Samochód małżonka w firmie po ślubie – czy można rozliczać koszty?

Czy po ślubie umowa użyczenia samochodu dalej ma sens?

Tak – w opisanej sytuacji co do zasady tak. Kluczowe jest to, czy samochód po ślubie pozostaje majątkiem osobistym męża, czy też został skutecznie przeniesiony do majątku wspólnego.

Zgodnie z art. 31 § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy, z chwilą zawarcia małżeństwa powstaje wspólność ustawowa obejmująca przedmioty majątkowe nabyte w czasie jej trwania przez oboje małżonków lub przez jednego z nich. Natomiast zgodnie z art. 33 pkt 1 tej ustawy do majątku osobistego każdego z małżonków należą przedmioty majątkowe nabyte przed powstaniem wspólności ustawowej.

Jeżeli więc narzeczony kupił samochód przed ślubem, to po zawarciu małżeństwa auto nie staje się automatycznie składnikiem majątku wspólnego. Nadal należy do jego majątku osobistego, chyba że później dojdzie do odrębnej czynności prawnej zmieniającej ten stan, np. darowizny udziału albo odpowiedniego ukształtowania stosunków majątkowych między małżonkami.

W praktyce oznacza to, że po ślubie żona może nadal korzystać z tego pojazdu na podstawie użyczenia. Sam fakt zawarcia małżeństwa nie powoduje automatycznego wygaśnięcia takiej umowy.

Czy rejestracja auta tylko na męża ma znaczenie?

Ma znaczenie praktyczne, ale nie rozstrzyga o własności. Zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym dokumentem stwierdzającym dopuszczenie do ruchu pojazdu samochodowego jest dowód rejestracyjny albo pozwolenie czasowe. Przepis ten nie stanowi, że dowód rejestracyjny jest dokumentem przesądzającym o prawie własności.

Dlatego samochód może być zarejestrowany tylko na jednego małżonka, a mimo to – zależnie od okoliczności – należeć do majątku wspólnego albo do majątku osobistego. O własności decyduje podstawa nabycia i ustrój majątkowy małżeński, a nie sam wpis w dokumentach komunikacyjnych.

W opisanym stanie faktycznym zarejestrowanie auta tylko na męża nie blokuje możliwości korzystania z niego przez żonę w działalności gospodarczej.

Jakie koszty można dziś rozliczyć w działalności?

Tu trzeba odróżnić dwa różne przypadki, bo od 2019 r. przepisy ustawy o PIT wyraźnie rozróżniają:

W pytaniu chodzi o sytuację, w której przedsiębiorczyni korzysta z auta małżonka i nie wprowadza go do ewidencji środków trwałych swojej firmy. W takim układzie zastosowanie ma przede wszystkim art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.

Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 80% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, wykorzystywanego również na potrzeby działalności gospodarczej podatnika; tym samym 20% takich wydatków może stanowić koszt podatkowy.

Do takich wydatków zalicza się co do zasady m.in. paliwo, parkingi, myjnię, drobne materiały eksploatacyjne, naprawy, części oraz składki ubezpieczeniowe – o ile wydatek pozostaje w związku z działalnością i jest prawidłowo udokumentowany. Ogólną podstawę zaliczenia wydatku do kosztów stanowi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Czy można rozliczać 20% kosztów paliwa z faktury?

Tak, co do zasady tak – jeżeli samochód nie jest środkiem trwałym firmy, jest faktycznie używany w działalności i wydatek jest właściwie udokumentowany. W opisanym przypadku 20% wydatku na paliwo może stanowić koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.

Nie trzeba przy tym wykazywać, że pojazd jest własnością przedsiębiorcy. Przepis obejmuje używanie samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych; może to być zarówno pojazd własny, współwłasny, jak i używany na podstawie umowy cywilnoprawnej, np. użyczenia.

Ważne jednak, aby wydatek miał związek z działalnością gospodarczą w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Jeżeli zakup paliwa nie ma żadnego związku z uzyskaniem przychodu, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, fiskus może zakwestionować koszt.

Czy po ślubie lepiej zostawić auto jako majątek osobisty czy włączyć do wspólności?

Z perspektywy samego limitu 20% przy samochodzie niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych nie jest to najważniejsze. Istotniejsze jest to, czy auto pozostaje poza ewidencją środków trwałych przedsiębiorcy.

Jeżeli samochód pozostanie majątkiem osobistym męża, żona nadal może używać go na podstawie użyczenia. Jeżeli natomiast auto stałoby się składnikiem majątku wspólnego, również nie wyklucza to firmowego rozliczania wydatków, ale może komplikować kwestie dowodowe i majątkowe, zwłaszcza przy późniejszym zakupie auta w trakcie rozwodu albo przy podziale majątku.

Jeżeli małżonkowie chcą świadomie uregulować status pojazdu, warto to zrobić w sposób jednoznaczny i możliwy do wykazania dokumentami. Ma to znaczenie nie tylko podatkowe, ale także rodzinne i majątkowe.

Kiedy zamiast 20% pojawia się 75% kosztów?

Limit 75% dotyczy innej sytuacji: gdy samochód osobowy jest składnikiem majątku firmy, ale jest używany również prywatnie. Wtedy zastosowanie ma art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT, zgodnie z którym 25% wydatków eksploatacyjnych nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

Jeżeli więc przedsiębiorczyni chciałaby w przyszłości wprowadzić auto do ewidencji środków trwałych, trzeba byłoby odrębnie zbadać, czy ma do tego tytuł prawny i czy sposób używania uzasadnia takie rozwiązanie. Przy samochodzie należącym do małżonka nie zawsze będzie to proste i bezpieczne podatkowo.

W praktyce przy aucie małżonka używanym na podstawie użyczenia najczęściej pozostaje się przy modelu rozliczania 20% wydatków na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.

Jakie dokumenty warto mieć?

Dla bezpieczeństwa podatkowego warto zadbać o komplet dokumentów. W praktyce przydadzą się zwłaszcza:

• umowa użyczenia samochodu,
• dokument potwierdzający, że pojazd został nabyty przed ślubem, jeżeli ma pozostać majątkiem osobistym męża,
• faktury wystawione na przedsiębiorcę, jeśli to on rozlicza wydatek,
• spójny sposób księgowania wydatków,
• możliwość wykazania związku przejazdów z działalnością.

Przepisy o PIT nie wymagają obecnie kilometrówki dla rozliczenia 20% kosztów takiego samochodu, ale w razie sporu z organem podatkowym każdy materiał dowodowy potwierdzający firmowe używanie auta może być pomocny.

Odpowiedź na pytanie praktyczne

Jeżeli samochód został kupiony przez narzeczonego przed ślubem, to po zawarciu małżeństwa co do zasady nadal pozostaje jego majątkiem osobistym na podstawie art. 33 pkt 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. W takiej sytuacji żona może nadal korzystać z niego na podstawie użyczenia.

Jeżeli auto nie zostanie wprowadzone do ewidencji środków trwałych firmy, a wydatki są związane z działalnością gospodarczą, to co do zasady można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów 20% wydatków na paliwo i inne koszty używania pojazdu – na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.

Sam fakt, że samochód jest zarejestrowany wyłącznie na męża, nie przekreśla takiego rozliczenia.

FAQ

Czy ślub automatycznie powoduje, że auto narzeczonego staje się wspólne?

Nie. Jeżeli samochód został nabyty przed ślubem, co do zasady pozostaje majątkiem osobistym małżonka na podstawie art. 33 pkt 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.

Czy trzeba zawierać nową umowę użyczenia po ślubie?

Niekoniecznie. Sam ślub nie unieważnia automatycznie wcześniejszego korzystania z pojazdu, ale dla porządku dowodowego warto sprawdzić treść umowy i w razie potrzeby ją potwierdzić lub uaktualnić.

Czy można rozliczać samo paliwo?

Tak, paliwo jest typowym wydatkiem eksploatacyjnym. Jeżeli auto nie jest środkiem trwałym firmy, co do zasady rozlicza się 20% takiego wydatku na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.

Czy faktura za paliwo musi być na przedsiębiorcę?

Dla celów dowodowych i księgowych to najbezpieczniejsze rozwiązanie. Dokumentacja powinna pozwalać wykazać, że to przedsiębiorca poniósł wydatek związany z działalnością.

Czy dowód rejestracyjny przesądza, kto jest właścicielem auta?

Nie. Dowód rejestracyjny potwierdza dopuszczenie pojazdu do ruchu zgodnie z art. 71 ust. 1 Prawa o ruchu drogowym, ale nie rozstrzyga samodzielnie o prawie własności.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy – Dz.U. 1964 nr 9 poz. 59
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
3. Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym – Dz.U. 1997 nr 98 poz. 602