Wykorzystywanie samochodu małżonka do delegacji i rozliczenia

Podróż służbowa – delegacja

Podróż służbowa to podróż podjęta w celu wykonywania przez pracownika określonego zadania we wskazanym przez pracodawcę miejscu (art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: K.p.). Zlecone przez pracodawcę zadania służbowe muszą być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (to ostatnie określenie odnosi się do pracowników mających stałe miejsce pracy w innej miejscowości niż miejscowość położenia siedziby pracodawcy). Oznacza to, że jako podróży służbowych nie należy kwalifikować służbowych przejazdów pracowników w granicach miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Wykorzystywanie samochodu małżonka

Czy osoba pracująca na etat może używać do delegacji służbowej w swojej pracy samochód który małżonka leasinguje (leasing z użytkowaniem prywatnym 50% VAT) i rozlicza w swojej działalności gospodarczej?

Nie ma żadnej podstawy prawnej, która by tego zabraniała. Taki zakaz mogłaby zostać jedynie wprowadzony w umowie leasingowej zakazującej prowadzenia pojazdów albo ewentualnie w przepisach prawa pracy wewnętrznie obowiązujących u danego pracodawcy, np. w regulaminach. Warto w tym celu sprawdzić, czy w umowie leasingu Pana małżonki taki zakaz, oraz zapytać się pracodawcy albo sprawdzić postanowienia stosownych regulaminów obowiązujących u Pana pracodawcy w tym zakresie.

Jak Pan pisze, pracodawca oczekuje podpisania umowy i rozliczania takich delegacji na podstawie kilometrówki, nie wskazuje, kto jest właścicielem pojazdu. W związku z powyższym stanowiskiem pracodawcy, można ocenić, że nie ma on przeciwwskazań co do pojazdu, którym będzie Pan udawał się w podróże służbowe.

Rozliczanie kilometrówki

Co do zasady równolegle do rozliczania kilometrówki rozlicza się ryczałt za jazdy lokalne, pracodawca można jedynie proporcjonalnie pomniejszyć zwroty kosztów dojazdu za podróże służbowe o wypłacany ryczałt za jazdy lokalne, jeżeli podróż służbowa dotyczy przejazdu do miejscowości objętej zakresem ryczałtu za jazdy lokalne.

Wyjazdy samochodem poza miejsce pracy

Zgodnie z art. 775 § 1 K.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Mając na uwadze powyższy przepis, za podróż służbową należy uznać więc w szczególności podróż związaną z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, jeżeli pracownik wyjeżdża poza miejscowość, w której siedzibę ma pracodawca. Jeżeli jednak umowa o pracę wskazuje jako miejsce pracy inną miejscowość niż siedziba pracodawcy, to podróżą służbową będzie wyjazd poza tę właśnie miejscowość. Możliwe jest też określenie stałego miejsca pracy poprzez wskazanie większego niż jedno miasto obszaru, np. województwa. W takim przypadku podróżą służbową będzie dopiero podróż do innego województwa.

Natomiast wszystkie podróże odbywające się w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub w ramach określonego w umowie o pracę stałego miejsca pracy, określa się mianem „jazdy lokalnej”. W przypadku „jazd lokalnych”, pracodawca nie ma obowiązku wypłacania pracownikowi należności związanych z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, o których mowa w art. 775 § 1 Kodeksu pracy (może być jednak zobowiązany do zwrotu pewnych kosztów poniesionych przez pracownika na podstawie odrębnej umowy).

Jazda lokalna

Pojęciami „podróży służbowej” oraz „jazdy lokalnej” operuje szereg aktów prawnych. Jedną z materii, które regulują te akty, jest m.in. kwestia przysługujących pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W stosunku do pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej, wysokość oraz warunki ustalania tych należności określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Natomiast w stosunku do pracowników zatrudnionych w sektorze prywatnym, warunki i wysokość przysługujących pracownikowi należności określone powinny być w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Wyżej wymienione rozporządzenie pośrednio oddziałuje również na uprawnienia pracowników sektora prywatnego, a to za sprawą art. 775 § 4 Kodeksu pracy, który mówi, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika „budżetówki”. Ponadto w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera wymaganych postanowień, pracownikowi sfery prywatnej przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia.

Natomiast pojęcie „jazdy lokalnej” pojawia się m.in. w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, wydanym na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym. Rozporządzenie to określa m.in. warunki zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów prywatnych.

Pojęcia „podróży służbowej” oraz „jazdy lokalnej” mają również istotne znaczenie dla prawa podatkowego, w szczególności dla ustalania prawa do zwolnień z podatku dochodowego i możliwości zaliczenia wydatków związanych z podróżami pracowników do kosztów uzyskania przychodu osiągniętego przez pracodawcę.