Pełnomocnictwo w postępowaniu administracyjnym

Pełnomocnik w postępowaniu administracyjnym o pozwolenie na budowę

Postępowanie w sprawie zatwierdzenia projektu budowlanego i wydania pozwolenia na budowę jest postępowaniem administracyjnym. Zasadą jest więc stosowanie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, o ile Prawo budowlane nie wprowadza szczególnych wymagań.

Zgodnie z art. 32 Kodeksu postępowania administracyjnego strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Natomiast art. 33 K.p.a. stanowi, że pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych, a pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie albo zgłoszone do protokołu. Jeżeli pełnomocnik ma również własną wiedzę o faktach istotnych dla sprawy, pojawia się dodatkowa kwestia dowodowa — czy pełnomocnik może być jednocześnie świadkiem.

W praktyce inwestor może więc ustanowić pełnomocnikiem projektanta, architekta, członka rodziny, pracownika albo inną zaufaną osobę fizyczną. Nie musi to być adwokat ani radca prawny, jeżeli sprawa dotyczy zwykłego działania przed organem administracji, np. starostą, prezydentem miasta, wojewodą albo organem uzgadniającym. Trzeba jednak pamiętać, że w postępowaniu przed sądem administracyjnym zakres dopuszczalnej reprezentacji może wymagać odrębnej oceny.

Jak szeroko można sformułować pełnomocnictwo dla projektanta?

Pełnomocnictwo nie musi być oddzielne do każdej pojedynczej czynności, takiej jak złożenie wniosku, uzupełnienie braków, odbiór pisma czy udział w uzgodnieniach. Może obejmować całość sprawy, jeżeli jego treść pozwala organowi ustalić, że pełnomocnik rzeczywiście został umocowany do działania w danym postępowaniu i w czynnościach z nim związanych.

W sprawach budowlanych nie warto jednak używać formuły całkowicie blankietowej, np. tylko: „do załatwienia wszelkich spraw urzędowych”. Bezpieczniejsze jest wskazanie inwestycji, numeru działki, rodzaju obiektu, organów oraz czynności objętych umocowaniem. Dobre pełnomocnictwo powinno pozwolić pełnomocnikowi zarówno złożyć wniosek o pozwolenie na budowę, jak i odbierać korespondencję, składać wyjaśnienia, uzupełniać dokumenty, wnosić zażalenia lub odwołania oraz prowadzić uzgodnienia potrzebne do rozpoznania sprawy.

Przy sprawach prowadzonych przed starostwem lub urzędem miasta warto też pamiętać, że inne aspekty postępowania administracyjnego opisujemy szerzej w poradniku dotyczącym działania urzędu i skargi na pracownika starostwa.

Przykładowa treść pełnomocnictwa do pozwolenia na budowę

Przykładowa, praktyczna formuła pełnomocnictwa może brzmieć następująco:

Jeżeli pełnomocnik ma mieć prawo do ustanawiania dalszych pełnomocników, trzeba to wyraźnie dopisać. W przypadku projektanta warto rozważyć, czy takie uprawnienie jest rzeczywiście potrzebne. Jeżeli pełnomocnictwo ma obejmować także kontakt z organami innymi niż organ wydający pozwolenie, np. konserwatorem zabytków, zarządcą drogi, organem ochrony środowiska albo Wodami Polskimi, należy ująć to w treści dokumentu możliwie szeroko.

Oryginał, odpis i wątpliwości organu

Pełnomocnik powinien dołączyć do akt oryginał pełnomocnictwa albo urzędowo poświadczony odpis. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy i doradca podatkowy mogą samodzielnie uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy dokumentów wykazujących ich umocowanie.

Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy pełnomocnictwo jest nieczytelne, podpis budzi wątpliwości albo zakres umocowania jest nietypowy. W sprawach mniejszej wagi organ może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a organ nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia. Przy pozwoleniu na budowę nie warto jednak zakładać takiego uproszczenia, ponieważ sprawa jest formalna i wymaga złożenia dokumentów do akt.

Jeżeli w sprawie występuje wspólnota mieszkaniowa, zarządca albo kilka podmiotów zainteresowanych inwestycją, warto odróżnić pełnomocnika strony od osoby wykonującej obowiązki zarządcze. Rolę zarządcy nieruchomości w postępowaniu wyjaśnia inny poradnik.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa: kiedy 17 zł, a kiedy kilka razy?

Złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury, a także jego odpisu, wypisu albo kopii, podlega co do zasady opłacie skarbowej w wysokości 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa. Opłata dotyczy samego złożenia dokumentu w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym, a nie samego podpisania pełnomocnictwa w domu.

Jeżeli pełnomocnictwo jest składane w formie papierowej, właściwy jest organ podatkowy według miejsca złożenia dokumentu, czyli najczęściej gmina lub miasto właściwe dla urzędu, w którym pełnomocnictwo trafia do akt. Jeżeli dokument jest składany elektronicznie przez system teleinformatyczny, od 2025 r. właściwość organu podatkowego ustala się według miejsca zamieszkania albo siedziby mocodawcy, a przy kilku mocodawcach według pierwszego mocodawcy wskazanego w dokumencie, który ma miejsce zamieszkania albo siedzibę w Polsce. Jeżeli żaden mocodawca nie ma miejsca zamieszkania albo siedziby w Polsce, właściwy jest Prezydent m.st. Warszawy.

W praktyce oznacza to, że jedno szerokie pełnomocnictwo wystarczy do wielu czynności w ramach tej samej sprawy, ale opłata może pojawić się więcej niż raz, jeżeli dokument lub jego kopia jest składany w różnych organach albo w odrębnych aktach spraw. Przykładowo: złożenie pełnomocnictwa w starostwie przy wniosku o pozwolenie na budowę to jedna opłata. Jeżeli ten sam pełnomocnik musi następnie złożyć odpis pełnomocnictwa w innym urzędzie prowadzącym odrębne postępowanie uzgodnieniowe, co do zasady powstaje kolejny obowiązek zapłaty 17 zł, o ile nie zachodzi zwolnienie.

Opłaty nie pobiera się m.in. wtedy, gdy pełnomocnictwo jest udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu albo rodzeństwu. Zwolnienia trzeba jednak oceniać konkretnie, ponieważ nie każde zwolnienie z opłaty za czynność urzędową oznacza automatycznie zwolnienie z opłaty za złożenie pełnomocnictwa.

Najczęstsze błędy przy pełnomocnictwie dla projektanta

Najczęstszym błędem jest wpisanie zbyt ogólnej albo zbyt wąskiej formuły. Samo zdanie „upoważniam do uzyskania pozwolenia na budowę” bywa wystarczające w prostych sprawach, ale może okazać się za krótkie, jeżeli pełnomocnik ma prowadzić korespondencję, uzupełniać braki, składać wyjaśnienia, odbierać decyzję albo występować przed organami uzgadniającymi.

Drugim błędem jest brak danych pozwalających powiązać pełnomocnictwo z konkretną inwestycją. Dobrze jest wskazać rodzaj zamierzenia budowlanego, numer działki, miejscowość, obręb i cel postępowania. Trzecim błędem jest brak dowodu zapłaty opłaty skarbowej albo zapłata na niewłaściwy rachunek. W sprawach elektronicznych, po zmianach obowiązujących od 2025 r., trzeba szczególnie sprawdzić, do którego organu podatkowego należy wnieść opłatę.

Podsumowanie

Pełnomocnictwo w postępowaniu administracyjnym o pozwolenie na budowę powinno być sformułowane szeroko, ale nie przypadkowo. Najbezpieczniej wskazać konkretną inwestycję, działkę, cel sprawy oraz uprawnienia pełnomocnika do składania pism, odbioru korespondencji, uzupełniania braków i działania przed organami uzgadniającymi. Jedno pełnomocnictwo może obejmować całe postępowanie, ale każde złożenie dokumentu lub jego kopii w odrębnym organie może oznaczać osobną opłatę skarbową 17 zł. Przed złożeniem dokumentów warto też sprawdzić, czy nie przysługuje zwolnienie oraz na rachunek którego organu trzeba zapłacić opłatę.

FAQ

Czy projektant może być pełnomocnikiem inwestora?

Tak. W postępowaniu administracyjnym pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Projektant może więc reprezentować inwestora przed organem administracji, jeżeli otrzyma prawidłowe pełnomocnictwo.

Czy trzeba udzielać osobnego pełnomocnictwa do każdej czynności?

Nie. Można udzielić jednego pełnomocnictwa obejmującego całą sprawę, np. uzyskanie pozwolenia na budowę wraz z czynnościami dodatkowymi i uzgodnieniami. Zakres powinien być jednak opisany na tyle jasno, aby organ nie miał wątpliwości, do czego pełnomocnik jest uprawniony.

Ile wynosi opłata skarbowa od pełnomocnictwa?

Co do zasady 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa. Opłatę płaci się za złożenie dokumentu pełnomocnictwa, odpisu, wypisu lub kopii w sprawie z zakresu administracji publicznej albo w postępowaniu sądowym, chyba że ustawa przewiduje zwolnienie.

Czy jedna opłata 17 zł wystarczy przy kilku urzędach?

Nie zawsze. Jeżeli pełnomocnictwo jest złożone tylko w jednym organie i wszystkie czynności toczą się w ramach tej samej sprawy, zwykle wystarczy jedna opłata. Jeżeli jednak ten sam dokument albo jego kopia jest składany w innym organie lub w odrębnych aktach, może powstać kolejny obowiązek zapłaty.

Czy pełnomocnictwo dla członka rodziny wymaga opłaty?

Pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu albo rodzeństwu jest objęte zwolnieniem z opłaty skarbowej. Nie oznacza to jednak, że w sprawie budowlanej zawsze można działać bez dokumentu pełnomocnictwa.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 32-33 - Dz.U. 2025 poz. 1691
2. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, w szczególności art. 1, art. 12 oraz część IV załącznika - Dz.U. 2025 poz. 1154
3. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane - Dz.U. 2026 poz. 524