.
Mamy 12 973 opinii naszych Klientów
Zadaj pytanie » Zadaj pytanie »

Indywidualne porady prawne

Pliki można dodać w kolejnym kroku
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!

Rozliczenie przez firmę podróży pełnomocnika - podatek dochodowy, ZUS

Autor: Marcin Sądej • Opublikowane: 16.05.2022 • Zaktualizowane: 16.05.2022

Jestem pełnomocnikiem przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, nie jestem zatrudniony w tej firmie, pobieram emeryturę. Dla właściwego wykonywania funkcji pełnomocnika (pełnomocnictwo ogólne) konieczne są wyjazdy służbowe do kontrahentów przy wykorzystaniu mojego prywatnego samochodu osobowego. Tym samym ponoszę koszty przejazdów, noclegów i inne koszty związane z wypełnianiem obowiązków pełnomocnika. Czy firma może rozliczać poniesione przez mnie koszty w oparciu o „ewidencję przebiegu pojazdu”, „kilometrówkę” i druk „polecenie wyjazdu służbowego” i zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodu? Czy w tym przypadku ja uzyskuję przychody, które należy opodatkować (PIT) i oskładkować (ZUS)?


Masz podobny problem? Kliknij tutaj i zadaj pytanie.

Rozliczenie przez firmę podróży pełnomocnika - podatek dochodowy, ZUS

Zwolnienie od podatku dochodowego podróży osób, których celem jest osiągnięcie przychodu przez zlecającego

W pierwszej kolejności wskazać należy, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy PIT – zwalnia się od podatku diety i inne należności za czas:

 

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

 

W myśl natomiast art. 21 ust. 13 ustawy PIT – przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

 

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

 

Analiza powyższych przepisów prowadzi nas do kilku wniosków. Po pierwsze, wolne od podatku są nie tylko podróże służbowe pracowników, ale również wszelkie podróże innych osób, które mają na celu osiągnięcie przychodu przez zlecającego taką podróż. Po drugie, zwolnienie to jest limitowane przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

 

Stawki za podróż służbową własnym pojazdem*

Zgodnie z § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim zaś przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, tj.:

 

1. dla samochodu osobowego:
a. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
b. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

 

Powyższe stanowisko potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15.11.2017 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.370.2017.1.AC:

 

„Przystępując do oceny skutków podatkowych związanych ze zwrotem Zarządzającemu przez Spółkę kosztów związanych z podróżami służbowymi (diety i inne należności) oraz zwrotu kosztów parkingu, myta za korzystanie z dróg płatnych i innych podobnych świadczeń, należy stwierdzić, że z zacytowanych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych konieczne jest uzyskanie tych świadczeń przez osobę będącą w podróży pod warunkiem, że wypłacone należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez podmiot otrzymujący świadczenie, oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez podmiot je finansujący.

Należy zaznaczyć, że w powołanym wyżej przepisie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca posłużył się terminem »podróż« bez określenia »służbowa«. Różnica treści lit. a i lit. b w art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy związana jest jednak wyłącznie z faktem, że w podróży służbowej może pozostawać jedynie pracownik, gdyż regulacje w tym zakresie zawiera ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, z późn. zm.). Stąd w odniesieniu do osób niepozostających w stosunku pracy (stosunkach pokrewnych) można mówić jedynie o podróży, a nie o podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy.

W konsekwencji otrzymywanie powyższych świadczeń korzysta ze zwolnienia od podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości limitu określonego w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pod warunkiem, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.”

 

Zaliczenie zwrotu wydatków na podróż pełnomocnika do kosztów podatkowych mocodawcy

W kwestii natomiast możliwości zaliczenia zwrotu wydatków na podróż do kosztów podatkowych przez Pana mocodawcę wskazać należy, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy PIT – nie uważa się za koszt uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

 

Przechodząc na grunt przedstawionego przez Pana problemu wskazać należy, że pełni Pan rolę pełnomocnika w jednoosobowej działalności gospodarczej. Nie jest Pan zatrudniony ani w oparciu o umowę o pracę, ani też umowę cywilnoprawną. W konsekwencji zasadnym jest przyjęcie, iż pełni Pan swoją funkcję na podstawie aktu powołania.

 

Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) wskazuje na zwolnienie od podatku diet oraz innych należności związanych z podróżą osób niebędących pracownikami. Bez wątpienia w tej kategorii mieści się także pełnomocnik czy prokurent firmy. Ponadto odbywane podróże mają związek z działalnością gospodarczą i są wykonywane w celu osiągnięcia przychodów w firmie, w której jest Pan pełnomocnikiem. Tym samym jest spełniony warunek określony w art. 21 ust. 13 ustawy PIT.

 

W rezultacie wartość zwrotu kosztów podróży obliczona jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km określonej w rozporządzeniu jest wolna od podatku. Nadwyżka ponad tę kwotę stanowi już dla Pana przychód podlegający opodatkowaniu.

 

Zwrot kosztów podróży a składki ZUS

Zwrot kosztów podróży do wysokości określonego limitu nie podlega również oskładkowaniu ZUS. Tak wynika z interpretacji ZUS z 17 lipca 2014 r. nr DI/200000/43/780/2014. Stanowi o tym także bezpośrednio § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, gdzie czytamy, że podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody diety i inne należności z tytułu podróży do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

 

Analogiczne zasady obowiązują w kwestii możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych zwrotu wydatków poniesionych przez Pana jako pełnomocnika. Otóż zwrot w wysokości odpowiadającej iloczynowi przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km określonej w rozporządzeniu jest kosztem uzyskania przychodów. Natomiast nadwyżka ponad tę kwotę nie stanowi takiego kosztu.

 

 

 

 

* Opis sprawy z 2019 r.

Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) w formularzu poniżej  ▼▼▼

Zapytaj prawnika - porady prawne online

Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!
Wycenę wyślemy do 1 godziny

Komentarze (0):

Uwaga!
Szanowni Państwo!
Nasi prawnicy nie odpowiadają na pytania zadawane w formie komentarza pod tekstem. Jeśli chcą Państwo powierzyć swój problem naszym prawnikom, prosimy kliknąć tutaj >>

  • zero + osiem =
.
Porad przez Internet udzielają
prawnicy z dużym doświadczeniem:
Prawnicy

Zapytaj prawnika

Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!
Wycenę wyślemy do 1 godziny
Szukamy ambitnego prawnika »

spadek.info

prawo-budowlane.info

odpowiedziprawne.pl