Pełnomocnictwo w spółce z o.o.

Darowizna udziałów w spółce z o.o.

Z Pani relacji wynika, że zbyła Pani swoje udziały w spółce z o.o. w drodze darowizny na rzecz syna.

Przyjmuję za pewnik, że wszystkie formalności w związku z tym związane zostały należycie dopełnione. Mam na myśli zgodę spółki na zbycie udziałów, jeżeli wynika to z umowy spółki, darowizna w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, zawiadomienie spółki o zawarciu umowy, uaktualnienie przez zarząd księgi udziałów i zgłoszenie tego faktu do KRS.

Ustanowienie pełnomocnika przez wspólnika spółki z o.o.

Odnosząc się do kwestii pełnomocnictwa, należy zaznaczyć, że zgodnie z art. 243 Kodeksu spółek handlowych (K.s.h.):

„§ 1. Jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników.

§ 2. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i dołączone do księgi protokołów.

§ 3. Członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników.

§ 4. Przepisy o wykonywaniu prawa głosu przez pełnomocnika stosuje się do wykonywania prawa głosu przez innego przedstawiciela”.

Jak wynika z powyższego, prawo uczestnictwa w zgromadzeniu i wykonywania na nim prawa głosu nie ma charakteru osobistego. Zgodnie z wyraźnym brzmieniem przepisu nie jest dopuszczalne całkowite wykluczenie wykonywania tych praw przez pełnomocnika, a możliwe jest jedynie wprowadzenie w umowie spółki ograniczeń w tym zakresie, np. przyjęcie, że pełnomocnikami wspólników na zgromadzeniu mogą być tylko inni wspólnicy (tak trafnie: K. Strzelczyk, [w:] R. Potrzeszcz, T. Siemiątkowski, Komentarz, t. 2, s. 475).

Ta sama osoba może być pełnomocnikiem kilku wspólników i wówczas może wykonywać odmiennie prawo głosu z poszczególnych pakietów udziałów (w imieniu jednego mocodawcy głosować „za”, a w imieniu innego „przeciw”). Nie ma jednak przeszkód, aby jeden i ten sam wspólnik ustanowił kilku pełnomocników łącznie z całego pakietu swoich udziałów (tak: A. Kidyba, Kodeks, t. 1, s. 1070; sprawę za dyskusyjną uważa I. Weiss, [w:] K. Kruczalak, Kodeks, 1998, uwaga 2 do art. 234 K.h., s. 306).

Jaką formę musi mieć pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników?

Wymaganie przewidziane w art. 243 § 2 K.s.h., a odnoszące się do formy pełnomocnictwa, ma charakter bezwzględny. Nie spełnia wymagań formy pisemnej faks (tak: Sąd Apelacyjny w Warszawie w uzasadnieniu wyroku z 21 czerwca 2000 r., I ACa 189/00, OSA 2001, nr 7-8, poz. 41; A. Kidyba, Kodeks, t. 1, s. 1072).

Wymaganie formy pisemnej pełnomocnictwa pod rygorem nieważności należy rozumieć jako wymaganie minimalne, a zatem ważne jest pełnomocnictwo udzielone w formie aktu notarialnego albo z podpisem notarialnie poświadczonym.

Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu może mieć charakter ogólny czy też rodzajowy (upoważnienie do udziału we wszystkich zgromadzeniach wspólników, aż do odwołania pełnomocnictwa, upoważnienie do udziału we wszystkich zgromadzeniach zwyczajnych, upoważnienie do udziału w zgromadzeniach w określonych latach obrotowych itp.). Tak skonstruowane pełnomocnictwa spotyka się w szczególności wówczas, gdy wspólnik przez dłuższy czas będzie np. nieobecny w kraju.

Dla Pani powstaje problem, jak wykonać dyspozycję art. 243 § 2 in fine K.s.h., gdyż pełnomocnictwo, które ma być wykorzystywane wielokrotnie, nie powinno być w oryginale dołączane do księgi protokołów danego zgromadzenia. Należy wówczas dołączyć do księgi protokołów uwierzytelnioną przez notariusza kopię pełnomocnictwa ogólnego bądź rodzajowego.

Są spory dotyczące charakteru takiego pełnomocnictwa. Według poglądu Sądu Apelacyjnego w Warszawie (wyrok z 21 czerwca 2000 r., I ACa 189/00, OSA 2001, nr 7-8, poz. 41) udzielenie pełnomocnictwa do uczestniczenia w zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu nie upoważnia do dokonywania czynności prawnych, lecz tylko organizacyjnych spółki, które mają charakter czynności faktycznych.

Jednak doktryna prawa ([w:] S. Sołtysiński, Kodeks, t. 2, s. 560) przyjmuje, że do stosunku prawnego między wspólnikiem a jego pełnomocnikiem, a także skutków prawnych oświadczeń woli składanych na zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika, stosuje się art. 95-109 Kodeksu cywilnego (K.c.) w zw. z art. 2 K.s.h.

Ustawa przewiduje pewne ograniczenia, a mianowicie członek zarządu i pracownik spółki mogą brać udział w zgromadzeniu tylko w imieniu własnym: członek zarządu z racji pełnionej funkcji albo gdy jest wspólnikiem, pracownik – gdy jest wspólnikiem. Głos oddany przez pracownika albo członka zarządu jako pełnomocników innych wspólników jest nieważny, lecz uzasadnia to stwierdzenie nieważności uchwały tylko wtedy, jeżeli bez oddanych nieważnie głosów uchwała nie zostałaby podjęta (tak w odniesieniu do art. 235 Kodeksu handlowego – obecnie art. 244 K.s.h.: Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 4 września 1997 r., I ACa 405/97, OSA 1998, nr 5, poz. 17).

Złożenie pełnomocnictwa do księgi protokołów posiedzeń

Dokument pełnomocnictwa należy złożyć do księgi protokołów posiedzeń. Proszę się nie dać zwieść, gdyż w piśmiennictwie dominuje pogląd, że niezależnie od formy, jaka jest wymagana dla uchwały zgromadzenia wspólników (np. art. 255 § 3 K.s.h. i umieszczenie uchwały w protokole sporządzonym przez notariusza), jak również niezależnie od treści uchwały (np. wyrażającej zgodę na zbycie nieruchomości) wymagania formalne wobec pełnomocnictwa do udziału w tym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu są zawsze te same. Wystarczy zachowanie zwykłej formy pisemnej.

Na marginesie jedynie dodam, że jeżeli pełnomocnik wspólnika nie zostanie dopuszczony do udziału w zgromadzeniu wspólników, termin do zaskarżenia podjętych na nim uchwał biegnie od dnia otrzymania wiadomości o uchwałach przez wspólnika, bez względu na to, czy niedopuszczony do udziału w zgromadzeniu pełnomocnik pozostawał na sali obrad podczas głosowania. Taki pogląd na tle analogicznych rozwiązań w spółce akcyjnej wyraził Sąd Najwyższy w wyroku z 6 lipca 2007 r. (III CSK 26/2007, LexPolonica nr 1494157, OSNC 2008, nr 9, poz. 105; podobnie: P. Brzeziński, Problem zaskarżalności uchwały walnego zgromadzenia w razie bezzasadnego niedopuszczenia pełnomocnika akcjonariusza do udziału w walnym zgromadzeniu; zob. też uwagi K. Osajdy, Zaskarżanie uchwał walnego zgromadzenia wspólników w spółce z o.o., s. 8-10).

Upoważnienie do udziału w zgromadzeniu uprawnia pełnomocnika do podejmowania w imieniu akcjonariusza wszelkich czynności na zgromadzeniu, jak zabieranie głosu w dyskusji, składanie wniosków lub zgłaszanie sprzeciwu, składanie albo też żądanie głosowania tajnego.

Pani syn powinien udzielić Pani pełnomocnictwa co najmniej na piśmie. Pełnomocnictwo może być ogólne, ale osobiście radzę, aby pełnomocnictwo było złożone jako pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniach wspólników (zwyczajnych i nadzwyczajnych) i wykonywanie prawa do głosu lub pełnomocnictwo do poszczególnej czynności, czyli do udziału w określonym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników i wykonywania prawa głosu.

Jeszcze raz zaznaczam, że jako prawidłowe zachowanie przewodniczącego ocenia się niedopuszczenie do udziału w zgromadzeniu pełnomocnika posługującego się kopią czy faksem pełnomocnictwa, gdyż kopia nie jest dokumentem. Od tego rodzaju pełnomocnictwa nie trzeba uiszczać opłaty skarbowej.

Uzyskanie przez pełnomocnika kserokopii bilansu i sprawozdania zarządu

Nie rozumiem Pani żądania odnośnie do kserokopii bilansu i sprawozdania zarządu. Jeżeli kserokopie tych dokumentów będą udostępniane na zgromadzeniu wspólników, to oczywiście ma Pani prawo je otrzymać.

Gorzej jest z takim uprawnieniem poza zgromadzeniem wspólników, gdyż wynika ono jedynie z prawa indywidualnej kontroli. Stosownie do treści przepisu art. 212 § 1 K.s.h. indywidualne prawo kontroli przysługuje każdemu wspólnikowi. W tym celu wspólnik sam lub z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać dla swego użytku bilans lub żądać wyjaśnień od zarządu. Wszystkie wymienione w poprzednim zdaniu uprawnienia wspólnika wyznaczają zakres jego prawa do indywidualnej kontroli spółki z o.o. Użycie przez ustawodawcę w treści art. 212 § 1 K.s.h. określenia „lub” oznacza, że uprawnienia te mogą być realizowane alternatywnie albo łącznie, według uznania wspólnika.

Jednak prawo indywidualnej kontroli wspólnik może wykonywać osobiście albo wraz z osobą upoważnioną. Wynika z tego, że nie jest dopuszczalne wykonywanie kontroli wyłącznie przez osobę upoważnioną, bez udziału wspólnika.

Rozumiem jednak Pani wątpliwości odnośnie do dostępu do tych dokumentów, gdyż trudno jest głosować za udzieleniem lub nie absolutorium, nie znając dokumentów i sprawozdań finansowych. Brak znanych orzeczeń sądowych w tym zakresie. Można spróbować jednak uzyskać do nich dostęp przez dodatkowe upoważnienie dla Pani (niezależne od pełnomocnictwa do udziału i głosowania w zgromadzeniu wspólników), a odnoszące się do reprezentowania wszystkich interesów Pani syna związanych ze statusem wspólnika w spółce z o.o. Wprawdzie mimo przedstawienia takiego pełnomocnictwa zarząd może do tego nie dopuścić, jednak moim zdaniem to jedyny sposób na wgląd do dokumentów poza zwyczajnym zgromadzeniem. Inne uprawnienia związane z udziałem w zgromadzeniu wspólników nie są uznaniowe, ale wynikają z przepisów, a ich niewykonanie przez spółkę może być podstawą do skargi o stwierdzenie nieważności uchwały.