.
Mamy 12 973 opinii naszych Klientów
Zadaj pytanie » Zadaj pytanie »

Indywidualne porady prawne

Pliki można dodać w kolejnym kroku
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Autor: Marta Handzlik-Rosuł • Opublikowane: 16.01.2014

Moje pytanie dotyczy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Czy pracodawca zatrudniający nowego pracownika ma obowiązek osobiście sporządzić kopie dokumentów do akt osobowych na podstawie przedstawionych oryginałów (chodzi np. o świadectwa szkolne, certyfikaty, świadectwa pracy). A może pracownik powinien sam przynieść kopie dokumentów bez przedstawiania oryginałów? Czy na tych kopiach powinna widnieć jakaś adnotacja?

 


Masz podobny problem? Kliknij tutaj i zadaj pytanie.

Odpowiadając na Pana pytanie, uprzejmie informuję, że jednym z najistotniejszych obowiązków pracodawcy wynikającym z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Oznacza to, że każdy pracodawca, niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych, zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika akta osobowe.

 

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma również istotne znaczenie praktyczne, gdyż pozwala ustalić konkretne uprawnienia pracownicze danej osoby, np. na podstawie świadectwa pracy (lub świadectw pracy) z poprzednich miejsc pracy określa się uprawnienia urlopowe pracownika u danego pracodawcy. Przy rozstrzyganiu sporów przed sądem pracy znajdujące się w aktach osobowych dokumenty stanowią dowód na poparcie roszczeń pracownika. Ponadto brak dokumentacji pracowniczej w przypadku sporu ze stosunku pracy stanowi okoliczność obciążającą pracodawcę, gdyż zgodnie z wyrokiem SN z 14 maja 1999 r. (sygn. akt I PKN 62/99) „pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że na nim będzie spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia”.

 

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Zgodnie z wyrokiem SN z 3 kwietnia 2000 r. „rozporządzenie dotyczy pracodawców zatrudniających osoby na różnych podstawach stosunku pracy. Nie dotyczy ono organów prowadzących dokumentację funkcjonariuszy »mundurowych«, których stosunek zatrudnienia ma charakter administracyjnoprawny” – sygn. akt II SA 2165/99.

 

Zgodnie z rozporządzeniem pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

 

Przepis ten należy interpretować w ten sposób, że albo pracownik przynosi pracodawcy odpisy lub kopie dokumentów (i wówczas pracodawca ma prawo zażądać do wglądu oryginałów, aby potwierdzić ich zgodność), albo pracodawca sam sporządza takie odpisy lub kopie z oryginałów dokumentów. Przepisy nie określają, czy należy w jakikolwiek sposób potwierdzać ich zgodność z oryginałem.

 

Przyjmuje się w praktyce, że na takiej kopii zamieszcza się adnotację „za zgodność z oryginałem” i podpis osoby, która dokumenty w imieniu pracodawcy przyjmuje, jednak nie jest to niezbędne.

Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) w formularzu poniżej  ▼▼▼

Zapytaj prawnika - porady prawne online

Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!
Wycenę wyślemy do 1 godziny

Komentarze (0):

Uwaga!
Szanowni Państwo!
Nasi prawnicy nie odpowiadają na pytania zadawane w formie komentarza pod tekstem. Jeśli chcą Państwo powierzyć swój problem naszym prawnikom, prosimy kliknąć tutaj >>

  • zero - siedem =
.
Porad przez Internet udzielają
prawnicy z dużym doświadczeniem:
Prawnicy

Zapytaj prawnika

Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!
Wycenę wyślemy do 1 godziny
Szukamy ambitnego prawnika »

spadek.info

prawo-budowlane.info

odpowiedziprawne.pl