Pożar firmy – jak rozliczyć stratę, odszkodowanie i zrzutkę

Kiedy strata po pożarze może być kosztem podatkowym

Sam pożar nie oznacza jeszcze automatycznie prawa do zaliczenia straty do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą jest art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym kosztem są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wskazanych w art. 23 tej ustawy.

Straty w towarach handlowych nie są wprost wymienione w katalogu z art. 23 ustawy o PIT, ale organy podatkowe i sądy wymagają, aby przedsiębiorca wykazał, że strata:

• powstała w związku z prowadzoną działalnością,
• była rzeczywista i właściwie udokumentowana,
• nie wynikała z winy umyślnej, rażącego niedbalstwa ani braku należytego zabezpieczenia mienia.

Jeżeli więc pożar był zdarzeniem losowym, a przedsiębiorca dochował rozsądnych standardów zabezpieczenia magazynu, to co do zasady istnieją argumenty za ujęciem straty w kosztach. Jeżeli jednak ujawni się np. brak wymaganych przeglądów instalacji, rażące zaniedbania przeciwpożarowe albo fikcyjna dokumentacja magazynowa, urząd skarbowy może zakwestionować koszt.

To zagadnienie zawsze zależy od konkretnego stanu faktycznego i materiału dowodowego, zwłaszcza gdy równolegle toczy się postępowanie policji, prokuratury lub ubezpieczyciela.

Jakie dokumenty trzeba zgromadzić po pożarze

Dla rozliczenia podatkowego najważniejsze jest rzetelne udokumentowanie skali i przyczyny szkody. W praktyce warto mieć:

• protokół strat sporządzony przez przedsiębiorcę,
• spis z natury lub zestawienie zniszczonych towarów,
• protokół straży pożarnej, policji albo inne dokumenty służb,
• dokumentację fotograficzną,
• ewidencję magazynową i dowody zakupu towarów,
• zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela i korespondencję z zakładem ubezpieczeń.

Podstawą do zapisów w KPiR mogą być dowody wewnętrzne spełniające wymagania określone w § 11 ust. 3 pkt 3 oraz § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Taki dokument powinien umożliwiać identyfikację zdarzenia, przedmiotu straty, wartości, daty oraz osób sporządzających dokument.

W praktyce protokół strat powinien opisywać co najmniej: datę zdarzenia, rodzaj i ilość utraconych towarów, ich wartość, przyczynę zniszczenia, sposób ustalenia wartości oraz podpisy osób odpowiedzialnych za sporządzenie dokumentu.

Sposób księgowania straty w KPiR

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, zniszczenie towarów handlowych wymaga najpierw usunięcia ich wartości z zakupów towarów. W praktyce stosuje się wyksięgowanie wartości utraconych towarów z kolumny 10 KPiR. Jeżeli razem z zakupem były ujęte koszty uboczne zakupu, rozważa się również odpowiednią korektę kolumny 11 – zależnie od tego, jak te koszty były przypisane do zniszczonych towarów.

Następnie, jeżeli strata spełnia warunki uznania jej za koszt podatkowy, jej wartość ujmuje się w kolumnie 13 KPiR jako pozostały wydatek. Wynika to z objaśnień do KPiR stanowiących załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W praktyce księgowej najczęściej wygląda to tak:

Nie ma przepisu, który nakazywałby czekać z księgowaniem samej straty aż do prawomocnego zakończenia postępowania karnego. Co do zasady rozlicza się ją wtedy, gdy strata jest już stwierdzona i właściwie udokumentowana. Jeżeli więc protokół szkody sporządzono niezwłocznie po pożarze, to najczęściej ujęcie następuje w tym okresie rozliczeniowym, w którym zdarzenie zostało udokumentowane.

Jeżeli jednak zakres szkody, wartość towarów albo przyczyny pożaru są nadal niepewne, bezpieczniej jest przyjąć moment, w którym dokumentacja pozwala wiarygodnie ustalić wysokość straty.

Zobacz również:

regały magazynowe jako środek trwały – jak je amortyzować

Odszkodowanie z ubezpieczenia a podatek

Jeżeli przedsiębiorca otrzyma odszkodowanie za zniszczony majątek związany z działalnością gospodarczą, co do zasady powstaje przychód podatkowy. W działalności opodatkowanej PIT podstawą jest art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o PIT, który jako przychód z działalności wymienia m.in. otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

To oznacza, że strata i odszkodowanie rozlicza się oddzielnie:

• strata może być kosztem, jeżeli spełnia przesłanki podatkowe,
• odszkodowanie co do zasady jest przychodem w momencie jego otrzymania.

Jeżeli polisa pokryje tylko część szkody, nie przekreśla to automatycznie prawa do rozliczenia niepokrytej części jako kosztu. Trzeba jednak zachować spójność dokumentacji i wykazać, jaka część straty została zrekompensowana.

W spółkach objętych podatkiem CIT zasada jest podobna: odszkodowanie co do zasady stanowi przychód na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, a możliwość ujęcia straty po stronie kosztowej trzeba ocenić według przepisów tej ustawy i okoliczności konkretnej szkody.

Zrzutka internetowa po pożarze – PIT, CIT czy podatek od darowizn?

To jest najbardziej wrażliwy element całej sprawy. Nie każda wpłata ze zrzutki będzie automatycznie darowizną i nie każda wpłata będzie przychodem z działalności. Kluczowe jest to, kto jest organizatorem, kto jest odbiorcą środków, jaki jest opis zbiórki, czy darczyńca dostaje jakiekolwiek świadczenie wzajemne oraz czy środki trafiają do osoby fizycznej czy do spółki.

Jeżeli działalność jest prowadzona jako jednoosobowa działalność gospodarcza, a wpłaty mają charakter nieodpłatnych przysporzeń dla konkretnej osoby fizycznej i nie są zapłatą za towar, usługę ani świadczenie wzajemne, istnieją mocne argumenty za kwalifikacją ich jako darowizn podlegających ustawie z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn. Podstawą jest art. 1 ust. 1 pkt 2 tej ustawy, obejmujący nabycie tytułem darowizny przez osoby fizyczne.

W takim wariancie nie stosuje się podatku dochodowego do samego nabycia, bo zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT przepisów ustawy o PIT nie stosuje się do przychodów podlegających przepisom o podatku od spadków i darowizn.

Jednak taka kwalifikacja wymaga ostrożności. Jeżeli zrzutka jest opisana jako wsparcie firmy, służy finansowaniu bieżącej działalności, naprawie majątku firmowego albo jest powiązana z promocją, świadczeniem wzajemnym czy przyszłą sprzedażą, fiskus może próbować uznać wpłaty za przychód z działalności gospodarczej na podstawie art. 14 ust. 1 ustawy o PIT.

W przypadku spółki z o.o., spółki akcyjnej albo innego podatnika CIT wpłaty od darczyńców nie podlegają podatkowi od spadków i darowizn, bo ten podatek dotyczy nabycia przez osoby fizyczne. W takim przypadku co do zasady trzeba oceniać je na gruncie CIT jako przysporzenie majątkowe.

Jeżeli planują Państwo internetową zbiórkę na odbudowę po pożarze, warto też przeczytać materiał o tym, kiedy zbiórka publiczna jako darowizna może podlegać podatkowi od spadków i darowizn, a nie podatkowi dochodowemu.

Limity i obowiązki przy darowiznach od osób obcych

Jeżeli wpłaty są rzeczywiście darowiznami na rzecz osoby fizycznej, znaczenie ma art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn. Obecnie opodatkowaniu podlega nabycie od jednej osoby, w okresie 5 lat poprzedzających rok ostatniego nabycia i w roku ostatniego nabycia, po przekroczeniu kwoty wolnej właściwej dla danej grupy podatkowej.

Dla darczyńców niespokrewnionych z obdarowanym zasadniczo będzie to III grupa podatkowa. Dla tej grupy kwota wolna wynosi 5 733 zł. Dla porządku:

• I grupa – 36 120 zł,
• II grupa – 27 090 zł,
• III grupa – 5 733 zł.

Limity te stosuje się do nabycia od jednej osoby, a nie do całej zrzutki łącznie. Problem praktyczny polega jednak na tym, że przy internetowych zrzutkach trzeba umieć ustalić, kto był darczyńcą i jaką kwotę wpłacił. Bez takiej identyfikacji prawidłowe rozliczenie może być utrudnione.

Jeżeli od jednej osoby zostanie przekroczona kwota wolna, co do zasady trzeba złożyć zeznanie SD-3 w terminie określonym w art. 17a ust. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, czyli w ciągu miesiąca od dnia powstania obowiązku podatkowego. Sam obowiązek podatkowy przy darowiźnie powstaje co do zasady zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 tej ustawy.

W praktyce przy wielu drobnych wpłatach od obcych osób najczęściej nie dochodzi do przekroczenia limitu od jednego darczyńcy, ale trzeba to umieć wykazać dokumentacyjnie.

Zobacz również:

odszkodowanie i zadośćuczynienie od sprawcy – podstawowe zasady dochodzenia roszczeń

Czy internetowa zrzutka to zbiórka publiczna?

Nie należy utożsamiać każdej zrzutki internetowej ze zbiórką publiczną w rozumieniu ustawy. Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych, zbiórką publiczną jest zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze w miejscu publicznym na określony, zgodny z prawem cel pozostający w sferze zadań publicznych lub religijnych.

Typowa zrzutka internetowa polegająca na przelewach na rachunek bankowy lub przez operatora płatności co do zasady nie jest zbiórką publiczną w rozumieniu tej ustawy, więc nie podlega zgłoszeniu na portalu zbiorki.gov.pl tylko z tego powodu, że odbywa się online. To jednak nie rozstrzyga jeszcze kwestii podatkowych – te nadal trzeba ocenić oddzielnie.

Czy trzeba czekać na zakończenie postępowania karnego lub decyzję ubezpieczyciela

Nie zawsze. Dla ujęcia straty w kosztach kluczowe jest dostateczne udokumentowanie samej szkody i jej związku z działalnością. Jeżeli już wiadomo, jakie towary spłonęły i jaka była ich wartość, można co do zasady sporządzić protokół i rozliczyć stratę bez czekania na końcowy wynik postępowania karnego.

Inaczej może być wtedy, gdy:

• wartość szkody jest sporna,
• nie wiadomo, czy wszystkie towary rzeczywiście uległy zniszczeniu,
• pojawiają się wątpliwości co do winy przedsiębiorcy,
• trwa spór z ubezpieczycielem wpływający na zakres rekompensaty.

W takich przypadkach bezpieczniej jest oprzeć księgowanie na możliwie pełnym materiale dowodowym i zadbać o spójność stanowiska księgowego, podatkowego i ubezpieczeniowego.

Interpretacja indywidualna – kiedy warto ją uzyskać

Przy zrzutce internetowej ryzyko podatkowe bywa większe niż przy samym rozliczeniu szkody po pożarze. Jeżeli mają Państwo wątpliwości, czy wpłaty są darowizną, przychodem z działalności czy innym przysporzeniem, warto wystąpić o interpretację indywidualną do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Podstawą jest art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

Opłata od wniosku wynosi 40 zł od jednego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Tylko interpretacja wydana w Państwa własnej sprawie daje ochronę opisaną w art. 14k–14m Ordynacji podatkowej.

FAQ

Czy wartość straty wpisuje się w KPiR ze znakiem minus?

Tak, w praktyce najpierw wyksięgowuje się zniszczone towary z kolumny 10 KPiR, a następnie – jeżeli strata może być kosztem podatkowym – ujmuje się ją w kolumnie 13 jako pozostały wydatek.

Czy trzeba czekać na zakończenie śledztwa?

Nie zawsze. Jeżeli szkoda jest już ustalona i dobrze udokumentowana, samo toczące się postępowanie karne nie wyklucza ujęcia straty. Gdy jednak przyczyny albo rozmiar szkody są sporne, lepiej zachować ostrożność.

Czy odszkodowanie z polisy jest opodatkowane?

Co do zasady tak. W działalności opodatkowanej PIT otrzymane odszkodowanie dotyczące majątku firmowego stanowi przychód z działalności gospodarczej.

Czy wpłaty ze zrzutki zawsze są darowizną?

Nie. Zależy to od konstrukcji zbiórki, treści opisu, braku świadczenia wzajemnego, statusu odbiorcy środków i możliwości ustalenia darczyńców. W części przypadków fiskus może traktować wpłaty jako przychód z działalności.

Czy internetowa zrzutka wymaga zgłoszenia jako zbiórka publiczna?

Typowa zrzutka internetowa oparta na przelewach online co do zasady nie jest zbiórką publiczną w rozumieniu ustawy o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. To nie zwalnia jednak z prawidłowego rozliczenia podatkowego.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350.

2. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86.

3. Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn – Dz.U. 1983 nr 45 poz. 207.

4. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926.

5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. 2019 poz. 2544.

6. Ustawa z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych – Dz.U. 2014 poz. 498.

7. Informacja o interpretacji indywidualnej: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-podatkowa-interpretacje-indywidualna.