Odpowiedzialność za straty magazynowe bez udziału w inwentaryzacji

Na czym polega odpowiedzialność materialna pracownika?

Odpowiedzialność materialna pracownika regulują przede wszystkim art. 114–127 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Trzeba odróżnić dwa podstawowe reżimy odpowiedzialności:

• odpowiedzialność ogólną za szkodę wyrządzoną pracodawcy – art. 114, art. 115, art. 116, art. 117 i art. 119 Kodeksu pracy,
• odpowiedzialność za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się – art. 124–127 Kodeksu pracy.

To rozróżnienie jest kluczowe. Jeżeli pracodawca twierdzi, że powstał niedobór magazynowy, zwykle próbuje oprzeć roszczenie na art. 124 § 1 i 2 Kodeksu pracy, bo wtedy pracownik odpowiada w pełnej wysokości szkody. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy mienie zostało pracownikowi prawidłowo powierzone.

Jeżeli powierzenie było wadliwe albo nie da się wykazać, że pracownik realnie przejął pieczę nad konkretnym mieniem, pracodawcy pozostaje zwykła odpowiedzialność pracownicza z art. 114 i nast. Kodeksu pracy, gdzie to on musi udowodnić winę pracownika, wysokość szkody i związek przyczynowy.

Kiedy pracownik rzeczywiście odpowiada za szkodę?

Przy odpowiedzialności ogólnej pracodawca musi wykazać łącznie przesłanki z art. 114–116 Kodeksu pracy, czyli:

• powstanie szkody w majątku pracodawcy,
• niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych,
• winę pracownika,
• normalny związek przyczynowy między zachowaniem pracownika a szkodą.

Zgodnie z art. 116 Kodeksu pracy to pracodawca ma obowiązek wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość szkody. Przy winie nieumyślnej odszkodowanie nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody – art. 119 Kodeksu pracy. Przy winie umyślnej pracownik odpowiada w pełnej wysokości szkody na podstawie art. 122 Kodeksu pracy.

Inaczej jest przy mieniu powierzonym. Zgodnie z art. 124 § 1 Kodeksu pracy pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę w mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, w szczególności za:

• pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
• narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,
• mienie powierzone do sprzedaży, magazynowania, transportu lub podobnej dyspozycji.

Jednak także tutaj pracodawca nie może poprzestać na samym twierdzeniu, że „w magazynie wyszedł niedobór”. Musi najpierw wykazać prawidłowe powierzenie mienia i realny niedobór.

Zobacz również: odpowiedzialność byłego pracownika po ustaniu umowy

Rola inwentaryzacji w procesie dochodzenia roszczeń

Inwentaryzacja nie jest jedynie czynnością techniczną. W sprawach o niedobory magazynowe ma znaczenie dowodowe, bo pozwala ustalić stan początkowy i końcowy mienia oraz zakres ewentualnych różnic. W praktyce bez rzetelnej inwentaryzacji pracodawcy bardzo trudno wykazać, jaka szkoda rzeczywiście powstała i kto może za nią odpowiadać.

Ma to szczególne znaczenie przy odpowiedzialności z art. 124 Kodeksu pracy. Jeżeli pracownik ma odpowiadać za niedobór, powinien mieć realną możliwość uczestniczenia w ustaleniu stanu mienia przy obejmowaniu pieczy oraz przy jego zdawaniu lub rozliczaniu. Inwentaryzacja przeprowadzona wyłącznie „na papierze”, bez spisu z natury, albo wykonana przez osoby niezwiązane z magazynem, które nie potrafiły prawidłowo policzyć towaru, może zostać skutecznie podważona jako dowód.

W praktyce duże znaczenie ma także to, czy pracownik został zawiadomiony o terminie inwentaryzacji i czy mógł zgłaszać zastrzeżenia do jej przebiegu. Brak takiej możliwości nie przekreśla automatycznie każdego roszczenia, ale bardzo osłabia pozycję pracodawcy.

Przy sporach o niedobory pomocna bywa także analiza dokumentacji magazynowej i przebiegu remanentu. Szerzej o tym, jak wygląda inwentaryzacja a odpowiedzialność, warto pamiętać już na etapie odpowiedzi na wezwanie pracodawcy.

Czym jest prawidłowe powierzenie mienia?

Najważniejszy warunek odpowiedzialności z art. 124 Kodeksu pracy to prawidłowe powierzenie mienia. Z przepisów wynika, że nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że pracownik „odpowiadał za magazyn”. Powierzenie musi dotyczyć konkretnego mienia i musi nastąpić w sposób pozwalający pracownikowi objąć nad nim rzeczywistą pieczę.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego utrwalony jest pogląd, że samo podpisanie oświadczenia o odpowiedzialności materialnej nie tworzy jeszcze odpowiedzialności, jeżeli mienie nie zostało prawidłowo przekazane. Z drugiej strony brak odrębnej umowy również nie zawsze wyłącza odpowiedzialność, jeśli z rodzaju pracy i sposobu wykonywania obowiązków jednoznacznie wynikało przyjęcie pieczy nad mieniem, a samo powierzenie było prawidłowe.

W praktyce prawidłowe powierzenie oznacza najczęściej, że:

• da się ustalić, jakie konkretnie mienie zostało przekazane,
• ustalono jego stan ilościowy i jakościowy, najlepiej na podstawie spisu z natury,
• pracownik był obecny przy przekazaniu albo miał realną możliwość sprawdzenia stanu mienia,
• mógł sprawować rzeczywistą kontrolę nad mieniem i zabezpieczać je przed dostępem osób nieupoważnionych.

Jeżeli w magazynie pracuje wiele osób, dostęp do towaru ma szerokie grono pracowników, a zasady wydawania i przyjmowania towaru są nieszczelne, wykazanie indywidualnej odpowiedzialności konkretnej osoby staje się dużo trudniejsze.

Zobacz również: wspólna odpowiedzialność

Czy brak udziału w inwentaryzacji wyłącza odpowiedzialność?

W wielu sprawach to właśnie ten element jest decydujący. Jeżeli pracownik nie został zawiadomiony o terminie inwentaryzacji, był na zwolnieniu lekarskim albo nie pracował już w firmie, a mimo to przeprowadzono spis bez jego udziału i następnie obciążono go niedoborem, roszczenie pracodawcy może być wadliwe.

Nie ma w Kodeksie pracy przepisu, który wprost stanowiłby, że każda inwentaryzacja bez udziału pracownika jest z mocy prawa nieważna. Jednak z art. 124 § 1 i 3 Kodeksu pracy oraz utrwalonej wykładni wynika, że pracownik powinien mieć możliwość udziału w czynnościach, które pozwalają ustalić stan powierzonego mu mienia. Jeżeli takiej możliwości nie miał, może podnosić, że:

• nie ustalono prawidłowo stanu początkowego albo końcowego mienia,
• nie miał możliwości zgłoszenia uwag do przebiegu spisu,
• nie można mu przypisać odpowiedzialności za różnice ujawnione dopiero po czasie,
• na wynik inwentaryzacji mogły wpłynąć błędy innych osób albo wadliwa organizacja pracy.

To szczególnie ważne wtedy, gdy inwentaryzacja nie została zakończona, nie została prawidłowo wprowadzona do systemu albo była prowadzona przez osoby niemające wiedzy o gospodarce magazynowej. W takiej sytuacji pracodawcy jeszcze trudniej wykazać wysokość szkody, czego wymaga art. 116 Kodeksu pracy.

Czy była pracownica ponosi odpowiedzialność za straty?

Samo rozwiązanie umowy o pracę nie zamyka pracodawcy drogi do dochodzenia odszkodowania. Roszczenia ze stosunku pracy mogą być dochodzone także po ustaniu zatrudnienia. Trzeba jednak pamiętać o przedawnieniu.

Zgodnie z art. 291 § 2 Kodeksu pracy roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych przedawniają się z upływem 1 roku od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu szkody, nie później jednak niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia. Jeżeli szkoda została wyrządzona umyślnie, stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego na podstawie art. 291 § 3 Kodeksu pracy.

To oznacza, że była pracownica może odpowiadać po ustaniu umowy, ale tylko wtedy, gdy pracodawca wykaże wszystkie wymagane przesłanki, a roszczenie nie jest przedawnione. Sam fakt, że nazwisko pracownicy widniało w zarządzeniu inwentaryzacyjnym, nie przesądza o jej odpowiedzialności.

Jak bronić się przed roszczeniem pracodawcy?

Jeżeli pracodawca domaga się zapłaty za straty magazynowe, nie warto składać pochopnych oświadczeń o uznaniu długu ani podpisywać zgody na potrącenia bez analizy dokumentów. W pierwszej kolejności należy ustalić:

1. czy mienie zostało Pani rzeczywiście i prawidłowo powierzone,
2. czy istnieje spis z natury z momentu przejęcia i zdania mienia,
3. czy była Pani zawiadomiona o terminie inwentaryzacji,
4. czy miała Pani realny wpływ na zabezpieczenie magazynu,
5. czy do mienia miały dostęp inne osoby,
6. czy pracodawca prawidłowo wyliczył wysokość szkody,
7. czy roszczenie nie jest przedawnione.

W odpowiedzi do pracodawcy można zwykle podnieść zarzuty dotyczące braku prawidłowego powierzenia mienia, wadliwości inwentaryzacji, braku udziału pracownika w spisie, niewykazania szkody i jej wysokości oraz dostępu osób trzecich do magazynu. Jeżeli pracodawca chce potrącić kwotę z ostatniego wynagrodzenia lub ekwiwalentu, należy pamiętać, że potrącenia z wynagrodzenia bez zgody pracownika mogą następować tylko w granicach art. 87 i art. 91 Kodeksu pracy. Roszczenie odszkodowawcze pracodawcy co do zasady wymaga albo zgody pracownika na potrącenie, albo prawomocnego tytułu.

FAQ

Czy pracodawca może obciążyć pracownika niedoborem tylko dlatego, że jego nazwisko figuruje w dokumentach?

Nie. Sam wpis w zarządzeniu, protokole albo grafiku nie wystarcza. Pracodawca musi wykazać przesłanki odpowiedzialności wynikające z art. 114–116 albo art. 124 Kodeksu pracy.

Czy brak podpisanej umowy o odpowiedzialności materialnej zawsze chroni pracownika?

Nie zawsze. Brak umowy nie wyłącza automatycznie odpowiedzialności za mienie powierzone, jeżeli mienie zostało pracownikowi prawidłowo przekazane i objął on nad nim rzeczywistą pieczę. Jednak dla pracodawcy dowodowo jest to zwykle trudniejsze.

Czy pracownik musi być obecny przy inwentaryzacji?

W sprawach o rozliczenie mienia powierzonego jego udział albo co najmniej realna możliwość udziału ma bardzo duże znaczenie. Brak zawiadomienia o terminie spisu i przeprowadzenie inwentaryzacji pod jego nieobecność to poważny argument przeciwko obciążeniu go niedoborem.

Czy pracodawca może potrącić z pensji kwotę niedoboru bez zgody pracownika?

Co do zasady nie. Potrącenia z wynagrodzenia są ograniczone art. 87 i art. 91 Kodeksu pracy. Roszczenie odszkodowawcze zwykle wymaga zgody pracownika albo wyroku sądu.

Po jakim czasie roszczenie pracodawcy się przedawnia?

Zasadniczo po 1 roku od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o szkodzie, nie później niż po 3 latach od jej wyrządzenia – art. 291 § 2 Kodeksu pracy. Przy szkodzie umyślnej zasady mogą być inne.

Wnioski praktyczne

W opisanej sytuacji pracodawca nie ma „automatycznego” prawa obciążyć byłej pracownicy stratami magazynowymi. Jeżeli nie było prawidłowego powierzenia mienia, nie zapewniono udziału w inwentaryzacji, spis nie został poprawnie zakończony albo dostęp do magazynu miały inne osoby, to roszczenie można skutecznie kwestionować.

Kluczowe są dokumenty i przebieg faktyczny: sposób przekazania magazynu, zawiadomienie o inwentaryzacji, wynik spisu z natury, zasady dostępu do towaru oraz termin, w którym pracodawca wystąpił z żądaniem. W wielu sprawach to właśnie brak dowodów po stronie pracodawcy przesądza o przegranej roszczenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 87, art. 91, art. 114–127 oraz art. 291 – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141.

2. Orzecznictwo Sądu Najwyższego dotyczące odpowiedzialności za mienie powierzone i wymogu prawidłowego powierzenia mienia – stosownie do utrwalonej linii wykładni art. 124 Kodeksu pracy.