.
Mamy 12 973 opinii naszych Klientów
Zadaj pytanie » Zadaj pytanie »

Indywidualne porady prawne

Pliki można dodać w kolejnym kroku
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!

Przechowywanie dokumentacji zlikwidowanej fundacji

Autor: Paulina Olejniczak-Suchodolska • Opublikowane: 04.11.2021 • Zaktualizowane: 04.11.2021

Fundacja działająca w mikroskali i nieprowadząca działalności gospodarczej zatrudniała jednego pracownika. Fundacja została zlikwidowana w grudniu 2016 r. (data uprawomocnienia decyzji o wykreśleniu z KRS). Dokumentacja fundacji została przekazana na przechowanie likwidatorowi. Przez jaki okres musi być przechowywana dokumentacja do celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych? Przez jaki okres musi być przechowywana dokumentacja pracownicza i co wchodzi w skład tych niezbędnych dokumentów? Czy można skorzystać z wprowadzonych w ostatnich latach przepisów znacząco skracających okres przechowywania dokumentacji pracowniczych (chyba z 50 do 5 lat)?


Masz podobny problem? Kliknij tutaj i zadaj pytanie.

Przechowywanie dokumentacji zlikwidowanej fundacji

Przechowywanie dokumentacji podatkowej

Kwestia przechowywania dokumentacji podatkowej oraz dokumentów księgowych została uregulowana w Ordynacji podatkowej. Art. 86 stanowi:

 

„§ 1. Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

§ 2. W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem”.

 

Jak natomiast wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przechowywanie dokumentacji związanej z ZUS-em

Z kolei dokumentacja zgłoszeniowa i rozliczeniowa z ZUS-u, a dokładniej terminy jej przechowywania, zostały uregulowane w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Stanowi on, iż kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Termin ten dotyczy dokumentów ZUS przekazanych począwszy od 1 stycznia 2012 roku. Z kolei dla deklaracji ZUS przekazanych do 31 grudnia 2011 roku obowiązuje poprzedni termin przechowania dokumentów wynoszący 10 lat.

Dokumentacja kadrowa

Przechowywanie dokumentacji kadrowej uregulowane zaś zostało w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który wskazuje, iż: pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (tj. imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego) oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Z kolei art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych informuje, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Z kolei o terminie przechowywania akt osobowych mówi nam art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zgodnie z którym okres ten wynosi również 50 lat.

 

Od 2019 roku mamy jednak wprowadzoną zmianę i zgodnie z nią płatnik składek od 2019 r. jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lub 10 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Taki sam termin powinien być zachowany dla przechowywania akt osobowych pracownika. Tenże krótszy, bo 10-letni okres przechowywania akt osobowych obejmie jednak tylko pracowników zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019 roku. Kolei wobec pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca może wybrać co do okresu przechowywania akt pracowniczych. Jeżeli pracodawca dokona wyboru krótszego 10-letniego okresu przechowywania, to wówczas będzie zobowiązany wysłać do ZUS-u raport informacyjny, a były pracownik otrzyma informację o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych i możliwości ich odbioru wraz z informacją o stanie swego konta. Podsumowując: od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca przechowuje 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dla pracowników, zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko jeśli spełnia się dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, tj. gdy przekaże się do ZUS-u oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Z kolei akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowuje się przez okres 50 lat.

Przechowywanie dokumentacji pracownika zlikwidowanej fundacji

Skoro pracownik fundacji był zatrudniony przed 2019 rokiem, to macie Państwo wybór, czy przechowywać dokumentację pracowniczą 10 czy 50 lat. Oświadczenie ZUS OSW można złożyć w wybranym przez siebie terminie. Można również wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Termin na złożenie do ZUS-u raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych. Trzeba mieć jednak na względzie art. 51 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, który stanowi, że „w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów”.

 

Skoro fundacja jako pracodawca już nie istnieje, to w mojej ocenie nie ma możliwości składania deklaracji co do krótszego okresu przechowywania dokumentacji. Doktryna i orzecznictwo milczą na ten temat, dlatego najrozsądniej będzie dodatkowo o tym fakcie upewnić się we właściwym dla Państwa oddziale ZUS-u. Przepis jest nowy, więc dopiero w przyszłości wykształci się w tej materii jakikolwiek pogląd.

Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) w formularzu poniżej  ▼▼▼

Zapytaj prawnika - porady prawne online

Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!
Wycenę wyślemy do 1 godziny

Komentarze (0):

Uwaga!
Szanowni Państwo!
Nasi prawnicy nie odpowiadają na pytania zadawane w formie komentarza pod tekstem. Jeśli chcą Państwo powierzyć swój problem naszym prawnikom, prosimy kliknąć tutaj >>

  • pięć minus III =
.
Porad przez Internet udzielają
prawnicy z dużym doświadczeniem:
Prawnicy

Zapytaj prawnika

Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!
Wycenę wyślemy do 1 godziny
Szukamy ambitnego prawnika »

spadek.info

prawo-budowlane.info

odpowiedziprawne.pl