Ukraiński pracownik nie wrócił do pracy – ZUS, świadectwo pracy i nieobecność

Umowa terminowa zakończyła się sama – nie można po czasie „utrzymywać” urlopu bezpłatnego

Jeżeli pracownik miał umowę o pracę na czas określony, to stosunek pracy kończy się automatycznie z upływem dnia wskazanego w umowie. Wynika to wprost z art. 30 § 1 pkt 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Nie jest potrzebne wypowiedzenie ani dodatkowe porozumienie.

W takiej sytuacji późniejsze wpisanie urlopu bezpłatnego było błędem. Zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu pracy urlop bezpłatny może być udzielony tylko na pisemny wniosek pracownika. Nie można go narzucić jednostronnie, a tym bardziej „przedłużać” nim stosunku pracy po dniu, w którym umowa już wygasła.

Jeżeli więc umowa kończyła się np. 31 grudnia albo 31 stycznia, to od następnego dnia dana osoba nie była już pracownikiem. Trzeba to odzwierciedlić w dokumentacji kadrowej, w ZUS i w świadectwie pracy.

Świadectwo pracy wystawione po terminie – jak naprawić błąd

Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy. Jeżeli wydanie dokumentu w dniu ustania stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca musi w ciągu 7 dni od tej daty przesłać świadectwo pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej; wynika to z art. 97 § 1(1) Kodeksu pracy.

Jeżeli świadectwo nie zostało wydane w terminie, należy je wystawić teraz z obecną datą sporządzenia dokumentu, ale z prawidłową datą ustania stosunku pracy. Nie „przesuwa się” daty rozwiązania umowy tylko dlatego, że dokument został przygotowany z opóźnieniem.

W razie błędów w treści świadectwa pracy stosuje się również rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Dokument powinien odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zatrudnienia, a nie omyłkowe zapisy kadrowe.

Wystawienie świadectwa pracy z opóźnieniem może mieć znaczenie także przy późniejszym ustalaniu uprawnień emerytalnych. Zobacz również: wystawienie świadectwa z opóźnieniem.

Wyrejestrowanie z ZUS po czasie – czy można skorygować dokumenty?

Tak. Jeżeli stosunek pracy zakończył się wcześniej, a pracownik nie został wyrejestrowany z ubezpieczeń, trzeba złożyć korektę dokumentów do ZUS. Obowiązek wyrejestrowania ubezpieczonego w terminie 7 dni od daty ustania tytułu do ubezpieczeń wynika z art. 36 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

W praktyce składa się formularz ZUS ZWUA z prawidłową datą ustania zatrudnienia oraz – w razie potrzeby – koryguje raporty rozliczeniowe za miesiące, w których błędnie wykazywano dalsze podleganie ubezpieczeniom. Sama spóźniona korekta jest lepsza niż pozostawienie nieprawidłowych danych w systemie.

Jeżeli ZUS poprosi o wyjaśnienia, warto opisać przyczynę błędu i wskazać, że pracodawca porządkuje dokumentację po stwierdzeniu, iż po zakończeniu umowy błędnie pozostawiono pracownika w ewidencji jako korzystającego z urlopu bezpłatnego. Ocena skutków finansowych zależy jednak od tego, czy były składane raporty, naliczane składki i czy wypłacano jakiekolwiek świadczenia.

Umowa na czas nieokreślony – jak zakwalifikować brak powrotu do pracy?

Przy umowie na czas nieokreślony sytuacja jest inna, bo sam wyjazd lub brak powrotu do pracy nie kończy stosunku pracy. Trzeba ustalić, czy pracownik składał jakiekolwiek wnioski, czy utrzymywał kontakt, czy obiektywnie nie mógł wrócić i czy pracodawca uznał nieobecność za usprawiedliwioną.

Nie ma przepisu, który wprowadzałby „obligatoryjny urlop z powodu wojny”. Jeżeli nie ma wniosku pracownika, nie należy wpisywać urlopu bezpłatnego. Jeżeli nie ma podstaw do urlopu wypoczynkowego, również nie wolno go udzielać jednostronnie tylko po to, by „zamknąć” absencję.

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność są zarówno zdarzenia określone przepisami prawa pracy, jak i inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność.

Jeżeli więc pracownik z powodu działań wojennych nie mógł stawić się do pracy i pracodawca tę przyczynę uznał, najbezpieczniej wykazać w ewidencji czasu pracy nieobecność usprawiedliwioną niepłatną, a nie urlop. Taki zapis nie daje automatycznie prawa do wynagrodzenia, ale lepiej oddaje stan faktyczny.

Czy można rozwiązać umowę przy długiej usprawiedliwionej nieobecności?

Tak, ale tylko po spełnieniu przesłanek ustawowych. W przypadku długiej usprawiedliwionej nieobecności innej niż choroba zastosowanie może mieć art. 53 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeżeli usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy z innych przyczyn niż choroba trwa dłużej niż 1 miesiąc.

Przepis ten może mieć znaczenie właśnie wtedy, gdy pracownik pozostaje nieobecny z przyczyn niezawinionych, ale stosunek pracy nadal formalnie trwa. Zanim pracodawca sięgnie po art. 53 Kodeksu pracy, powinien mieć uporządkowane dowody: korespondencję z pracownikiem, informacje o przyczynie absencji, ewidencję czasu pracy i ustalenie, od kiedy nieobecność trwa.

Alternatywą może być rozwiązanie umowy za porozumieniem stron na podstawie art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, jeżeli kontakt z pracownikiem jest możliwy i obie strony chcą zakończyć zatrudnienie w uzgodnionym terminie.

Jak praktycznie uporządkować dokumentację krok po kroku?

Przy umowie na czas określony zwykle należy:

• ustalić rzeczywistą datę zakończenia umowy wynikającą z kontraktu,
• usunąć z dokumentacji błędne założenie, że po tej dacie trwał urlop bezpłatny,
• wystawić świadectwo pracy z prawidłową datą ustania stosunku pracy,
• złożyć do ZUS wyrejestrowanie i ewentualne korekty dokumentów rozliczeniowych.

Przy umowie na czas nieokreślony zwykle trzeba najpierw ustalić, czy:

• nieobecność była usprawiedliwiona i od kiedy trwa,
• pracownik składał wniosek o urlop bezpłatny albo inne pismo,
• możliwe jest porozumienie stron,
• spełnione są warunki do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia na podstawie art. 53 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Kiedy potrzebna jest szczegółowa analiza konkretnego przypadku?

Nie każdą sprawę da się rozstrzygnąć jednym schematem. Znaczenie mają m.in. treść umowy, kontakt z pracownikiem, posiadane dokumenty, to czy pracownik przebywał za granicą już po zawarciu umowy, czy pobierał jakieś świadczenia, a także to, jakie raporty były składane do ZUS.

Jeżeli pracodawca przez dłuższy czas wykazywał pracownika jako zatrudnionego, konieczna może być szersza korekta kadrowo-płacowa. W części spraw trzeba też ocenić ryzyko roszczeń pracownika, np. o sprostowanie świadectwa pracy albo odszkodowanie związane z niewydaniem dokumentu na czas.

FAQ

Czy pracodawca może sam wpisać pracownikowi urlop bezpłatny?

Nie. Zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu pracy urlop bezpłatny wymaga pisemnego wniosku pracownika. Bez takiego wniosku nie należy go wpisywać.

Czy umowa na czas określony kończy się mimo braku kontaktu z pracownikiem?

Tak. Jeżeli upłynął termin, na jaki umowę zawarto, stosunek pracy rozwiązuje się na podstawie art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy, nawet jeśli pracownik nie odbiera telefonu i nie podpisuje żadnych dokumentów.

Czy można po czasie wystawić świadectwo pracy?

Tak, ale trzeba wskazać prawidłową datę ustania stosunku pracy. Opóźnienie nie zmienia momentu rozwiązania umowy, tylko oznacza spóźnione wykonanie obowiązku z art. 97 § 1 i § 1(1) Kodeksu pracy.

Jak oznaczyć nieobecność pracownika, który nie wrócił z powodu wojny?

Jeżeli umowa nadal trwa i pracodawca uznaje przyczynę absencji, najczęściej właściwe będzie oznaczenie nieobecności jako usprawiedliwionej niepłatnej, a nie urlopu. Ostateczna kwalifikacja zależy jednak od dokumentów i komunikacji z pracownikiem.

Czy art. 53 Kodeksu pracy można zastosować zawsze po miesiącu nieobecności?

Nie automatycznie. Trzeba ustalić, czy rzeczywiście chodzi o usprawiedliwioną nieobecność z innych przyczyn niż choroba i czy trwa ona dłużej niż 1 miesiąc w rozumieniu art. 53 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141.

2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – ISAP.

3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy – ISAP.

4. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy – ISAP.