KSeF a najem prywatny lokalu dla firm – czy trzeba coś zmieniać

Czy KSeF zmienia sposób opodatkowania najmu

Nie. KSeF jest systemem wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, a nie odrębną formą opodatkowania. Samo wejście KSeF nie powoduje zmiany sposobu rozliczania najmu prywatnego w podatku dochodowym.

Jeżeli najem prywatny jest rozliczany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, to podstawę stanowi art. 2 ust. 1a oraz art. 6 ust. 1a ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Stawki 8,5% i 12,5% wynikają z art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a tej ustawy.

To jednak nie rozstrzyga sytuacji w VAT. Dla VAT najem jest co do zasady odpłatnym świadczeniem usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a działalność gospodarcza obejmuje także wykorzystywanie towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych – art. 15 ust. 2 tej ustawy.

Właśnie dlatego najem prywatny rozliczany w PIT jako odrębne źródło przychodów może równocześnie podlegać regułom VAT i obowiązkom fakturowania.

Kiedy wynajmujący jest podatnikiem VAT

Jeżeli osoba fizyczna odpłatnie i w sposób powtarzalny wynajmuje lokal użytkowy, biuro, magazyn albo inną powierzchnię firmie, to co do zasady wykonuje działalność gospodarczą na gruncie VAT w rozumieniu art. 15 ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT. Nie ma przy tym decydującego znaczenia, czy prowadzi zarejestrowaną działalność gospodarczą w CEIDG.

Najem na rzecz własnej spółki jawnej także może być traktowany jako odpłatne świadczenie usług między odrębnymi podatnikami. Spółka jawna jest odrębnym podatnikiem VAT, a wspólnik wynajmujący prywatną nieruchomość nie korzysta z automatycznego wyłączenia tylko dlatego, że jest ze spółką powiązany osobowo.

Inaczej mówiąc: dla oceny obowiązków KSeF trzeba patrzeć przede wszystkim na przepisy VAT, a nie na to, czy najem jest nazwany „prywatnym” w rozliczeniach PIT.

Czy zwolnienie z VAT nadal przysługuje

Tak, samo wdrożenie KSeF nie odbiera prawa do zwolnienia podmiotowego z VAT. Zwolnienie to wynika z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT i przysługuje podatnikom, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 240 000 zł. W trakcie roku, przy rozpoczęciu działalności, stosuje się limit proporcjonalny zgodnie z art. 113 ust. 9 ustawy o VAT.

Jeżeli wynajmujący korzysta ze zwolnienia podmiotowego, to na fakturze nie wykazuje podatku VAT, ale nadal może mieć obowiązki fakturowe jako podatnik zwolniony. Podstawę wystawiania faktur przez podatników zwolnionych stanowi art. 106b ust. 2 i ust. 3 ustawy o VAT.

Warto też pamiętać, że zwolnienie z VAT nie dotyczy wszystkich sytuacji. Jeżeli stan faktyczny obejmuje również inne usługi lub dostawy wyłączone ze zwolnienia, ocenę trzeba przeprowadzić osobno. Sam opis najmu lokali użytkowych na rzecz firm nie przesądza jeszcze o utracie zwolnienia, ale wymaga sprawdzenia całej sprzedaży podatnika.

W praktyce oznacza to, że KSeF i zwolnienie z VAT to dwa różne zagadnienia: można być objętym obowiązkiem e-fakturowania, a jednocześnie nadal korzystać ze zwolnienia podmiotowego.

Przy wynajmie lokali użytkowych warto też oddzielnie przeanalizować kwestie VAT od samego modelu najmu. Pomocne może być omówienie rozliczania VAT przy wynajmie lokalu.

Obowiązek faktury przy najmie dla firmy

Jeżeli najemca jest przedsiębiorcą, zastosowanie mają przepisy o fakturowaniu z ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, a także na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

To oznacza, że wynajem lokalu firmie co do zasady powinien być dokumentowany fakturą. Jeżeli wynajmujący korzysta ze zwolnienia z VAT, wystawia fakturę bez wykazanego podatku, zwykle z podstawą zwolnienia.

Termin wystawienia faktury przy usługach najmu określa art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT – fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności. Jest to istotne także z punktu widzenia przyszłego przejścia na faktury ustrukturyzowane.

KSeF – jaki jest aktualny stan prawny

Na dzień dzisiejszy powszechny obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie obowiązuje jeszcze wszystkich podatników. Przepisy wdrażające obligatoryjny KSeF były już kilkukrotnie przesuwane, dlatego przy planowaniu działań trzeba opierać się wyłącznie na aktualnie obowiązujących ustawach i komunikatach legislacyjnych.

Najważniejsze jest to, że samo istnienie KSeF w systemie prawnym nie oznacza jeszcze, że każdy wynajmujący już teraz musi wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Obowiązek zależy od momentu wejścia w życie odpowiednich przepisów dla danej grupy podatników.

Jeżeli chcesz przygotować się z wyprzedzeniem, warto już teraz uporządkować dane do faktur, sposób autoryzacji i obieg dokumentów, ale nie należy zakładać automatycznie, że sam najem prywatny od razu zmienia się w działalność gospodarczą w PIT lub że zwolnienie z VAT wygasa z powodu KSeF.

Czy trzeba zmieniać sposób rozliczeń w PIT

Nie z powodu samego KSeF. Jeżeli przychody z najmu są nadal kwalifikowane jako najem prywatny, nie ma podstaw, by wyłącznie z uwagi na e-fakturowanie zmieniać sposób rozliczania na działalność gospodarczą. O kwalifikacji przychodów decydują przepisy podatku dochodowego i konkretny stan faktyczny, a nie techniczny system wystawiania faktur.

Trzeba jednak uważać na sytuacje graniczne. Jeżeli skala, zorganizowanie i sposób prowadzenia najmu są bardzo rozbudowane, organ podatkowy może badać, czy w rzeczywistości nie jest to działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów PIT. Tego nie rozstrzyga jednak sam KSeF.

Podobnie, ewentualna likwidacji firmy a najem nie oznacza automatycznie zmiany zasad PIT ani automatycznej utraty lub nabycia obowiązków w KSeF.

Co przygotować w praktyce

Jeżeli ostatecznie obowiązkowy KSeF obejmie także Twój model najmu, warto przygotować:

• dostęp do systemu i sposób uwierzytelniania,
• uprawnienia dla biura rachunkowego lub pełnomocnika,
• schemat danych potrzebnych do prawidłowej faktury,
• procedurę na wypadek awarii lub działania w trybie przewidzianym przez przepisy przejściowe,
• weryfikację, czy dokumentujesz sam czynsz, czy również refakturowane media i inne opłaty.

Warto też przejrzeć umowy najmu. Jeżeli przewidują one szczególny sposób doręczania faktur, terminy płatności lub obowiązek przesyłania dokumentów e-mailem, może być potrzebne ich dostosowanie do modelu faktur ustrukturyzowanych.

Faktury uproszczone i najem

W praktyce najmu lokali dla firm najczęściej wystawia się zwykłe faktury, a nie faktury uproszczone. Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT faktura może zawierać zakres danych ograniczony, jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro. Przy typowych czynszach najmu taki wariant zwykle nie ma zastosowania.

Jeżeli więc dotychczas określałeś swoje dokumenty jako „faktury uproszczone”, warto sprawdzić, czy faktycznie spełniają ustawowe warunki. W wielu przypadkach prawidłowa będzie standardowa faktura wystawiana podatnikowi zwolnionemu z VAT.

Najczęstsze ryzyko

Najczęstszym błędem jest utożsamianie najmu prywatnego w PIT z brakiem statusu podatnika VAT. To dwa różne porządki prawne. Nawet gdy przychód z najmu nie jest rozliczany w działalności gospodarczej w podatku dochodowym, sam wynajem firmie może stanowić działalność gospodarczą dla celów VAT na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy o VAT.

Drugie ryzyko to błędne przyjęcie, że zwolnienie z VAT zwalnia ze wszystkich obowiązków fakturowych. Tak nie jest. Podatnik zwolniony także może być zobowiązany do wystawienia faktury na zasadach z art. 106b ustawy o VAT.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak te same zasady mogą działać w różnych modelach najmu.

FAQ

Czy KSeF automatycznie zamienia najem prywatny w działalność gospodarczą?

Nie. KSeF nie zmienia kwalifikacji przychodów w PIT. Może jednak mieć znaczenie dla VAT i fakturowania, bo najem dla firm bywa uznawany za działalność gospodarczą na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy o VAT.

Czy przy zwolnieniu z VAT nadal trzeba wystawiać faktury firmom?

Co do zasady tak, gdy zachodzą warunki z art. 106b ustawy o VAT. Zwolnienie z VAT nie znosi automatycznie obowiązków dokumentacyjnych.

Czy najem własnej spółce jawnej liczy się tak samo jak najem obcej firmie?

Zwykle tak, bo spółka jawna jest odrębnym podatnikiem VAT. Decyduje treść relacji prawnej i sposób świadczenia usługi, a nie samo powiązanie osobowe.

Czy trzeba już dziś wystawiać wszystkie faktury przez KSeF?

Nie w każdym przypadku. Zależy to od aktualnie obowiązujących przepisów wdrażających obowiązkowy KSeF. Warto sprawdzić stan prawny na moment wystawiania faktury, bo terminy były już przesuwane.

Czy limit 240 000 zł dotyczy KSeF?

Nie. Limit 240 000 zł dotyczy zwolnienia podmiotowego z VAT z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. To inna kwestia niż sam obowiązek korzystania z KSeF.

Źródła

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535.

2. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

3. Aktualne komunikaty i projekty legislacyjne Ministerstwa Finansów dotyczące obowiązkowego KSeF – każdorazowo wymagają weryfikacji na dzień wystawiania faktury, ponieważ terminy wdrożenia były zmieniane.