu: Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535.

5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U. 2024 poz. 1902.