Jak legalnie ograniczyć wpłaty na PFRON?

W pierwszej kolejności warto uporządkować nazewnictwo: w praktyce często mówi się o „składkach na PFRON”, ale ustawa przewiduje wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, a nie składki. Podstawę prawną stanowi art. 21 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Kiedy powstaje obowiązek wpłat na PFRON?

Obowiązek miesięcznych wpłat powstaje co do zasady u pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% – art. 21 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Jeżeli więc firma przekracza próg 25 etatów, ale jednocześnie osiąga wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, wpłata nie wystąpi. To najważniejszy legalny mechanizm ograniczenia obciążeń.

Jak liczy się stan zatrudnienia?

Stan zatrudnienia ustala się w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Wynika to z art. 21 ust. 1 ustawy. W praktyce oznacza to, że znaczenie ma liczba etatów, a nie liczba osób wpisanych na listę płac.

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego zatrudnienia stosuje się zasady wskazane w art. 21 ust. 5 ustawy oraz w rozporządzeniu wykonawczym dotyczącym sposobu ustalania przeciętnego zatrudnienia na potrzeby wpłat na PFRON. Co do zasady oblicza się średni stan zatrudnienia w danym miesiącu, uwzględniając poszczególne dni miesiąca.

Przykładowo: 50 osób zatrudnionych po 1/2 etatu to łącznie 25 etatów. Z kolei 26 osób zatrudnionych, z których część pracuje na niepełny etat, nie musi jeszcze oznaczać przekroczenia progu 25 etatów.

Kogo nie wlicza się do stanu zatrudnienia?

Zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przy ustalaniu stanu zatrudnienia nie uwzględnia się m.in. pracowników:

• zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• przebywających na urlopach wychowawczych,
• nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
• będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
• nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
• przebywających na urlopach bezpłatnych udzielonych na podstawie odrębnych ustaw.

W konkretnych przypadkach trzeba sprawdzić aktualny status pracownika w danym miesiącu, bo to wpływa na wynik wyliczenia.

W jakim terminie trzeba zapłacić i złożyć deklarację?

Wpłaty na PFRON dokonuje się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego wpłata dotyczy. Wynika to z art. 49 ust. 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Pracodawca składa też odpowiednie deklaracje i informacje do PFRON w formie elektronicznej. Zakres obowiązków sprawozdawczych zależy od tego, czy wpłata występuje oraz z jakim statusem pracodawcy mamy do czynienia. W praktyce używa się systemu e-PFRON2.

Jak oblicza się wysokość wpłaty?

Mechanizm obliczania wpłaty wynika z art. 21 ust. 1 ustawy. Co do zasady wpłata stanowi iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia oraz liczby etatów odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.

W uproszczeniu: im większa firma i im niższy wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, tym wyższa wpłata.

Jak legalnie ograniczyć albo wyeliminować wpłaty na PFRON?

Legalne działania powinny wynikać z rzeczywistej organizacji pracy i potrzeb firmy, a nie z pozorowania innych stosunków prawnych. Najczęściej rozważa się kilka rozwiązań.

1. Utrzymanie zatrudnienia poniżej 25 etatów

Jeżeli rzeczywista liczba etatów pozostaje poniżej 25, obowiązek wpłat nie powstaje. Sama zmiana wymiaru czasu pracy jest dopuszczalna, ale tylko wtedy, gdy odpowiada faktycznym potrzebom organizacyjnym i jest zgodna z Kodeksem pracy. Nie można bezpiecznie „dzielić etatów na papierze”, gdy praca nadal jest wykonywana jak na pełen etat.

W razie kontroli znaczenie będzie miał rzeczywisty sposób wykonywania pracy, harmonogramy, zakres obowiązków i ewidencja czasu pracy.

2. Zatrudnianie na podstawie umów cywilnoprawnych – tylko gdy to naprawdę zlecenie albo dzieło

Osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło nie są pracownikami w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy, więc co do zasady nie wlicza się ich do stanu zatrudnienia dla celów art. 21 ustawy o rehabilitacji. To może ograniczać obowiązek wpłat.

Trzeba jednak zachować dużą ostrożność. Jeżeli współpraca ma cechy stosunku pracy, to zgodnie z art. 22 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy zatrudnienie wykonywane za wynagrodzeniem, pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę umowy. W takiej sytuacji PIP albo sąd mogą zakwestionować umowę cywilnoprawną.

Dotyczy to zwłaszcza pracy sklepowej wykonywanej według grafiku, pod stałym nadzorem i w określonym miejscu. W takim modelu „przejście na zlecenie” bywa prawnie ryzykowne.

3. Osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych

To najbezpieczniejsze rozwiązanie przewidziane wprost przez ustawę. Jeżeli pracodawca osiągnie wskaźnik 6%, wpłata nie jest należna – art. 21 ust. 1 ustawy.

W praktyce wymaga to prawidłowego zatrudnienia osób z aktualnym orzeczeniem o niepełnosprawności i poprawnego ujęcia ich w ewidencji. Przy takim modelu warto równolegle przeanalizować inne obowiązki związane z zatrudnianiem takich osób, w tym praca niepełnosprawnego w zakresie czasu pracy i nadgodzin.

4. Obniżenie wpłat przez zakupy uprawniające do ulgi

W niektórych przypadkach możliwe jest obniżenie wpłat na PFRON dzięki zakupom produkcji lub usług od uprawnionych sprzedających. Zasady te wynikają z art. 22 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Mechanizm ten jest sformalizowany i wymaga prawidłowych dokumentów od sprzedającego. Jeżeli firma nie tylko dokonuje wpłat, ale również otrzymuje środki z Funduszu, trzeba osobno ustalić ich ujęcie podatkowe; zobacz rozliczenie dofinansowania z PFRON w KPiR i PIT.

Nie każda firma może z tego skorzystać w takim samym zakresie, dlatego przed wdrożeniem warto sprawdzić limity i warunki dokumentacyjne.

Czy można założyć drugą firmę i rozdzielić pracowników?

Samo założenie drugiej firmy nie jest zakazane. Jeżeli jednak nowy podmiot ma istnieć tylko po to, aby formalnie podzielić załogę i uniknąć wpłat, przy zachowaniu tej samej organizacji, miejsca pracy, kierownictwa i zaplecza, może to zostać ocenione jako działanie pozorne lub sztuczne.

Ocena zawsze zależy od konkretnego stanu faktycznego. Ryzyko dotyczy nie tylko PFRON, ale też ZUS, PIP i organów podatkowych. Szczególnie ostrożnie trzeba podchodzić do sytuacji, w których dwa podmioty są faktycznie zarządzane jak jeden zakład pracy.

Jeżeli planowany jest rzeczywisty podział działalności, z odrębnym majątkiem, kadrą zarządzającą, organizacją pracy i odpowiedzialnością pracodawcy, taka struktura może być dopuszczalna. Wymaga to jednak indywidualnej analizy dokumentów i sposobu działania firmy.

Czego nie warto robić?

• nie warto pozornie obniżać etatów, gdy pracownicy nadal wykonują pracę jak w pełnym wymiarze,
• nie warto zastępować umów o pracę zleceniami tam, gdzie faktycznie występuje podporządkowanie pracownicze,
• nie warto tworzyć „drugiej firmy na papierze”, jeśli działalność realnie pozostaje jedną organizacją,
• nie warto opierać decyzji wyłącznie na liczbie osób zamiast na liczbie etatów.

Przykłady

Poniżej dwa typowe scenariusze pokazujące, kiedy działanie może być bezpieczne, a kiedy rodzi ryzyko zakwestionowania.

FAQ

Czy wpłata na PFRON powstaje po przekroczeniu 25 osób czy 25 etatów?

Liczy się 25 etatów, czyli zatrudnienie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy.

Czy umowa zlecenia pozwala nie liczyć danej osoby do PFRON?

Co do zasady tak, bo zleceniobiorca nie jest pracownikiem. Jednak umowa musi być rzeczywiście cywilnoprawna. Jeśli ma cechy stosunku pracy, może zostać zakwestionowana na podstawie art. 22 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy.

Czy wystarczy zatrudnić jedną osobę z niepełnosprawnością, aby nie płacić PFRON?

Nie zawsze. Trzeba osiągnąć ustawowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, co do zasady 6% stanu zatrudnienia, zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy.

Do kiedy płaci się PFRON?

Do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy wpłata – art. 49 ust. 2 ustawy.

Czy założenie drugiej firmy zawsze rozwiązuje problem?

Nie. Jeżeli podział ma charakter wyłącznie formalny, może zostać zakwestionowany. Trzeba ocenić realny model prowadzenia działalności, organizację pracy i relacje między podmiotami.

Źródła

• art. 21 ust. 1, ust. 2 i ust. 5 oraz art. 22 i art. 49 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
• art. 2 oraz art. 22 § 1 i § 1¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• rozporządzenie wykonawcze dotyczące sposobu ustalania przeciętnego zatrudnienia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na potrzeby wpłat na PFRON