Działalność gospodarcza a częste zmiany miejsca pobytu

Co wynika z samego faktu częstych wyjazdów?

Samo podróżowanie i praca zdalna z różnych państw nie są zakazane ani przez przepisy o działalności gospodarczej, ani przez przepisy podatkowe. Problem zaczyna się wtedy, gdy dłuższy pobyt za granicą wpływa na: adresy ujawnione w CEIDG, miejsce opodatkowania, powstanie zagranicznego zakładu albo państwo właściwe do ubezpieczeń społecznych.

Dlatego przy takim modelu pracy trzeba rozdzielić cztery odrębne kwestie: CEIDG, rezydencję podatkową, ewentualne opodatkowanie działalności w innym państwie oraz ZUS i leczenie za granicą.

Obowiązki wobec CEIDG – kiedy trzeba zgłosić zmianę?

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG składa wniosek o zmianę wpisu, gdy zmieniają się dane objęte wpisem. Wynika to z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy. Zgłoszenia zmiany dokonuje się co do zasady w terminie 7 dni od dnia zmiany danych.

W praktyce przy podróżowaniu najważniejsze są zwłaszcza:

• adres do doręczeń,
• adres stałego miejsca wykonywania działalności, jeżeli takie miejsce jest wskazane,
• dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności.

Nie każda krótka zmiana miejsca pobytu oznacza obowiązek zmiany wpisu. Jeżeli przez tydzień lub dwa pracuje Pan z laptopem z innego kraju, ale nie tworzy tam stałego, zorganizowanego miejsca wykonywania działalności, to zwykle nie ma sensu aktualizować CEIDG przy każdym takim wyjeździe. Inaczej może być wtedy, gdy przez kilka miesięcy realnie prowadzi Pan działalność z jednego stałego adresu za granicą i używa go jako miejsca wykonywania działalności.

Warto też pamiętać, że zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy o CEIDG we wpisie ujawnia się m.in. adres do doręczeń oraz adres, pod którym działalność jest wykonywana, w tym adres głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli został utworzony.

Czy trzeba być w Polsce 183 dni, aby mieć polską rezydencję podatkową?

Nie. To jeden z najczęstszych błędów. Zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium RP uważa się za osobę, która:

• posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
• przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Spójnik „lub” ma tu znaczenie praktyczne. Oznacza to, że wystarczy spełnienie jednego z tych warunków. Jeżeli więc Polska pozostaje rzeczywistym ośrodkiem Pana interesów życiowych, brak pobytu przez 183 dni w Polsce nie przekreśla automatycznie polskiej rezydencji podatkowej.

Do oceny ośrodka interesów życiowych bierze się pod uwagę m.in. miejsce zamieszkania rodziny, stałe mieszkanie, rachunki bankowe, majątek, miejsce zarządzania działalnością, relacje gospodarcze, kontrahentów, ubezpieczenia i codzienne powiązania życiowe. Każda sprawa zależy od konkretnego stanu faktycznego.

Jeżeli podobny temat dotyczy również pracy lub usług wykonywanych poza Polską, zobacz także: rezydencja podatkowa przy pracy za granicą.

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania mogą zmienić wynik

Nawet jeśli według polskiej ustawy o PIT wypada Pan jako polski rezydent, trzeba jeszcze sprawdzić odpowiednią umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartą między Polską a państwem pobytu. Takie umowy zawierają tzw. reguły kolizyjne, które rozstrzygają, w którym państwie dana osoba jest rezydentem dla celów umownych, jeżeli oba państwa uznają ją za swojego rezydenta.

Zwykle bada się kolejno: stałe miejsce zamieszkania, ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze, zwykłe miejsce pobytu, obywatelstwo, a w dalszej kolejności porozumienie właściwych organów. Dlatego nie da się uczciwie odpowiedzieć wyłącznie przez pryzmat liczby dni pobytu.

Czy przy pracy zdalnej za granicą może powstać zagraniczny zakład?

Tak, i to jest jedna z ważniejszych kwestii praktycznych. W ustawie o PIT pojęcie zagranicznego zakładu definiuje art. 5a pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Co do zasady chodzi o stałą placówkę, przez którą podmiot wykonuje całkowicie lub częściowo działalność na terytorium innego państwa, chyba że umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania stanowi inaczej.

W praktyce ryzyko rośnie, gdy:

• przebywa Pan długo w jednym państwie,
• korzysta Pan tam stale z tego samego lokalu lub biura,
• miejsce to jest do Pana dyspozycji i faktycznie służy działalności,
• z tego miejsca regularnie wykonuje Pan główne czynności biznesowe.

Przy krótkich, zmieniających się pobytach ryzyko zwykle jest mniejsze. Nie można jednak założyć tego automatycznie, bo znaczenie ma treść konkretnej umowy międzynarodowej, charakter usług i stopień stałości pobytu.

ZUS przy działalności prowadzonej z różnych państw

W zakresie ubezpieczeń społecznych nie decyduje sama rezydencja podatkowa. W UE, EOG i Szwajcarii stosuje się przede wszystkim rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie wykonawcze nr 987/2009.

Zasadą z art. 11 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 jest podleganie ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego. Dla osób wykonujących działalność na własny rachunek w dwóch lub więcej państwach znaczenie ma art. 13 ust. 2 tego rozporządzenia. Ocena zależy m.in. od tego, czy znacząca część działalności jest wykonywana w państwie zamieszkania.

Jeżeli działalność jest faktycznie wykonywana w kilku państwach, ZUS może badać, które ustawodawstwo jest właściwe. W takich sprawach praktyczne znaczenie ma dokument A1 potwierdzający, któremu systemowi ubezpieczeń społecznych Pan podlega. To szczególnie ważne przy dłuższych wyjazdach oraz w razie kontroli zagranicznych instytucji.

W kontekście ubezpieczeń społecznych i wyjazdów pomocny może być też artykuł: zawieszenie i wyjazd za granicę.

EKUZ, leczenie w UE, EOG i Szwajcarii – co naprawdę daje?

Jeżeli podlega Pan polskiemu ubezpieczeniu zdrowotnemu, może Pan korzystać z Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. Zasady koordynacji opieki zdrowotnej wynikają z rozporządzenia 883/2004 i 987/2009 oraz przepisów Narodowego Funduszu Zdrowia.

EKUZ nie jest prywatnym ubezpieczeniem podróżnym. Karta co do zasady potwierdza prawo do niezbędnych świadczeń zdrowotnych podczas pobytu czasowego w innym państwie UE, EOG lub Szwajcarii, na zasadach obowiązujących osoby ubezpieczone w tym państwie. To oznacza, że:

• nie wszystkie świadczenia są bezpłatne,
• mogą wystąpić dopłaty własne, jeśli obowiązują lokalnych ubezpieczonych,
• EKUZ nie pokrywa np. kosztów transportu medycznego do Polski ani wielu kosztów prywatnego leczenia.

Dlatego przy częstych podróżach praktycznie warto rozważyć dodatkowe komercyjne ubezpieczenie zdrowotne lub podróżne, zwłaszcza gdy wykonuje Pan pracę mobilnie i zmienia państwa pobytu.

Krótki pobyt a dłuższy pobyt – porównanie praktyczne

Jeżeli działalność łączy Pan również z inną aktywnością zarobkową za granicą, zobacz także: działalność w UK a PL.

Co zrobić w praktyce przed wyjazdem?

1. Ustalić, czy zmieniają się dane objęte wpisem w CEIDG, zwłaszcza adres do doręczeń i stałe miejsce wykonywania działalności.
2. Sprawdzić, czy przy planowanym pobycie w danym państwie może powstać zagraniczny zakład.
3. Zweryfikować właściwą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania i zasady rezydencji.
4. Ustalić w ZUS, czy w Pana modelu aktywności właściwe pozostaje ustawodawstwo polskie i czy zasadny jest wniosek o A1.
5. Wyrobić EKUZ i rozważyć dodatkowe ubezpieczenie prywatne.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak te same przepisy mogą działać inaczej w zależności od długości pobytu i stopnia związania z konkretnym państwem.

FAQ

Czy muszę zgłaszać do CEIDG każdy adres chwilowego pobytu za granicą?

Nie. Co do zasady aktualizuje się dane objęte wpisem, a nie każdy krótki adres pobytowy. Znaczenie ma to, czy powstaje stałe miejsce wykonywania działalności albo zmienia się adres do doręczeń.

Czy brak 183 dni pobytu w Polsce oznacza utratę polskiej rezydencji podatkowej?

Nie. Zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy o PIT wystarczy także posiadanie w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych. Ostateczna ocena zależy jednak od faktów i od odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Czy mogę płacić ZUS w Polsce, jeśli pracuję z różnych krajów?

Często tak, ale nie zawsze. W UE, EOG i Szwajcarii trzeba ustalić państwo właściwe według rozporządzenia 883/2004, a w praktyce warto uzyskać dokument A1, jeśli sytuacja tego wymaga.

Czy EKUZ wystarczy przy dłuższej pracy zdalnej za granicą?

EKUZ daje dostęp do niezbędnych świadczeń w publicznym systemie podczas pobytu czasowego, ale nie zastępuje pełnego ubezpieczenia prywatnego. Nie pokrywa wszystkich kosztów ani wielu świadczeń prywatnych.

Kiedy rośnie ryzyko zagranicznego zakładu?

Przede wszystkim wtedy, gdy działalność jest przez dłuższy czas wykonywana z jednego stałego miejsca w innym państwie. Znaczenie mają: stałość, dostępność miejsca i rzeczywisty sposób prowadzenia biznesu.

Źródła

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy – ISAP
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – ISAP
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców – ISAP
4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego – EUR-Lex
5. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004 – EUR-Lex
6. Informacje NFZ o EKUZ – NFZ
7. Wykaz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania – podatki.gov.pl