Nagana pracownika a zwolnienie dyscyplinarne – kiedy to możliwe

Nałożenie na pracownika kary upomnienia lub nagany

Kary porządkowe reguluje art. 108 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zgodnie z tym przepisem za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności pracodawca może stosować karę upomnienia albo karę nagany.

W praktyce oznacza to, że zwykłe błędy, niedopatrzenia, naruszenia procedur czy nierzetelne wykonywanie obowiązków często są kwalifikowane właśnie jako podstawa do kary porządkowej, a nie od razu do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Warto też pamiętać, że kara porządkowa może pośrednio wpływać na premię lub ocenę pracownika, jeżeli wynika to z obowiązujących u pracodawcy regulaminów.

Zgodnie z art. 109 § 1 Kodeksu pracy kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego oraz po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.

Dodatkowo art. 109 § 2 Kodeksu pracy wymaga, aby kara została zastosowana po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Jeżeli pracodawca pominął ten etap, może to stanowić podstawę do skutecznego zakwestionowania kary.

Przy wymierzaniu kary pracodawca powinien uwzględnić kryteria wskazane w art. 111 Kodeksu pracy, czyli w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika oraz jego dotychczasowy stosunek do pracy.

Sprzeciw pracownika wobec nałożonej przez pracodawcę kary

Jeżeli kara została nałożona z naruszeniem przepisów, pracownik może wnieść sprzeciw. Uprawnienie to wynika z art. 112 § 1 Kodeksu pracy. Termin na wniesienie sprzeciwu wynosi 7 dni od dnia zawiadomienia o ukaraniu.

Zgodnie z art. 112 § 2 Kodeksu pracy o uwzględnieniu albo odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, jeżeli taka organizacja działa w sprawie pracownika. Natomiast art. 112 § 1 zdanie drugie Kodeksu pracy stanowi, że nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od jego wniesienia jest równoznaczne z jego uwzględnieniem.

Jeżeli sprzeciw zostanie odrzucony, pracownik może – na podstawie art. 112 § 2 Kodeksu pracy – wystąpić do sądu pracy o uchylenie kary w terminie 14 dni od zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu.

Po roku nienagannej pracy kara uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych – tak wynika z art. 113 § 1 Kodeksu pracy. Pracodawca może też uznać karę za niebyłą wcześniej, z własnej inicjatywy albo na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Czy po naganie można jeszcze zastosować zwolnienie dyscyplinarne?

Samo to, że pracownik wcześniej dostał naganę, nie oznacza jeszcze automatycznie, że zwolnienie dyscyplinarne jest wykluczone w każdej sytuacji. Trzeba jednak bardzo dokładnie odróżnić dwie sytuacje:

W opisanym stanie faktycznym kluczowe jest więc ustalenie, czy ten „jeszcze jeden błąd” był częścią tego samego zdarzenia, za które już wymierzono naganę, czy też stanowił odrębne naruszenie obowiązków. Jeżeli pracodawca ukarał już pracownika za cały pakiet uchybień związanych z danym okresem rozliczeniowym, a później tylko „doprecyzował” to samo przewinienie, to zastosowanie kolejnej sankcji może być wadliwe.

Jeżeli jednak nowo ujawniony błąd dotyczy innego obowiązku, innego okresu albo ma znacznie poważniejszy charakter niż wcześniej znane uchybienia, pracodawca może próbować oprzeć na nim osobną decyzję. W takim przypadku decydujące znaczenie będą miały szczegóły stanu faktycznego i dokumentacja.

Zwolnienie dyscyplinarne pracownika – kiedy jest legalne?

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika reguluje art. 52 § 1 Kodeksu pracy. Pracodawca może zastosować ten tryb wyłącznie w trzech sytuacjach:

1. ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych – art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy;
2. popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste albo zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem – art. 52 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;
3. zawinionej utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku – art. 52 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy.

W sprawach dotyczących błędów w pracy najczęściej rozważa się pierwszą z tych podstaw, czyli art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Nie każdy błąd uzasadnia jednak dyscyplinarkę. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że „ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych” wymaga łącznie:

• naruszenia podstawowego obowiązku pracowniczego,
• winy umyślnej albo rażącego niedbalstwa,
• naruszenia albo realnego zagrożenia interesów pracodawcy.

Takie podejście potwierdza m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 8 lutego 2022 r., sygn. I PSKP 52/21.

Dlatego zwykłe niedopatrzenie, pomyłka techniczna, błąd wynikający z wadliwego narzędzia albo niewystarczającej organizacji pracy nie zawsze uzasadniają dyscyplinarkę. Jeżeli brak jest umyślności lub rażącego niedbalstwa, pracodawca ma znacznie słabszą podstawę do zastosowania nagana a zwolnienie w najostrzejszym trybie.

W opisywanej sytuacji istotne jest także to, czy błąd rzeczywiście obciąża pracownika, czy pozostaje w związku z wadą systemu, niedostatecznymi narzędziami kontrolnymi albo zaniechaniem przełożonych. Jeżeli obowiązki były wykonywane w oparciu o nieprawidłowo działające oprogramowanie, ocena winy pracownika może być wyraźnie łagodniejsza.

Terminy, których pracodawca musi pilnować

Przy karach porządkowych obowiązują terminy z art. 109 § 1 Kodeksu pracy, czyli 2 tygodnie od uzyskania wiadomości i 3 miesiące od naruszenia.

Przy dyscyplinarce obowiązuje odrębny termin z art. 52 § 2 Kodeksu pracy: rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

W praktyce najczęstszy spór dotyczy tego, od kiedy liczyć ten miesiąc. Nie zawsze będzie to dzień formalnego potwierdzenia błędu. Czasem liczy się moment, gdy osoba uprawniona do rozwiązania umowy miała już dostatecznie pewną wiedzę o zdarzeniu. To zwykle wymaga analizy korespondencji, raportów, notatek służbowych i zakresu wiedzy przełożonych.

Jeżeli pracodawca przez dłuższy czas znał problem, ale nie podejmował działań, późniejsze wręczenie dyscyplinarki może zostać uznane za spóźnione.

Czy pracodawca może wypowiedzieć umowę w zwykłym trybie?

Tak. Nawet jeśli brak podstaw do dyscyplinarki, pracodawca może rozważyć zwykłe wypowiedzenie umowy o pracę. W przypadku umowy na czas nieokreślony musi ono wskazywać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie – wynika to z art. 30 § 4 Kodeksu pracy.

W praktyce przyczyną wypowiedzenia może być np. utrata zaufania, powtarzające się błędy czy nienależyte wykonywanie obowiązków, o ile przyczyna jest rzeczywista i konkretna. Taki tryb jest jednak czym innym niż rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Nie wymaga wykazania „ciężkiego naruszenia” z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Jeżeli więc zachowanie pracownika nie spełnia bardzo surowych przesłanek dyscyplinarki, pracodawca może próbować zakończyć stosunek pracy zwykłym wypowiedzeniem. To rozwiązanie bywa dla pracodawcy bezpieczniejsze procesowo.

Co może zrobić pracownik po otrzymaniu dyscyplinarki?

Jeżeli pracodawca rozwiąże umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika, pracownik może odwołać się do sądu pracy. Uprawnienie to wynika z art. 264 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którym odwołanie wnosi się w terminie 21 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Roszczenia pracownika określa obecnie przede wszystkim art. 56 § 1 Kodeksu pracy – pracownik może żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania, jeżeli rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia narusza przepisy o rozwiązywaniu umów w tym trybie.

W sporze sądowym znaczenie będą miały zwłaszcza:

• treść pisma o ukaraniu naganą,
• zakres czynów objętych pierwszą karą,
• daty ujawnienia błędów,
• dowody dotyczące działania lub wadliwości systemu,
• zakres obowiązków pracownika i przełożonych,
• to, czy błąd był umyślny, wynikał z rażącego niedbalstwa czy jedynie ze zwykłej pomyłki.

Ocena opisanej sytuacji

Przy przedstawionych okolicznościach bardziej prawdopodobne jest, że sam błąd w kartach pracy – zwłaszcza jeśli był związany z wadliwym oprogramowaniem, a pracodawca dopiero później udostępnił lepsze narzędzie weryfikacji – nie będzie automatycznie kwalifikowany jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Jeżeli dodatkowo chodzi o ten sam ciąg zdarzeń, za który pracownik już otrzymał naganę, to późniejsze oparcie dyscyplinarki na tej samej sprawie może być bardzo wątpliwe. Inaczej byłoby tylko wtedy, gdyby nowo ujawniony fakt stanowił odrębne, samodzielne i odpowiednio poważne naruszenie, a pracodawca zmieścił się jeszcze w terminie z art. 52 § 2 Kodeksu pracy.

W efekcie: zwykłe wypowiedzenie umowy jest co do zasady bardziej realne niż dyscyplinarka, ale ostateczna ocena zawsze zależy od dokumentów, zakresu wcześniejszej kary i tego, kiedy pracodawca rzeczywiście uzyskał wiedzę o nowej okoliczności.

FAQ

Czy nagana i dyscyplinarka mogą dotyczyć dokładnie tego samego czynu?

Co do zasady nie powinno się ponownie karać pracownika za ten sam, już oceniony i ukarany czyn. Trzeba jednak sprawdzić, czy pracodawca nie powołuje się na nową, odrębną okoliczność.

Ile czasu ma pracodawca na nałożenie nagany?

Zgodnie z art. 109 § 1 Kodeksu pracy – 2 tygodnie od uzyskania wiadomości o naruszeniu i nie później niż 3 miesiące od samego naruszenia.

Ile czasu ma pracodawca na wręczenie dyscyplinarki?

Zgodnie z art. 52 § 2 Kodeksu pracy – 1 miesiąc od uzyskania wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Czy zwykły błąd w pracy wystarczy do dyscyplinarki?

Nie zawsze. Zwykle potrzebne jest ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, najczęściej z winy umyślnej albo rażącego niedbalstwa, a nie jedynie zwykła pomyłka.

Czy pracownik może odwołać się od dyscyplinarki?

Tak. Na podstawie art. 264 § 2 Kodeksu pracy ma 21 dni od doręczenia pisma o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, aby wnieść odwołanie do sądu pracy.

Źródła

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności: art. 30 § 4, art. 52 § 1–2, art. 56 § 1, art. 108–113, art. 264 § 2.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 8 lutego 2022 r., sygn. I PSKP 52/21.