Wystawianie faktury za czynsz

Komu spółdzielnia może wystawić fakturę za czynsz?

Faktura VAT nie jest dowolnym dokumentem rozliczeniowym. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonywaną na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Z kolei art. 106e ust. 1 pkt 3-5 tej ustawy wymaga, aby faktura zawierała dane podatnika i nabywcy towarów lub usług.

Oznacza to, że spółdzielnia mieszkaniowa powinna wskazać na fakturze jako nabywcę ten podmiot, któremu rzeczywiście świadczy usługę i który jest zobowiązany wobec niej do zapłaty. Jeżeli stroną umowy ze spółdzielnią jest właściciel, członek spółdzielni albo najemca pierwotny, a nie dalszy najemca lub podnajemca, to faktura wystawiona bezpośrednio na podnajemcę nie odzwierciedlałaby rzeczywistej transakcji.

W praktyce sama okoliczność, że podnajemca prowadzi działalność gospodarczą i chciałby odliczyć VAT, nie uzasadnia wystawienia faktury przez spółdzielnię na jego dane. Prawo do odliczenia VAT nie może być tworzone wyłącznie przez zmianę danych nabywcy na fakturze, jeżeli nie odpowiada to faktycznym stosunkom prawnym.

Najem lokalu użytkowego jako usługa w VAT

Oddanie lokalu w najem jest świadczeniem usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Osoba wynajmująca lokal może więc działać jako podatnik VAT w rozumieniu art. 15 ust. 1 i ust. 2 tej ustawy, nawet jeżeli nie jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT.

Trzeba rozróżnić dwie sytuacje. Jeżeli wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT, najem lokalu użytkowego co do zasady powinien być opodatkowany stawką 23% na podstawie art. 41 ust. 1 w zw. z art. 146ea pkt 1 ustawy o VAT. Jeżeli natomiast wynajmujący korzysta ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, ponieważ wartość jego sprzedaży nie przekroczyła limitu 200 000 zł w poprzednim roku podatkowym, nie wykazuje VAT na fakturze.

Zwolnienie przedmiotowe dla najmu nieruchomości mieszkalnych na cele mieszkaniowe, określone w art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT, nie obejmuje najmu lokalu użytkowego. Dlatego w przypadku lokalu użytkowego kluczowe jest to, czy wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia podmiotowego.

Jeżeli analizujesz rozliczenia czynszu, opłat eksploatacyjnych i podatku naliczonego, pomocne może być także omówienie zagadnienia najem i VAT, zwłaszcza gdy pojawia się faktura za czynsz i pytanie o możliwość odliczenia podatku.

Czy spółdzielnia może wystawić fakturę bezpośrednio podnajemcy?

Co do zasady nie. Jeżeli spółdzielnia zawarła umowę z wynajmującym albo to wynajmujący jest wobec niej zobowiązany do ponoszenia opłat za lokal, faktura powinna być wystawiana na wynajmującego. Wystawienie faktury na podnajemcę mogłoby zostać uznane za dokumentowanie czynności, która w tej relacji nie miała miejsca.

Inaczej mogłoby być tylko wtedy, gdy stan faktyczny zostanie prawnie zmieniony. Przykładowo spółdzielnia może zawrzeć umowę bezpośrednio z podnajemcą albo strony mogą zawrzeć skuteczne porozumienie trójstronne, z którego wynika, że to podnajemca staje się nabywcą określonych świadczeń od spółdzielni. Taka konstrukcja musi jednak odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi świadczeń i zobowiązań, a nie służyć wyłącznie formalnemu przeniesieniu VAT na fakturze.

Jeżeli mamy do czynienia z podnajmem, trzeba dodatkowo sprawdzić, czy umowa ze spółdzielnią albo regulamin spółdzielni pozwalają na dalsze oddanie lokalu do używania. Sama zgoda cywilnoprawna na podnajem nie przesądza jeszcze o tym, kto jest nabywcą usługi na gruncie VAT. Więcej praktycznych różnic pokazuje opracowanie najem a VAT.

Refakturowanie opłat za lokal

W praktyce często mówi się o refakturowaniu opłat. Podstawą prawną tej konstrukcji jest art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, że gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Jeżeli wynajmujący nabywa usługę od spółdzielni we własnym imieniu, a następnie przenosi jej koszt na najemcę, należy ustalić, czy mamy do czynienia z odrębną odsprzedażą usługi, czy z elementem kalkulacyjnym czynszu najmu. W orzecznictwie i praktyce podatkowej przyjmuje się, że rozliczenie mediów może być odrębne od najmu, jeżeli najemca ma realny wpływ na ich zużycie, a opłaty są rozliczane według rzeczywistego zużycia. Natomiast typowe opłaty eksploatacyjne związane z korzystaniem z lokalu często stanowią element świadczenia najmu.

W wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 16 kwietnia 2015 r. w sprawie C-42/14, Wojskowa Agencja Mieszkaniowa, wskazano, że najem nieruchomości i dostawa mediów co do zasady powinny być uznawane za odrębne świadczenia, jeżeli najemca może decydować o zużyciu i jest ono rozliczane według faktycznego zużycia. Każdy przypadek wymaga jednak oceny umowy i sposobu rozliczeń.

Czy wynajmujący zwolniony z VAT może wystawić fakturę?

Tak, ale nie będzie to faktura z wykazanym podatkiem VAT. Podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT może wystawić fakturę bez kwoty podatku. Obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy wynika z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli żądanie zostanie zgłoszone w terminie określonym w tym przepisie.

Faktura wystawiona przez podatnika zwolnionego z VAT nie daje najemcy prawa do odliczenia podatku, ponieważ na takiej fakturze nie występuje podatek naliczony. Prawo do odliczenia określa art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i dotyczy podatku naliczonego związanego z czynnościami opodatkowanymi. Jeżeli na fakturze nie ma VAT, nie ma kwoty do odliczenia.

Nie należy natomiast wystawiać faktury z VAT, jeżeli wynajmujący korzysta ze zwolnienia i nie powinien wykazywać podatku. Wykazanie VAT na fakturze może powodować obowiązek jego zapłaty na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Kiedy najemca może odliczyć VAT z faktury za lokal?

Najemca prowadzący działalność gospodarczą może odliczyć VAT tylko wtedy, gdy spełnione są warunki z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Po pierwsze, musi być podatnikiem VAT wykorzystującym nabywane usługi do czynności opodatkowanych. Po drugie, musi posiadać fakturę dokumentującą rzeczywisty zakup usługi. Po trzecie, nie mogą zachodzić negatywne przesłanki z art. 88 ustawy o VAT.

Jeżeli faktura została wystawiona na podmiot, który nie jest rzeczywistym nabywcą usługi, odliczenie VAT jest ryzykowne. Szczególne znaczenie ma art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT, zgodnie z którym faktury stwierdzające czynności, które nie zostały dokonane, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego.

Co można zrobić w praktyce?

Najbezpieczniej zacząć od sprawdzenia dokumentów: umowy ze spółdzielnią, umowy najmu lub podnajmu, regulaminu spółdzielni, zasad rozliczania opłat oraz statusu VAT wynajmującego. Dopiero po tej analizie można ustalić, czy prawidłowe jest wystawianie faktury przez wynajmującego, refakturowanie określonych kosztów, czy ewentualna zmiana modelu rozliczeń.

Jeżeli wynajmujący chce umożliwić najemcy odliczanie VAT od czynszu za lokal użytkowy, często konieczna jest rejestracja jako czynny podatnik VAT i prawidłowe opodatkowanie najmu. Trzeba jednak uwzględnić skutki dla wszystkich rozliczeń wynajmującego, w tym utratę zwolnienia podmiotowego, obowiązki ewidencyjne oraz rozliczenia w JPK_V7.

FAQ

Czy spółdzielnia może wystawić fakturę na najemcę mojego lokalu?

Co do zasady nie, jeżeli najemca nie jest stroną stosunku prawnego ze spółdzielnią i nie jest rzeczywistym nabywcą usługi. Faktura powinna wskazywać rzeczywistego nabywcę zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 3-5 ustawy o VAT.

Czy najemca może odliczyć VAT z faktury wystawionej na wynajmującego?

Nie. Prawo do odliczenia z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT dotyczy podatnika, który nabywa usługę i wykorzystuje ją do czynności opodatkowanych. Faktura wystawiona na inny podmiot nie dokumentuje zakupu dokonanego przez najemcę.

Czy wynajmujący niebędący czynnym podatnikiem VAT może wystawić fakturę?

Tak, podatnik zwolniony z VAT może wystawić fakturę bez wykazanego podatku. Obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy wynika z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Taka faktura nie daje jednak prawa do odliczenia VAT, bo nie zawiera podatku naliczonego.

Czy najem lokalu użytkowego korzysta ze zwolnienia mieszkaniowego?

Nie. Zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT dotyczy wynajmowania nieruchomości mieszkalnych na własny rachunek wyłącznie na cele mieszkaniowe. Lokal użytkowy nie spełnia tego warunku.

Czy można zmienić sposób rozliczeń, aby faktura była wystawiana na najemcę?

Tak, ale tylko wtedy, gdy odpowiada to rzeczywistemu stanowi prawnemu i gospodarczemu, na przykład po zawarciu umowy lub porozumienia trójstronnego ze spółdzielnią. Nie wystarczy sama prośba o zmianę danych nabywcy na fakturze.

Źródła

• Art. 8 ust. 1 i ust. 2a, art. 15 ust. 1 i ust. 2, art. 41 ust. 1, art. 43 ust. 1 pkt 36, art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a, art. 106b ust. 1 i ust. 3, art. 106e ust. 1, art. 108 ust. 1, art. 113 ust. 1 oraz art. 146ea pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 16 kwietnia 2015 r., C-42/14, Wojskowa Agencja Mieszkaniowa.
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 stycznia 2011 r., sygn. akt I FSK 983/09.