Poufność danych medycznych dziecka w orzeczeniu o kształceniu specjalnym

Czy szkoła może otrzymać orzeczenie z diagnozą medyczną dziecka?

Co do zasady tak. Orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego jest dokumentem, na podstawie którego szkoła organizuje dziecku odpowiednie warunki nauki, wychowania i opieki. Wynika to z art. 127 ust. 1 i ust. 19 ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe oraz z przepisów wykonawczych regulujących wydawanie orzeczeń przez publiczne poradnie psychologiczno-pedagogiczne.

Jeżeli poradnia wydała orzeczenie, szkoła musi znać jego treść w takim zakresie, aby móc przygotować indywidualny program edukacyjno-terapeutyczny, dobrać formy pomocy psychologiczno-pedagogicznej i prawidłowo realizować zalecenia. Samo przekazanie wyłącznie „wyciągu” z zaleceń nie zawsze wystarcza, ponieważ związek między rozpoznaniem a zaleceniami może być istotny dla bezpieczeństwa i organizacji wsparcia.

Nie oznacza to jednak, że każdy pracownik szkoły ma prawo znać pełną diagnozę medyczną dziecka. Zakres dostępu do dokumentu powinien być ograniczony do osób, którym jest to rzeczywiście potrzebne.

Jakie przepisy chronią dane medyczne ucznia?

Informacje o stanie zdrowia dziecka są danymi szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Ich przetwarzanie jest co do zasady zabronione, chyba że zachodzi jedna z podstaw z art. 9 ust. 2 RODO.

W realiach szkoły podstawą przetwarzania takich danych jest najczęściej art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO, czyli przetwarzanie niezbędne ze względu na ważny interes publiczny oraz do wykonania obowiązku prawnego i zadania realizowanego w interesie publicznym, wynikających z przepisów Prawa oświatowego. Znaczenie ma też art. 68 ust. 1 pkt 6 ustawy – Prawo oświatowe, który nakłada na dyrektora obowiązek stwarzania warunków do działania w szkole m.in. pomocy psychologiczno-pedagogicznej.

Dodatkowo szkoła jako administrator danych musi stosować zasady z art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności zasadę minimalizacji danych, ograniczenia celu, integralności i poufności. Oznacza to, że nawet jeśli szkoła legalnie posiada orzeczenie, nie może rozpowszechniać zawartych w nim danych szerzej, niż jest to konieczne.

Jeżeli temat dotyczy także szerszej ochrony prywatności dziecka, pomocny może być materiał o udostępnieniu pisma ze szkoły w mediach społecznościowych.

Czy psycholog ma rację, że nie można usunąć części medycznej z orzeczenia?

Najczęściej tak – jeśli chodzi o już wydane orzeczenie. Poradnia psychologiczno-pedagogiczna wydaje orzeczenie według wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z 7 września 2017 r. w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych. Treść orzeczenia musi odpowiadać ustaleniom zespołu orzekającego i dokumentacji stanowiącej podstawę rozstrzygnięcia.

Jeżeli określone rozpoznanie medyczne było podstawą stwierdzenia potrzeby kształcenia specjalnego lub wpływa na zalecane formy wsparcia, poradnia nie powinna arbitralnie „wycinać” tej części dokumentu tylko dlatego, że rodzic nie chce jej ujawniać szkole. Taki zabieg mógłby zniekształcić treść orzeczenia.

Co innego, jeśli rodzic uważa, że orzeczenie zawiera dane zbędne, nieadekwatne albo opisane nadmiernie szeroko. Wtedy warto rozważyć wniosek o wyjaśnienie lub sprostowanie, a w zależności od sytuacji także zaskarżenie orzeczenia według procedury przewidzianej w przepisach oświatowych. To jednak wymaga oceny konkretnego dokumentu.

Kto w szkole może mieć dostęp do orzeczenia?

Przepisy nie dają podstaw do swobodnego obiegu pełnego orzeczenia między wszystkimi nauczycielami. Dostęp powinien być ograniczony zgodnie z zasadą „need to know”, czyli do osób, które potrzebują danych do wykonywania swoich obowiązków.

W praktyce pełny dokument mogą znać przede wszystkim dyrektor, pedagog szkolny, psycholog szkolny, osoby przygotowujące i realizujące IPET oraz inni nauczyciele lub specjaliści tylko w takim zakresie, w jakim jest to potrzebne do pracy z uczniem. Nie ma podstaw, aby pełna diagnoza medyczna była dostępna np. pracownikom sekretariatu czy wszystkim nauczycielom bez rozróżnienia.

Wynika to z art. 5 ust. 1 lit. c i f RODO oraz z obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych z art. 32 RODO. Szkoła powinna wdrożyć rozwiązania organizacyjne, które ograniczą krąg uprawnionych osób, np. przechowywanie dokumentu w wydzielonej teczce, ewidencję osób mających wgląd, udostępnianie nauczycielom jedynie informacji potrzebnych do realizacji zaleceń.

Czy nauczyciel musi znać diagnozę, czy wystarczą same zalecenia?

To zależy od roli danej osoby i od konkretnego stanu faktycznego. W wielu sytuacjach nauczycielowi rzeczywiście wystarczą praktyczne wskazania dotyczące pracy z dzieckiem, bez znajomości pełnego opisu medycznego. Z punktu widzenia RODO byłoby to wręcz rozwiązanie preferowane, bo odpowiada zasadzie minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

Są jednak sytuacje, w których przynajmniej część informacji o stanie zdrowia musi być znana określonym osobom dla bezpieczeństwa dziecka lub prawidłowego prowadzenia zajęć. Dotyczy to np. padaczki, zagrożenia nagłymi incydentami zdrowotnymi, poważnych zaburzeń sensorycznych czy ograniczeń wymagających określonych reakcji personelu.

Dlatego prawidłowe stanowisko zwykle brzmi: szkoła może posiadać pełne orzeczenie, ale nie każdy nauczyciel powinien znać wszystkie szczegóły. Nauczyciele powinni otrzymywać przede wszystkim te informacje, które są niezbędne do pracy dydaktycznej, wychowawczej lub zapewnienia bezpieczeństwa ucznia.

Jakie obowiązki ma szkoła przy przechowywaniu takich danych?

Szkoła musi zapewnić, aby dokumentacja zawierająca dane o zdrowiu była zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych. Wynika to z art. 32 RODO oraz z przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, w tym rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z 25 sierpnia 2022 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.

W praktyce oznacza to m.in. właściwe miejsce przechowywania dokumentów, ograniczenie dostępu, pouczenie pracowników o poufności, ustalenie zasad kopiowania, skanowania i przesyłania dokumentów oraz prowadzenie dokumentacji zgodnie z polityką ochrony danych. Jeżeli szkoła naruszy te obowiązki, może dojść do naruszenia ochrony danych osobowych, które w poważniejszych przypadkach powinno zostać ocenione także pod kątem zgłoszenia do Prezesa UODO na podstawie art. 33 RODO.

Jeśli personel szkoły rozpowszechni szczegóły diagnozy w sposób naruszający prywatność dziecka, może to rodzić nie tylko konsekwencje na gruncie RODO, ale również odpowiedzialność cywilną za naruszenie dóbr osobistych na podstawie art. 23 i art. 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

Co może zrobić rodzic, jeśli obawia się zbyt szerokiego ujawniania danych?

Rodzic nie musi godzić się na nieformalny obieg pełnej dokumentacji. Może:

• złożyć do dyrektora szkoły pisemny wniosek o wskazanie, kto ma dostęp do orzeczenia i w jakim celu dane są przetwarzane, powołując się na art. 5 ust. 1 lit. c i f oraz art. 13 i 15 RODO,
• zażądać, aby nauczycielom przekazywano przede wszystkim zalecenia funkcjonalne, a nie pełny opis diagnozy, o ile nie jest on potrzebny do ich pracy,
• poprosić o opis środków organizacyjnych stosowanych przez szkołę do ochrony dokumentacji,
• w razie realnego naruszenia złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
• w przypadku naruszenia prywatności dziecka rozważyć roszczenia z art. 24 Kodeksu cywilnego.

Jeśli pojawia się spór z placówką albo poradnią, warto też zebrać dokumenty: orzeczenie, korespondencję mailową, notatki ze spotkań i ewentualne potwierdzenia, komu dokument był udostępniany.

Wniosek praktyczny – kto ma rację: rodzic czy psycholog?

W przedstawionej sytuacji rację ma częściowo psycholog, a częściowo rodzic.

Psycholog ma rację, jeśli twierdzi, że wydanego orzeczenia nie można po prostu samowolnie przerobić przez usunięcie części medycznej, gdy ta część stanowi element podstawy rozstrzygnięcia zespołu orzekającego.

Rodzic ma rację, jeśli oczekuje, że szkoła nie będzie szeroko ujawniała pełnych danych medycznych dziecka i że z dokumentem zapoznają się tylko osoby rzeczywiście uprawnione i zobowiązane do zachowania poufności.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie w praktyce to nie walka o „okrojenie” orzeczenia już po jego wydaniu, lecz dopilnowanie, aby szkoła przetwarzała dokument zgodnie z zasadą minimalizacji i poufności oraz przekazywała poszczególnym nauczycielom tylko taki zakres informacji, jaki jest niezbędny.

FAQ

Czy rodzic może zakazać szkole przyjęcia orzeczenia z poradni?

Może nie przekazywać orzeczenia, ale wtedy szkoła nie będzie mogła w pełni organizować kształcenia specjalnego na jego podstawie. Jeżeli rodzic chce korzystać z uprawnień wynikających z orzeczenia, dokument musi trafić do szkoły.

Czy sekretariat szkoły może czytać pełną diagnozę dziecka?

Co do zasady nie powinien mieć takiego dostępu, jeśli nie jest to niezbędne do wykonywania obowiązków. Sam fakt zatrudnienia w szkole nie daje prawa do poznawania danych szczególnej kategorii.

Czy szkoła może zrobić kopię orzeczenia?

Tak, jeżeli jest to potrzebne do realizacji obowiązków szkoły, ale kopia również musi być odpowiednio zabezpieczona i dostępna tylko dla osób uprawnionych.

Czy można żądać, by nauczyciele dostali tylko zalecenia bez pełnej diagnozy?

W wielu przypadkach tak. To często najlepsze rozwiązanie zgodne z zasadą minimalizacji danych, o ile nie utrudnia zapewnienia dziecku bezpieczeństwa i właściwego wsparcia.

Gdzie złożyć skargę, jeśli szkoła ujawni dane medyczne dziecka?

W pierwszej kolejności do dyrektora szkoły i inspektora ochrony danych, a w razie potrzeby do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niezależnie od tego można rozważyć roszczenia cywilne za naruszenie dóbr osobistych.

Źródła:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO), w szczególności art. 5, art. 6, art. 9, art. 15, art. 32 i art. 33.

2. Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, w szczególności art. 68 ust. 1 pkt 6 oraz art. 127 – ISAP.

3. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 września 2017 r. w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych – ISAP.

4. Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 25 sierpnia 2022 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji – ISAP.

5. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93