Przekazanie utargu do sejfu a odpowiedzialność pracownika

Czy samo włożenie pieniędzy do sejfu oznacza skuteczne przekazanie utargu?

Nie zawsze. Jeżeli utarg jest tylko wkładany do sejfu, do którego dostęp ma również pracodawca albo inne osoby, to w razie późniejszego niedoboru może powstać spór, czy i w jakiej kwocie pieniądze rzeczywiście zostały przekazane. Z punktu widzenia dowodowego samo polecenie „proszę włożyć pieniądze do sejfu” jest dla pracownika ryzykowne, jeśli nie towarzyszy mu żaden dokument, raport kasowy, zapis monitoringu, podpis drugiej osoby albo inna procedura potwierdzająca przekazanie.

Prawo pracy nie zawiera jednego urzędowego wzoru protokołu przekazania utargu. To pracodawca organizuje proces pracy i powinien tak ustalić zasady obiegu gotówki, aby możliwe było rozliczenie pracownika i ochrona powierzonego mienia. Wynika to z art. 94 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zgodnie z którymi pracodawca ma obowiązek organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy oraz osiąganie przez pracowników wysokiej wydajności i należytej jakości pracy, a także organizować pracę w sposób zmniejszający jej uciążliwość.

Kiedy pracownik odpowiada za utarg w pełnej wysokości?

Pełna odpowiedzialność materialna dotyczy przede wszystkim mienia prawidłowo powierzonego. Zgodnie z art. 124 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się pieniądze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Jednocześnie art. 124 § 3 Kodeksu pracy stanowi, że pracownik może uwolnić się od tej odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

W praktyce dla pełnej odpowiedzialności istotne są zwykle łącznie następujące elementy:

• mienie zostało pracownikowi rzeczywiście powierzone,
• pracownik miał możliwość sprawowania nad nim pieczy,
• zasady rozliczania były jasne,
• pracodawca zapewnił odpowiednie warunki zabezpieczenia gotówki.

Jeżeli dostęp do sejfu ma kilka osób, nie ma ewidencji wpłat, brak podpisów i nie da się ustalić momentu przejęcia gotówki przez pracodawcę, to pracownik zyskuje argument, że warunki powierzenia lub zabezpieczenia mienia były wadliwe.

Gdy nie było prawidłowego powierzenia mienia – jakie są zasady odpowiedzialności?

Jeżeli pracodawca nie wykaże prawidłowego powierzenia pieniędzy w rozumieniu art. 124 Kodeksu pracy, stosuje się ogólne zasady odpowiedzialności materialnej pracownika.

Wtedy znaczenie mają przede wszystkim:

• art. 114 Kodeksu pracy – pracownik odpowiada za szkodę wyrządzoną z własnej winy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych,
• art. 115 Kodeksu pracy – odpowiedzialność obejmuje rzeczywistą stratę i normalne następstwa działania lub zaniechania,
• art. 116 Kodeksu pracy – to pracodawca ma obowiązek wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość szkody,
• art. 117 § 1 Kodeksu pracy – pracownik nie odpowiada za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia,
• art. 119 Kodeksu pracy – odszkodowanie nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

To ważna różnica: przy zwykłej odpowiedzialności pracowniczej pracodawca musi udowodnić winę pracownika, szkodę i związek przyczynowy, a wysokość odszkodowania jest co do zasady ograniczona do trzech pensji.

Zobacz również:

manko w kasie

Czy potrzebna jest umowa o wspólnej odpowiedzialności?

Jeżeli z tej samej gotówki lub tego samego sejfu rozlicza się kilka osób, trzeba odróżnić zwykłe współkorzystanie z miejsca przechowywania pieniędzy od wspólnej odpowiedzialności materialnej. Zgodnie z art. 125 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się, a podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej zawarta z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności.

Takie rozwiązanie jest dopuszczalne tylko przy spełnieniu ustawowych i wykonawczych warunków. Nadal obowiązuje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie. W praktyce ma ono znaczenie zwłaszcza tam, gdzie kilka osób ma dostęp do tego samego towaru, magazynu, kasy lub zaplecza.

Jeżeli nie zawarto ważnej pisemnej umowy o współodpowiedzialności, sam fakt, że kilka osób ma dostęp do sejfu, nie oznacza automatycznie, że każdy z pracowników odpowiada wspólnie za cały niedobór.

Jak powinno wyglądać bezpieczne przekazanie utargu?

Najlepiej, aby pracodawca wprowadził pisemną procedurę obiegu gotówki – np. w regulaminie pracy, instrukcji kasowej albo odrębnym zarządzeniu. Taka procedura powinna określać:

• kto przyjmuje pieniądze od klientów,
• kiedy następuje rozliczenie kasy,
• jak ustala się kwotę „powinno być” według raportu kasowego, paragonów, faktur i płatności bezgotówkowych,
• kto i w jaki sposób potwierdza przekazanie gotówki do sejfu,
• kto ma dostęp do sejfu, klucza, kodu lub depozytora,
• jak dokumentuje się otwarcie sejfu i pobranie pieniędzy.

Praktycznie najbezpieczniejszy jest protokół albo raport zdawczo-odbiorczy sporządzany przy każdej zmianie lub na koniec dnia. Jeżeli pracodawca nie chce podpisywać protokołu, warto przynajmniej zadbać o dokumenty pośrednie: raport dobowy z kasy fiskalnej, własne zestawienie utargu, wskazanie daty i godziny złożenia pieniędzy, podpis świadka lub potwierdzenie mailowe.

Jakie elementy powinien zawierać protokół przekazania utargu?

Nie ma obowiązkowego ustawowego wzoru, ale dokument powinien pozwalać odtworzyć przebieg przekazania pieniędzy. Dobrze, aby zawierał co najmniej:

Jeżeli w firmie jest monitoring lub sejf depozytowy z rejestrem otwarć, warto powiązać protokół z numerem nagrania albo wpisem z systemu.

Co grozi za brak udokumentowania przekazania pieniędzy?

Sam brak protokołu nie oznacza automatycznie odpowiedzialności pracownika. Oznacza jednak poważny problem dowodowy. W praktyce może to prowadzić do:

• obciążenia pracownika niedoborem,
• wezwania do zapłaty,
• potrącenia z wynagrodzenia – ale tylko w granicach prawa,
• wypowiedzenia umowy o pracę, a w niektórych stanach faktycznych także rozwiązania bez wypowiedzenia z winy pracownika,
• sporu sądowego o odszkodowanie.

Trzeba pamiętać, że pracodawca nie może dowolnie potrącić kwoty rzekomego niedoboru z pensji. Zgodnie z art. 87 § 1 i art. 91 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy potrącenia innych należności niż wymienione ustawowo wymagają pisemnej zgody pracownika. Jeżeli takiej zgody nie ma, pracodawca co do zasady musi dochodzić roszczenia na drodze sądowej.

W razie rozwiązania umowy o pracę zastosowanie mają terminy odwoławcze z art. 264 § 1 i § 2 Kodeksu pracy: 21 dni na odwołanie od wypowiedzenia i 21 dni na żądanie przywrócenia do pracy lub odszkodowania w razie rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, liczone od dnia doręczenia pisma pracodawcy.

Czy sprawa może mieć także wymiar karny?

Tak, ale tylko wtedy, gdy stan faktyczny wskazuje na czyn zabroniony, a nie tylko na bałagan organizacyjny lub brak dokumentacji. W szczególności znaczenie może mieć art. 284 § 2 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, zgodnie z którym kto przywłaszcza sobie powierzoną mu rzecz ruchomą, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Nie każdy brak w kasie oznacza jednak przywłaszczenie. Do odpowiedzialności karnej nie wystarczy samo podejrzenie lub nieudokumentowany niedobór. Konieczne jest wykazanie znamion czynu zabronionego. W wielu sprawach problem ma wyłącznie charakter pracowniczy i dowodowy.

Zobacz również:

wspólna odpowiedzialność

Co zrobić, jeśli pracodawca nie chce wprowadzić protokołu?

W takiej sytuacji warto działać praktycznie i spokojnie:

1. złożyć do pracodawcy krótkie pismo lub e-mail z prośbą o wskazanie procedury przekazywania gotówki,
2. prosić o potwierdzanie kwoty utargu przy każdej zmianie lub na koniec dnia,
3. zachowywać raporty dobowe, wydruki i własne notatki,
4. ustalać obecność świadka przy deponowaniu pieniędzy,
5. nie podpisywać oświadczeń o uznaniu niedoboru bez sprawdzenia ich treści i podstawy prawnej,
6. w razie sporu rozważyć konsultację z prawnikiem lub zgłoszenie sprawy do Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli problem dotyczy organizacji pracy albo bezprawnych potrąceń.

Jeżeli pracodawca obciąża pracownika niedoborem, trzeba przeanalizować dokumenty: zakres obowiązków, umowę o odpowiedzialności materialnej, regulamin pracy, instrukcję kasową, raporty kasowe i okoliczności dostępu do sejfu. O wyniku sporu zwykle decydują szczegóły.

Podsumowanie

Przekazywanie utargu wyłącznie przez włożenie pieniędzy do wspólnie dostępnego sejfu jest rozwiązaniem ryzykownym dowodowo. Dla pracownika najważniejsze jest ustalenie, czy pieniądze były prawidłowo powierzone, kto miał do nich dostęp i czy istnieje realne potwierdzenie momentu przekazania. Bez tego spór o niedobór zwykle sprowadza się do trudnego postępowania dowodowego.

W praktyce najlepiej domagać się jasnej procedury i codziennego potwierdzania stanu gotówki. W sekcji podsumowującej warto też pamiętać o szerszym kontekście, jakim jest rozliczenie z mienia.

FAQ

Czy pracodawca może kazać zostawiać utarg w sejfie bez podpisu?

Może tak zorganizować pracę, ale dla obu stron jest to ryzykowne. Brak podpisu lub innego potwierdzenia utrudnia później ustalenie, czy i kiedy pieniądze zostały skutecznie przekazane.

Czy odpowiadam za brak w pełnej wysokości, jeśli kilka osób ma dostęp do sejfu?

Niekoniecznie. Pełna odpowiedzialność z art. 124 Kodeksu pracy wymaga prawidłowego powierzenia mienia i zapewnienia warunków jego zabezpieczenia. Wspólny dostęp kilku osób może osłabiać stanowisko pracodawcy.

Czy pracodawca może potrącić niedobór z pensji bez mojej zgody?

Co do zasady nie. Potrącenie innych należności niż wskazane w art. 87 Kodeksu pracy wymaga pisemnej zgody pracownika zgodnie z art. 91 § 1 Kodeksu pracy.

Gdzie mogę się odwołać, jeśli obciążono mnie brakami albo zwolniono z pracy?

W sprawie wypowiedzenia lub zwolnienia bez wypowiedzenia składa się odwołanie do sądu pracy w terminach z art. 264 Kodeksu pracy. Jeżeli pracodawca dochodzi zapłaty, sprawa może toczyć się jako proces o odszkodowanie. Przy bezprawnych potrąceniach lub nieprawidłowej organizacji pracy można też zgłosić problem do Państwowej Inspekcji Pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny – Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553
3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie – ISAP