Pełnomocnictwo w spółce z o.o. do rozwiązania umowy najmu

Czy do udzielenia pełnomocnictwa potrzebna jest uchwała?

Nie w każdej sytuacji. Punktem wyjścia jest to, że zgodnie z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Z kolei art. 204 § 1 Kodeksu spółek handlowych stanowi, że prawo członka zarządu do reprezentowania spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki.

Jeżeli więc zarząd jest uprawniony do dokonania czynności dotyczącej najmu, może również udzielić pełnomocnictwa do jej wykonania. Sama uchwała zarządu nie jest wymagana zawsze, lecz tylko wtedy, gdy wynika to z przepisów, z umowy spółki albo z wewnętrznego podziału kompetencji w zarządzie.

Kluczowe znaczenie ma art. 208 § 2 i § 3 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem każdy członek zarządu może bez uprzedniej uchwały zarządu prowadzić sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed załatwieniem sprawy choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu albo sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, potrzebna jest uprzednia uchwała zarządu.

To oznacza, że odpowiedź zależy od konkretnego stanu faktycznego. Nie da się bezwarunkowo przyjąć, że rozwiązanie każdej umowy najmu jest zawsze zwykłą czynnością spółki. Dla jednej spółki będzie to czynność bieżąca, a dla innej — decyzja istotna gospodarczo, np. gdy chodzi o główną siedzibę, lokal produkcyjny albo wieloletnią umowę o znacznej wartości.

Kto podpisuje pełnomocnictwo w imieniu spółki?

Pełnomocnictwo podpisuje spółka przez zarząd, z zachowaniem zasad reprezentacji. Jeżeli według umowy spółki i wpisu w KRS każdy członek zarządu może działać samodzielnie, to co do zasady jeden członek zarządu może sam podpisać pełnomocnictwo. Jeżeli natomiast obowiązuje reprezentacja łączna, dokument muszą podpisać osoby wymagane do skutecznej reprezentacji, np. dwóch członków zarządu albo członek zarządu łącznie z prokurentem.

Podstawą jest art. 205 § 1 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym, jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki, a jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

W praktyce przed podpisaniem pełnomocnictwa warto sprawdzić aktualny odpis KRS oraz umowę spółki. Samo przekonanie wspólników lub członków zarządu, że ktoś może działać samodzielnie, nie zastępuje formalnych zasad reprezentacji.

Zobacz również:

zwykłe czynności spółki

Czy znaczenie ma to, że wspólnicy mają prawo samodzielnej reprezentacji?

Takie sformułowanie bywa mylące. W spółce z o.o. co do zasady spółkę reprezentuje zarząd, a nie wspólnicy. Wynika to z art. 201 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Wspólnik może reprezentować spółkę tylko wtedy, gdy jednocześnie jest członkiem zarządu, prokurentem albo pełnomocnikiem.

Dlatego przy ocenie skuteczności pełnomocnictwa trzeba ustalić, czy osoby mające je podpisać są członkami zarządu oraz jaki model reprezentacji obowiązuje. Sam status wspólnika nie daje prawa do podpisywania pełnomocnictw w imieniu spółki.

Jakie pełnomocnictwo do rozwiązania umowy najmu będzie właściwe?

Zgodnie z art. 98 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu, natomiast do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

W praktyce do podpisania porozumienia rozwiązującego konkretną umowę najmu najbezpieczniejsze jest pełnomocnictwo szczególne albo co najmniej rodzajowe, wyraźnie wskazujące, że pełnomocnik może:

• złożyć oświadczenie o wypowiedzeniu umowy najmu albo podpisać porozumienie rozwiązujące,
• uzgodnić datę zakończenia najmu,
• podpisać protokół zdawczo-odbiorczy,
• rozliczyć kaucję i należności końcowe, jeżeli zarząd chce objąć tym umocowanie.

Im bardziej precyzyjny zakres pełnomocnictwa, tym mniejsze ryzyko sporu z wynajmującym co do tego, czy pełnomocnik był należycie umocowany.

W jakiej formie trzeba udzielić pełnomocnictwa?

Zgodnie z art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Natomiast art. 99 § 2 Kodeksu cywilnego przewiduje, że pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.

Najczęściej rozwiązanie umowy najmu lokalu użytkowego może nastąpić w zwykłej formie pisemnej, jeżeli taką formę przewiduje umowa albo strony chcą zachować dowód. Jeżeli jednak konkretna umowa albo czynność dodatkowa wymaga formy szczególnej, to pełnomocnictwo także musi być udzielone w tej formie.

Warto też pamiętać o art. 77 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron co do zasady wymaga zachowania co najmniej tej samej formy, chyba że ustawa albo umowa stanowi inaczej. Z tego powodu forma pełnomocnictwa powinna być dostosowana do formy samego rozwiązania umowy.

Kiedy oprócz pełnomocnictwa może być potrzebna zgoda wspólników?

W niektórych przypadkach sama kompetencja zarządu do reprezentacji nie wystarczy. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy na daną czynność nie jest wymagana uchwała wspólników albo inna zgoda korporacyjna.

Przykładowo art. 228 pkt 4 Kodeksu spółek handlowych przewiduje, że uchwały wspólników wymaga nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Co prawda przepis ten nie dotyczy wprost najmu, ale pokazuje, że przy czynnościach dotyczących nieruchomości trzeba zawsze sprawdzić, czy ustawa albo umowa spółki nie przewiduje dodatkowych wymogów.

Umowa spółki może też przewidywać, że określone umowy, wypowiedzenia lub zobowiązania powyżej wskazanej kwoty wymagają uchwały zarządu, rady nadzorczej albo zgromadzenia wspólników. Jeżeli tak jest, udzielenie pełnomocnictwa bez dochowania tych wymogów może wywołać spór wewnętrzny w spółce, a w niektórych sytuacjach również podważać skuteczność działania.

Zobacz również:

czynności wymagające zgody

Czy rozwiązanie umowy najmu to zawsze zwykła czynność spółki?

Nie. Tego nie należy upraszczać. Art. 208 § 2 i § 3 Kodeksu spółek handlowych odróżnia sprawy zwykłych czynności spółki od spraw je przekraczających, ale nie zawiera zamkniętej definicji tych pojęć. Ocena zależy od skali działalności spółki, wartości umowy, znaczenia lokalu oraz skutków gospodarczych rozwiązania najmu.

Za czynność zwykłą częściej uznaje się rozwiązanie typowej umowy najmu pomocniczego lokalu, np. magazynku, dodatkowego biura czy miejsca parkingowego. Za czynność przekraczającą zwykłe czynności może natomiast zostać uznane zakończenie najmu głównej siedziby, zakładu, hali produkcyjnej albo lokalu, od którego zależy ciągłość biznesu.

Jeżeli istnieją wątpliwości, bezpieczniej jest podjąć uchwałę zarządu przed udzieleniem pełnomocnictwa. Taki dokument porządkuje sytuację wewnętrzną i ogranicza ryzyko zarzutu, że członek zarządu działał bez wymaganej zgody pozostałych.

Czy pełnomocnikiem może być pracownik lub osoba trzecia?

Tak. Kodeks cywilny nie wymaga, aby pełnomocnikiem był członek organu spółki. Pełnomocnikiem może być pracownik, menedżer, wspólnik, radca prawny, adwokat albo inna zaufana osoba posiadająca zdolność do czynności prawnych w odpowiednim zakresie.

W praktyce często udziela się pełnomocnictwo dla pracowników - podkat. Pełnomocnictwo, jeżeli to oni prowadzą bieżące rozmowy z wynajmującym i mają podpisać dokumenty organizacyjne związane z opuszczeniem lokalu.

Szczególna sytuacja: umowa z członkiem zarządu lub z podmiotem powiązanym

Jeżeli umowa najmu została zawarta z członkiem zarządu albo między spółką a członkiem zarządu ma być podpisane porozumienie rozwiązujące, zastosowanie może mieć art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

W takiej sytuacji zwykłe pełnomocnictwo podpisane przez zarząd nie wystarczy. Potrzebny jest szczególny tryb reprezentacji wynikający z art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy wynajmującym jest członek zarządu spółki albo osoba, z którą transakcja ma charakter powiązany korporacyjnie. W podobnych sytuacjach warto przeanalizować także problem pełnomocnik a umowa najmu.

Co powinno znaleźć się w treści pełnomocnictwa?

Dobrze przygotowane pełnomocnictwo powinno zawierać co najmniej:

• dokładne oznaczenie spółki, jej siedziby, numeru KRS i osób działających w imieniu spółki,
• wskazanie podstawy reprezentacji, np. zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w KRS,
• dane pełnomocnika,
• precyzyjny opis umowy najmu, której dotyczy umocowanie,
• wskazanie, czy pełnomocnik może wypowiedzieć umowę, podpisać porozumienie rozwiązujące, odebrać korespondencję i podpisać protokół zdawczo-odbiorczy,
• datę udzielenia pełnomocnictwa oraz podpisy osób reprezentujących spółkę.

Jeżeli spółka chce ograniczyć ryzyko, może wprost zastrzec, że pełnomocnik nie jest uprawniony do zmiany innych warunków umowy, zrzeczenia się roszczeń albo zawierania ugód ponad wskazany zakres.

Jakie są skutki wadliwego umocowania?

Jeżeli dokument podpisze osoba nieuprawniona albo z naruszeniem zasad reprezentacji, może dojść do działania jako tzw. fałszywy pełnomocnik. Zastosowanie ma wtedy art. 103 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.

W praktyce oznacza to ryzyko sporu o to, czy porozumienie rozwiązujące najem było skuteczne. Może to mieć poważne konsekwencje: spór o czynsz, o datę wydania lokalu, o kaucję, a nawet o odpowiedzialność odszkodowawczą wobec drugiej strony.

FAQ

Czy jeden członek zarządu może sam udzielić pełnomocnictwa?

Tak, jeżeli ma prawo do samodzielnej reprezentacji zgodnie z umową spółki i wpisem do KRS oraz jeżeli dana sprawa nie wymaga uprzedniej uchwały lub dodatkowej zgody.

Czy rozwiązanie umowy najmu zawsze jest zwykłą czynnością spółki?

Nie. Ocena zależy od znaczenia lokalu, wartości umowy i skutków gospodarczych dla spółki. Przy istotnych umowach lepiej rozważyć uprzednią uchwałę zarządu.

Czy wystarczy pełnomocnictwo ogólne?

Niekoniecznie. Dla bezpieczeństwa przy rozwiązaniu konkretnej umowy najmu lepsze jest pełnomocnictwo szczególne albo rodzajowe, wyraźnie obejmujące tę czynność.

Czy pełnomocnikiem może być pracownik spółki?

Tak. Pracownik może być pełnomocnikiem, jeśli spółka prawidłowo go umocuje i dokładnie określi zakres uprawnienia.

Czy potrzebna jest forma notarialna?

Tylko wtedy, gdy sama czynność wymaga formy szczególnej. Wynika to z art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego. W zwykłych sprawach najmu najczęściej wystarcza forma pisemna.

Czy wspólnik może sam podpisać pełnomocnictwo?

Nie tylko dlatego, że jest wspólnikiem. Musi jednocześnie być osobą uprawnioną do reprezentacji spółki, np. członkiem zarządu, albo działać na podstawie odrębnego umocowania.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych – Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037.

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93.

3. W treści wykorzystano także link do art. 204 Kodeksu spółek handlowych: art. 204 KSH.