Najem apartamentu przez pośrednika a ryczałt w 2026 r.

Umowa z pośrednikiem lub operatorem najmu

Jeżeli właściciel apartamentu zleca obsługę najmu biuru nieruchomości, firmie zarządzającej albo operatorowi najmu, podstawą współpracy jest zwykle umowa o świadczenie usług. Do takich umów stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu na podstawie art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, a w zakresie nieuregulowanym także art. 734-751 tej ustawy.

W praktyce najlepiej zawrzeć umowę w formie pisemnej. Nie jest to co do zasady warunek ważności, ale ma istotne znaczenie dowodowe. W umowie warto precyzyjnie opisać:

• czy pośrednik tylko wyszukuje najemców, czy także obsługuje rezerwacje, wydanie lokalu, sprzątanie, pobyt i reklamacje,
• czy umowy z gośćmi zawiera właściciel, czy operator działa w jego imieniu na podstawie pełnomocnictwa,
• na czyje konto wpływają należności od najemców,
• jak rozliczane są media, opłaty eksploatacyjne, kaucje, opłata serwisowa platform i opłata miejscowa,
• jak i kiedy naliczana jest prowizja,
• jak wygląda odpowiedzialność za szkody i reklamacje,
• w jakich terminach i na jakich zasadach można wypowiedzieć umowę.

Jeżeli pośrednik ma zawierać umowy w imieniu właściciela, potrzebne jest umocowanie wynikające z art. 95 § 1 i art. 98 Kodeksu cywilnego. W takim przypadku dobrze udzielić osobnego pełnomocnictwa, w którym dokładnie wskaże się zakres czynności.

W relacji z biurem nieruchomości warto pamiętać, że umowa pośrednictwa w obrocie nieruchomościami powinna być zawarta w formie pisemnej albo elektronicznej pod rygorem nieważności – art. 180 ust. 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Jeżeli jednak współpraca ma charakter szerszego zarządzania najmem, a nie klasycznego pośrednictwa przy jednej transakcji, treść kontraktu trzeba dopasować do rzeczywistych usług.

Co powinna zawierać dobrze napisana umowa

Właścicielowi najbardziej opłaca się unikać ogólnych zapisów typu „operator zajmuje się kompleksową obsługą”. W razie sporu takie postanowienia są mało przydatne. Bezpieczniej jest rozpisać obowiązki krok po kroku.

Jeżeli pośrednik jest przedsiębiorcą, warto też sprawdzić, czy posiada polisę OC. Dla pośredników w obrocie nieruchomościami obowiązek ubezpieczenia OC wynika z art. 181 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Wysokość prowizji – czy są limity ustawowe?

Nie ma przepisu, który narzuca jedną dopuszczalną stawkę prowizji przy obsłudze najmu. Wynagrodzenie ustala się umownie, zgodnie z zasadą swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że prowizja może być określona procentowo, kwotowo albo mieszanie.

Najczęściej spotyka się:

• przy najmie długoterminowym – jednorazową prowizję równą części albo całości jednomiesięcznego czynszu,
• przy najmie krótkoterminowym – stały procent od wartości rezerwacji,
• przy modelu operatorskim – procent od przychodu plus dodatkowe koszty obsługi.

Warto doprecyzować, czy prowizja liczona jest od kwoty zapłaconej przez gościa, czy od kwoty pomniejszonej o opłaty platformy, sprzątanie, media albo podatek. Jeżeli tego nie dopiszecie, spór o rozliczenia jest bardzo prawdopodobny.

Czy można rozliczać najem ryczałtem?

Tak, co do zasady tak. Zgodnie z art. 2 ust. 1a ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne osoby fizyczne osiągające przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze, jeżeli umowy te nie są zawierane w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, opłacają ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Stawki ryczałtu dla najmu prywatnego wynikają z art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a tej ustawy i wynoszą:

• 8,5% przychodów do kwoty 100 000 zł rocznie,
• 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł rocznie.

Co ważne, przy ryczałcie podstawą opodatkowania jest przychód, a nie dochód. Oznacza to, że co do zasady nie odlicza się kosztów uzyskania przychodu, w tym prowizji pośrednika, kosztów sprzątania czy wyposażenia lokalu.

Jeżeli najem jest prowadzony wspólnie przez małżonków, limit 100 000 zł dotyczy co do zasady łącznie obojga małżonków, chyba że przepisy i sposób rozliczenia w konkretnej sytuacji uzasadniają inny podział przychodów. Tu znaczenie ma ustrój majątkowy i sposób zgłoszenia opodatkowania.

Kiedy najem może zostać uznany za działalność gospodarczą?

To najważniejszy punkt praktyczny. Sam fakt korzystania z pośrednika nie oznacza jeszcze obowiązku założenia działalności. Problem pojawia się wtedy, gdy sposób prowadzenia wynajmu odpowiada definicji działalności gospodarczej z art. 5a pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli ma charakter zarobkowy, zorganizowany i ciągły.

Jednocześnie po uchwale NSA z 24 maja 2021 r., sygn. II FPS 1/21, samo nasilenie działań właściciela nie przesądza automatycznie o zakwalifikowaniu przychodów do działalności gospodarczej. Istotne jest przede wszystkim to, czy składnik majątku został przez podatnika powiązany z działalnością gospodarczą i jaki jest rzeczywisty model wykorzystania nieruchomości.

Dlatego odpowiedź zależy od stanu faktycznego. Najem jednego apartamentu, nawet krótkoterminowy, nadal bywa kwalifikowany jako najem prywatny. Ryzyko zmienia się jednak wtedy, gdy właściciel prowadzi szeroko zakrojoną, profesjonalną i powtarzalną działalność podobną do usług hotelowych.

W praktyce ostrożność jest szczególnie wskazana, gdy występuje kilka z poniższych elementów jednocześnie:

• wynajem wielu lokali,
• stała, profesjonalna reklama i system rezerwacyjny,
• obsługa podobna do hotelowej,
• dodatkowe usługi dla gości, np. recepcja, wyżywienie, transport, regularny serwis pobytowy,
• stałe zaplecze organizacyjne i personel.

Jeżeli model najmu zaczyna przypominać usługi zakwaterowania, trzeba przeanalizować nie tylko PIT, ale także VAT, PKD oraz lokalne wymogi administracyjne.

Jak wybrać i opłacać ryczałt

Przy najmie prywatnym nie składa się już odrębnego oświadczenia o wyborze ryczałtu. W praktyce wybór tej formy opodatkowania następuje przez pierwszą wpłatę ryczałtu za dany rok podatkowy, zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Ryczałt wpłaca się na swój mikrorachunek podatkowy miesięcznie albo kwartalnie, jeżeli przepisy pozwalają na kwartalne rozliczenie. Termin wpłaty wynika z art. 21 ust. 1 i 1b tej ustawy – co do zasady do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu albo kwartale, którego dotyczy wpłata.

Po zakończeniu roku składa się zeznanie PIT-28, w terminie określonym w art. 21 ust. 2 pkt 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Jak ustalić przychód, gdy pośrednik pobiera opłaty

To zależy od konstrukcji umowy i przepływu pieniędzy. Jeżeli najemca płaci całość na konto właściciela, a właściciel następnie płaci prowizję operatorowi, przychodem właściciela jest co do zasady pełna kwota należna z tytułu najmu. Prowizja pośrednika nie obniża przychodu przy ryczałcie, bo jest wydatkiem, a nie potrąceniem od podstawy opodatkowania.

Jeżeli natomiast operator pobiera należności od gości we własnym imieniu i rozlicza się z właścicielem według innego modelu, kwalifikacja może wymagać szczegółowej analizy umowy i faktycznych rozliczeń. Znaczenie ma to, czy operator działa jedynie jako pośrednik, czy sam świadczy odrębną usługę zakwaterowania i wypłaca właścicielowi wynagrodzenie o innej naturze.

W takiej sytuacji warto przeanalizować dokumenty przed przyjęciem jednego schematu podatkowego.

Dodatkowe obowiązki poza urzędem skarbowym

Poza PIT mogą wystąpić także inne obowiązki, zależnie od modelu wynajmu i lokalizacji apartamentu.

• Opłata miejscowa albo uzdrowiskowa – może wynikać z uchwały rady gminy podjętej na podstawie art. 17 ust. 1 i art. 19 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych.
• Ewidencja osób korzystających z pobytu – może być wymagana przez lokalne przepisy porządkowe lub praktykę gminy.
• Wymogi dotyczące usług hotelarskich – jeżeli wynajem przechodzi w usługi hotelarskie, znaczenie mają przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych, w szczególności art. 35 i nast. dotyczące innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie.
• RODO – jeżeli zbierane są dane gości, trzeba ustalić role administratora i podmiotu przetwarzającego zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

W miejscowościach turystycznych trzeba też sprawdzić regulamin wspólnoty mieszkaniowej lub zasady korzystania z lokalu, jeżeli budynek wprowadza ograniczenia dotyczące najmu krótkoterminowego. Sama wspólnota co do zasady nie może dowolnie zakazać korzystania z lokalu zgodnie z jego przeznaczeniem, ale określone uciążliwości mogą rodzić spory cywilne.

Najbezpieczniejszy model w opisanej sytuacji

Przy opisanym modelu – najemca wpłaca należności na konto właściciela, a właściciel płaci pośrednikowi ustaloną prowizję – najczęściej możliwe jest dalsze rozliczanie najmu jako najmu prywatnego w ryczałcie. Nie jest to jednak zasada bez wyjątków.

Kluczowe będzie to, czy w praktyce:

• wynajmowany jest pojedynczy apartament lub niewielka liczba lokali,
• właściciel nie prowadzi rozbudowanej działalności usługowej podobnej do hotelarskiej,
• pośrednik nie staje się faktycznie operatorem prowadzącym samodzielny biznes zakwaterowania na rachunek właściciela w sposób wykraczający poza zwykłe pośrednictwo lub zarządzanie,
• dokumentacja umowna i podatkowa jest spójna z rzeczywistym modelem współpracy.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, kiedy model współpracy z pośrednikiem jest stosunkowo prosty, a kiedy zaczyna rodzić ryzyka podatkowe lub umowne.

FAQ

Czy samo korzystanie z pośrednika wyklucza najem prywatny?

Nie. Samo korzystanie z pośrednika lub operatora nie wyklucza najmu prywatnego. Znaczenie ma całokształt okoliczności, w tym skala, zorganizowanie i charakter usług.

Czy prowizję pośrednika można odliczyć przy ryczałcie?

Nie odlicza się jej od podstawy opodatkowania ryczałtem, bo przy ryczałcie podatek płaci się od przychodu, a nie od dochodu.

Czy trzeba zgłaszać najem prywatny do CEIDG?

Nie, jeżeli jest to rzeczywiście najem prywatny, a nie pozarolnicza działalność gospodarcza. Jeżeli jednak model wynajmu ma cechy działalności gospodarczej, rejestracja może okazać się konieczna.

Czy prowizja pośrednika ma ustawowy limit?

Nie ma ogólnego ustawowego limitu takiej prowizji. Wynagrodzenie ustalają strony w umowie, z uwzględnieniem art. 353¹ Kodeksu cywilnego.

Czy przy najmie krótkoterminowym trzeba sprawdzić przepisy gminy?

Tak. W szczególności trzeba zweryfikować zasady opłaty miejscowej lub uzdrowiskowej oraz ewentualne lokalne wymogi związane z usługami zakwaterowania.