Rozliczanie prądu i fotowoltaiki przy najmie lokali użytkowych

Od czego zależy sposób rozliczania prądu z najemcami?

W przypadku lokali użytkowych podstawowe znaczenie ma treść umowy najmu. Zgodnie z art. 659 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz. Strony mogą też dodatkowo ustalić, że obok czynszu najemca ponosi koszty mediów, w tym energii elektrycznej.

Jeżeli w umowie wpisano, że energia jest rozliczana według podlicznika i według rzeczywistego zużycia, to wynajmujący powinien trzymać się właśnie tego modelu. Jednostronna zmiana sposobu rozliczenia na mniej korzystny dla najemcy co do zasady nie jest dopuszczalna, chyba że sama umowa przewiduje jasny mechanizm takiej zmiany, np. waloryzację, zmianę zasad rozliczeń po zawiadomieniu albo możliwość wprowadzenia nowego regulaminu rozliczeń.

Znaczenie mają tu ogólne reguły wykonywania zobowiązań z art. 354 § 1 Kodeksu cywilnego oraz zasada swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że strony mogą ułożyć stosunek najmu dość elastycznie, ale później trzeba respektować uzgodnioną treść umowy.

Czy można doliczyć najemcy koszt fotowoltaiki do rachunku za prąd?

Co do zasady nie należy utożsamiać kosztu inwestycji w fotowoltaikę z bieżącym kosztem zużytej energii. Jeżeli umowa przewiduje rozliczanie prądu według podliczników albo według faktury i realnego zużycia, to obciążanie najemcy dodatkowymi kwotami tylko dlatego, że właściciel wcześniej poniósł koszt montażu instalacji, wymaga wyraźnej podstawy umownej.

Inaczej mówiąc: jeżeli najemca ma płacić za faktycznie zużytą energię, wynajmujący nie powinien jednostronnie „ukrywać” w tej opłacie raty zwrotu własnej inwestycji. Takie działanie mogłoby zostać zakwestionowane jako sprzeczne z umową, a w sporze decydujące będzie konkretne brzmienie postanowień umownych i sposób dotychczasowych rozliczeń.

Jeżeli zależy Panu na odzyskaniu nakładów, zwykle bezpieczniej zrobić to przez odpowiednio ustalony czynsz albo przez zmianę umowy za zgodą najemcy.

Kiedy potrzebny jest aneks do umowy?

Aneks będzie potrzebny zawsze wtedy, gdy chce Pan zmienić istotne zasady obciążania najemcy, a umowa nie daje prawa do jednostronnej zmiany. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy chce Pan:

• odejść od rozliczania według podlicznika,
• wprowadzić stałą opłatę ryczałtową za energię,
• doliczyć opłatę stałą związaną z korzystaniem z instalacji fotowoltaicznej,
• zmienić sposób ustalania ceny 1 kWh albo sposób podziału kosztów wspólnych.

Jeżeli umowa została zawarta na czas oznaczony, możliwość jej jednostronnej zmiany jest jeszcze bardziej ograniczona. W praktyce, bez wyraźnej klauzuli modyfikacyjnej, najbezpieczniej uzyskać zgodę najemcy na piśmie.

Warto też pamiętać, że zgodnie z art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały dla jej zawarcia. Jeżeli więc umowę sporządzono na piśmie i zastrzeżono formę pisemną dla zmian, aneks także powinien być pisemny.

Podwyższenie czynszu zamiast zmiany rozliczenia mediów

Najczęściej najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest uwzględnienie kosztu inwestycji w czynszu, a nie w rachunku za energię. Podstawą jest tu ponownie art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego – czynsz jest głównym świadczeniem najemcy i to w nim strony mogą skalkulować wartość korzystania z lokalu, w tym jego standard, wyposażenie oraz ekonomiczne korzyści płynące z niższych kosztów eksploatacyjnych.

Jeżeli obowiązujące umowy nie dają prawa do podwyżki czynszu w trakcie ich trwania, praktycznie najrozsądniejsze bywa:

• poczekać do końca obecnej umowy,
• zaproponować nową stawkę przy przedłużeniu najmu,
• precyzyjnie opisać nowy model rozliczania mediów w kolejnej umowie.

Przy lokalach użytkowych nie stosuje się ochronnych mechanizmów podwyżki czynszu przewidzianych dla wielu lokali mieszkalnych w ustawie z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Tu większe znaczenie ma sama umowa i zasady Kodeksu cywilnego.

Czy można wprowadzić ryczałt za energię?

Tak, ale tylko wtedy, gdy wynika to z umowy albo gdy najemca zgodzi się na zmianę warunków. Ryczałt jest dopuszczalny w obrocie cywilnym na podstawie zasady swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Musi jednak być jasno opisany: czy obejmuje całość energii, czy tylko określony limit, co dzieje się przy przekroczeniu zużycia i czy ryczałt podlega okresowej aktualizacji.

Ryczałt ma zaletę praktyczną, ale bywa ryzykowny przy dużych wahaniach zużycia. W razie sporu najemca może podnosić, że płaci kwotę oderwaną od faktycznego poboru energii, zwłaszcza gdy wcześniej obowiązywał model oparty na podlicznikach.

Prawo energetyczne – na co trzeba uważać?

Przy prostym refakturowaniu kosztów energii albo rozliczeniu kosztu zużycia między wynajmującym a najemcą najczęściej nie dochodzi jeszcze do klasycznej działalności koncesjonowanej. Jednak w bardziej rozbudowanych modelach, zwłaszcza gdy właściciel faktycznie organizuje dystrybucję energii do wielu podmiotów i kształtuje własne stawki, trzeba ostrożnie ocenić przepisy ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. – Prawo energetyczne.

Zgodnie z art. 3 pkt 11 i pkt 11a Prawa energetycznego obrót energią i dystrybucja energii mają ustawowe definicje. Z kolei art. 32 ust. 1 tej ustawy przewiduje, że wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie m.in. obrotu energią elektryczną co do zasady wymaga koncesji, z wyjątkami wskazanymi w ustawie. Dlatego nie warto tworzyć modelu, który wygląda jak samodzielna sprzedaż energii z marżą, jeżeli w istocie chodzi tylko o rozliczenie mediów przy najmie.

Trzeba też sprawdzić warunki umowy z przedsiębiorstwem energetycznym. Czasem sama umowa sprzedaży energii lub umowa kompleksowa ogranicza sposób dalszego rozliczania energii w obiekcie. To nie zawsze wyklucza podliczniki, ale może mieć znaczenie dla przyjętego modelu.

Fotowoltaika a status prosumenta

Jeżeli instalacja działa w modelu prosumenckim, trzeba dodatkowo brać pod uwagę ustawowe definicje z art. 2 pkt 27a oraz pkt 27b ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o odnawialnych źródłach energii. Status prosumenta energii odnawialnej albo prosumenta wirtualnego zależy od konkretnego sposobu wytwarzania i zużywania energii.

Samo posiadanie fotowoltaiki nie daje jednak automatycznie prawa do obciążania najemców dowolnie ustaloną „opłatą za zieloną energię”. Jeżeli energia zasila również wynajmowane pomieszczenia, to sposób rozliczeń powinien wynikać z umowy najmu i pozostawać spójny z zasadami rozliczeń z operatorem oraz sprzedawcą energii.

Skutki podatkowe – czy media wliczać do czynszu?

Podatkowo trzeba odróżnić czynsz najmu od kwot pobieranych od najemcy tytułem zwrotu kosztów mediów. W praktyce duże znaczenie ma to, czy z umowy jasno wynika, że najemca obok czynszu ponosi odrębnie koszty energii, czy też płaci jedną łączną kwotę.

Jeżeli media są wliczone do jednej stałej opłaty, wzrasta ryzyko, że dla celów podatku dochodowego całość zostanie potraktowana jako przychód z najmu. Ocena podatkowa zależy jednak od formy opodatkowania, treści umowy, sposobu dokumentowania i charakteru najmu. W sprawach podatkowych podstawą są przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, a przy opodatkowaniu ryczałtem także ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Jeżeli najem jest związany z działalnością gospodarczą albo rozlicza Pan VAT, dodatkowo trzeba ocenić zasady dokumentowania opłat za media na gruncie ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Tu znaczenie mają szczegóły konkretnego modelu rozliczeń.

Jakie rozwiązanie jest zwykle najbezpieczniejsze?

W opisanym stanie faktycznym najbezpieczniej jest:

1. przeanalizować każdą umowę najmu pod kątem postanowień o mediach i zmianie czynszu,
2. utrzymać dotychczasowe rozliczanie energii tam, gdzie umowa nie pozwala na zmianę,
3. przy nowych umowach albo aneksach ustalić wyższy czynsz lub nowy, bardzo precyzyjny model opłat za energię,
4. nie doliczać jednostronnie do rachunku za prąd kosztu inwestycji w fotowoltaikę, jeżeli umowa tego nie przewiduje,
5. sprawdzić skutki podatkowe przed wprowadzeniem ryczałtu lub jednej łącznej opłaty.

To rozwiązanie jest zwykle bezpieczniejsze niż próba „odzyskiwania” kosztu instalacji przez zawyżanie stawki za energię. Przy sporze z najemcą łatwiej obronić wyższy czynsz uzgodniony w umowie niż dodatkową opłatę za prąd bez wyraźnej podstawy kontraktowej.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak w praktyce może wyglądać legalne albo ryzykowne rozliczanie energii przy najmie lokali użytkowych.

FAQ

Czy mogę samodzielnie zmienić sposób rozliczania prądu z najemcą?

Tak tylko wtedy, gdy umowa wyraźnie to przewiduje. W przeciwnym razie potrzebna jest zgoda najemcy, zwykle w formie aneksu.

Czy mogę zarabiać na prądzie dostarczanym najemcom?

To zależy od konkretnego modelu. Przy zwykłym najmie najbezpieczniejsze jest rozliczanie kosztów zgodnie z umową, bez tworzenia modelu przypominającego samodzielny obrót energią. W przeciwnym razie mogą pojawić się problemy na gruncie Prawa energetycznego.

Czy koszt fotowoltaiki lepiej przenieść do czynszu?

W praktyce bardzo często tak. Wyższy czynsz jest zwykle bezpieczniejszym sposobem odzyskania nakładów niż sztuczne podwyższanie opłaty za energię.

Czy przy lokalach użytkowych obowiązują takie same zasady jak przy mieszkaniach?

Nie. Przy lokalach użytkowych znacznie większą rolę odgrywa treść umowy i przepisy Kodeksu cywilnego, a nie regulacje ochronne właściwe dla najmu lokali mieszkalnych.

Czy podlicznik wystarczy do rozliczania energii?

Zwykle tak, jeśli umowa przewiduje taki model i rozliczenia są przejrzyste. Trzeba jednak zadbać o jasne zasady odczytu, terminy rozliczeń i sposób ustalania stawki.

Źródła

• art. 353¹, art. 354 § 1, art. 659 § 1, art. 77 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 3 pkt 11 i pkt 11a, art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. – Prawo energetyczne
• art. 2 pkt 27a i pkt 27b ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o odnawialnych źródłach energii
• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego