Zasady prowadzenia kontroli podatkowej

Organy podatkowe są uprawnione do prowadzenia kontroli podatkowej. Prawdopodobnie każdego przedsiębiorcę czeka kiedyś wizyta kontrolujących. Prawdopodobieństwo kontroli uzależnione jest w największym stopniu od dwóch czynników:

• branży, w której działa podmiot,
• właściwości miejscowej organu podatkowego.

Jakie znaczenie mają te dwa czynniki? Kluczowe – bowiem istnieją wydawane rokrocznie wytyczne, które określają „sektor”, który winien zostać „wzięty pod lupę”, plany kontroli. Miejsce prowadzenia działalności ma znaczenie o tyle, że statystyczny przedsiębiorca prowadzący działalność w stolicy jest narażony na kontrolę w mniejszym stopniu niż przedsiębiorca ze średniej wielkości miasta powiatowego.

Kontrola odbywa się według określnych zasad, ma swoje ramy i procedurę, dobrze jest, będąc przedsiębiorcą, posiadać podstawową wiedzę na ten temat. Niniejszy artykuł ma właśnie za zadanie przybliżyć przedsiębiorcom regulacje dotyczące kontroli.

Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

Przedsiębiorcy nie muszą sami brać udziału w czynnościach kontrolnych. Podatnicy, płatnicy, inkasenci oraz następcy prawni mogą, w formie pisemnej, wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie upoważniona do ich reprezentowania w zakresie kontroli podatkowej, oraz zgłosić tę osobę naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym, wójtowi, burmistrzowi (prezydentowi miasta). Osoba taka może m.in. odebrać zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, wyrazić zgodę na jej wcześniejsze wszczęcie, odebrać upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej. Jest również władna w sprawach zakończenia kontroli podatkowej, złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich innych czynności kontrolnych.

Co do zasady, organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli. Wszczyna się ją nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Rozpoczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymaga zgody kontrolowanego. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, jej wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej winno zawierać:

1. oznaczenie organu;
2. datę i miejsce wystawienia;
3. oznaczenie kontrolowanego;
4. wskazanie zakresu kontroli;
5. pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji;
6. podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Organ nie zawiadamia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, jeżeli:

1. kontrola:
   1. dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,
   2. ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,
   3. dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,
   4. dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,
   5. ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu,
   6. zostaje wszczęta w trybie, o którym mowa w art. 284a § 1 Ordynacji podatkowej, tj. gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
   7. ma charakter doraźny, dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury;
2. posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany:
   1. został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej – do każdego wspólnika,
   2. jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
   3. nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Co szczególnie ważne, powyżej przedstawione wyjątki organ stosuje również w razie konieczności rozszerzenia zakresu kontroli na inne okresy rozliczeniowe, z uwagi na nieprawidłowości stwierdzone w wyniku dokonanych już czynności kontrolnych.

Kontrola podatkowa jest przeprowadzana na podstawie imiennego upoważnienia udzielonego kontrolującym przez właściwy organ, wszczęcie kontroli podatkowej (z pewnymi zastrzeżeniami) następuje przez doręczenie kontrolowanemu lub osobie upoważnionej, upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. Kontrolowany jest obowiązany wskazać osobę, która będzie go reprezentowała w trakcie kontroli, w czasie jego nieobecności, o ile nie wskazał jej wcześniej.

Jeżeli kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, upoważnienie doręczają kontrolujący oraz okazują legitymację służbową członkowi zarządu, wspólnikowi, innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw albo osobie wyznaczonej w trybie omówionym na wstępie.

Kontrola powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu, a kontrolujący obowiązany jest zawiadomić na piśmie kontrolowanego, podając przyczyny przedłużenia terminu zakończenia kontroli i wskazując nowy termin jej zakończenia.

Co bardzo ważne, dokumenty dotyczące czynności kontrolnych dokonanych po upływie tego terminu nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym, chyba że został wskazany nowy termin zakończenia kontroli.

Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Oświadczenie o rezygnacji z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych składane jest wtedy na piśmie. W razie odmowy złożenia oświadczenia kontrolujący dokonuje odpowiedniej adnotacji, dołączając ją do protokołu.

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności – czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.

Jeżeli zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że kontrolowany będący osobą fizyczną nie ujawnił wszystkich obrotów lub przychodów mających znaczenie dla określenia lub ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego, kontrolujący może zwrócić się do kontrolowanego o złożenie oświadczenia o stanie majątkowym na określony dzień. Oświadczenie to składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Kontrolujący, zwracając się o złożenie oświadczenia, uprzedza kontrolowanego o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.

Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne – za zgodą kontrolowanego – mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu podatkowego, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

Doświadczenie wskazuje, że kontroli boją się najbardziej przedsiębiorcy, którzy nie znają zasad, na jakich jest ona prowadzona – warto zatem wiedzieć, na czym kontrola podatkowa polega.

Stan prawny obowiązujący na dzień 31.08.2009