Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych

Na początku należy zaznaczyć, że zasady rozliczania czasu pracy pracowników w delegacji zostały wykształcone przez orzecznictwo i doktrynę prawa pracy. Nie wynikają natomiast wprost z przepisów prawa pracy, co z pewnością nie służy jednolitości orzecznictwa w takich sprawach. Taka sytuacja powoduje, że w każdej sprawie rozstrzygnięcie będzie zależało od okoliczności danej sprawy. Rozliczenie czasu pracy pracownika delegowanego w podróż służbową następuje na podstawie rozkładu czasu pracy obowiązujących w jego stałym miejscu pracy.

Jeżeli pracownik w godzinach pracy odbywa podróż służbową, to czas podróży należy potraktować jako czas pracy. Przy rozliczaniu czasu pracy w delegacji służbowej obowiązuje zasada, że dojazdu do miejsca delegowania oraz powrotu nie wlicza się do czasu pracy, z tym jednak, że uwzględnia się godziny podróży, które przypadają w czasie normalnych godzin pracy zatrudnionego, zgodnie z jego rozkładem czasu pracy.

Przejazdy pracownika wykonującego pracę w terenie z miejsca zakwaterowania do miejsca pracy i z powrotem są natomiast objęte czasem pracy, pozostaje on w czasie tych przejazdów w dyspozycji zakładu pracy (tak: wyrok SN z 27 maja 1978 r., I PR 31/78, OSP 1979, nr 11, poz. 191).

Odbywanie podróży służbowej poza czasem pracy nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia – jeżeli przepis szczególny tego nie przewiduje (m.in. czas pracy kierowców samochodów ciężarowych). Czasu podróży służbowej nie zalicza się do czasu pracy również w przypadku podróży odbywanej w dniu wolnym od pracy, z wyjątkiem przypadków, gdy podczas przejazdu pracownik wykonuje pracę (np. kierowca lub konwojent). Odbywanie podróży służbowej poza godzinami „normalnego” czasu pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, jednak godziny faktycznie przepracowane w związku z wykonywaniem polecenia służbowego poza rozkładowym czasem pracy są godzinami nadliczbowymi, takimi samymi jak godziny nadliczbowe przepracowane w macierzystym zakładzie, pod warunkiem udowodnienia faktu pracy w godzinach nadliczbowych.

Obowiązek odbywania podróży służbowych wynika z samej istoty stosunku i pracownik nie może odmówić ich odbycia, poza wyjątkami przewidzianymi w przepisach prawa. Z przepisu art. 100 § 1 Kodeksu pracy (w skrócie: K.p.) wynika obowiązek pracownika do wykonywania pracy sumiennie i starannie oraz stosowania się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy. Takim poleceniem będzie obowiązek wykonania pracy w konkretnym miejscu wskazanym przez pracodawcę, które będzie leżało poza:

1. miejscowością siedziby pracodawcy;
2. stałym miejscem pracy pracownika.

Jeśli polecenie odbycia podróży służbowej byłoby sprzeczne z przepisami prawa oraz z treścią umowy o pracę, pracownik mógłby odmówić wykonania takiego polecenia.

W art. 178 K.p. znajdują się dwa podmiotowe ograniczenia dotyczące odbywania podróży służbowych. Dotyczą one kobiet w ciąży i opiekujących się dzieckiem do lat 4 (jeśli nie wyrażą zgody na delegację). Dotyczy to również pracowników – ojców dzieci do lat 4. Jeśli jednak oboje rodzice są zatrudnieni w tej samej firmie, z uprawnienia do odmowy odbycia podróży służbowej może skorzystać jedno z nich.

1 stycznia 2003 r. weszły w życie dwa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej regulujące wysokość należności za krajowe i zagraniczne podróże służbowe pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Są to:

1. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) oraz
2. rozporządzenie MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991).

Pracownikowi przysługuje należność z tytułu diet za czas trwania podróży służbowej. Czas liczony jest od momentu wyjazdu (rozpoczęcia podróży służbowej) do momentu przyjazdu (powrotu) po wykonaniu zleconego zadania. Tak ustalony czas trwania podróży stanowi podstawę obliczenia należności z tytułu diet, przysługującej pracownikowi, z uwzględnieniem następujących zasad.

Jeżeli podróż służbowa pracownika trwa poniżej pełnej doby, wówczas pracownikowi przysługuje należność:

1. w pełnej wysokości diety – gdy podróż trwa ponad 12 godzin;
2. w połowie wysokości diety – gdy podróż trwa od 8 do 12 godzin;
3. gdy podróż trwa poniżej 8 godzin pracownikowi nie przysługuje świadczenie pieniężne związane z dietą za czas podróży służbowej.

Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę pracownikowi przysługuje świadczenie w wysokości wynikającej z przemnożenia liczby pełnych dób i kwoty diety. Ponadto za każdą niepełną rozpoczętą dobę podróży przysługuje:

1. do 8 godzin – połowa diety;
2. ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi nie przysługuje dieta:

1. za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje na stałe lub tymczasowo;
2. w stosownej części, w sytuacji określonej w § 8 rozporządzenia, kiedy pracownikowi oddelegowanemu na co najmniej 10 dni zwracane są koszty przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem;
3. gdy zapewnione zostało mu całodzienne bezpłatne wyżywienie.

Dieta w podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży i inne drobne wydatki. Wysokość diet określa załącznik do rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych.

Diety w podróży poza granicami kraju przysługują w wysokości obowiązującej dla państwa docelowego. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

1. za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. za niepełną dobę trwającą:
• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
• od 8 do 12 godzin – 1/2 diety,
• ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli pracownik otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, to przysługuje mu część diety liczona następująco:

1. śniadanie – 15% diety;
2. obiad – 30% diety;
3. kolacja – 30% diety;
4. inne wydatki – 25% diety.

Zgodnie z zapisami kodeksowymi (art. 128 § 1 K.p.) czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Co do zasady w przypadku delegacji „innym miejscem wyznaczonym do wykonywania pracy” będzie raczej docelowe miejsce pracy, czyli cel delegacji, nie zaś np. pociąg w trakcie dojazdu do tego miejsca. Tak więc przy rozliczaniu delegacji do czasu pracy powinien być zaliczony jedynie czas faktycznego wykonywania pracy w docelowym miejscu delegacji, nie zaś czas dojazdu i powrotu. Tak jak już wspominałem powyżej, sytuacja będzie jednak odmienna, gdy delegacja odbywa się w normalnych godzinach pracy. Jeśli np. „normalnymi godzinami pracy” będzie przedział od godziny 7.00 do 15.00 i w tym czasie pociągiem dojeżdżamy do miejsca docelowego delegacji (na spotkanie o godzinie 10.00), to czas dojazdu (od 7.00 do 10.00) będzie czasem pracy. Jeśli natomiast podróż będzie odbywała się poza tymi „normalnymi godzinami pracy” (np. od 5.00 do 7.00), to co do zasady czas ten nie będzie wliczony do czasu pracy. Tak więc z przypadku, gdy podróż służbowa związana z delegacją odbywa się poza „normalnymi godzinami pracy”, to co do zasady czas ten nie będzie zaliczony do czasu pracy i nie otrzyma Pani za te godziny dodatkowego wynagrodzenia.

Wyjątek będzie stanowić sytuacja, gdy w czasie tej podróży będzie Pani także wykonywać pracę (np. wracając ze spotkania w innym mieście, z wykorzystaniem laptopa przygotuje Pani raport z odbytego spotkania). W takiej sytuacji faktycznie wykonuje się pracę i czas tej pracy należy zaliczyć do czasu pracy. Podobnie będzie w przypadku, gdy podróż odbywana jest służbowym samochodem, ale gdy przemieszcza się Pani od jednego klienta do drugiego. Wtedy Pani czasem pracy jest nie tylko czas spędzony na spotkaniu z klientem, lecz także czas, kiedy jako kierowca przemieszcza się Pani z miejsca na miejsce.

W opisanym przez Panią przypadku czas podróży odbywa się poza godzinami pracy (w sobotę i niedzielę), zasadniczo zatem wynagrodzenie za czas podróży oraz dzień wolny byłoby nienależne. Jednakże nawet w przypadku przebywania w delegacji pracownik nie może być pozbawiony prawa do dobowego i weekendowego odpoczynku tj. odpowiednio 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku każdej doby oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku każdego tygodnia, obejmującego niedzielę. W przypadku gdy wskutek delegacji w sobotę lub w niedzielę nie otrzyma Pani „w naturze” któregoś z w/w okresów odpoczynku wówczas należą się dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r. sygn. akt II PK 265/04, Monitor Prawniczy 2005/14/668).