Zakres przedmiotowy art. 206 § 1 K.s.h.

Zgodnie z art. 206 § 1 Kodeksu spółek handlowych¹ pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki powinny zawierać:

1. firmę spółki (czyli zgodnie z art. 43⁵ Kodeksu cywilnego² jej nazwę), jej siedzibę i adres;
2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4. wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy (dotyczy to spółek rejestrowanych przez Internet), do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione (wynika to z faktu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością muszą być wpłacone najpóźniej w terminie 7 dni od dnia rejestracji spółki).

Celem powyższej regulacji jest uczynienie m.in. z korespondencji prowadzonej przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością źródła podstawowych informacji o tej spółce. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby zakres informacji o spółce był szerszy, niż ten wskazany w art. 206 § 1 K.s.h. W pismach i dokumentach spółki mogą się znaleźć więc inne dane, np. o składzie osobowym organów spółki.

Natomiast zakres dokumentów, w jakich znaleźć ma się minimum informacji o spółce, jest bardzo szeroki. Wydaje się, że nie powinno być wątpliwości, jakie dokumenty zaliczyć do kategorii zamówień handlowych. Wiadomym jest również, że wymagane informacje należy zamieszczać na stronach internetowych spółki. Do kategorii „pism” można już jednak zaliczyć wiele dokumentów. Mogą być nimi w szczególności faktury, noty księgowe, pisma reklamacyjne, zaproszenia, itp.

___________________________

¹ Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1030)

² Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121)

Stan prawny obowiązujący na dzień 30.11.2014