Przeznaczenie środków z ZFŚS na inne cele

Fundusze płacowe i zmiana ich regulaminów

Tworzenie funduszu płac oraz w jego ramach działów, podfunduszy itp. najczęściej polega na dokonaniu konkretnego odpisu na wyodrębnione w tym celu konto w rachunkowości firmy.

Regulamin wynagrodzeń jest wewnętrznym prawem w firmie. Zmiana przeznaczenia środków wyodrębnionych na funduszu to zmiana regulaminu – zmiana prawa wewnętrznego. A taka zmiana wymagałaby akceptacji ze stron decydujących o treści regulaminu wynagradzania.

Jak wynika z opisu, zmiana wymagałaby zgody pracodawcy (reprezentowanego przez zarząd) oraz załogi reprezentowanej co najmniej przez związki zawodowe.

Środki z funduszu prezesa

Z załącznika do regulaminu wynagradzania zatytułowanego „Zasady wynagradzania z funduszu prezesa” wynika:

1. ustalany jest coroczny wskaźnik wzrostu wynagrodzeń,
2. ze wskaźnika tego 20% przeznaczone jest na wydzielony fundusz prezesa,
3. kolejnym elementem mającym znaczenie dla funduszu płac w firmie jest planowany fundusz płac wynikający z przeciętnego średniego wynagrodzenia, albowiem oszczędności z planowanego funduszu płac są kierowane do funduszu prezesa,
4. fundusz prezesa jest przeznaczony na:

• • nagrody okolicznościowe,
  • nagrody za realizacje zadań o szczególnym znaczeniu,
  • nagrody mają charakter uznaniowy,
  • nagrody są przyznawane przez prezesa.

Tytuł załącznika wskazuje, że fundusz ten jest on elementem funduszu wynagradzania. Ale tytuł może być zwodniczy. Konieczna jest dalsza analiza dokumentu.

Z treści dokumentu wynika także, że jest on elementem funduszu wynagradzania. Cele wskazane w dokumencie, sposób ich wykorzystania są typowo wynagrodzeniowe. Nagrody są uznaniowe i maja charakter motywacyjny. Nagrody są swoistym rodzajem wynagrodzeń za pracę zaliczanymi do funduszu płac.

Wskazany jest dysponent funduszu, cele i sposób jego wykorzystania. Z treści wynika jasno, ze nie może on być wykorzystywany na finansowanie zapomóg (od tego jest ZFŚS) ani na finansowanie nadgodzin (od tego jest podstawowy fundusz płac). Nie są sformułowane inne zakazy, ale nie oznacza to, że środki mogą być wykorzystane na inne cele niż wskazane w dokumencie, a tym bardziej na cele niemające charakteru nagradzania / wynagradzania pracowników w sytuacjach szczególnych.

Dokument nie przewiduje innego przeznaczenia. A na pewno nie ma możliwości przeksięgowania środków z funduszu na inny cel. Takie działanie to nic innego jak kreatywna księgowość, która ponadto nie znajduje uzasadnienia w obowiązującym regulaminie wynagradzania.

Gdyby regulamin przewidywał „zerowanie środków” w razie ich niepełnego wykorzystania w danym roku – wtedy zarząd zyskiwałby prawo do decydowania o tychże środkach nie wykorzystanych. Regulamin nakłada jednak obowiązek wykorzystania środków funduszu do końca roku.

Uwolnienie środków z funduszu

Sama zmiana co do zasad wykorzystania środków nie byłaby jednak wystarczająca. Niezbędne byłoby zmniejszenie funduszu prezesa. Wtedy środki zostałyby uwolnione i decyzje o ich wykorzystaniu podejmowałby zarząd. Środki uwolnione przestałyby stanowić potencjalne koszty i mogłyby zostać wykorzystane w inny sposób.

W opisanej sytuacji oraz treści regulaminu – prezes nie może zasilić „konta” spółki w celu na przykład poprawienia wyniku finansowego spółki środkami z funduszu prezesa.