Odpowiedzialność głównej księgowej za błędne księgowanie

Odszkodowanie za nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych

Jeżeli główna księgowa jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę, zastosowanie mają przepisy rozdziału I działu piątego ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zgodnie z art. 114 Kodeksu pracy pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swojej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną.

To oznacza, że pracodawca nie może skutecznie żądać odszkodowania tylko dlatego, że pojawił się błąd w księgach. Musi jeszcze wykazać łącznie: naruszenie obowiązków pracowniczych, winę pracownika, rzeczywistą szkodę oraz normalny związek przyczynowy między zachowaniem pracownika a szkodą. Wynika to z art. 114, art. 115 i art. 116 Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 115 Kodeksu pracy pracownik odpowiada wyłącznie za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Z kolei art. 116 Kodeksu pracy stanowi wprost, że obowiązek wykazania okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika oraz wysokości szkody spoczywa na pracodawcy.

Przy winie nieumyślnej odszkodowanie ustala się według zasad z art. 119 Kodeksu pracy: ma ono odpowiadać wysokości wyrządzonej szkody, ale nie może przewyższać kwoty 3-miesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Kiedy księgowa odpowiada do pełnej wysokości szkody?

Pełna odpowiedzialność nie jest zasadą. Powstaje dopiero wtedy, gdy pracownik umyślnie wyrządził szkodę. Wynika to z art. 122 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik, który umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości.

W praktyce dla pracodawcy to istotnie trudniejsze do wykazania niż zwykłe niedbalstwo. Nie wystarczy udowodnić, że pracownik świadomie wykonał daną czynność. Trzeba jeszcze wykazać, że obejmował zamiarem także powstanie szkody albo co najmniej godził się na jej powstanie.

Jeżeli więc błędne księgowanie wynikało z niewłaściwej interpretacji przepisu, braku doświadczenia, przeoczenia albo przyjęcia wadliwego stanowiska bez zamiaru zaszkodzenia pracodawcy, zwykle mówimy o winie nieumyślnej, a nie umyślnej.

Wina umyślna i nieumyślna przy wyrządzeniu szkody pracodawcy

Na gruncie prawa pracy rozróżnienie winy umyślnej i nieumyślnej jest kluczowe, bo wpływa bezpośrednio na zakres odpowiedzialności.

Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 21 stycznia 2021 r., III PSKP 11/21, o działaniu umyślnym można mówić wtedy, gdy wyrządzenie szkody jest objęte zamiarem pracownika – bezpośrednim albo ewentualnym. Zamiar bezpośredni zachodzi, gdy pracownik chce wyrządzić szkodę. Zamiar ewentualny występuje wtedy, gdy przewiduje możliwość jej powstania i godzi się na to.

Podobnie wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 28 lutego 2020 r., III APa 12/19, podkreślając, że sama świadomość ryzyka nie zawsze oznacza jeszcze winę umyślną. Konieczne jest ustalenie, czy pracownik zaakceptował możliwość powstania szkody.

Z kolei Sąd Najwyższy w wyroku z 23 stycznia 2020 r., II PK 228/18, wyjaśnił, że wina nieumyślna występuje wtedy, gdy pracownik przewiduje możliwość powstania szkody, lecz bezpodstawnie przypuszcza, że szkoda nie nastąpi, albo nie przewiduje jej możliwości, choć w danych okolicznościach mógł i powinien to przewidzieć.

W praktyce kadrowej i sądowej typowe dla stosunku pracy są właśnie przypadki winy nieumyślnej. Dotyczy to również stanowisk specjalistycznych, takich jak główna księgowa, jeśli błąd wynika z niewłaściwej staranności, a nie z celowego działania.

Lekkomyślność i szkoda spowodowana błędnym księgowaniem

W sprawach księgowych najczęściej rozważa się niedbalstwo albo lekkomyślność. Jeżeli pracownik nie sprawdził aktualnego stanu prawnego, pominął oczywiste ryzyko podatkowe, nie zweryfikował nowych zasad mimo obowiązku albo zignorował dostępne wyjaśnienia, pracodawca może twierdzić, że doszło do winy nieumyślnej.

Jeżeli jednak księgowa działała w warunkach niejasnych przepisów, rozbieżnych interpretacji, braku jednoznacznej linii organów podatkowych albo przy akceptacji przełożonych, ocena winy może być łagodniejsza. Wtedy nie zawsze da się przypisać jej odpowiedzialność za pełny skutek finansowy, a czasem nawet w ogóle odpowiedzialność odszkodowawczą.

Warto też odróżnić zwykły błąd od sytuacji, w której pracownik świadomie ignoruje ryzyko. Przy ocenie, czy wystąpiła wina nieumyślna, znaczenie mają m.in. doświadczenie zawodowe, stopień skomplikowania przepisu, dostęp do konsultacji i wewnętrzne procedury kontroli.

Jak pracodawca powinien ustalić wysokość szkody?

Odpowiedzialność pracownika nie powstaje automatycznie w wysokości wskazanej przez pracodawcę. Zgodnie z art. 115 i art. 116 Kodeksu pracy trzeba wykazać rzeczywistą szkodę oraz jej wysokość. Nie każda nieprawidłowość księgowa oznacza od razu szkodę majątkową.

Przykładowo, szkoda może polegać na zapłacie odsetek, sankcji administracyjnych, kosztów korekt, dodatkowych kosztów obsługi albo utracie konkretnej należności. Sam fakt konieczności poprawienia ksiąg nie zawsze będzie jeszcze szkodą w rozumieniu prawa pracy.

Jeśli na szkodę złożyły się także działania innych osób, wadliwe procedury firmy, brak nadzoru albo akceptacja przełożonych, ma to znaczenie dla oceny związku przyczynowego i winy pracownika. W takiej sytuacji pracodawcy może być trudniej wykazać, że cała szkoda obciąża jedną osobę.

Czy pracodawca może potrącić odszkodowanie z wynagrodzenia?

Nie swobodnie. Zasady potrąceń z wynagrodzenia określają art. 87–91 Kodeksu pracy. Odszkodowanie za szkodę wyrządzoną pracodawcy nie może zostać jednostronnie potrącone bez podstawy prawnej, jeżeli nie mieści się w katalogu potrąceń ustawowych.

W praktyce pracodawca ma dwa bezpieczne rozwiązania: uzyskać pisemną zgodę pracownika na potrącenie zgodnie z art. 91 § 1 Kodeksu pracy albo dochodzić roszczenia przed sądem pracy. Jeżeli pracownik podpisuje zgodę, powinna ona jasno wskazywać kwotę lub sposób jej ustalenia.

W wielu sprawach rozsądnym rozwiązaniem jest ugoda, ale dopiero po realnym oszacowaniu szkody i sprawdzeniu, czy pracodawca rzeczywiście ma podstawy do żądania odszkodowania.

Co ma znaczenie w obronie księgowej?

Jeżeli pracodawca zarzuca głównej księgowej błędne księgowanie, warto zabezpieczyć dowody dotyczące sposobu wykonywania pracy. Istotne mogą być:

• zakres obowiązków i opis stanowiska,
• wewnętrzne procedury akceptacji księgowań i korekt,
• korespondencja z przełożonymi lub biurem podatkowym,
• opinie, wytyczne, interpretacje i notatki służbowe,
• informacja, czy decyzja była konsultowana lub zatwierdzana,
• to, czy błąd wynikał z jednostkowego przeoczenia, czy z wadliwej organizacji pracy.

Jeżeli szkoda miała związek z organizacją pracy po stronie pracodawcy, np. brakiem wdrożenia, przeciążeniem obowiązkami albo brakiem weryfikacji, może to ograniczać odpowiedzialność pracownika. W podobnych sporach o odpowiedzialność za naruszenie obowiązków pomocne bywają także zasady omawiane przy sprawach o błędy księgowej, ale ten sam adres warto wykorzystać tylko raz w głównej treści, dlatego dalsze odniesienie pozostaje bez linku.

Podsumowanie praktyczne

W opisanym stanie faktycznym najbardziej prawdopodobna jest wina nieumyślna, a więc odpowiedzialność ograniczona zasadniczo do wysokości rzeczywistej szkody, ale nie więcej niż do 3-miesięcznego wynagrodzenia z dnia wyrządzenia szkody, zgodnie z art. 119 Kodeksu pracy.

Pełna odpowiedzialność z art. 122 Kodeksu pracy wymagałaby wykazania, że księgowa działała umyślnie, czyli chciała wyrządzić szkodę albo przewidywała jej powstanie i godziła się na to. Sam błąd interpretacyjny najczęściej do tego nie wystarcza.

Jeżeli pracodawca żąda zapłaty, warto domagać się wskazania podstawy prawnej, sposobu wyliczenia szkody oraz dowodów na winę i związek przyczynowy. Bez tego roszczenie może być zbyt daleko idące.

FAQ

Czy każda pomyłka księgowej oznacza obowiązek zapłaty odszkodowania?

Nie. Pracodawca musi wykazać naruszenie obowiązków, winę pracownika, rzeczywistą szkodę oraz normalny związek przyczynowy zgodnie z art. 114–116 Kodeksu pracy.

Czy przy umowie o pracę księgowa zawsze odpowiada tylko do 3 pensji?

Nie zawsze. Limit z art. 119 Kodeksu pracy dotyczy szkody wyrządzonej nieumyślnie. Przy winie umyślnej obowiązuje pełna odpowiedzialność na podstawie art. 122 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może sam potrącić szkodę z pensji?

Co do zasady nie bez zgody pracownika albo bez wyroku. Potrącenia z wynagrodzenia są ściśle uregulowane w art. 87–91 Kodeksu pracy.

Czy błędna interpretacja przepisów to wina umyślna?

Zwykle nie. Sam błąd interpretacyjny najczęściej wskazuje na winę nieumyślną, chyba że pracownik świadomie działał wbrew jasnym wytycznym i godził się na powstanie szkody.

Czy ugoda z pracodawcą ma sens?

Tak, jeżeli strony chcą uniknąć sporu. Warto jednak zawierać ugodę dopiero po sprawdzeniu, czy szkoda została prawidłowo wyliczona i czy pracodawca ma podstawy do roszczenia.

Źródła

• art. 87–91, art. 114–122 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• wyrok Sądu Najwyższego z 21 stycznia 2021 r., III PSKP 11/21
• wyrok Sądu Najwyższego z 23 stycznia 2020 r., II PK 228/18
• wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 28 lutego 2020 r., III APa 12/19