Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po macierzyńskim

Wynagrodzenie za urlop po macierzyńskim – podstawowa zasada

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Wynika to z art. 172 Kodeksu pracy. Urlop wypoczynkowy wykorzystywany po urlopie macierzyńskim albo rodzicielskim nie jest więc rozliczany według wysokości zasiłku macierzyńskiego, lecz według zasad dotyczących wynagrodzenia urlopowego.

Jeżeli pracownica ma wynagrodzenie zasadnicze określone w stałej miesięcznej kwocie, np. 6000 zł brutto, składnik ten uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu. Nie wylicza się go jako średniej z kwot zasiłku pobieranego w czasie wcześniejszej nieobecności.

Niezależnie od tego, czy zasiłek macierzyński był wypłacany według stawki 100%, 81,5%, 70% albo według wcześniejszych zasad, jego wysokość nie służy do obliczenia wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Więcej uwagi wymagają premie, prowizje, wynagrodzenie za nadgodziny i inne składniki zależne od wykonywanej pracy. Trzeba ustalić ich charakter, okres, za jaki przysługują, oraz sprawdzić, czy nie należą do świadczeń wyłączonych z podstawy wynagrodzenia urlopowego.

Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop po macierzyńskim krok po kroku?

Szczegółowe zasady wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. W typowej sytuacji obliczenie można przeprowadzić w kilku etapach:

1. Ustal stałe składniki miesięczne. Wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki określone w stałej miesięcznej wysokości przyjmuje się w kwocie należnej w miesiącu urlopu.
2. Ustal składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc. Mogą to być np. prowizje, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki za pracę w nocy czy premie mające charakter składnika wynagrodzenia.
3. Wybierz okres do podstawy. Zasadą są 3 miesiące kalendarzowe poprzedzające miesiąc rozpoczęcia urlopu. Przy znacznym wahaniu wysokości zmiennych składników można uwzględnić okres dłuższy, jednak nie więcej niż 12 miesięcy.
4. Zsumuj zmienne składniki wypłacone w przyjętym okresie. Jeżeli z powodu długiej nieobecności pracownik nie miał do nich prawa, trzeba zastosować szczególne zasady opisane niżej.
5. Ustal liczbę godzin faktycznie przepracowanych w okresie przyjętym do podstawy.
6. Podziel podstawę zmiennych składników przez liczbę faktycznie przepracowanych godzin. Otrzymasz stawkę za jedną godzinę.
7. Pomnóż stawkę godzinową przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w czasie urlopu zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy.

W zawodach objętych regulacjami szczególnymi mogą obowiązywać inne zasady. Dotyczy to między innymi nauczycieli, dla których znaczenie może mieć sposób wyliczania średniej urlopowej. Przy zakończeniu stosunku pracy odrębnie ustala się natomiast należność za niewykorzystany urlop, czyli ekwiwalent za urlop.

Jak liczyć średnią urlopową po długiej nieobecności?

Po urlopie macierzyńskim albo rodzicielskim częsty jest problem polegający na tym, że w 3 miesiącach bezpośrednio poprzedzających miesiąc urlopu wypoczynkowego pracownica w ogóle nie wykonywała pracy i nie przysługiwały jej zmienne składniki wynagrodzenia.

Nie oznacza to, że do podstawy należy mechanicznie wpisać zera. Jeżeli przez cały okres przyjmowany do ustalenia podstawy, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu, albo przez okres krótszy obejmujący pełny miesiąc lub pełne miesiące kalendarzowe pracownikowi nie przysługiwały składniki zmienne, uwzględnia się najbliższe miesiące, za które takie wynagrodzenie przysługiwało.

Może więc dojść do sięgnięcia do wynagrodzeń sprzed urlopów związanych z rodzicielstwem. Jeżeli natomiast pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymywał zmienne składniki tylko przez okres krótszy niż okres przyjmowany normalnie do podstawy, podstawę ustala się z wynagrodzenia wypłaconego za okres faktycznie przepracowany.

Trzeba przy tym sprawdzić, czy po powrocie nie zmieniły się zasady wynagradzania. Nie można bez dalszej analizy przenieść historycznych kwot do obecnej podstawy, jeżeli w międzyczasie zmienił się dany składnik lub jego wysokość.

Jeżeli problem dotyczy szerzej powrotu do pracy oraz wykorzystania urlopu po macierzyńskim, trzeba odróżnić zasady udzielania urlopu od zasad obliczania należnego za niego wynagrodzenia.

Zmiana etatu lub wynagrodzenia po macierzyńskim – jak wpływa na wynagrodzenie urlopowe?

Jeżeli po urlopie związanym z rodzicielstwem zmienił się wymiar etatu albo wynagrodzenie pracownika, trzeba odróżnić składniki stałe od zmiennych. Stały składnik miesięczny uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu. Jeżeli więc pracownik przed urlopem wypoczynkowym przeszedł na część etatu i od tego momentu ma niższą stałą pensję, przy wynagrodzeniu urlopowym znaczenie ma już aktualna kwota.

W przypadku zmiennych składników obowiązuje dodatkowa reguła. Jeżeli przed rozpoczęciem urlopu albo w miesiącu jego wykorzystywania nastąpiła zmiana tych składników lub ich wysokości, podstawę wymiaru trzeba ustalić ponownie z uwzględnieniem zmiany. Historycznej średniej nie należy więc stosować bez przeliczenia, jeżeli została ustalona według warunków wynagradzania, które przestały obowiązywać.

Jeżeli pracodawca po powrocie zmienia nie tylko etat, ale również stanowisko, wysokość pensji albo inne warunki zatrudnienia, odrębnym zagadnieniem jest prawidłowość takiej zmiany warunków pracy po urlopie macierzyńskim.

Premia miesięczna, kwartalna i roczna – co wchodzi do wynagrodzenia urlopowego?

Samo użycie słowa „premia” nie przesądza, jak świadczenie należy rozliczyć. Trzeba sprawdzić regulamin wynagradzania, regulamin premiowania, umowę o pracę oraz rzeczywiste zasady wypłaty danego składnika.

Premia miesięczna mająca charakter składnika wynagrodzenia i przysługująca po spełnieniu określonych warunków może być zmiennym składnikiem uwzględnianym według zasad dotyczących okresów nie dłuższych niż miesiąc. Inaczej należy ocenić rzeczywistą nagrodę pozostawioną swobodnemu uznaniu pracodawcy albo jednorazową, nieperiodyczną wypłatę za określone zadanie lub osiągnięcie.

Nazwa „premia uznaniowa” również nie rozstrzyga sprawy sama w sobie. Jeżeli świadczenie jest faktycznie całkowicie uznaniowe i pracownik nie ma roszczenia o jego wypłatę, co do zasady nie jest traktowane jak typowy składnik wynagrodzenia urlopowego. Jeżeli jednak mimo takiej nazwy jest wypłacane regularnie za zwykłe wykonywanie pracy i jego zasady wskazują na wynagrodzeniowy charakter, wymaga to odmiennej oceny.

Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż miesiąc, np. premia kwartalna lub roczna stanowiąca rzeczywisty składnik wynagrodzenia za taki okres, nie są doliczane do standardowej podstawy ze składników miesięcznych. Zgodnie z § 12 rozporządzenia wypłaca się je w przyjętych terminach, a okres urlopu traktuje się na równi z okresem wykonywania pracy.

Czy wynagrodzenie za urlop może być niższe niż zasiłek macierzyński?

Tak. W niektórych przypadkach kwota netto wypłacona za urlop wypoczynkowy może być niższa od wcześniejszego zasiłku macierzyńskiego, mimo że samo wynagrodzenie urlopowe zostało obliczone prawidłowo. Nie należy porównywać wyłącznie kwot „na rękę”, ponieważ wynagrodzenie za pracę i zasiłek macierzyński podlegają innym zasadom rozliczeń składkowych i podatkowych.

Przy weryfikacji trzeba porównać przede wszystkim kwoty brutto, składniki listy płac, koszty uzyskania przychodu, sposób zastosowania zaliczki na podatek, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, ewentualne potrącenia oraz inne zdarzenia w miesiącu urlopu.

Błędne byłoby natomiast automatyczne obliczanie wynagrodzenia urlopowego jako określonego procentu podstawy zasiłku tylko dlatego, że przez poprzednie miesiące pracownica pobierała zasiłek macierzyński lub rodzicielski.

Co zrobić, gdy kadry zaniżyły wynagrodzenie urlopowe?

Najpierw warto poprosić pracodawcę lub dział kadr o przedstawienie sposobu wyliczenia. Pozwala to sprawdzić, jakie stałe i zmienne składniki zostały przyjęte, z jakiego okresu je pobrano oraz jaką liczbę faktycznie przepracowanych godzin zastosowano przy wyliczeniu stawki ze składników zmiennych.

Przydatne będzie porównanie listy płac z umową o pracę, aneksami, regulaminem wynagradzania i zasadami premiowania. Sama informacja, że wynagrodzenie zostało policzone „z ostatnich 12 miesięcy”, nie wystarcza. Okres do 12 miesięcy dotyczy określonych składników zmiennych i może być stosowany przy znacznym wahaniu ich wysokości.

Jeżeli po sprawdzeniu okaże się, że wypłata została zaniżona, pracownik może wystąpić o wyrównanie wynagrodzenia. Roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenia o wynagrodzenie, co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. W razie sporu można rozważyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzenie należności przed sądem pracy.

FAQ

Czy urlop wypoczynkowy po macierzyńskim jest płatny 100%?

Tak, ale określenie „100%” może być mylące. Nie chodzi o 100% podstawy zasiłku macierzyńskiego. Za urlop pracownik otrzymuje wynagrodzenie takie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował, ustalone według zasad z art. 172 Kodeksu pracy i rozporządzenia urlopowego.

Czy kadry mogą liczyć wynagrodzenie urlopowe z ostatnich 12 miesięcy?

Mogą sięgnąć do okresu dłuższego niż 3 miesiące, maksymalnie do 12 miesięcy, w odniesieniu do zmiennych składników wynagrodzenia, gdy ich wysokość znacznie się waha. Stałego miesięcznego wynagrodzenia nie uśrednia się w ten sposób.

Czy miesiące zasiłku macierzyńskiego obniżają średnią urlopową?

Nie powinny być automatycznie przyjmowane jako miesiące z zerowym zmiennym wynagrodzeniem. Jeżeli przez cały właściwy okres pracownikowi nie przysługiwały zmienne składniki z powodu długiej nieobecności, stosuje się zasadę sięgnięcia do najbliższych miesięcy, za które takie składniki przysługiwały.

Czy premia nazwana uznaniową zawsze jest pomijana?

Nie. Decyduje rzeczywisty charakter świadczenia, a nie tylko jego nazwa. Rzeczywiście swobodna, nieroszczeniowa nagroda jest oceniana inaczej niż świadczenie nazwane premią uznaniową, które w praktyce jest regularnym składnikiem wynagrodzenia należnym według określonych zasad.

Czy premia kwartalna wchodzi do średniej z 3 miesięcy?

Jeżeli jest składnikiem wynagrodzenia wypłacanym za okres dłuższy niż miesiąc, nie rozlicza się jej według standardowej średniej dla składników miesięcznych. Wypłaca się ją w przyjętym terminie, a okres urlopu traktuje się na równi z okresem wykonywania pracy. Najpierw trzeba jednak ustalić rzeczywisty charakter danej premii.

Czy pracodawca musi udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po macierzyńskim?

Na wniosek pracownicy pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Zasada ta ma odpowiednie zastosowanie również do pracownika uprawnionego do urlopu macierzyńskiego na warunkach określonych w Kodeksie pracy.

Źródła

• Art. 163, art. 172 i art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy: Dziennik Ustaw / ELI.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop: Dziennik Ustaw / ELI.
• Zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu: Państwowa Inspekcja Pracy.
• Sposób ustalenia stawki wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych składników: Państwowa Inspekcja Pracy.
• Informacje o wysokości zasiłku macierzyńskiego: Zakład Ubezpieczeń Społecznych.