Samochód firmowy używany prywatnie – VAT, koszty i amortyzacja

Zakup i używanie samochodu osobowego w firmie trzeba dziś analizować oddzielnie na gruncie VAT oraz podatku dochodowego. To, że auto jest wpisane do ewidencji środków trwałych, nie oznacza jeszcze pełnych odliczeń. Kluczowe znaczenie ma to, czy pojazd jest używany wyłącznie firmowo, czy także prywatnie.

VAT przy samochodzie firmowym używanym także prywatnie

Podstawowa zasada wynika z art. 86a ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jeżeli wydatki dotyczą pojazdu samochodowego wykorzystywanego w sposób mieszany, czyli zarówno do działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych, podatnikowi przysługuje odliczenie 50% kwoty podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 86a ust. 2 ustawy o VAT ograniczenie to obejmuje m.in. wydatki na:

• nabycie, import lub wytworzenie pojazdu oraz jego części składowych,
• najem, dzierżawę, leasing lub podobne umowy,
• paliwo, energię elektryczną, naprawy, przeglądy, serwis, myjnię, opony, części, płyny eksploatacyjne i inne wydatki związane z używaniem pojazdu.

Oznacza to, że przy typowym samochodzie osobowym używanym służbowo i prywatnie odlicza się 50% VAT zarówno od zakupu auta, jak i od bieżących wydatków.

Jeżeli interesuje Cię szerszy kontekst rozliczeń VAT przy pojeździe firmowym, w tym użytek mieszany w leasingu, warto porównać zasady z innymi pojazdami wykorzystywanymi w działalności.

Kiedy można odliczyć 100% VAT

Pełne odliczenie VAT jest możliwe tylko wtedy, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Wynika to z art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT.

Aby skorzystać z 100% odliczenia, trzeba łącznie spełnić warunki z art. 86a ust. 4–7 oraz ust. 12 ustawy o VAT, czyli:

• wprowadzić zasady używania pojazdu wykluczające użytek prywatny,
• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla VAT,
• złożyć informację VAT-26 do naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z tym pojazdem.

Jeżeli choć jeden z tych warunków nie jest spełniony, organ podatkowy może zakwestionować pełne odliczenie i ograniczyć je do 50%.

Jak ustalić wartość początkową samochodu w PIT

Jeżeli kupiony samochód osobowy ma być środkiem trwałym, jego wartość początkową ustala się według art. 22g ust. 1 pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli co do zasady według ceny nabycia.

Jeżeli podatnikowi nie przysługuje pełne odliczenie VAT, nieodliczona część podatku zwiększa koszt podatkowy. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o PIT. W praktyce przy 50% odliczeniu VAT wartość początkowa samochodu obejmuje:

• cenę netto,
• powiększoną o nieodliczoną część VAT.

Przykładowo: jeżeli samochód kosztuje 100 000 zł brutto, a VAT wynosi 18 699,19 zł, to przy 50% odliczeniu połowa VAT pozostaje nieodliczona i zwiększa wartość początkową środka trwałego.

Amortyzacja samochodu osobowego – aktualne limity

Trzeba bardzo uważać na starsze publikacje, bo dawny limit 20 000 euro nie jest już aktualny. Obecnie zastosowanie mają limity w złotych.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT nie uważa się za koszt uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od wartości samochodu osobowego w części ustalonej od nadwyżki ponad:

• 150 000 zł – dla większości samochodów osobowych,
• 225 000 zł – dla samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz samochodu osobowego napędzanego wodorem.

Jeżeli więc wartość początkowa auta przekracza wskazany limit, odpisy amortyzacyjne są kosztem tylko proporcjonalnie do tej kwoty. Sam fakt użytku mieszanego nie odbiera prawa do amortyzacji, ale wpływa na sposób rozliczania wydatków eksploatacyjnych.

Wydatki eksploatacyjne w PIT – zwykle tylko 75%

W aktualnym stanie prawnym nie można już przyjmować, że wszystkie wydatki eksploatacyjne dotyczące firmowego samochodu osobowego używanego również prywatnie stanowią koszt w pełnej wysokości. Dla większości przedsiębiorców byłoby to obecnie nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT nie uważa się za koszt uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, jeżeli pojazd jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. W praktyce oznacza to, że do kosztów zalicza się 75% takich wydatków.

Dotyczy to m.in. wydatków na:

• paliwo,
• serwis i naprawy,
• części zamienne,
• oleje, płyny, myjnię, parkingi,
• opony i bieżącą eksploatację.

Podstawą do wyliczenia kosztu jest co do zasady wydatek netto powiększony o nieodliczoną część VAT. Dopiero od tak ustalonej kwoty stosuje się ograniczenie 75%, jeżeli auto jest używane mieszanie.

W praktyce przy rozliczaniu wydatków na paliwo znaczenie ma nie tylko VAT, ale też sposób późniejszego ujęcia kosztu przy użytkowaniu pojazdu w działalności.

Czy trzeba prowadzić kilometrówkę

To zależy od podatku i celu, w jakim prowadzi się ewidencję.

Dla VAT – ewidencja przebiegu jest obowiązkowa, jeżeli podatnik chce odliczać 100% VAT i wykazać, że auto jest używane wyłącznie do działalności gospodarczej. Podstawa: art. 86a ust. 4 pkt 1 oraz ust. 6–7 ustawy o VAT.

Dla PIT – przy samochodzie stanowiącym środek trwały nie prowadzi się już dawnej kilometrówki w takim znaczeniu, w jakim funkcjonowała ona przed zmianami przepisów. Natomiast dla rozliczenia 100% kosztów eksploatacyjnych w PIT nie wystarczy sama ewidencja VAT. Trzeba jeszcze faktycznie wykazać, że pojazd jest używany wyłącznie w działalności. W praktyce takie przypadki wymagają ostrożnej analizy konkretnego stanu faktycznego.

Ubezpieczenie OC i AC – jak rozliczyć

Składki OC co do zasady nie są objęte limitem wartości samochodu. Inaczej jest przy autocasco.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT nie uważa się za koszt tej części składki na ubezpieczenie samochodu osobowego, która przekracza proporcję wynikającą z porównania:

• 150 000 zł, a dla samochodu elektrycznego lub napędzanego wodorem 225 000 zł,
• do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Jeżeli więc wartość auta dla AC jest wyższa niż limit ustawowy, tylko odpowiednia część składki AC będzie kosztem podatkowym. Przy użytku mieszanym dodatkowo trzeba ocenić, czy do wydatku należy zastosować ograniczenie 75% – w praktyce dotyczy ono kosztów używania, a nie każdego wydatku w identyczny sposób, dlatego przy wyższych kwotach warto sprawdzić aktualne stanowiska organów.

Leasing, najem i abonament samochodu

Przy samochodzie osobowym używanym mieszanie zasada 50% VAT działa również przy ratach leasingowych i czynszu najmu – na podstawie art. 86a ust. 1 i 2 ustawy o VAT.

W podatku dochodowym trzeba dodatkowo uwzględnić limit z art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT. Oznacza to, że opłaty wynikające z leasingu, najmu, dzierżawy lub podobnej umowy są kosztem tylko w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł albo 225 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem umowy.

Sprzedaż samochodu firmowego po wykupie lub po latach używania

Jeżeli samochód stanowi składnik majątku firmowego, jego sprzedaż co do zasady wywołuje skutki zarówno w PIT, jak i w VAT. W PIT przychód z odpłatnego zbycia składnika majątku firmowego rozlicza się na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT. W VAT sprzedaż samochodu przez czynnego podatnika VAT co do zasady stanowi odpłatną dostawę towarów opodatkowaną na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 i art. 7 ust. 1 ustawy o VAT. W tym kontekście znaczenie ma również samochód małżonka w firmie po ślubie.

Przy sprzedaży znaczenie mogą mieć także wcześniejsze odliczenia oraz sposób nabycia auta. W niektórych sytuacjach trzeba dodatkowo rozważyć korektę VAT naliczonego według art. 90b ustawy o VAT, zwłaszcza gdy zmienia się sposób wykorzystywania pojazdu w okresie korekty.

Jak to rozliczyć w praktyce – krok po kroku

1. Ustal, czy samochód będzie używany mieszanie czy wyłącznie firmowo.
2. Jeżeli mieszanie – odliczaj co do zasady 50% VAT od zakupu i wydatków eksploatacyjnych na podstawie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT.
3. Wprowadź auto do ewidencji środków trwałych, jeżeli ma spełniać warunki z art. 22a ust. 1 ustawy o PIT.
4. Ustal wartość początkową z uwzględnieniem nieodliczonego VAT zgodnie z art. 22g ust. 1 pkt 1 i art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o PIT.
5. Sprawdź, czy wartość auta nie przekracza limitu 150 000 zł albo 225 000 zł dla amortyzacji i AC.
6. Wydatki eksploatacyjne ujmuj w PIT co do zasady w 75% przy użytku mieszanym, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT.

FAQ

Czy przy samochodzie firmowym używanym prywatnie można odliczyć cały VAT od paliwa?

Nie. Co do zasady tylko 50% VAT, zgodnie z art. 86a ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT. Pełne 100% jest możliwe dopiero po spełnieniu warunków dla użytku wyłącznie firmowego.

Czy wydatki na paliwo są kosztem w 100%?

Nie zawsze. Przy samochodzie osobowym używanym również prywatnie do kosztów PIT zalicza się co do zasady 75% wydatków eksploatacyjnych, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT.

Czy samochód używany mieszanie można amortyzować?

Tak. Użytek prywatny nie wyklucza amortyzacji, ale odpisy są limitowane do 150 000 zł albo 225 000 zł, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT.

Czy trzeba zgłaszać VAT-26 przy aucie używanym prywatnie i firmowo?

Nie. VAT-26 składa się, gdy podatnik chce rozliczać 100% VAT i deklaruje wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej – art. 86a ust. 12 ustawy o VAT.

Czy limit 20 000 euro nadal obowiązuje?

Nie w omawianym zakresie. Aktualne przepisy ustawy o PIT posługują się limitami 150 000 zł i 225 000 zł. Starsze odwołania do 20 000 euro są co do zasady nieaktualne.

Źródła

• art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 7 ust. 1, art. 86a ust. 1–14, art. 90b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 361 ze zm.),
• art. 14 ust. 2 pkt 1, art. 22a ust. 1, art. 22g ust. 1 pkt 1, art. 23 ust. 1 pkt 4, pkt 43 lit. a, pkt 46a, pkt 47, pkt 47a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 163 ze zm.),
• art. 2 pkt 12 ustawy z 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1289 ze zm.).